论文部分内容阅读
[摘 要]随着信息技术的不断发展，档案卷宗的工作呈现出开放、高效的一面，同时也面临着严峻的考验。本文分析新时期档案卷宗利用的现状与不足，提出改进策略。
[关键词]新时期 档案 卷宗 信息技术 利用
中图分类号：G270 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）24-0347-01
1、新时期档案卷宗利用的现状与不足
新时期档案信息不断剧增，各种各样形式的档案都有存在。按照传统的方式进行整理归档、保管收藏，效率是相当低的，费时费力费财，而在需要利用时查询也相当费劲。当下，现代化的技术手段收集、处理信息，能够及时、准确、系统的提供档案信息服务，利用新的信息存储载体、传递渠道及信息处理方式就显得非常必要。但是对于企业或事业单位来说，无论是开发利用、保存管理、交流宣传上还都有不足。
首先，从档案的开发手段上看，很多人认为网络时代档案卷宗的利用就是制作成电子版的档案，在开发中还主要依赖于手工操作，新技术含量还很低，缺乏一些高科技的处理。一方面可能本身档案部门提供的档案信息仍然分散、零乱、缺乏系统性，要再进行详细的梳理还需要下很大的功夫。而且一些电子档案封存了之后仅仅是作为一种封存方式而存在的，并没有意识到将来可能存在的价值，重保管而不重开发，没有很好的与提供利用有机结合起来。大部分的档案往往只是内部使用，缺乏与外在的关联，没有把档案通过网络形式向社会传播，要知道在当下的时代环境里档案信息进入社会信息系统是一个必然的选择，一方面是保存，另一方面更是为了创新。其次，编研来源上“内”多“外”少。所谓“内”指馆藏资源，一些单位的档案卷宗在其起步階段均立足于本馆。所谓“外”指馆藏档案之外的社会信息资源，特别是互联网时代的一些网络资源非常重要的，不仅仅内容多，而且更新快。发掘馆藏档案之外的各种资源，对其进行加工、整理、编辑也是档案管理部门的重要职责。一些单位的馆藏档案史料的基础是依托悠久的历史和传统的人文精神，对自身进行挖掘可以丰富自身的体系。但是只关注自身，缺乏自身之外的现实社会需求是作品的通病，更不用说以编研作品去关注社会上普通受众对政策、知识查考的需求和娱乐休闲生活的需求。如果过度依赖自身的馆藏，必将使档案卷宗资源成果只能停留在文献汇编、资料选辑的低级形态，必然无法体现档案特色、发挥档案优势，又偏离了大众探究知识的信息需求，偏离了网络时代的开放性需求。同时也很容易阻碍档案卷宗作品的社会现实效用，制约了档案的开发。随着社会化交流的加快，在档案卷宗的管理利用中必然需要广泛的社会信息资源来补充。
再次，编研方式上强“编”弱“研”。“编”指对档案的一次文献进行“原封不动”的整理，“研”指对档案卷宗等进行二次或三次文献的加工，很明显第一次的更容易实行。当下很多档案卷宗利用工作取得了显著的成就，涌现了许多高质量的作品、甚至精品，这些都是进行仔细编研的结果。如果只是对档案原始文献、原始数据的简单罗列或汇总，重“编”轻“研”的现象较为突出，学术性、知识性价值的研究性作品，却鲜有问世，特别是一些科技类档案材料未能得到充分开发和利用，没有产生应有的经济效益，这些与档案人员意识薄弱、素质不高、经费少等有关。在网络时代各种档案信息浩如烟海，同时有价值的资源不一定非常多，这就特别需要进行有效的筛选甄别，要知道并不是所有的档案卷宗都是有用的需要保存的。很多人潜意识中总是觉得档案卷宗都是一些比较古旧的东西，事实上当下的资料只有经过历史的尘封才有可能获得价值，在当时未必有多少效用。这也导致了很多人认为网络时代，各种资料随处可取，并不一定有保存的价值而放弃了关注，不用心收集，导致档案卷宗的利用中时代特色不明显、现实针对性不强。这与档案人员因循守旧、自立门户，不愿意去下大力气切入社会热点、切入前沿有关。
