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摘要：本文认为，信息时代在“文件是档案的前身”的观点下，档案学存在着危机。档案形成在前说能够化解这种危机，对档案学理论研究有着积极的意义。档案形成在前说明确了档案概念、档案管理的对象，厘清了文件与档案、文件管理和档案管理以及档案与其他信息记录材料(或称文献)的区别。
关键词：档案形成在前档案学 理论 危机 意义
经典的档案学理论认为“文件是档案的前身，档案是由文件转化而来的”，文件与档案是有区别的，与之相适应的是泾渭分明的文件管理和档案管理。然而，随着信息时代的到来，电子文件和电子档案的大量产生打破了这种格局。为了管理的需要，国内外档案界提出了“前端控制”、“全程管理”的思想，并提出“不应再人为地将之区分为‘文件管理’和‘档案管理’两个阶段”。在信息时代，文件与档案真的就没有区别了吗?如果它们没有了区别，那么档案学还有存在的必要吗?面对铺天盖地的电子文件，档案人感到了管理的危机并在积极应对，而对电子文件和电子档案的无区别认知，却并未引起档案人的重视，这正预示着档案学的危机，如果不能化解危机，档案学的消亡可能只是时间的问题。笔者提出的档案形成在前说，对于区别文件与档案，对于化解档案学的危机有着积极的理论意义。
1 档案学的危机
档案学的存在是由于档案的存在而存在的，如果没有了档案的概念，档案学也将随之消亡。信息时代，档案学正面临着消亡的危机，这不是危言耸听，可以看看事实。面对大量的电子档案，档案人感到了前所未有的挑战。提出的“前端控制”，就“是强调将管理措施介入到电子文件形成之初，从源头抓起，确保电子文件真实与完整”：还提出了“全程管理”，就是“根据电子文件的特点和管理要求，建立一个完整的管理体系，对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行全程管理”：国内外档案界还提出了电子文件生命周期理论，认为对电子文件“必须把所有各阶段文件的管理看作是一项综合性的系统工程，档案部门必须自始至终，从头到尾参与电子文件的全程管理”，“不应再人为地将之区分为‘文件管理’和‘档案管理’两个阶段”：国外还提出了文件连续体理论，其定义是：“从文件形成(包括形成前，文件管理系统设计)到文件作为档案保存和利用的管理全过程中连贯一致的管理方式”。从“前端控制”、“全程管理”和电子文件生命周期理论、文件连续体理论可以清晰地看出，它们都在有意无意地抹杀文件与档案的区别，模糊文件与档案的概念，不是有学者提出不应再区分“文件管理”和“档案管理”了吗?我们从中看到的只是对电子文件的管理，电子档案到哪里去了?如何对电子档案管理不得而知。而文件连续体理论中的管理对象就更模糊了，其管理的对象是文件?不是。是档案?也不是。是文件与档案的混合体?似乎也不是!是“文件连续体”?也似乎不是!因为，文件连续体定义既未说明其管理对象是“文件连续体”，也未说明什么是“文件连续体”(指管理对象)，文件连续体理论的管理对象究竟是什么是很难说清楚的。国外还有学者已经提出“模糊文件的分界线：电子文件的标准与实践”的观点，并预示“文件之间的分界线被模糊了，因此文件、文献和信息之间的差别、个人和组织之间的差别、中介机构和档案馆之间的差别也都消失了”。从上述不难看出，档案的概念正在消失，档案管理正在被电子文件管理所代替。在信息时代，没有了电子档案的概念，没有了对电子档案的管理，档案学还能存在吗?档案学还有存在的必要吗?即便是存在，那还是档案学吗?档案学并入文件学也只是时间的问题。而如果如国外学者预示的那样模糊文件分界线，文件、文献和信息之间的差别消失了，那么档案学将会被信息学所替代，而且，事实上在实践中已经有了这种征兆。我们来看看各高校档案专业院系的名称，近几年纷纷易名，不是与图书情报专业合并，就是改为信息资源管理院系，似乎档案概念连安身之地都没有了。再看档案专业教学，原有的档案管理课程“文书学、档案管理学、档案自动化管理，这三门课程呈现一种直线的讲授方式，分别介绍从文件到档案，进而在档案馆里进行档案信息处理的过程。而电子文件管理这门课程，却呈现一刀切、一竿子到底的现象，需要从系统设计说到电子文件的流程、管理及电子信息的永久保管，几乎包括了原先三门课程的主要内容。”也就是说电子档案管理的课程内容已经消失在电子文件管理课程之中了。目前，作为档案专业教材的主要有两种，一种是冯惠玲主编的《电子文件管理教程》，另一种是刘家真主编的《电子文件管理理论与实践》。从其名称上看，已经看不到档案的身影了：从内容上看，档案和电子档案的概念在其中已基本消失。“就国外而言，对电子文件和电子档案一般没有分别定义，甚至根本没有‘电子档案’这个概念”，“在国外‘电子档案’一词极为少见”。
