论文部分内容阅读
［摘 要］ 本文通过差旅费报销单制作的应用实例，重点阐述Excel函数在差旅费报销单制作、数据单元格的有效性、函数公式编辑、格式优化等方面的使用方法。
［关键词］ 差旅费报销单制作；数据有效性；函数公式编辑；格式优化
［中图分类号］F232［文献标识码］A［文章编号］1673-0194（2008）05-0016-04
会计电算化环境中，虽然专门的财务软件在日常会计核算中起主导作用，但也有一定的局限性，财务处理系统以外的大量数据需要用其他软件来处理。Excel数据处理软件以其强大的数据处理功能成为办公自动化的重要工具，更是会计人员的必备工具，几乎任何复杂的数据处理，用Excel都能完成。Excel内置的函数功能十分丰富，所谓Excel函数就是Excel内部预先定义的公式，用这些函数来处理会计数据，能极大地提高会计人员的工作效率和质量。
目前在大、中型医院，人员外出培训、进修，参加学术会议，外出考察等活动十分频繁，填制差旅费报销单成为会计人员经常性的工作，但采用手工方式下效率低、易出错、不够规范，可运用Excel函数自编差旅费报销单制作系统来解决这个问题。图1是“数据录入”工作表，图2是“打印报销单”工作表，只要在“数据录入”工作表中录入报销项目，报销单的填制与计算将在“打印报销单”工作表中自动生成。这些公式全部利用Excel函数来完成。本文共运用10个函数，分别为IF、OR、SUM、ISTEXT、AND、N、INT、TEXT、TODAY、RIGHT。现分别说明公式的建立过程。
一、 数据录入工作表的建立
差旅费报销单主要包括职工姓名、报销日期、地点、事由、费用种类、出差补贴及报销金额等内容。
启动Excel程序，新建工作簿并命名为“差旅费报销单”，然后将工作表Sheet 1命名为“数据录入”，并在单元格内依次输入如图1所示的项目。
（1）为了防止在输入“事由”行的信息时出现错误，对此项进行有效性控制。合并单元格E4至G4，选择【数据】—【有效性】菜单项，弹出【数据有效性】对话框，切换到【设置】选项卡中。在【有效条件】组合框中的【允许】下拉列表中选择【序列】选项，然后在【来源】文本框中输入“出差，学术会，国家级学术会，培训，进修，外出学习，开会，探亲，考察”。
切换到【输入信息】选项卡中，在其中设置的内容就是以后在选定单元格时出现的系统提示信息。选中【选定单元格时显示输入信息】复选框，然后在【输入信息】文本框中输入“选择类别”。
同样切换到【出错警告】选项卡中，在此选项卡中设置内容的目的是如果输入了错误的信息系统则会发出“出现错误信息”的警告。选中【输入无效信息时显示出错警告】复选框，然后在【输入无效数据时显示下列出错警告】组合中的【样式】下拉列表中选择【警告】选项，在【标题】文本框中输入“输入错误“，在【错误信息】文本框中输入“ 单击下拉列表选择”。
切换到【输入法模式】选项卡中，然后在【模式】下拉列表中选择“随意”选项。单击“确定”按钮，则完成对“事由”的有效控制。
同样，对“途中伙食补助费”中的“每天标准”进行有效性控制。本例中规定驻地县境内出差3元，在省地级市、行政辖区出差6元，到上述辖区外出差8元、深圳、珠海、厦门、汕头和海南省14元。分别选定E11、F11、G11，按照“事由” 有效性控制设置的方法，在【设置】选项卡【来源】文本框中输入“3，6，8，14” ，单击“确定”按钮，则完成对“事由”的有效控制。
同样的道理，对E18进行有效性控制，在【设置】选项卡【来源】文本框中输入“50％，60％，1.5，1.8” ，单击“确定”按钮，则完成对E18的有效控制。
（2）为了使“事由”与“费用种类”相一致，需要对“费用种类”项目进行Excel函数编辑。
合并单元格B14、B15，并在此单元格中输入：“=IF（OR（E4="学术会"，E4="国家级学术会"，E4="开会"），"会务费"，IF（OR（E4="培训"，E4="外出学习"），"培训费"，IF（E4="进修"，"进修费"，"其他"）））”。
合并单元格B17、B18，并在此单元格中输入：“=IF（E4="进修"，"进修补助费"，IF（E4="外出学习"，"学习补助费"，IF（E4="培训"，"培训补助费"，"夜间乘火车补助"）））。在单元格D17输入：“=IF（B17="夜间乘火车补助"，"票价"，"天数"）；在单元格D18输入：“=IF（B17="夜间乘火车补助"，"补助比例"，"每天标准"）”。
（3）为了能自动计算车票票据张数，在E19输入：“=IF（COUNT（H:H）=0，""，COUNT（H:H））”，自动计算车票金额，在E20I输入：“=IF（SUM（H:H）=0，""，SUM（H:H））”。
