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【摘要】随着国网公司深化“两个转变”、构建“三集五大”管理体系工作的不断深入，基层供电企业打造适应信息化条件下的标准化、精细化办公业务闭环管理流程的需求越来越急迫。因此，要高度重视、加强研究、协调处理推进基层供电企业信息化条件下标准办公流程的重大问题。以此落实公司标准化建设要求，推进基层供电企业办公业务工作标准最佳实践，促进公司信息化提升工程。
【中图分类号】C931.6 【文献标识码】A 【文章编号】1672-5158（2012）09-0147-02
一、高度重视、统一认识，适应企业发展对办公流程再造的要求
（一）传统的办公习惯、手段与新形势不相适应。一是制度方面，现行的《公文处理实施细则》只能规范非信息化条件下的办公业务，缺乏信息化条件下办公业务工作标准。二是办公习惯方面，员工很难摆脱使用纸质件、手工处理方式的传统习惯。三是办公方式方面，员工只适应办文工作信息化，不适应向办文、办事、办会协同化转变要求。四是办公科技方面，对于传统OA向协同办公系统过度中影响工作效率的问题，员工不适应。
（二）协同办公系统深化应用是促进信息化条件下标准办公流程研究的重要途径。协同办公业务应用包括四大业务模块：办公自动化、任务协作、知识管理、档案管理，共160项功能，涵盖办公事务的方方面面。在原有的办公自动化、档案业务的基础上，更加强调了协同工作，深化了各业务之间的衔接和整合，从而进一步促进了省公司与电业局之间，电业局与各基层单位之间，电业局本部部门之间的任务协作和知识共享。只有保障各业务模块的深化使用，才能最大程度地协调和推进日常工作，保障政令畅通，有效提升电业局办文、办会、办事效率和整体管理水平，从而为研究信息化条件下标准办公流程搭建平台。
（三）强力推进同办公系统的全模块应用是推进基层供电企业信息化条件下标准办公流程应用的重要措施。就电业局而言，一是要实现协同办公系统所有模块在局本部和各单位的全面推广应用，所有业务实现单轨运行；二是要推进一体化平台的综合治理，完成协同办公系统从企业门户的单点登录，实现信息系统纵向贯通、横向集成和数据共享；三是要强化协同办公系统实用化应用，全面开展实用化评价，完成省公司对基层单位试点模块的工作任务。四是要总结梳理信息化条件下标准办公流程。
二、梳理流程、制定规定，使协同办公的业务流程更加规范
（一）用户范围
局本部：本部各部门，电力调度中心、物流分中心、教育培训中心、事务中心、和离退休管理服务中心
基层单位：供电局、工区、通自中心、营销三中心、控股供电公司
（二）各模块使用方法及要求
1、发文
行文格式：不得越级请示和报告。本部系统：电业局报省公司请示、报告时采用上行文；文件需发送给本部各部门或基层单位时采用平（下）行文。基层系统：报电业局的采用上行文，发给科室、班组的采用平（下）行文。
分发：若文件需在本部用户范围内分发，须在“内部分发”栏选择姓名；若文件需在本部用户范围外分发，联网发文须选择“是”，然后在“主送”栏选择单位的名称。
会议纪要：各部门起草的会议纪要（含议事纪要）一律使用协同办公系统的会议纪要功能，进行网上流转，纸质的存档材料（签到册等）由牵头部门保管。
函（主要指便函）：全局性、重大会议通知和一般性工作布置，根据情况使用协同办公系统的“行政函”、“党委函”或“纪委函”。
2、签报
各部门（科室）需向电业局（本单位）请示、报告的事项（含请假等需局领导签字、批示的事项），从协同力公系统的“起草签报”开始在线流转。各单位需向电业局请示、报告的事项，一律使用协同办公系统的“发文”模块起草正式文件在线流转，电业局不再受理纸质请示、报告。
3、督办
办公室通过“办公自动化——督察督办——起草督办通知单”对本单位各种会议中确定的阶段性重要工作内容进行全程跟踪和闭环管理，各部门一律在线反馈落卖情况。
4、会议审批
