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摘 要 信息化建设是档案工作创新的客观需要，是档案工作的发展趋势。抓好档案信息化建设，才能适应新时期档案工作的需要，真正达到创新档案工作的目的。本文从管理观念、技术支撑、人才保障、信息资源、服务机制等方面着重探索如何加快档案信息化建设来促进档案工作的创新，阐述应用信息化建设创新档案工作的主要内容。
关键词 信息化建设 创新 档案工作
中图分类号：G271 文献标识码：A
档案现代化管理和信息化建设，是档案工作发展的必然趋势。随着科技进步和社会事业的日益发展，档案信息量剧增，传统的手工管理和单纯的实体管理模式己不能适应和满足现代化发展的需要。档案工作要跟上社会发展的步伐，必须开拓创新，而加快档案信息化建设是档案管理现代化的需要，也是创新档案工作的重要内容。
档案信息化建设就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理中应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。是档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程，使档案信息资源的开发真正做到准确、快捷、高效，满足现代化发展的需求，从而极大地提高档案管理和利用现代化的水平。
一、应用信息化建设创新档案工作的意义
（一）档案信息化建设是档案工作创新的客观需要。
信息化已成为社会发展的一个重要标志。档案信息化是传统档案走向现代档案的一个重要标志。应用信息技术，开展和利用档案信息资源，对于创新档案工作十分重要。档案信息化要求档案工作者面对档案管理的新情况，树立新观念，掌握新知识、信息化管理与服务的新方法，最终实现档案信息的社会化服务。档案信息化使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。
（二）档案管理信息化是档案工作發展的必然趋势。
随着现代科学技术的开展，用计算机管理档案软件的开发、利用为主体的档案现代化管理技术已经在档案管理系统广泛应用。缩微、扫描、光盘技术的应用，存储密度比纸质档案高出许多倍，大大增加档案信息的存储量，开发利用速度快、直观、易操作，促进档案信息化管理。目前档案管理部门信息管理技术利用的广度和深度远远不够，改变当前档案现代化管理水平、利用服务手段滞后的现状，需要研究解决档案管理现代化、信息化所需要的经费、手段、技术应用等问题。
（三）档案管理信息化是拓展档案工作的服务领域的根本途径。
档案管理归根结底是信息资源的开发利用。开发利用的效果取决于开发的时效和利用的广泛程度。档案信息化，可一次投入，多次产出，远程服务，资源共享；可缩短二次文献信息的编著时间，提高档案信息利用的时效性。现代化管理手段储存大量信息，更便于利用和开发，能产生更广泛的社会效益和经济效益。通过计算机调阅各类信息用于工作，对于开发档案资料十分便捷，拓宽服务领域，充分体现现代化管理的优势。
二、应用信息化建设创新档案工作的保障和措施
（一）树立现代化管理观念是创新档案工作的前提。
管理观念现代化是档案管理现代化的灵魂。档案信息化的首要内容是管理思想的现代化。如果档案人员没有现代化意识，就会影响档案管理现代化、信息化的进程。没有档案管理信息化观念，即使有一流的档案管理设施设备，也不能实现档案管理的现代化。因此档案工作人员要牢固树立依靠科技进步和科学管理的观念，树立“档案是信息资源的观念”，建立和时代合拍的档案意识，切实转变对档案重管理轻利用、封闭保守等思想观念，实现档案管理的被动式服务为主动开放式服务。档案工作人员具备新的信息观念，熟悉和使用网络，才有能力利用信息资源，积极主动地去挖掘、搜集、利用有利于档案工作开展的各种信息，敏锐地感受社会信息的变化，认识档案是信息资源的重要性，为开创档案工作的新局面创造良好的思想基础。
（二）技术支撑和人才保障是创新档案工作的关键。
档案信息化的基础是现代计算机技术的应用，档案部门应具备相应的技术力量支持，能够做好正常维护、安全保护和故障处理等日常工作，还要随时进行技术更新和升级。要有信息技术力量为支撑，才能增强档案信息化成果的高科技含量和标准化水平。另一方面档案工作者不再是传统的档案管理员，必须具有创新意识，提高自身的综合素质。现代档案人员应由传统的“档案保管者”变为“档案信息资源的管理者和传播者”，不仅应具备过硬的档案业务知识和技能，还应掌握计算机技术、信息技术、网络技术，运用数据库建设、图像处理等方面的知识，满足档案信息化建设的需要。这就需要档案管理部门加强档案信息管理人员的业务培训和上岗培训，将信息化管理知识的内容纳入继续教育和上岗资格的考试中，作为一项常规档案教育培训内容，创造条件让档案管理人员及时了解档案发展趋势和现代科技在档案工作中的应用，不断提高他们的工作技能，为创新档案工作提供人才保障。