为了核对车票金额是否输入准确，在J1输入：“=IF（SUM（I:I）=E20，"√"，"×"）”，在J2输入：“=IF（OR（H2=I2，I2=""），""，"×"）”，并将J2复制到J3至J100列。
这样就完成了“数据录入”单元格的设置。
二、 打印报销单的建立
完成了“数据录入”单元格的设置，并在所对应的项目中输入差旅费各项，希望在“打印报销单”工作表中全部自动填充并自动计算，这就需要对“打印报销单”进行设置。将工作表Sheet 2命名为“打印报销单”，并在单元格内依次输入如图2所示的项目。
为了使“填单日期”在任何时候打开工作表时，显示的永远都是当前日期，需要对单元格进行设置。合并单元格L2至N2，并输入：“=TODAY（）”。
合并E3至H3，并输入：“=IF（ISTEXT（数据录入!E2），数据录入!E2，""）”。
合并K3至O3，并输入：“=IF（ISTEXT（数据录入!E3），数据录入!E3，""）”。
合并R3至S3，并输入：“=IF（ISTEXT（数据录入!E4），数据录入!E4，""）”。
合并I4至K4，并输入：“=数据录入!B17”。
合并N4至O4，并输入：“=数据录入!B19”。
合并P4至Q4，并输入：“=数据录入!B14”。
在单元格A7输入：“=IF（数据录入!E5=0，""，数据录入!E5）”。
在单元格A7输入：“=IF（数据录入!E5=0，""，数据录入!E5）”。
在单元格B7输入：“=IF（数据录入!E6=0，""，数据录入!E6）”。
在单元格C7输入：“=IF（数据录入!E7=0，""，数据录入!E7）”。
在单元格D7输入：“=IF（数据录入!E8=0，""，数据录入!E8）”。
在单元格E7输入：“=IF（数据录入!E9=0，""，数据录入!E9）”。
在单元格F7输入：“=IF（数据录入!E10=0，""，数据录入!E10）”。
在单元格G7输入：“=IF（数据录入!E11=0，""，数据录入!E11）”。
在单元格H7输入：“=IF（F7=""，""，F7*G7）”。
在单元格I7输入：“=IF（数据录入!E17=0，""，数据录入!E17）”。
在单元格J7输入：“=IF（数据录入!E18=0，""，数据录入!E18）”。
在单元格K7输入：“=IF（I7=""，""，I7*J7）”。
在单元格L7输入：“=IF（数据录入!E12=0，""，数据录入!E12）”。
在单元格M7输入：“=IF（数据录入!E13=0，""，数据录入!E13）”。
在单元格N7输入：“=IF（数据录入!E19=0，""，数据录入!E19）”。
在单元格O7输入：“=IF（数据录入!E20=0，""，数据录入!E20）”
在单元格P7输入：“=IF（数据录入!E14=0，""，数据录入!E14）”。
在单元格Q7输入：“=IF（数据录入!E15=0，""，数据录入!E15）”。
在单元格E10输入：“=IF（SUM（E7:E9）=0，""，SUM（E7:E9））”。
在单元格F10输入：“=IF（SUM（F7:F9）=0，""，SUM（F7:F9））”。
在单元格H10输入：“=IF（SUM（H7:H9）=0，""，SUM（H7:H9））”。
在单元格I10输入：“=IF（SUM（I7:I9）=0，""，SUM（I7:I9））”。
在单元格K10输入：“=IF（SUM（K7:K9）=0，""，SUM（K7:K9））”。
在单元格L10输入：“=IF（SUM（L7:L9）=0，""，SUM（L7:L9））”。
在单元格M10输入：“=IF（SUM（M7:M9）=0，""，SUM（M7:M9））”。
在单元格N10输入：“=IF（SUM（N7:N9）=0，""，SUM（N7:N9））”。
在单元格O10输入：“=IF（SUM（O7:O9）=0，""，SUM（O7:O9））”。
在单元格P10输入：“=IF（SUM（P7:P9）=0，""，SUM（P7:P9））”。
在单元格Q10输入：“=IF（SUM（Q7:Q9）=0，""，SUM（Q7:Q9））”。
在单元格R10输入：“=IF（AND（H10=""，K10=""，M10=""，O10=""，Q10=""），""，N（H10） N（K10） N（M10） N（O10） N（Q10））”。
在单元格S10输入：“=IF（AND（L10=""，N10=""，P10=""），""，N（L10） N（N10） N（P10））”。
合并R11至S11输入：“=IF（R10=""，0，R10）”。
合并E12至S12输入：“=IF（数据录入!C16=""，""，数据录入!C16）”。
为了使小写合计金额转换为大写合计金额，要利用Excel函数对单元格进行公式设置。
