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在眼球经济背景下，公共关系专题活动以它独有的特点在与广大公众进行沟通，塑自身良好形象方面发挥了重要的作用，因此，成为许多社会组织用来引起媒体关注、扩大影响的重要活动形式。新闻发布会可以分为多种类型，重大活动新闻发布会是企业最常见的类型。本文以常见的重大活动新闻发布会为例，探讨新闻发布会召开过程中应注意的问题，以期能对同类活动的组织给予借鉴。
新闻发布会是公共关系专题活动里最常见的一种，它以独有的方式在企业形象传播方面发挥了重要的作用。企业在经营过程中经常发生一些重大的变化，如开发出新产品、改变企业的方针、企业领导人的变更等，这些都是企业扩大知名度和提高美誉度的良好时机，企业可以利用这些时机召开重大新闻发布会。然而，新闻发布会的召开是一项复杂的系统工程，我们必须注意每个环节的工作，才能取得新闻发布会的成功。
一、新闻发布会与重大活动新闻发布会的概念
新闻发布会是指社会组织主动邀请有关的新闻单位的记者来对组织宣布的有关消息或情况进行报道的形式。其主要形式是让记者提问，由专人回答问题。重大活动新闻发布会是新闻发布会的一种常见类型，专指企业出现新情况如新产品问世、开业、合并、重大纪念活动、庆祝活动等时，对外发布重要新闻的活动。这类活动对塑造企业形象具有重要的作用。
二、重大活动新闻发布会的流程
重大新闻发布会的流程分别从会前、会中和会后三个方面来进行考虑。会前的流程主要是公关员和服务生进行迎宾、签到并分发资料。会议正式开始后的流程主要围绕主持人和发言人进行，首先是主持人宣布会议正式开始，简要介绍出席人员、召开目的和背景等；其次是发言人讲话，宣布重大新闻，介绍新闻的具体信息；再次是记者提问，发言人回答记者提问；最后是主持人宣布新闻发布会结束。新闻发布会会后的流程主要涉及会后的一些补充性的安排，如参观、茶话会、或自助餐等方式。重大活动新闻发布会的流程安排要注意紧凑避免松散。
三、召开重大新闻发布会要注意的问题
（一）新闻发布会前准备工作
凡事预则立，不预则废，只有作好会前的准备工作，才能保证重大新闻发布会顺利地进行。要做好新闻发布会的准备工作，要从以下几方面着手。
1.要明确新闻发布会召开的目的
对于重大活动新闻发布会而言，其目的在于发布新闻，因此，只要企业出现新的情况，而这些情况对于企业和媒体而言都具重要的价值，都可以通过新闻发布会的形式进行传播。
2.确定新闻发布会的主题、时间、地点和邀请对象
（1）主题的确定
主题不仅要具有新闻价值，而且在确定主题的时候应注意主题的集中、单一。
（2）时间和地点的确定
新闻发布会时间地点的确定是很讲究的。为了保证重大活动正式开始时能得到更多人的关注，时间应选择在事件前1-2个月。具体时间点应充分考虑具体时间的有效性，如是否与重大活动相冲突、记者是否有空、能否保证及时刊出等。这些都要求相关人员和各方及早协调。在企业有实力的情况下，发布会地点的选择规格越高越好。这样不仅能保证会议的正常进行，还能显示出发布会的形式正规和较高的档次。
（3）邀请对象的确定
重大活动新闻发布会的记者一般有记者和名流两类。记者的邀请应注意记者与主题的相关性，名流的作用在于提高发布会的知名度。
3.选定主持人和发言人，准备好相关材料
主持人一般是企业的宣传负责人，发言人一般是企业的主要负责人担任。公关人员应提前给主持人、发言人及记者准备好相关资料。如发言人的发言稿、答记者问备忘录、主持人的发言稿，给记者应准备各种完备背景材料和宣传材料，以便于记者作报道参考。
4.要做好预算
预算费用项目要考虑全面，如场租、会场布置、印刷品、茶点、礼品、文书用品音响器材、邮费、电话费、交通费等，要留有备用金。
（二）新闻发布会中的注意事项
会中涉及的主体要求有主持人、发言人及记者三类。从企业的角度出发，主持人和发言人在发挥作用的整个过程中应充分考虑记者和活动现场的特点，保证发布会能顺利完成。同时作为企业形象的代表，两者应充分体现出企业的良好形象。因此，企业应首先对主持人作好培训，保证主持人具备相应的素质，以便在发布会过程中能起到活跃气氛、感染和引导记者和发言人的作用。对于发言人而言，也应注意具备发言人的相关品质，如良好的表达能力、灵敏的反应能力及出色的现场协调能力等。
（三）新闻发布会后的工作
主持人宣布新闻发布会结束并不意味着的一切工作就此结束，企业还应对发布会进行总结。通过总结，企业才可以对本次新闻发布会的筹备、策划、管理和服务等工作进行分析评估，总结好的经验和教训以便下一次能更加出色地完成，因此公关员针对媒体报道的不同情况，有针对性地与媒体进行沟通。对于已发表稿件并对企业进行了褒扬的记者，要主动表示感谢，并作为今后邀请记者的参考数据；对已发稿但对企业进行了批评的记者也不能忽视，应主动联系他们，并让他们提出意见和建议，及时发现问题，及时道歉，及时总结教训。
