网络环境对档案信息资源开发利用的影响及对策

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  摘 要:随着网络信息技术的发展,档案信息资源的开发和利用模式也发生了变化。网络环境在对我国档案事业带来勃勃生机的同时,也带来了严峻的挑战。本文主要从网络环境对档案资源信息的开发利用带来的影响出发,分析其中问题,提出相应对策,希望为档案信息资源在网络环境下的开发和利用提供一定的借鉴意义。
  关键词:网络环境;信息资源
  一、网络环境的含义及特点
  网络环境是指在电子计算机和通信技术组合基础上构建起来的宽带、高速、综合、广域型数字式电信网络。同时,网络环境还包括由于网络的渗透、扩张而引起的国家信息政策、信息管理体制、信息系统组织、用户信息行为和社会文化等方面的变化。网络环境具有开放性、多元性、便捷性等特点,在网络环境下进行信息交流的基本特征是信息交流的全球网络化和信息开发利用的全程数字化。
  二、网络环境对档案信息资源开发利用的影响
  (一)网络环境对档案信息资源开发利用带来的机遇
  1、网络环境为档案信息资源的开发利用提供了有利的手段和工具
  信息网络集现代计算机技术、通信技术、多媒体技术于一体,具有强大的信息处理能力和信息传输能力。一方面为加快档案信息和档案信息产品生产速度提供了极大便利,另一方面为加强档案信息资源的交流与传递提供了技术支持。现代网络技术在档案上的应用,促使档案信息资源从馆藏主体向网络主体转移,为实现档案资源共享提供条件。总之,互联网的迅速發展,为档案信息资源开发利用提供了有利条件,为人类获取社会信息资源开拓了广阔的前景。
  2、网络环境增加了档案信息资源的利用与服务方式
  网络的全球联网性,为档案信息资源的异地利用提供了条件。传统的档案信息资源利用主要通过对档案原件的利用来满足用户的需要,用户只能在档案馆中阅读或外借,网络环境下利用档案信息资源就显得便捷许多。在网络环境下,用户不必花时间和金钱去档案馆查询信息,远在异地也可以通过联网的计算机直接读取信息,这不仅方便了利用者,节省了用户的时间与金钱,也在节约的基础上提高了档案的利用率。而且,网络也使社会化信息资源的共享成为可能,利用者不再局限于某一特定范围的人群,而是开放给所有有权限的人群,这就极大的方便了利用者的查询,提高了档案的利用率。
  3、网络环境丰富了档案编研的技术手段,使编研成果更为丰富直观
  传统的档案编研形式相对来说较为单一,或文字加图片,或图片加声像,或声像加文字,这些形式都很难完全满足利用者的需求,也缺乏足够的吸引力。而网络可以将相互分割的媒体,如文字、声音、图像、动画等融合起来,使档案资料更为丰富直观。通过网络,我们可以存取包括文本、图形、声音和视频等多种形式的信息文档,使档案汇编实现较强的感官冲击,达到良好的视听效果,这样不仅提高了档案汇编的质量,也会吸引更多的人来关注档案,从而真正发挥档案的价值。
  (二)网络环境对档案信息资源开发利用带来的挑战
  1、档案信息资源网络化需要投入大量的人力和物力
  对各种档案数据进行采集,是建立计算机网络系统的一项基础性工作。要使档案信息资源网络化,采集数据是一项必要而又工作量大的任务。档案信息著录、原件扫描、存储等工作量相当大,不仅要保证档案信息的完整性和准确性,又要保证数据采集速度,这就需要投入大量的人力和物力来满足档案的扫描与存储速度,否则,实现档案信息网络化管理就无从谈起。
  2、网络环境对档案信息资源的安全存在威胁