（三）丰富档案信息资源是创新档案工作的基础。
档案信息数字化是档案信息化建设的核心内容，是数字档案馆建设的基本条件和前提，无数字化档案资源库，数字档案馆就没有发挥其职能的物质基础；没有档案资源数字化，档案智能化服务、档案信息网上传递就无从谈起，档案对外开放与信息交流，实现信息资源共享也很难达到预期效果。档案信息化中的“信息”实质上是指“档案信息资源”，它是档案信息本身和支持档案信息运动的物质基础，需要主动挖掘、搜集各种有价值的信息，敏锐地感受社会信息的变化；运用一定的技术手段创造条件，将其视为一种社会资源加以开发和利用。档案信息资源作为档案信息在活动中的基本资源，通过在积累上达到一定的数量，经过整合之后才能普遍地应用于社会生活的各个领域。因此只有不断丰富和完善档案资源建设，使档案信息不断“数字化”，档案工作才能实现其价值目标，这是创新档案工作的基础。 （四）改善服务机制是创新档案工作的目标。
应用计算机技术和网络技术后，出现大量的电子文件与数字档案，必须创新管理手段，建设现代化的档案管理与服务系统。通过档案信息化，档案的日常管理、分类、查询、利用、编研等工作都可以由信息系统来完成，通过计算机录入大量的档案信息并编制各种专题目录，真正实现档案资料方便快速检索，实现手工检索向计算机检索过渡，大大提高档案检索的效率；全面启动档案馆馆藏档案目录数据库、档案全文数据库和多媒体档案数据库建设；建设互联互通的现行文件、档案信息发布平台和查询利用系统，实现档案信息资源社会共享，最大限度地发挥档案馆的社会服务功能，成为面向大众服务的信息中心和文化阵地。在档案利用服务模式上，逐步建立起电话咨询、计算机联网等档案利用服务体系，准确、及时、满足利用者对档案信息的不同需求。
三、加快档案信息化建设创新档案工作的主要内容
（一）实施档案信息化基础设施建设。
档案信息化建设投入较大，包括网络管理系统的开发建设，计算机、打印机、扫描仪、光盘刻录机、复印机以及光盘、磁盘、移动硬盘等设备。建设数字化档案馆室，要加强库房建设、馆藏室藏建设、检索工具建设、规章制度建设、档案队伍建设等。加强档案管理现代化软硬件基礎设施和档案信息应用系统建设，推进计算机管理档案，提高计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。
（二）推进档案资源数字化建设。
档案资源数字化是档案信息资源建设的重要方面。目前大量电子文件的产生推进了档案信息化建设。档案现代化管理的重点是对电子文件的收集归档与管理上，既要努力收集到归档单位以前产生的、属于归档范围的电子文件，又要实现与办公自动化的有效接轨，及时接收各归档单位新产生的电子文件，为归档单位和利用者提供服务。档案管理部门要根据档案管理的要求，加强对收集归档的电子文件进行有效管理。研究电子档案接收、保管、利用的技术方法，对电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作进行监督指导，保证各单位产生的有价值的电子文件真实、完整、有效，最后实现档案信息处理计算机化、信息存储数字化。
（三）加强档案信息网络建设。
充分发挥现代科技、缩微技术在档案管理中的应用，加速实用、通用软件的研制，加快档案信息数字化处理步伐。通过软件系统对所有档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、检索、利用、编研等各个方面能够实行计算机的有效管理、控制，实现档案工作自动化。该系统是以档案馆为中心，覆盖归档单位的应用系统。随着电子政务、电子商务等日趋普及，通过信息网络实现资源共享。
（四）开展档案数据库建设。
数据库是网络的信息资源，数字档案馆必须加强数据库建设。首先加强文件目录数据库建设，然后开展对重要档案的数字化建设，建设高质量、高水平的全文信息数据库，最后将所有馆藏档案全部数字化。档案工作部门要抓住信息化建设的大好机遇，全面开发档案信息资源，积极探索信息时代档案工作的新思路，以开创新时期档案工作的新局面。
四、结语
档案工作是各项事业的基础工作，起着重要的凭证和依据作用。“十二五”时期迎来档案工作快速发展的良好契机，内容更加丰富，载体形式多样。加快应用档案信息化建设，逐步构建起档案信息平台，提高工作水平和效率，开发利用档案资源信息，提升服务质量，使档案管理水平迈上一个新台阶，为社会创造更大的经济效益和社会效益。□
（作者：安徽省望江长江河道管理局，档案馆员）
参考文献：
[1]孟世恩. 对我国档案信息化建设实施的理论思考. 档案学通讯，2004.