各部门（科室）若需要使用会议室，应提前通过“会议管理——申报会议”进行网上申请，由办公室统一协调安排。
5、值班管理
办公室负责登记当日的来文来电和行政值班安排，行政值班人员应在“值班管理”里进行值班日志登记。应急值班由应急办（安监部）组织使用。
6、电子公告
各部门在通知专业性、一般性会议和布置临时工作时，一律使用协同办公系统的“起草公告”功能。电业局门户网站的“通知公告”栏将停止使用。
7、出差审批
出差前的请假手续一律通过“办公自动化——办公事务——出差管理”办理。中干请假须局领导审批，由值班秘书（文书）中转；一般员工请假直接发送给主任审批。
8、车辆管理
用车申请、签派、车辆回归登记一律通过“办公自动化——办公事务一车辆管理”办理，不再受理电话预定和纸质申请。
9、信访办理
办公室通过“办公自动化——办公事务——信访办理”登记来访者（信件）反映的问题及相关信息，保存后可以可起草多份多类型办理单。对于重大事件应在线及时交承办部门处理，实现信访件完整的闭环流转，此模块能实时跟踪问题的处理情况、统计信访数据。
10、重大活动组织
活动牵头部门可通过“办公自动化——综合协调——重大活动组织”安排、协调相关工作。
11、其他
文件流程5天之内办结。部门在填写会签意见完毕，点击“发送”后请注意选择“返回至拟稿部门”。处理请示类文件：按照《公文处理实施细则》的规定，请示类文件必须回复。各部门在办理基层单位的请示类文件时，原则上应拟文批复或将办理意见直接回复来文单位，并在网上签署“已回复”发送给文书办结。
三、转变观念、统一行动，共同推进信息化条件下标准办公流程的运用
要高度重視协同办公实用化工作，有序推进实用化组织保障、制度建设和宣传培训等工作，只有做到事前评估、事中引导、事后总结，才能使信息化条件下标准力公流程的推进工作收到成效。 （一）要加强领导，使协同力公的组织保障更加有力。成立协同办公系统实用化领导小组和工作组，负责落实实用化工作各项要求。领导小组成员由本部各部门、通自中心主要负责人及各基层单位办公室主任组成。领导小组下设业务、技术、运维、宣传四个工作组。办公室具体执行系统的专项评价考核和培训工作。科技信息部具体协调协评价考核工作以及过程中与信息系统技术有关的问题。通自中心具体负责系统配置信息的完善、修改和使用统计工作。思想政治工作部负责做好协同办公系统深化应用工作的新闻宣传工作。
（二）要制定评价办法，使协同办公的基础管理更加优化。要制定《协同办公系统实用化评价办法（试行）》，以持续提升实用化水平，规范评价考核工作，全面检验、促进各单位、部门协同办公系统的应用。同时，还要制定《实用化评价细则》，给各单位、部门分配指标。连续三次评价为不合格的单位、部门，纳入考核周期内绩效扣分。对于实用化效果好的单位、部门，要在年末进行评先奖励。
（四）抓好宣传培训，落实实用化措施。目前，有些员工还不适应公司加强协同办公系统实用化要求。这是不愿意接受新事物、不愿意学习新知识的结果。各模块应用不够平衡，公文管理模块在各单位、部门均得到了普遍应用，但督查督办、会议、值班、接待、档案和信访模块等在一些单位、部门还没有得到应用，任务协作、知识管理模块的应用情况就更不理想。因此，将协同办公深化应用培训纳入全员教育培训学分管理以确保培训取得实效。局领导还应带头参加协同办公深化应用培训，引导大家转变观念，统一行动，落实实用化措施，解决实用化进程中出现的问题。邀请上级协同办公系统实用化工作组专家授课、指导。办公室组织大家学习《协同办公系统实用化使用规定》、《评价办法》。
结束语：协同办公的应用水平，直接反映办公业务的管理水平，应用不到位，就是管理不到位。协同办公系统的业务功能，就是公司办公业务的最佳实践，就是公司办公业务工作标准的主要内容。目前协同办公建设已取得了阶段性的成绩，深化应用的任务更为艰巨。一定要增强深化应用工作的紧迫感和责任感，毫不松懈，再接再厉，不断提高协同办公的应用模块和应用范围，通过协同办公的深化应用，不断提高办公业务的管理水平，为打造基层供电企业适应国网公司深化“两个转变”、构建“三集五大”管理体系過程中，满足信息化条件下的标准化、精细化办公业务闭环管理流程奠定基础。