最后，档案卷宗管理目的上重“评”轻“用”的现象也突出。档案工作是一项记录历史、传承文明、服务社会、造福人民的重要工作，重“评”轻“用”是无法将效果发挥到最大的。在互联网时代，人们对信息的需求发生了很大的变化，在网络上对各种档案卷宗资源进行调取的时候会发现异常繁多，比如要找与国民经济和社会发展密切相关的经济、科技信息档案资料，如果只是简单的进行收集，保存为电子信息资料，等待着别人的调用，这样的服务模式还没有完全摆脱看摊守业、等客上门的单一被动局面，不能满足网络环境下利用者的需要。
2、新时期档案卷宗利用策略
虽然网络时代档案卷宗利用存在着一些版权使用的问题，但是其取得的成就也是使人欣慰的，我们也应该看到人们对档案文献信息需求也在不断变化，档案卷宗的利用必须进行适当的调整，从而稳步提高互联网时代中档案卷宗利用的精确性、实效性和特色。
首先要加强资源建设，拓宽编研素材。在夯实档案资源体系、完善档案馆藏结构的基础上应拓宽思路，将加强馆藏档案资源建设当作档案编研工作的头等大事，特别善于利用网络来丰富自身的健身。通过丰富材料内容，加强馆藏档案征集和整理工作，档案卷宗利用中一方面要依赖于馆藏，但又要不拘泥于馆藏。
其次要探求利用的可行空间，开放新思路。随着数字化时代的到来，档案卷宗管理工作的形式不能只拘泥于文件汇编、书籍出版等传统形式，改革传统体制，尝试实地采访、合作利用、网络传输等，利用现代信息技术实现档案网上传播。档案卷宗的管理工作必须打破馆藏的物理概念，在内部各部门之间、档案馆与外单位之间开展档案管理工作的经验交流和协作配合，以协作的精神、开放的姿态，树立合作开发的理念，最大限度实现档案资源共享，及时捕捉有关内容的最新研究方向与进展动态。再次，档案卷宗的管理工作应为内部和外部的资料保存、信息服务、管理等中心工作提供有价值的信息服务，同时也可以拓宽视野，关注社会现实，捕捉社会热点信息、并使之切入相关的档案信息，通过经常性的跟踪、观察社会的档案需求，及时捕捉社会生活中的热门话题、热点事件和敏感问题，做好专题的科学预测和客观论证。档案作品如果没有宣传就无法推向社会、实现其使用价值，为此档案卷宗的管理工作要重视自我宣传，必须着眼于自身文化的亮点，必须走市场化道路，实现的潜在效益，实现信息的全社会共享。
最后，在网络时代把握好档案卷宗的使用是非常重要的，但是其面临的档案信息安全问题也是很重要的。做好新时期档案卷宗的利用需要掌握好以下几个方面的问题。首先，要从档案管理和利用者入手，档案信息安全不是光靠设备就能够解决的，更重要的是人的安全，靠管理人员的配合，要求系统管理者有很强的责任心和技术水平。档案管理者要提高这方面的认识，提升技术管理水平。其次要建立一个合理而健全的管理机制与制度，档案信息安全必须有配套的做法，加强基本的密码认证的机制，重要的内容进行重点保护，最好不要直接连上网络。一些重要档案资料还需要做一个备份，以便于丢失的时候可以较快的恢复，让损失减至最轻微。最后，要重视审计鉴定的重要性，经常性的进行督促检查，检查内部的隐患，完善内部管控，防止一些重要的资料泄露。
总之，随着网络时代的到来，档案卷宗的利用突破了传统，在资料整理、业务管理以及社会需求方面发挥了更大的作用。面对这种新形式，档案卷宗的利用中更要准确把握网络带来的新的发展机遇，充分利用网络资源，在内容、服务、手段、人才培养进行创新，认清新形势，调整旧观念，实现与时俱进，探索信息时代档案卷宗利用的新思路。