[2]杨振江.浅谈企事业单位档案工作的创新.中国档案，2006.
[3]何日胜.档案信息化的基本特征及其实施难点.中国管理信息化，2005.
关键词 信息化建设 创新 档案工作
中图分类号：G271 文献标识码：A
档案现代化管理和信息化建设，是档案工作发展的必然趋势。随着科技进步和社会事业的日益发展，档案信息量剧增，传统的手工管理和单纯的实体管理模式己不能适应和满足现代化发展的需要。档案工作要跟上社会发展的步伐，必须开拓创新，而加快档案信息化建设是档案管理现代化的需要，也是创新档案工作的重要内容。
档案信息化建设就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理中应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。是档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程，使档案信息资源的开发真正做到准确、快捷、高效，满足现代化发展的需求，从而极大地提高档案管理和利用现代化的水平。
一、应用信息化建设创新档案工作的意义
（一）档案信息化建设是档案工作创新的客观需要。
信息化已成为社会发展的一个重要标志。档案信息化是传统档案走向现代档案的一个重要标志。应用信息技术，开展和利用档案信息资源，对于创新档案工作十分重要。档案信息化要求档案工作者面对档案管理的新情况，树立新观念，掌握新知识、信息化管理与服务的新方法，最终实现档案信息的社会化服务。档案信息化使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。
（二）档案管理信息化是档案工作發展的必然趋势。
随着现代科学技术的开展，用计算机管理档案软件的开发、利用为主体的档案现代化管理技术已经在档案管理系统广泛应用。缩微、扫描、光盘技术的应用，存储密度比纸质档案高出许多倍，大大增加档案信息的存储量，开发利用速度快、直观、易操作，促进档案信息化管理。目前档案管理部门信息管理技术利用的广度和深度远远不够，改变当前档案现代化管理水平、利用服务手段滞后的现状，需要研究解决档案管理现代化、信息化所需要的经费、手段、技术应用等问题。
（三）档案管理信息化是拓展档案工作的服务领域的根本途径。
档案管理归根结底是信息资源的开发利用。开发利用的效果取决于开发的时效和利用的广泛程度。档案信息化，可一次投入，多次产出，远程服务，资源共享；可缩短二次文献信息的编著时间，提高档案信息利用的时效性。现代化管理手段储存大量信息，更便于利用和开发，能产生更广泛的社会效益和经济效益。通过计算机调阅各类信息用于工作，对于开发档案资料十分便捷，拓宽服务领域，充分体现现代化管理的优势。
二、应用信息化建设创新档案工作的保障和措施
（一）树立现代化管理观念是创新档案工作的前提。
管理观念现代化是档案管理现代化的灵魂。档案信息化的首要内容是管理思想的现代化。如果档案人员没有现代化意识，就会影响档案管理现代化、信息化的进程。没有档案管理信息化观念，即使有一流的档案管理设施设备，也不能实现档案管理的现代化。因此档案工作人员要牢固树立依靠科技进步和科学管理的观念，树立“档案是信息资源的观念”，建立和时代合拍的档案意识，切实转变对档案重管理轻利用、封闭保守等思想观念，实现档案管理的被动式服务为主动开放式服务。档案工作人员具备新的信息观念，熟悉和使用网络，才有能力利用信息资源，积极主动地去挖掘、搜集、利用有利于档案工作开展的各种信息，敏锐地感受社会信息的变化，认识档案是信息资源的重要性，为开创档案工作的新局面创造良好的思想基础。
（二）技术支撑和人才保障是创新档案工作的关键。
档案信息化的基础是现代计算机技术的应用，档案部门应具备相应的技术力量支持，能够做好正常维护、安全保护和故障处理等日常工作，还要随时进行技术更新和升级。要有信息技术力量为支撑，才能增强档案信息化成果的高科技含量和标准化水平。另一方面档案工作者不再是传统的档案管理员，必须具有创新意识，提高自身的综合素质。现代档案人员应由传统的“档案保管者”变为“档案信息资源的管理者和传播者”，不仅应具备过硬的档案业务知识和技能，还应掌握计算机技术、信息技术、网络技术，运用数据库建设、图像处理等方面的知识，满足档案信息化建设的需要。这就需要档案管理部门加强档案信息管理人员的业务培训和上岗培训，将信息化管理知识的内容纳入继续教育和上岗资格的考试中，作为一项常规档案教育培训内容，创造条件让档案管理人员及时了解档案发展趋势和现代科技在档案工作中的应用，不断提高他们的工作技能，为创新档案工作提供人才保障。
（三）丰富档案信息资源是创新档案工作的基础。