【中图分类号】C931.6 【文献标识码】A 【文章编号】1672-5158（2012）09-0147-02
一、高度重视、统一认识，适应企业发展对办公流程再造的要求
（一）传统的办公习惯、手段与新形势不相适应。一是制度方面，现行的《公文处理实施细则》只能规范非信息化条件下的办公业务，缺乏信息化条件下办公业务工作标准。二是办公习惯方面，员工很难摆脱使用纸质件、手工处理方式的传统习惯。三是办公方式方面，员工只适应办文工作信息化，不适应向办文、办事、办会协同化转变要求。四是办公科技方面，对于传统OA向协同办公系统过度中影响工作效率的问题，员工不适应。
（二）协同办公系统深化应用是促进信息化条件下标准办公流程研究的重要途径。协同办公业务应用包括四大业务模块：办公自动化、任务协作、知识管理、档案管理，共160项功能，涵盖办公事务的方方面面。在原有的办公自动化、档案业务的基础上，更加强调了协同工作，深化了各业务之间的衔接和整合，从而进一步促进了省公司与电业局之间，电业局与各基层单位之间，电业局本部部门之间的任务协作和知识共享。只有保障各业务模块的深化使用，才能最大程度地协调和推进日常工作，保障政令畅通，有效提升电业局办文、办会、办事效率和整体管理水平，从而为研究信息化条件下标准办公流程搭建平台。
（三）强力推进同办公系统的全模块应用是推进基层供电企业信息化条件下标准办公流程应用的重要措施。就电业局而言，一是要实现协同办公系统所有模块在局本部和各单位的全面推广应用，所有业务实现单轨运行；二是要推进一体化平台的综合治理，完成协同办公系统从企业门户的单点登录，实现信息系统纵向贯通、横向集成和数据共享；三是要强化协同办公系统实用化应用，全面开展实用化评价，完成省公司对基层单位试点模块的工作任务。四是要总结梳理信息化条件下标准办公流程。
二、梳理流程、制定规定，使协同办公的业务流程更加规范
（一）用户范围
局本部：本部各部门，电力调度中心、物流分中心、教育培训中心、事务中心、和离退休管理服务中心
基层单位：供电局、工区、通自中心、营销三中心、控股供电公司
（二）各模块使用方法及要求
1、发文
行文格式：不得越级请示和报告。本部系统：电业局报省公司请示、报告时采用上行文；文件需发送给本部各部门或基层单位时采用平（下）行文。基层系统：报电业局的采用上行文，发给科室、班组的采用平（下）行文。
分发：若文件需在本部用户范围内分发，须在“内部分发”栏选择姓名；若文件需在本部用户范围外分发，联网发文须选择“是”，然后在“主送”栏选择单位的名称。
会议纪要：各部门起草的会议纪要（含议事纪要）一律使用协同办公系统的会议纪要功能，进行网上流转，纸质的存档材料（签到册等）由牵头部门保管。
函（主要指便函）：全局性、重大会议通知和一般性工作布置，根据情况使用协同办公系统的“行政函”、“党委函”或“纪委函”。
2、签报
各部门（科室）需向电业局（本单位）请示、报告的事项（含请假等需局领导签字、批示的事项），从协同力公系统的“起草签报”开始在线流转。各单位需向电业局请示、报告的事项，一律使用协同办公系统的“发文”模块起草正式文件在线流转，电业局不再受理纸质请示、报告。
3、督办
办公室通过“办公自动化——督察督办——起草督办通知单”对本单位各种会议中确定的阶段性重要工作内容进行全程跟踪和闭环管理，各部门一律在线反馈落卖情况。
4、会议审批
各部门（科室）若需要使用会议室，应提前通过“会议管理——申报会议”进行网上申请，由办公室统一协调安排。
5、值班管理
办公室负责登记当日的来文来电和行政值班安排，行政值班人员应在“值班管理”里进行值班日志登记。应急值班由应急办（安监部）组织使用。
