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随着社会主义市场经济体制的确立,档案工作特点和范围也发生了新的变化,档案管理工作在经济社会发展中显得更重要,从而对档案管理工作人员也提出新的要求。如何提高档案管理人员素质,加强档案管理,已引起人们的高度重视,成为当前学者一项重要的研究课题。
一、当前档案管理人员面临的问题
1.职业道德素质不高,缺乏工作主动性。随着经济社会的不断发展,社会环境发生很大变化,档案人员思想观念也发生变化,主要表现在:政治信仰迷茫、理想信念模糊;社会责任感不强、团结协作意识较差;受到拜金主义、享乐主义、极端个人主义影响较深,艰苦奋斗精神不足、心理素质脆弱;档案人员对新时期档案工作重要性认识肤浅,不能深刻认识档案信息化运用在经济社会上的重要意义;工作不积极主动,工作效率低,服务质量差,而且档案管理的保密性和真实性也存在缺陷。
2.专业技术人员偏少,工作适应性不高。在档案管理人员结构中,有的单位在编人员仅占40%,大多数兼职或是临时工。而且,在编人员中具有专业职称的人员比例也不高,复合性专业技术人才也少,综合技术水平程度低,很难适应当前档案管理的网络技术、信息化管理手段和方法的应用。
3.档案专业人员缺乏,整体素质不高。档案专业毕业生很少,学历低,大专以上档案专业人员极少,后续教育取得的档案专业人才也不多,整体素质不高,对进一步研究和探索档案管理工作,促进档案管理工作发展有一定的局限性。
4.创新意识淡薄。传统的档案管理观念和方法仍存在,不适应市场经济发展要求,现代化管理水平不高,时效性低,有的重要档案资料不能及时归档,失去档案应有的使用价值,一定程度上制约档案管理工作发展。
二、提高档案管理人员素质的策略
1.提高职业道德素质,增强工作责任感
高尚的职业道德是档案工作人员应当具备的素质和修养,是档案工作人员事业心和开拓进取精神的体现,档案管理人员必须加强职业道德教育。一要学习“三个代表”重要思想和科学发展观,不断提高政治素质、政策水平,增强档案工作的自觉性和责任感;二要贯彻执行《档案法》、《保密法》及国家关于档案的方针、政策、法规,自觉接受上级及地方档案行政管理部门的监督与指导。严格遵守各项规章制度,坚持原则,办事公道,廉洁自律,作风正派,维护档案的真实性、安全性、完整性和保密性;三要热爱本职工作,自觉遵守爱国守法、明礼诚信、团结友善、勤俭自强、敬业奉献的基本道德规范,加强思想道德素质、科学文化素质和健康素质协调发展,勤于学习、善于创造、甘于奉献,努力学习档案专业知识,不断提高档案的科学管理水平。
2.加强档案队伍建设,提高工作人员专业素质
档案工作是一项专业性技术性很强的工作,建设一支专业素质高、技术精良的档案管理队伍是当前档案工作适应经济社会发展的客观需要,也是档案管理现代化的需要。一是引进人才,招聘一批具有专业知识的档案专业毕业生或引进一批专业技术人员到档案队伍中来,从整体中提高档案人员专业素质;二是培养人才,加强现有档案人员继续教育,选拔一批优秀年轻人员参加成人大专或本科层次,甚至硕士学位层次培养,提高档案人员学历水平;三是培训人才,组织参加短期系统性档案知识培训班进修,比较系统地学习档案专业知识,提高专业理论水平;四是创造环境。建立和健全激励机制和保障机制。单位要完善档案队伍的专业职务系列,从档案队伍的实际出发,解决好他们的职务聘任问题,鼓励支持他们安心本职工作,成为档案方面的专家;要从政治上、工作上、生活上关心他们,在政策和待遇方面给予适当倾斜;要不断改善条件,优化手段,使档案管理人员有一个良好的工作生活环境,潜心档案工作。
3.强化业务技能素质,提高信息化管理水平