档案信息数字化是档案信息化建设的核心内容，是数字档案馆建设的基本条件和前提，无数字化档案资源库，数字档案馆就没有发挥其职能的物质基础；没有档案资源数字化，档案智能化服务、档案信息网上传递就无从谈起，档案对外开放与信息交流，实现信息资源共享也很难达到预期效果。档案信息化中的“信息”实质上是指“档案信息资源”，它是档案信息本身和支持档案信息运动的物质基础，需要主动挖掘、搜集各种有价值的信息，敏锐地感受社会信息的变化；运用一定的技术手段创造条件，将其视为一种社会资源加以开发和利用。档案信息资源作为档案信息在活动中的基本资源，通过在积累上达到一定的数量，经过整合之后才能普遍地应用于社会生活的各个领域。因此只有不断丰富和完善档案资源建设，使档案信息不断“数字化”，档案工作才能实现其价值目标，这是创新档案工作的基础。 （四）改善服务机制是创新档案工作的目标。
应用计算机技术和网络技术后，出现大量的电子文件与数字档案，必须创新管理手段，建设现代化的档案管理与服务系统。通过档案信息化，档案的日常管理、分类、查询、利用、编研等工作都可以由信息系统来完成，通过计算机录入大量的档案信息并编制各种专题目录，真正实现档案资料方便快速检索，实现手工检索向计算机检索过渡，大大提高档案检索的效率；全面启动档案馆馆藏档案目录数据库、档案全文数据库和多媒体档案数据库建设；建设互联互通的现行文件、档案信息发布平台和查询利用系统，实现档案信息资源社会共享，最大限度地发挥档案馆的社会服务功能，成为面向大众服务的信息中心和文化阵地。在档案利用服务模式上，逐步建立起电话咨询、计算机联网等档案利用服务体系，准确、及时、满足利用者对档案信息的不同需求。
三、加快档案信息化建设创新档案工作的主要内容
（一）实施档案信息化基础设施建设。
档案信息化建设投入较大，包括网络管理系统的开发建设，计算机、打印机、扫描仪、光盘刻录机、复印机以及光盘、磁盘、移动硬盘等设备。建设数字化档案馆室，要加强库房建设、馆藏室藏建设、检索工具建设、规章制度建设、档案队伍建设等。加强档案管理现代化软硬件基礎设施和档案信息应用系统建设，推进计算机管理档案，提高计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。
（二）推进档案资源数字化建设。
档案资源数字化是档案信息资源建设的重要方面。目前大量电子文件的产生推进了档案信息化建设。档案现代化管理的重点是对电子文件的收集归档与管理上，既要努力收集到归档单位以前产生的、属于归档范围的电子文件，又要实现与办公自动化的有效接轨，及时接收各归档单位新产生的电子文件，为归档单位和利用者提供服务。档案管理部门要根据档案管理的要求，加强对收集归档的电子文件进行有效管理。研究电子档案接收、保管、利用的技术方法，对电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作进行监督指导，保证各单位产生的有价值的电子文件真实、完整、有效，最后实现档案信息处理计算机化、信息存储数字化。
（三）加强档案信息网络建设。
充分发挥现代科技、缩微技术在档案管理中的应用，加速实用、通用软件的研制，加快档案信息数字化处理步伐。通过软件系统对所有档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、检索、利用、编研等各个方面能够实行计算机的有效管理、控制，实现档案工作自动化。该系统是以档案馆为中心，覆盖归档单位的应用系统。随着电子政务、电子商务等日趋普及，通过信息网络实现资源共享。
（四）开展档案数据库建设。
数据库是网络的信息资源，数字档案馆必须加强数据库建设。首先加强文件目录数据库建设，然后开展对重要档案的数字化建设，建设高质量、高水平的全文信息数据库，最后将所有馆藏档案全部数字化。档案工作部门要抓住信息化建设的大好机遇，全面开发档案信息资源，积极探索信息时代档案工作的新思路，以开创新时期档案工作的新局面。
四、结语
档案工作是各项事业的基础工作，起着重要的凭证和依据作用。“十二五”时期迎来档案工作快速发展的良好契机，内容更加丰富，载体形式多样。加快应用档案信息化建设，逐步构建起档案信息平台，提高工作水平和效率，开发利用档案资源信息，提升服务质量，使档案管理水平迈上一个新台阶，为社会创造更大的经济效益和社会效益。□
（作者：安徽省望江长江河道管理局，档案馆员）
参考文献：
[1]孟世恩. 对我国档案信息化建设实施的理论思考. 档案学通讯，2004.
[2]杨振江.浅谈企事业单位档案工作的创新.中国档案，2006.
[3]何日胜.档案信息化的基本特征及其实施难点.中国管理信息化，2005.