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摘 要：档案信息化建设是信息时代档案工作的主题，而档案数字化建设则成了档案信息化建设中一个重要的内容，是档案管理过程中一场深刻的革命。对档案数字化建设进行研究具有十分重要的意义。
关键词：档案; 数字化; 建设
数字化的存储与传输是用于数字传媒海量信息所必不可少的，然而对于档案信息的利用方式也是以数字化诉求为主体。所以，在对数字化信息进行存储的同时，利用现代先进的技术对传统的档案信息所进行的数字化处理，使传统档案数字化的过程，不仅在检索速度上得到了很大的提升，而且有效的提高了利用效率，因此成为档案管理的一个重要研究课题。
一、数字化技术在档案建设中的意义
对于传统数字化时期信息传输方式的改变，成为了档案事业的发展与建设具有挑战的课题，档案的载体、种类与管理技术的方式方法上等都发生了改革性的变化。因为数字传媒技术的实践应用促成了信息急剧膨胀的信息化时代，传统模式的采集信息以及对信息的整理与传播途径早已经不能满足我们对于数字化技术利用的需求。与此同时，数字化技术具有信息存储量大、直观性强、传播速度快与接受性强等特征，促成了在档案工作中数字化技术的应用得以不断拓展。档案管理中数字化的应用，为档案管理提供了通讯技术、计算机处理技术与通讯技术等手段，从而实现对开发、利用以及管理档案资源能力的大幅提高，使效率达到最大值，并且对档案管理技术与方法以及档案管理理论进行了一次大的改革，对于档案管理事业标志着一个崭新的历史跨越时期。各种档案馆正在加速的拓展与完善中。档案、档案信息、档案信息资源是三个不同的概念，档案属文献范畴，其特征是载体性与内容性。一提起档案，人们通指其载体性。档案信息一般指档案的内容，它具有信息的共性，例如：①信息是事物状态特征及其变化的反映，并不是事物自身。②信息可以重复利用，它的价值不因利用而消耗。③信息的价值需要在利用中才能体现，处于封闭、静止状态的档案信息会因闲置而老化或贬值，这在高校教学科技档案信息中的体现尤为明显。④信息的利用具有较强的目标导向性，不同信息对不同利用者有不同的价值，为此要求有效、有针对性地传递信息。⑤信息具有流动性，信息传递中不受地域的限制，可以在广泛空间内流转。⑥信息具有可加工性，信息可以由一种形态加工成另一种形态，经加工处理还可变成新的信息。⑦信息具有共享性，可公开的信息是社会的共同财富，人人有平等利用信息的权利，并通过法律、社会与契约的形式得到承认与保护。⑧信息的价值难以用定量的方法计算，人们利用教学档案的形式有转让技术成果、依据凭证、情报作用等多种形式，有的可以用经济手段计算，但有的难以用“钱”定量计算。信息资源管理专家认为，信息不会无条件、自动地转换为资源。
二、数字化技术在档案管理建设中的倾用
作为网络技术与信息技术产物的数字化信息技术，成为了数字传媒的时代产物。为了能够在档案信息馆实现信息的数字化，我们应该做好以下几方面：档案数据库的建立、数字化贯穿档案全部信息与检索程序的编制。
第一、档案数据库的建立前需要对信息数字化进行足够的准备。在搭建多媒体平台的同时，准备完成数字化、数字存储、数字化信息输出与处理前准备的各个子系统建立，形成个成熟的信息处理技术，对档案进行制作与加工，最终形成一个完整的档案信息化的工作流程。
第二、检索程序的编程方面。首先，需要将档案信息的种类划分的井井有条，对不同类别的信息进行数字化的分类处理，将检索系统建立起来，使档案信息能够快捷、全面、准确与迅速的提供出来，达到档案数字化管理的目的。其次，建立机读档案目录与著录的标引。对主题内容、参考价值载体的物质形态以及档案的出处来源等内容进行档案著录标引。对档案编辑目录的同时对信息特点进行分析筛选与登录工作。以方便工作人员对档案信息的管理工作，满足档案数字化技术与科学有效管理的需要。
第三、档案全文信息的数字化。其数字化的目的在于在互联网上公布档案内容，充分发挥档案全球化的真正价值;使之能够足不出户、跨越地域的界限以能够借助网络实现档案的查阅。在档案数字化的实践当中，对于以传统方式为载体的档案数字化管理的转变的方式是多种多样的：一个是通过对原图像与文字的扫描功能进行存储与目录检索的编程;另一个是使用文本形式并且辅助档案信息检索的数据;再者就是将以上方式结合在一起。用户可对文本存贮的档案全文库进行全文检索。