[关键词]新时期 档案 卷宗 信息技术 利用
中图分类号：G270 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）24-0347-01
1、新时期档案卷宗利用的现状与不足
新时期档案信息不断剧增，各种各样形式的档案都有存在。按照传统的方式进行整理归档、保管收藏，效率是相当低的，费时费力费财，而在需要利用时查询也相当费劲。当下，现代化的技术手段收集、处理信息，能够及时、准确、系统的提供档案信息服务，利用新的信息存储载体、传递渠道及信息处理方式就显得非常必要。但是对于企业或事业单位来说，无论是开发利用、保存管理、交流宣传上还都有不足。
首先，从档案的开发手段上看，很多人认为网络时代档案卷宗的利用就是制作成电子版的档案，在开发中还主要依赖于手工操作，新技术含量还很低，缺乏一些高科技的处理。一方面可能本身档案部门提供的档案信息仍然分散、零乱、缺乏系统性，要再进行详细的梳理还需要下很大的功夫。而且一些电子档案封存了之后仅仅是作为一种封存方式而存在的，并没有意识到将来可能存在的价值，重保管而不重开发，没有很好的与提供利用有机结合起来。大部分的档案往往只是内部使用，缺乏与外在的关联，没有把档案通过网络形式向社会传播，要知道在当下的时代环境里档案信息进入社会信息系统是一个必然的选择，一方面是保存，另一方面更是为了创新。其次，编研来源上“内”多“外”少。所谓“内”指馆藏资源，一些单位的档案卷宗在其起步階段均立足于本馆。所谓“外”指馆藏档案之外的社会信息资源，特别是互联网时代的一些网络资源非常重要的，不仅仅内容多，而且更新快。发掘馆藏档案之外的各种资源，对其进行加工、整理、编辑也是档案管理部门的重要职责。一些单位的馆藏档案史料的基础是依托悠久的历史和传统的人文精神，对自身进行挖掘可以丰富自身的体系。但是只关注自身，缺乏自身之外的现实社会需求是作品的通病，更不用说以编研作品去关注社会上普通受众对政策、知识查考的需求和娱乐休闲生活的需求。如果过度依赖自身的馆藏，必将使档案卷宗资源成果只能停留在文献汇编、资料选辑的低级形态，必然无法体现档案特色、发挥档案优势，又偏离了大众探究知识的信息需求，偏离了网络时代的开放性需求。同时也很容易阻碍档案卷宗作品的社会现实效用，制约了档案的开发。随着社会化交流的加快，在档案卷宗的管理利用中必然需要广泛的社会信息资源来补充。
再次，编研方式上强“编”弱“研”。“编”指对档案的一次文献进行“原封不动”的整理，“研”指对档案卷宗等进行二次或三次文献的加工，很明显第一次的更容易实行。当下很多档案卷宗利用工作取得了显著的成就，涌现了许多高质量的作品、甚至精品，这些都是进行仔细编研的结果。如果只是对档案原始文献、原始数据的简单罗列或汇总，重“编”轻“研”的现象较为突出，学术性、知识性价值的研究性作品，却鲜有问世，特别是一些科技类档案材料未能得到充分开发和利用，没有产生应有的经济效益，这些与档案人员意识薄弱、素质不高、经费少等有关。在网络时代各种档案信息浩如烟海，同时有价值的资源不一定非常多，这就特别需要进行有效的筛选甄别，要知道并不是所有的档案卷宗都是有用的需要保存的。很多人潜意识中总是觉得档案卷宗都是一些比较古旧的东西，事实上当下的资料只有经过历史的尘封才有可能获得价值，在当时未必有多少效用。这也导致了很多人认为网络时代，各种资料随处可取，并不一定有保存的价值而放弃了关注，不用心收集，导致档案卷宗的利用中时代特色不明显、现实针对性不强。这与档案人员因循守旧、自立门户，不愿意去下大力气切入社会热点、切入前沿有关。