  在网络环境下,影响档案信息资源安全的主要因素有三个:一是操作系统因素,一是硬件设备因素,一是“网络黑客”因素。档案信息资源网络化的实现,首先要解决操作系统的安全性问题,但是目前我国使用的计算机操作系统不稳定,其安全性令人堪忧。其次,计算机的硬件设备也会时常出现故障,各种电脑病毒的入侵,对硬件设备造成极大的破坏,一些存储在网络上的档案信息会因为病毒的侵袭而受到严重损毁,对档案信息网络化的成果造成极大的损害;再次,无孔不入的“黑客”借助网络对数据进行破坏,危害极大。所有这些不安全因素都让档案部门对档案信息网络化顾虑重重,止步不前,影响了档案信息资源网络化的进程。
  3、档案信息资源网络化对档案工作人员提出了新挑战
  在网络环境下,档案信息服务的手段与模式都发生了很大变化。档案信息的采集、组织、加工等业务环节都需要通过网络来完成,计算机技术、通讯技术、网络传输技术被广泛应用于档案信息资源管理上,这就对档案工作人员的知识水平和业务技能等提出了更高的要求。在这种情况下,许多档案工作人员面临着知识水平和计算机技术跟不上时代需求,从而面临着优胜劣汰的压力与挑战。有些工作人员能快速适应变化,调整心态,继续投身到档案事业中去。但也有一部分工作人员无法转变思维,适应新变化,久而久之就消极怠工,产生抵触和反抗情绪,影响档案事业的健康发展。
  三、网络环境下档案信息资源开发利用的对策
  (一)强化档案信息网络化建设意识,加大投入力度
  档案信息网络化建设是时代对档案事业发展提出的新要求,是档案工作在信息时代生存和发展的必经之路。网络化的根本目的在于拓宽信息渠道,优化资源配置,提高档案工作现代化水平和竞争能力。针对目前对档案信息网络化建设意识不强的现状,必须强化网络化意识,加强对档案信息网络化建设重要性和紧迫性的认识,思想先行。先进行网络信息资源的开发,要求档案部门加大资金和人力投入,在现有的条件下尽可能多的调配人手并且购置先进的技术设备,满足档案的扫描与存储速度需求,尽快实现档案信息资源网络化。
  (二)完善相关法律法规,加强网络安全防护
  在网络环境下,档案信息的安全关系到档案信息资源的开发力度,所以我们必须要借助法律法规的力量来规范和调控。要注重信息立法、网络知识产权保护和隐私保护,为档案信息资源开发活动提供健全的法律法规保障。制定的法律法规和条例要详尽,应包括档案开放的原则,档案工作人员的权责和义务,档案组织机构及职责,确保档案信息资源开发的安全性。档案人员也要注重提高自己的法律修养,多学习和研究现有法律,避免在对档案信息资源的开发过程中出现与法律相悖的情况。除此之外,还必须要加强网络安全防护,保证档案信息服务网络的安全与正常运行。根据档案信息自身的特点与网络环境,健全相关的防火墙技术、网络病毒防治技术、加密技术、跟踪检测技术等,加强对数字档案信息资源备灾基地的建设,保护档案信息资源的安全与运作。
  (三)培养一批信息素质较高的档案工作者
  档案信息资源网络化建设需要一支信息素质较高的队伍,客观要求每一位档案工作者都必须建立起危机意识、竞争意识、法律意识和创新意识。作为档案工作者,要充分认识现代信息社会科技化进程的必然性,以开放的思维和崭新的姿态迎接挑战。所以,要建立一支能适应网络化建设的专业队伍,一方面要引进专业素质较高的优秀人才,另一方面就是对现有档案工作者进行再培训。在对档案工作人员进行培训时,培训课程体系涵盖面要广,不仅要涉及到计算机应用基础,也要涉及到网络安全防护,档案人员的责任与义务,知识产权法和隐私权法等课程,培养出一批专业素质过硬,信息素质较高,法律意识较强的复合型人才。(作者单位:新疆大学人事处档案室)
  参考文献:
  [1] 徐瑜.网络环境下的档案信息资源开发利用[J].兰台世界.2010(4).
  [2] 倪丽娟.信息化背景下档案信息资源开发[J].档案学通讯.2003(4).
  [3] 颜海.档案信息资源开发利用[M].武汉大学出版社.2004.6.
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