三、数字化档案信息的收集、组织与传输
对档案的数字化需要面临的一个重要研究课题便是对信息的采集传输与组织等工作。为了达到档案数字信息采集的高效性，设计并使用数字化多媒体信息档案实时采集系统。该系统可以使文员以及各个部门人员将多媒体文件通过此平台发送到档案管理的服务器上，这些多媒体文件被服务器采集的时候，再通过“多媒体文件智能与自动著录的档案管理系统”将档案批量的转换为文件，在多媒体档案中自动的提取著录选项，并且对主题词进行标引，与此同时采集到的多媒体文件被放入到信息的档案数据库当中，从而使数字化文件的采集、标引与著录得以现实。对于上级或者外单位来文，采用全文信息扫描或者目录信息联网录入，在发送到本单位的服务器上。无论是档案馆中经过处理的数字化档案还是网络上的实时检索到的信息档案，都需要将无序状态成为井井有条的档案信息，以便于达成人类信息互有时代。
四、档案管理的数字化应以服务作为提高工作效率的手段
国家的档案信息标志着民族历史的记忆与文化的传承，是社会活动与历史最可靠与最具价值的真实记录。档案管理同时存在了一定范围的局域性，档案管理水平及服务取决于对档案信息的掌握情况与用户的定位，对于如何提高质量与效率，我们仍然需要加强档案信息管理人员们对信息的了解程度，同时对潜在用户与存在用户进行准确无误的定位，当然能够熟练运用档案信息数字化技术也是必要条件。档案馆将会引用新的技术手段将文件写作、接收、与检索、拷贝与传输等功能进行不断改进，利用在档案馆内建立的局域网将数字化技术的运用发挥的淋漓尽致，使各个部门保持联接，为档案数字化工作提供高效与便利的绿色通道，使信息的获取跨越空间与时间的限制。
数字传媒时代对档案管理提出了数字化的课题，日益提高的现代信息技术给档案数字化建设提供了技术支持。档案管理者要勇于而對信息技术的挑战，主动学习信息技术，探索信息技术与档案学的融合、应用，加快高新信息技术在档案领域中的应用研究，变挑战为机遇，为建设准确、高速与系统化的档案数字化网络，提升档案利用效能，促进档案事业的跨越式发展作出贡献。
参考文献：
[1] 钱峰，王小菁，葛志勇.电子文件管理的现状与对策[J]. 引进与咨询. 2010（10）
[2] 戴定丽.数字化权对数字档案馆建设的影响及对策探讨[J]. 档案时空. 2011（10）
关键词：档案; 数字化; 建设
数字化的存储与传输是用于数字传媒海量信息所必不可少的，然而对于档案信息的利用方式也是以数字化诉求为主体。所以，在对数字化信息进行存储的同时，利用现代先进的技术对传统的档案信息所进行的数字化处理，使传统档案数字化的过程，不仅在检索速度上得到了很大的提升，而且有效的提高了利用效率，因此成为档案管理的一个重要研究课题。
一、数字化技术在档案建设中的意义
对于传统数字化时期信息传输方式的改变，成为了档案事业的发展与建设具有挑战的课题，档案的载体、种类与管理技术的方式方法上等都发生了改革性的变化。因为数字传媒技术的实践应用促成了信息急剧膨胀的信息化时代，传统模式的采集信息以及对信息的整理与传播途径早已经不能满足我们对于数字化技术利用的需求。与此同时，数字化技术具有信息存储量大、直观性强、传播速度快与接受性强等特征，促成了在档案工作中数字化技术的应用得以不断拓展。档案管理中数字化的应用，为档案管理提供了通讯技术、计算机处理技术与通讯技术等手段，从而实现对开发、利用以及管理档案资源能力的大幅提高，使效率达到最大值，并且对档案管理技术与方法以及档案管理理论进行了一次大的改革，对于档案管理事业标志着一个崭新的历史跨越时期。各种档案馆正在加速的拓展与完善中。档案、档案信息、档案信息资源是三个不同的概念，档案属文献范畴，其特征是载体性与内容性。一提起档案，人们通指其载体性。档案信息一般指档案的内容，它具有信息的共性，例如：①信息是事物状态特征及其变化的反映，并不是事物自身。②信息可以重复利用，它的价值不因利用而消耗。③信息的价值需要在利用中才能体现，处于封闭、静止状态的档案信息会因闲置而老化或贬值，这在高校教学科技档案信息中的体现尤为明显。④信息的利用具有较强的目标导向性，不同信息对不同利用者有不同的价值，为此要求有效、有针对性地传递信息。⑤信息具有流动性，信息传递中不受地域的限制，可以在广泛空间内流转。⑥信息具有可加工性，信息可以由一种形态加工成另一种形态，经加工处理还可变成新的信息。⑦信息具有共享性，可公开的信息是社会的共同财富，人人有平等利用信息的权利，并通过法律、社会与契约的形式得到承认与保护。⑧信息的价值难以用定量的方法计算，人们利用教学档案的形式有转让技术成果、依据凭证、情报作用等多种形式，有的可以用经济手段计算，但有的难以用“钱”定量计算。信息资源管理专家认为，信息不会无条件、自动地转换为资源。