最后，档案卷宗管理目的上重“评”轻“用”的现象也突出。档案工作是一项记录历史、传承文明、服务社会、造福人民的重要工作，重“评”轻“用”是无法将效果发挥到最大的。在互联网时代，人们对信息的需求发生了很大的变化，在网络上对各种档案卷宗资源进行调取的时候会发现异常繁多，比如要找与国民经济和社会发展密切相关的经济、科技信息档案资料，如果只是简单的进行收集，保存为电子信息资料，等待着别人的调用，这样的服务模式还没有完全摆脱看摊守业、等客上门的单一被动局面，不能满足网络环境下利用者的需要。
2、新时期档案卷宗利用策略
虽然网络时代档案卷宗利用存在着一些版权使用的问题，但是其取得的成就也是使人欣慰的，我们也应该看到人们对档案文献信息需求也在不断变化，档案卷宗的利用必须进行适当的调整，从而稳步提高互联网时代中档案卷宗利用的精确性、实效性和特色。
首先要加强资源建设，拓宽编研素材。在夯实档案资源体系、完善档案馆藏结构的基础上应拓宽思路，将加强馆藏档案资源建设当作档案编研工作的头等大事，特别善于利用网络来丰富自身的健身。通过丰富材料内容，加强馆藏档案征集和整理工作，档案卷宗利用中一方面要依赖于馆藏，但又要不拘泥于馆藏。
其次要探求利用的可行空间，开放新思路。随着数字化时代的到来，档案卷宗管理工作的形式不能只拘泥于文件汇编、书籍出版等传统形式，改革传统体制，尝试实地采访、合作利用、网络传输等，利用现代信息技术实现档案网上传播。档案卷宗的管理工作必须打破馆藏的物理概念，在内部各部门之间、档案馆与外单位之间开展档案管理工作的经验交流和协作配合，以协作的精神、开放的姿态，树立合作开发的理念，最大限度实现档案资源共享，及时捕捉有关内容的最新研究方向与进展动态。再次，档案卷宗的管理工作应为内部和外部的资料保存、信息服务、管理等中心工作提供有价值的信息服务，同时也可以拓宽视野，关注社会现实，捕捉社会热点信息、并使之切入相关的档案信息，通过经常性的跟踪、观察社会的档案需求，及时捕捉社会生活中的热门话题、热点事件和敏感问题，做好专题的科学预测和客观论证。档案作品如果没有宣传就无法推向社会、实现其使用价值，为此档案卷宗的管理工作要重视自我宣传，必须着眼于自身文化的亮点，必须走市场化道路，实现的潜在效益，实现信息的全社会共享。
最后，在网络时代把握好档案卷宗的使用是非常重要的，但是其面临的档案信息安全问题也是很重要的。做好新时期档案卷宗的利用需要掌握好以下几个方面的问题。首先，要从档案管理和利用者入手，档案信息安全不是光靠设备就能够解决的，更重要的是人的安全，靠管理人员的配合，要求系统管理者有很强的责任心和技术水平。档案管理者要提高这方面的认识，提升技术管理水平。其次要建立一个合理而健全的管理机制与制度，档案信息安全必须有配套的做法，加强基本的密码认证的机制，重要的内容进行重点保护，最好不要直接连上网络。一些重要档案资料还需要做一个备份，以便于丢失的时候可以较快的恢复，让损失减至最轻微。最后，要重视审计鉴定的重要性，经常性的进行督促检查，检查内部的隐患，完善内部管控，防止一些重要的资料泄露。
总之，随着网络时代的到来，档案卷宗的利用突破了传统，在资料整理、业务管理以及社会需求方面发挥了更大的作用。面对这种新形式，档案卷宗的利用中更要准确把握网络带来的新的发展机遇，充分利用网络资源，在内容、服务、手段、人才培养进行创新，认清新形势，调整旧观念，实现与时俱进，探索信息时代档案卷宗利用的新思路。