熟练的业务操作技能,是提高工作效率的前提,也是提高工作质量的保证。因此,档案管理人员必须全面提高业务技能水平,掌握档案业务知识。如历史知识、文学知识、相关学科知识、计算机技术和互联网技术。把档案信息建设相关的计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代管理技术知识学好;提高系统操作能力。加强对档案业务人员应用新技术,新设备,新方法的培训,普及科学技术知识,提高档案业务人员掌握和运用现代化技术的技能;加强信息化管理。灵活使用档案管理软件,胜任文档的存储、编辑、检索等操作技能,运用计算机技术实现档案管理自动化。
4.参加经验交流活动,开拓档案管理人员实践能力
档案管理工作是一项实践性很强的工作。因此,必须重视理论与实践相结合,不断总结新经验,探索新方法。组织参加同行单位工作管理经验,扬长避短,参加交流会、论坛讲座,了解国际国内档案管理动态,开拓视野,不断提高实践与理论水平;调查研究,开展对档案工作理论与学术研究,不断提升自身知识水平。参加各种形式的档案研讨会,认真总结经验教训,不断探索工作规律,提高档案管理工作的科学性和预见性。
5.增强档案管理创新意识,不断优化服务质量
创新是档案管理工作的发展动力,新时期实现档案管理建设科学化,关键在于坚持改革创新。我国经济社会发展情况以及现代科学技术迅猛发展,特别是信息网络化程度越来越高的趋势,对档案管理工作的建设不断提出新的要求。因此,档案管理人员必须要有创新意识,积极探索运用现代科学技术手段开展档案工作的新方法,不断提高档案工作实效,立足新的实践及时总结和推广创造的新经验,并结合实际,研究解决新问题,创新工作思路和方法,不断增强档案工作的创造性。在档案管理工作实践中不断培养个性思维,围绕管理体制创新、操作技术创新、工作方法创新、管理手段创新和管理内容创新等方面进行科学探索,充分运用档案信息化管理,提高工作效率,优化服务质量,为经济社会发展服务,不断促进档案管理工作发展。
一、当前档案管理人员面临的问题
1.职业道德素质不高,缺乏工作主动性。随着经济社会的不断发展,社会环境发生很大变化,档案人员思想观念也发生变化,主要表现在:政治信仰迷茫、理想信念模糊;社会责任感不强、团结协作意识较差;受到拜金主义、享乐主义、极端个人主义影响较深,艰苦奋斗精神不足、心理素质脆弱;档案人员对新时期档案工作重要性认识肤浅,不能深刻认识档案信息化运用在经济社会上的重要意义;工作不积极主动,工作效率低,服务质量差,而且档案管理的保密性和真实性也存在缺陷。
2.专业技术人员偏少,工作适应性不高。在档案管理人员结构中,有的单位在编人员仅占40%,大多数兼职或是临时工。而且,在编人员中具有专业职称的人员比例也不高,复合性专业技术人才也少,综合技术水平程度低,很难适应当前档案管理的网络技术、信息化管理手段和方法的应用。
3.档案专业人员缺乏,整体素质不高。档案专业毕业生很少,学历低,大专以上档案专业人员极少,后续教育取得的档案专业人才也不多,整体素质不高,对进一步研究和探索档案管理工作,促进档案管理工作发展有一定的局限性。
4.创新意识淡薄。传统的档案管理观念和方法仍存在,不适应市场经济发展要求,现代化管理水平不高,时效性低,有的重要档案资料不能及时归档,失去档案应有的使用价值,一定程度上制约档案管理工作发展。
二、提高档案管理人员素质的策略
1.提高职业道德素质,增强工作责任感