二、数字化技术在档案管理建设中的倾用
作为网络技术与信息技术产物的数字化信息技术，成为了数字传媒的时代产物。为了能够在档案信息馆实现信息的数字化，我们应该做好以下几方面：档案数据库的建立、数字化贯穿档案全部信息与检索程序的编制。
第一、档案数据库的建立前需要对信息数字化进行足够的准备。在搭建多媒体平台的同时，准备完成数字化、数字存储、数字化信息输出与处理前准备的各个子系统建立，形成个成熟的信息处理技术，对档案进行制作与加工，最终形成一个完整的档案信息化的工作流程。
第二、检索程序的编程方面。首先，需要将档案信息的种类划分的井井有条，对不同类别的信息进行数字化的分类处理，将检索系统建立起来，使档案信息能够快捷、全面、准确与迅速的提供出来，达到档案数字化管理的目的。其次，建立机读档案目录与著录的标引。对主题内容、参考价值载体的物质形态以及档案的出处来源等内容进行档案著录标引。对档案编辑目录的同时对信息特点进行分析筛选与登录工作。以方便工作人员对档案信息的管理工作，满足档案数字化技术与科学有效管理的需要。
第三、档案全文信息的数字化。其数字化的目的在于在互联网上公布档案内容，充分发挥档案全球化的真正价值;使之能够足不出户、跨越地域的界限以能够借助网络实现档案的查阅。在档案数字化的实践当中，对于以传统方式为载体的档案数字化管理的转变的方式是多种多样的：一个是通过对原图像与文字的扫描功能进行存储与目录检索的编程;另一个是使用文本形式并且辅助档案信息检索的数据;再者就是将以上方式结合在一起。用户可对文本存贮的档案全文库进行全文检索。
三、数字化档案信息的收集、组织与传输
对档案的数字化需要面临的一个重要研究课题便是对信息的采集传输与组织等工作。为了达到档案数字信息采集的高效性，设计并使用数字化多媒体信息档案实时采集系统。该系统可以使文员以及各个部门人员将多媒体文件通过此平台发送到档案管理的服务器上，这些多媒体文件被服务器采集的时候，再通过“多媒体文件智能与自动著录的档案管理系统”将档案批量的转换为文件，在多媒体档案中自动的提取著录选项，并且对主题词进行标引，与此同时采集到的多媒体文件被放入到信息的档案数据库当中，从而使数字化文件的采集、标引与著录得以现实。对于上级或者外单位来文，采用全文信息扫描或者目录信息联网录入，在发送到本单位的服务器上。无论是档案馆中经过处理的数字化档案还是网络上的实时检索到的信息档案，都需要将无序状态成为井井有条的档案信息，以便于达成人类信息互有时代。
四、档案管理的数字化应以服务作为提高工作效率的手段
国家的档案信息标志着民族历史的记忆与文化的传承，是社会活动与历史最可靠与最具价值的真实记录。档案管理同时存在了一定范围的局域性，档案管理水平及服务取决于对档案信息的掌握情况与用户的定位，对于如何提高质量与效率，我们仍然需要加强档案信息管理人员们对信息的了解程度，同时对潜在用户与存在用户进行准确无误的定位，当然能够熟练运用档案信息数字化技术也是必要条件。档案馆将会引用新的技术手段将文件写作、接收、与检索、拷贝与传输等功能进行不断改进，利用在档案馆内建立的局域网将数字化技术的运用发挥的淋漓尽致，使各个部门保持联接，为档案数字化工作提供高效与便利的绿色通道，使信息的获取跨越空间与时间的限制。
数字传媒时代对档案管理提出了数字化的课题，日益提高的现代信息技术给档案数字化建设提供了技术支持。档案管理者要勇于而對信息技术的挑战，主动学习信息技术，探索信息技术与档案学的融合、应用，加快高新信息技术在档案领域中的应用研究，变挑战为机遇，为建设准确、高速与系统化的档案数字化网络，提升档案利用效能，促进档案事业的跨越式发展作出贡献。
参考文献：
[1] 钱峰，王小菁，葛志勇.电子文件管理的现状与对策[J]. 引进与咨询. 2010（10）
[2] 戴定丽.数字化权对数字档案馆建设的影响及对策探讨[J]. 档案时空. 2011（10）