合并单元格H11至P11，输入：“=IF（（R11-INT（R11））=0，TEXT（R11，"[DBNUM2]"）
［关键词］ 差旅费报销单制作；数据有效性；函数公式编辑；格式优化
［中图分类号］F232［文献标识码］A［文章编号］1673-0194（2008）05-0016-04
会计电算化环境中，虽然专门的财务软件在日常会计核算中起主导作用，但也有一定的局限性，财务处理系统以外的大量数据需要用其他软件来处理。Excel数据处理软件以其强大的数据处理功能成为办公自动化的重要工具，更是会计人员的必备工具，几乎任何复杂的数据处理，用Excel都能完成。Excel内置的函数功能十分丰富，所谓Excel函数就是Excel内部预先定义的公式，用这些函数来处理会计数据，能极大地提高会计人员的工作效率和质量。
目前在大、中型医院，人员外出培训、进修，参加学术会议，外出考察等活动十分频繁，填制差旅费报销单成为会计人员经常性的工作，但采用手工方式下效率低、易出错、不够规范，可运用Excel函数自编差旅费报销单制作系统来解决这个问题。图1是“数据录入”工作表，图2是“打印报销单”工作表，只要在“数据录入”工作表中录入报销项目，报销单的填制与计算将在“打印报销单”工作表中自动生成。这些公式全部利用Excel函数来完成。本文共运用10个函数，分别为IF、OR、SUM、ISTEXT、AND、N、INT、TEXT、TODAY、RIGHT。现分别说明公式的建立过程。
一、 数据录入工作表的建立
差旅费报销单主要包括职工姓名、报销日期、地点、事由、费用种类、出差补贴及报销金额等内容。
启动Excel程序，新建工作簿并命名为“差旅费报销单”，然后将工作表Sheet 1命名为“数据录入”，并在单元格内依次输入如图1所示的项目。
（1）为了防止在输入“事由”行的信息时出现错误，对此项进行有效性控制。合并单元格E4至G4，选择【数据】—【有效性】菜单项，弹出【数据有效性】对话框，切换到【设置】选项卡中。在【有效条件】组合框中的【允许】下拉列表中选择【序列】选项，然后在【来源】文本框中输入“出差，学术会，国家级学术会，培训，进修，外出学习，开会，探亲，考察”。
切换到【输入信息】选项卡中，在其中设置的内容就是以后在选定单元格时出现的系统提示信息。选中【选定单元格时显示输入信息】复选框，然后在【输入信息】文本框中输入“选择类别”。
同样切换到【出错警告】选项卡中，在此选项卡中设置内容的目的是如果输入了错误的信息系统则会发出“出现错误信息”的警告。选中【输入无效信息时显示出错警告】复选框，然后在【输入无效数据时显示下列出错警告】组合中的【样式】下拉列表中选择【警告】选项，在【标题】文本框中输入“输入错误“，在【错误信息】文本框中输入“ 单击下拉列表选择”。
切换到【输入法模式】选项卡中，然后在【模式】下拉列表中选择“随意”选项。单击“确定”按钮，则完成对“事由”的有效控制。
同样，对“途中伙食补助费”中的“每天标准”进行有效性控制。本例中规定驻地县境内出差3元，在省地级市、行政辖区出差6元，到上述辖区外出差8元、深圳、珠海、厦门、汕头和海南省14元。分别选定E11、F11、G11，按照“事由” 有效性控制设置的方法，在【设置】选项卡【来源】文本框中输入“3，6，8，14” ，单击“确定”按钮，则完成对“事由”的有效控制。
同样的道理，对E18进行有效性控制，在【设置】选项卡【来源】文本框中输入“50％，60％，1.5，1.8” ，单击“确定”按钮，则完成对E18的有效控制。
（2）为了使“事由”与“费用种类”相一致，需要对“费用种类”项目进行Excel函数编辑。
合并单元格B14、B15，并在此单元格中输入：“=IF（OR（E4="学术会"，E4="国家级学术会"，E4="开会"），"会务费"，IF（OR（E4="培训"，E4="外出学习"），"培训费"，IF（E4="进修"，"进修费"，"其他"）））”。
合并单元格B17、B18，并在此单元格中输入：“=IF（E4="进修"，"进修补助费"，IF（E4="外出学习"，"学习补助费"，IF（E4="培训"，"培训补助费"，"夜间乘火车补助"）））。在单元格D17输入：“=IF（B17="夜间乘火车补助"，"票价"，"天数"）；在单元格D18输入：“=IF（B17="夜间乘火车补助"，"补助比例"，"每天标准"）”。
（3）为了能自动计算车票票据张数，在E19输入：“=IF（COUNT（H:H）=0，""，COUNT（H:H））”，自动计算车票金额，在E20I输入：“=IF（SUM（H:H）=0，""，SUM（H:H））”。
为了核对车票金额是否输入准确，在J1输入：“=IF（SUM（I:I）=E20，"√"，"×"）”，在J2输入：“=IF（OR（H2=I2，I2=""），""，"×"）”，并将J2复制到J3至J100列。