高尚的职业道德是档案工作人员应当具备的素质和修养,是档案工作人员事业心和开拓进取精神的体现,档案管理人员必须加强职业道德教育。一要学习“三个代表”重要思想和科学发展观,不断提高政治素质、政策水平,增强档案工作的自觉性和责任感;二要贯彻执行《档案法》、《保密法》及国家关于档案的方针、政策、法规,自觉接受上级及地方档案行政管理部门的监督与指导。严格遵守各项规章制度,坚持原则,办事公道,廉洁自律,作风正派,维护档案的真实性、安全性、完整性和保密性;三要热爱本职工作,自觉遵守爱国守法、明礼诚信、团结友善、勤俭自强、敬业奉献的基本道德规范,加强思想道德素质、科学文化素质和健康素质协调发展,勤于学习、善于创造、甘于奉献,努力学习档案专业知识,不断提高档案的科学管理水平。
2.加强档案队伍建设,提高工作人员专业素质
档案工作是一项专业性技术性很强的工作,建设一支专业素质高、技术精良的档案管理队伍是当前档案工作适应经济社会发展的客观需要,也是档案管理现代化的需要。一是引进人才,招聘一批具有专业知识的档案专业毕业生或引进一批专业技术人员到档案队伍中来,从整体中提高档案人员专业素质;二是培养人才,加强现有档案人员继续教育,选拔一批优秀年轻人员参加成人大专或本科层次,甚至硕士学位层次培养,提高档案人员学历水平;三是培训人才,组织参加短期系统性档案知识培训班进修,比较系统地学习档案专业知识,提高专业理论水平;四是创造环境。建立和健全激励机制和保障机制。单位要完善档案队伍的专业职务系列,从档案队伍的实际出发,解决好他们的职务聘任问题,鼓励支持他们安心本职工作,成为档案方面的专家;要从政治上、工作上、生活上关心他们,在政策和待遇方面给予适当倾斜;要不断改善条件,优化手段,使档案管理人员有一个良好的工作生活环境,潜心档案工作。
3.强化业务技能素质,提高信息化管理水平
熟练的业务操作技能,是提高工作效率的前提,也是提高工作质量的保证。因此,档案管理人员必须全面提高业务技能水平,掌握档案业务知识。如历史知识、文学知识、相关学科知识、计算机技术和互联网技术。把档案信息建设相关的计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代管理技术知识学好;提高系统操作能力。加强对档案业务人员应用新技术,新设备,新方法的培训,普及科学技术知识,提高档案业务人员掌握和运用现代化技术的技能;加强信息化管理。灵活使用档案管理软件,胜任文档的存储、编辑、检索等操作技能,运用计算机技术实现档案管理自动化。
4.参加经验交流活动,开拓档案管理人员实践能力
档案管理工作是一项实践性很强的工作。因此,必须重视理论与实践相结合,不断总结新经验,探索新方法。组织参加同行单位工作管理经验,扬长避短,参加交流会、论坛讲座,了解国际国内档案管理动态,开拓视野,不断提高实践与理论水平;调查研究,开展对档案工作理论与学术研究,不断提升自身知识水平。参加各种形式的档案研讨会,认真总结经验教训,不断探索工作规律,提高档案管理工作的科学性和预见性。
5.增强档案管理创新意识,不断优化服务质量
创新是档案管理工作的发展动力,新时期实现档案管理建设科学化,关键在于坚持改革创新。我国经济社会发展情况以及现代科学技术迅猛发展,特别是信息网络化程度越来越高的趋势,对档案管理工作的建设不断提出新的要求。因此,档案管理人员必须要有创新意识,积极探索运用现代科学技术手段开展档案工作的新方法,不断提高档案工作实效,立足新的实践及时总结和推广创造的新经验,并结合实际,研究解决新问题,创新工作思路和方法,不断增强档案工作的创造性。在档案管理工作实践中不断培养个性思维,围绕管理体制创新、操作技术创新、工作方法创新、管理手段创新和管理内容创新等方面进行科学探索,充分运用档案信息化管理,提高工作效率,优化服务质量,为经济社会发展服务,不断促进档案管理工作发展。