眼球经济时代有价值的是注意力，企业必须运用各种重大活动的机会吸引公众的注意，才能成为公众关注的焦点，才能实现企业的根本利益。要吸引公众的注意，可以利用召开重大活动新闻发布会的方式。然而，新闻发布会如何做得巧，如何做得有效，是很讲究的问题。我们必须认真准备、综合考虑才能保证会议有效地进行。
（作者单位：三亚学院人文学院）
新闻发布会是公共关系专题活动里最常见的一种，它以独有的方式在企业形象传播方面发挥了重要的作用。企业在经营过程中经常发生一些重大的变化，如开发出新产品、改变企业的方针、企业领导人的变更等，这些都是企业扩大知名度和提高美誉度的良好时机，企业可以利用这些时机召开重大新闻发布会。然而，新闻发布会的召开是一项复杂的系统工程，我们必须注意每个环节的工作，才能取得新闻发布会的成功。
一、新闻发布会与重大活动新闻发布会的概念
新闻发布会是指社会组织主动邀请有关的新闻单位的记者来对组织宣布的有关消息或情况进行报道的形式。其主要形式是让记者提问，由专人回答问题。重大活动新闻发布会是新闻发布会的一种常见类型，专指企业出现新情况如新产品问世、开业、合并、重大纪念活动、庆祝活动等时，对外发布重要新闻的活动。这类活动对塑造企业形象具有重要的作用。
二、重大活动新闻发布会的流程
重大新闻发布会的流程分别从会前、会中和会后三个方面来进行考虑。会前的流程主要是公关员和服务生进行迎宾、签到并分发资料。会议正式开始后的流程主要围绕主持人和发言人进行，首先是主持人宣布会议正式开始，简要介绍出席人员、召开目的和背景等；其次是发言人讲话，宣布重大新闻，介绍新闻的具体信息；再次是记者提问，发言人回答记者提问；最后是主持人宣布新闻发布会结束。新闻发布会会后的流程主要涉及会后的一些补充性的安排，如参观、茶话会、或自助餐等方式。重大活动新闻发布会的流程安排要注意紧凑避免松散。
三、召开重大新闻发布会要注意的问题
（一）新闻发布会前准备工作
凡事预则立，不预则废，只有作好会前的准备工作，才能保证重大新闻发布会顺利地进行。要做好新闻发布会的准备工作，要从以下几方面着手。
1.要明确新闻发布会召开的目的
对于重大活动新闻发布会而言，其目的在于发布新闻，因此，只要企业出现新的情况，而这些情况对于企业和媒体而言都具重要的价值，都可以通过新闻发布会的形式进行传播。
2.确定新闻发布会的主题、时间、地点和邀请对象
（1）主题的确定
主题不仅要具有新闻价值，而且在确定主题的时候应注意主题的集中、单一。
（2）时间和地点的确定
新闻发布会时间地点的确定是很讲究的。为了保证重大活动正式开始时能得到更多人的关注，时间应选择在事件前1-2个月。具体时间点应充分考虑具体时间的有效性，如是否与重大活动相冲突、记者是否有空、能否保证及时刊出等。这些都要求相关人员和各方及早协调。在企业有实力的情况下，发布会地点的选择规格越高越好。这样不仅能保证会议的正常进行，还能显示出发布会的形式正规和较高的档次。
（3）邀请对象的确定
重大活动新闻发布会的记者一般有记者和名流两类。记者的邀请应注意记者与主题的相关性，名流的作用在于提高发布会的知名度。
3.选定主持人和发言人，准备好相关材料
主持人一般是企业的宣传负责人，发言人一般是企业的主要负责人担任。公关人员应提前给主持人、发言人及记者准备好相关资料。如发言人的发言稿、答记者问备忘录、主持人的发言稿，给记者应准备各种完备背景材料和宣传材料，以便于记者作报道参考。
4.要做好预算
预算费用项目要考虑全面，如场租、会场布置、印刷品、茶点、礼品、文书用品音响器材、邮费、电话费、交通费等，要留有备用金。
（二）新闻发布会中的注意事项
会中涉及的主体要求有主持人、发言人及记者三类。从企业的角度出发，主持人和发言人在发挥作用的整个过程中应充分考虑记者和活动现场的特点，保证发布会能顺利完成。同时作为企业形象的代表，两者应充分体现出企业的良好形象。因此，企业应首先对主持人作好培训，保证主持人具备相应的素质，以便在发布会过程中能起到活跃气氛、感染和引导记者和发言人的作用。对于发言人而言，也应注意具备发言人的相关品质，如良好的表达能力、灵敏的反应能力及出色的现场协调能力等。
（三）新闻发布会后的工作
主持人宣布新闻发布会结束并不意味着的一切工作就此结束，企业还应对发布会进行总结。通过总结，企业才可以对本次新闻发布会的筹备、策划、管理和服务等工作进行分析评估，总结好的经验和教训以便下一次能更加出色地完成，因此公关员针对媒体报道的不同情况，有针对性地与媒体进行沟通。对于已发表稿件并对企业进行了褒扬的记者，要主动表示感谢，并作为今后邀请记者的参考数据；对已发稿但对企业进行了批评的记者也不能忽视，应主动联系他们，并让他们提出意见和建议，及时发现问题，及时道歉，及时总结教训。
眼球经济时代有价值的是注意力，企业必须运用各种重大活动的机会吸引公众的注意，才能成为公众关注的焦点，才能实现企业的根本利益。要吸引公众的注意，可以利用召开重大活动新闻发布会的方式。然而，新闻发布会如何做得巧，如何做得有效，是很讲究的问题。我们必须认真准备、综合考虑才能保证会议有效地进行。
（作者单位：三亚学院人文学院）