这样就完成了“数据录入”单元格的设置。
二、 打印报销单的建立
完成了“数据录入”单元格的设置，并在所对应的项目中输入差旅费各项，希望在“打印报销单”工作表中全部自动填充并自动计算，这就需要对“打印报销单”进行设置。将工作表Sheet 2命名为“打印报销单”，并在单元格内依次输入如图2所示的项目。
为了使“填单日期”在任何时候打开工作表时，显示的永远都是当前日期，需要对单元格进行设置。合并单元格L2至N2，并输入：“=TODAY（）”。
合并E3至H3，并输入：“=IF（ISTEXT（数据录入!E2），数据录入!E2，""）”。
合并K3至O3，并输入：“=IF（ISTEXT（数据录入!E3），数据录入!E3，""）”。
合并R3至S3，并输入：“=IF（ISTEXT（数据录入!E4），数据录入!E4，""）”。
合并I4至K4，并输入：“=数据录入!B17”。
合并N4至O4，并输入：“=数据录入!B19”。
合并P4至Q4，并输入：“=数据录入!B14”。
在单元格A7输入：“=IF（数据录入!E5=0，""，数据录入!E5）”。
在单元格A7输入：“=IF（数据录入!E5=0，""，数据录入!E5）”。
在单元格B7输入：“=IF（数据录入!E6=0，""，数据录入!E6）”。
在单元格C7输入：“=IF（数据录入!E7=0，""，数据录入!E7）”。
在单元格D7输入：“=IF（数据录入!E8=0，""，数据录入!E8）”。
在单元格E7输入：“=IF（数据录入!E9=0，""，数据录入!E9）”。
在单元格F7输入：“=IF（数据录入!E10=0，""，数据录入!E10）”。
在单元格G7输入：“=IF（数据录入!E11=0，""，数据录入!E11）”。
在单元格H7输入：“=IF（F7=""，""，F7*G7）”。
在单元格I7输入：“=IF（数据录入!E17=0，""，数据录入!E17）”。
在单元格J7输入：“=IF（数据录入!E18=0，""，数据录入!E18）”。
在单元格K7输入：“=IF（I7=""，""，I7*J7）”。
在单元格L7输入：“=IF（数据录入!E12=0，""，数据录入!E12）”。
在单元格M7输入：“=IF（数据录入!E13=0，""，数据录入!E13）”。
在单元格N7输入：“=IF（数据录入!E19=0，""，数据录入!E19）”。
在单元格O7输入：“=IF（数据录入!E20=0，""，数据录入!E20）”
在单元格P7输入：“=IF（数据录入!E14=0，""，数据录入!E14）”。
在单元格Q7输入：“=IF（数据录入!E15=0，""，数据录入!E15）”。
在单元格E10输入：“=IF（SUM（E7:E9）=0，""，SUM（E7:E9））”。
在单元格F10输入：“=IF（SUM（F7:F9）=0，""，SUM（F7:F9））”。
在单元格H10输入：“=IF（SUM（H7:H9）=0，""，SUM（H7:H9））”。
在单元格I10输入：“=IF（SUM（I7:I9）=0，""，SUM（I7:I9））”。
在单元格K10输入：“=IF（SUM（K7:K9）=0，""，SUM（K7:K9））”。
在单元格L10输入：“=IF（SUM（L7:L9）=0，""，SUM（L7:L9））”。
在单元格M10输入：“=IF（SUM（M7:M9）=0，""，SUM（M7:M9））”。
在单元格N10输入：“=IF（SUM（N7:N9）=0，""，SUM（N7:N9））”。
在单元格O10输入：“=IF（SUM（O7:O9）=0，""，SUM（O7:O9））”。
在单元格P10输入：“=IF（SUM（P7:P9）=0，""，SUM（P7:P9））”。
在单元格Q10输入：“=IF（SUM（Q7:Q9）=0，""，SUM（Q7:Q9））”。
在单元格R10输入：“=IF（AND（H10=""，K10=""，M10=""，O10=""，Q10=""），""，N（H10） N（K10） N（M10） N（O10） N（Q10））”。
在单元格S10输入：“=IF（AND（L10=""，N10=""，P10=""），""，N（L10） N（N10） N（P10））”。
合并R11至S11输入：“=IF（R10=""，0，R10）”。
合并E12至S12输入：“=IF（数据录入!C16=""，""，数据录入!C16）”。
为了使小写合计金额转换为大写合计金额，要利用Excel函数对单元格进行公式设置。
合并单元格H11至P11，输入：“=IF（（R11-INT（R11））=0，TEXT（R11，"[DBNUM2]"）