6、电子公告
各部门在通知专业性、一般性会议和布置临时工作时，一律使用协同办公系统的“起草公告”功能。电业局门户网站的“通知公告”栏将停止使用。
7、出差审批
出差前的请假手续一律通过“办公自动化——办公事务——出差管理”办理。中干请假须局领导审批，由值班秘书（文书）中转；一般员工请假直接发送给主任审批。
8、车辆管理
用车申请、签派、车辆回归登记一律通过“办公自动化——办公事务一车辆管理”办理，不再受理电话预定和纸质申请。
9、信访办理
办公室通过“办公自动化——办公事务——信访办理”登记来访者（信件）反映的问题及相关信息，保存后可以可起草多份多类型办理单。对于重大事件应在线及时交承办部门处理，实现信访件完整的闭环流转，此模块能实时跟踪问题的处理情况、统计信访数据。
10、重大活动组织
活动牵头部门可通过“办公自动化——综合协调——重大活动组织”安排、协调相关工作。
11、其他
文件流程5天之内办结。部门在填写会签意见完毕，点击“发送”后请注意选择“返回至拟稿部门”。处理请示类文件：按照《公文处理实施细则》的规定，请示类文件必须回复。各部门在办理基层单位的请示类文件时，原则上应拟文批复或将办理意见直接回复来文单位，并在网上签署“已回复”发送给文书办结。
三、转变观念、统一行动，共同推进信息化条件下标准办公流程的运用
要高度重視协同办公实用化工作，有序推进实用化组织保障、制度建设和宣传培训等工作，只有做到事前评估、事中引导、事后总结，才能使信息化条件下标准力公流程的推进工作收到成效。 （一）要加强领导，使协同力公的组织保障更加有力。成立协同办公系统实用化领导小组和工作组，负责落实实用化工作各项要求。领导小组成员由本部各部门、通自中心主要负责人及各基层单位办公室主任组成。领导小组下设业务、技术、运维、宣传四个工作组。办公室具体执行系统的专项评价考核和培训工作。科技信息部具体协调协评价考核工作以及过程中与信息系统技术有关的问题。通自中心具体负责系统配置信息的完善、修改和使用统计工作。思想政治工作部负责做好协同办公系统深化应用工作的新闻宣传工作。
（二）要制定评价办法，使协同办公的基础管理更加优化。要制定《协同办公系统实用化评价办法（试行）》，以持续提升实用化水平，规范评价考核工作，全面检验、促进各单位、部门协同办公系统的应用。同时，还要制定《实用化评价细则》，给各单位、部门分配指标。连续三次评价为不合格的单位、部门，纳入考核周期内绩效扣分。对于实用化效果好的单位、部门，要在年末进行评先奖励。
（四）抓好宣传培训，落实实用化措施。目前，有些员工还不适应公司加强协同办公系统实用化要求。这是不愿意接受新事物、不愿意学习新知识的结果。各模块应用不够平衡，公文管理模块在各单位、部门均得到了普遍应用，但督查督办、会议、值班、接待、档案和信访模块等在一些单位、部门还没有得到应用，任务协作、知识管理模块的应用情况就更不理想。因此，将协同办公深化应用培训纳入全员教育培训学分管理以确保培训取得实效。局领导还应带头参加协同办公深化应用培训，引导大家转变观念，统一行动，落实实用化措施，解决实用化进程中出现的问题。邀请上级协同办公系统实用化工作组专家授课、指导。办公室组织大家学习《协同办公系统实用化使用规定》、《评价办法》。
结束语：协同办公的应用水平，直接反映办公业务的管理水平，应用不到位，就是管理不到位。协同办公系统的业务功能，就是公司办公业务的最佳实践，就是公司办公业务工作标准的主要内容。目前协同办公建设已取得了阶段性的成绩，深化应用的任务更为艰巨。一定要增强深化应用工作的紧迫感和责任感，毫不松懈，再接再厉，不断提高协同办公的应用模块和应用范围，通过协同办公的深化应用，不断提高办公业务的管理水平，为打造基层供电企业适应国网公司深化“两个转变”、构建“三集五大”管理体系過程中，满足信息化条件下的标准化、精细化办公业务闭环管理流程奠定基础。