档案学的这种危机应该引起档案界的重视。但是，这种危机在文件是档案的前身的观点下是无法解决的。因为，“前端控制”、“全程管理”和文件管理与档案管理的合并，就意味着“文件”的后身档案概念和档案管理概念的消失。上述一些国内外档案学者的观点和论述已经说明了这一点。
2 档案形成在前说的理论意义
面对档案学面临的危机，笔者提出了档案形成在前的观点，认为“档案形成在前，是文件的前身，文件则是档案的复制件”。…它对于化解档案学面临的危机有着积极的理论意义，
2．1 明确了档案概念
在文件是档案的前身的观点下的档案概念是不明晰的。被西方档案学家称为现代档案学基本理论的文件生命周期理论认为，“文件从其产生、成长到最终消亡或移交档案馆永久保存”，“是一个不断变化发展的完整的运动过程”，“文件运动到一定阶段便成为档案”。而具体在哪个阶段称档案由各国自己认定。我国著名档案学者何嘉荪先生从世界范围内对档案概念进行研究，把档案概念归为四种类型：第一种以美国为代表，“由于主张‘档案是经鉴定值得永久保存的文件’”，所以认为“文件只有运动到最后阶段”，“才能被称为档案”。第二种以法国和西班牙为代表，“由于主张‘任何自然人或法人，任何国家机关或组织，任何私人机构或部门，在自身活动中产生或收到的文件整体，不管其形成日期，形式和制成材料如何，都是档案’”，故认为“档案阶段开始于文件运动的现行阶段”。第三种是国际档案理事会主编的《多语种档案术语词典》提出的，该词典法语定义与法国一样。其“英语定义则指出，档案是‘由形成者或其职能的 继承者为自己利用，或由适当的档案馆因其档案价值而保存的经过挑选或未经挑选的非现行文件’”，“可以认为它将档案阶段的起始点限定在文件的现行性消失、暂存(休眠)阶段开始的时候”。第四种以中国为代表。“我国一般认为，档案阶段是在文书处理程序完毕归档保存时开始的。”“我国档案阶段的起始点实际上有两个：现行期和暂存(休眠)期开始的时候。”为解释不同国家存在不同档案概念的合理性，何先生认为：“什么样的‘文件，可以并且何时应转化为‘档案’或者应被视作‘档案’，”“是由人们的主体需要或主体意识决定的，”“主要取决于每个国家不同的客观需要。”就按“文件”被视作(“视作”明显带有人为的因素)“档案”是由人们的主体需要或主体意识决定的，但是，这里的“人们的主体需要”不等于某个国家“人们的主体需要”。档案不应该具有国家的属性，它不应该在这个国家是档案，而在另一个国家就不是档案。把“人们的主体需要”变成某个国家“人们的主体需要”，不仅缩小了“人们”的范围，也改变了“人们”的客观性。某个国家“人们的主体需要”其实质是某个国家档案工作者主观意志的放大。各国档案概念的差异不是“取决于每个国家不同的客观需要”，而是由于各国档案工作开展的范围不同造成的。各国的档案工作者没有从世界范围、古今范围去考察研究档案，而是各自把档案在各自开展档案工作以后其所具有的属性作为档案本身所固有的属性，再用以作为根据反过来认识什么是档案，从而把档案概念限制在各自开展的档案工作狭小的范围内，其档案概念深深地打上了各国档案工作者认识自己档案工作范围的印记。同时，不仅使档案成了人们可以任意指定的东西，而且人为地造成了档案概念的混乱。档案形成在前说认为档案一形成就是档案，档案不是文件运动到一定阶段的产物。它明确了档案概念，打破了对档案概念的混乱认识，去掉了某个国家“人们的主体需要”的限制，为人们正确认识档案提供了新的视角。
2．2 明确了档案管理的对象
管理学告诉我们，没有特定的管理对象就不可能产生相应的管理活动。“通常人们将管理看作是管理主体(管理者)为了达到某一预期目的对管理客体(管理对象)进行的一系列有组织、有意识的实践活动。”也就是说先有管理对象，而后有针对管理对象的管理活动。因而，档案是档案管理的对象，先有档案，而后有档案管理活动。这应该是没有异议的。然而，实际情况却并非如此。在文件是档案的前身的观点下，档案管理的对象是不明确的。从上述何先生对档案概念的分析中可看出，“鉴定”(美国型)、“产生或收到的文件整体”“都是档案”(法国和西班牙型)、“保存”(国际档案理事会型)、“归档”(中国型)，都是在人为指定某些东西是档案。这些人为指定的东西不仅是不一致的，而且管理活动与管理对象也是不一致的。本来档案管理活动与档案管理对象应该是一致的，档案管理活动管理的是档案，而不是其他。但是，从以上论述中可以看到档案管理活动管理的不是档案，是文件，而且是所谓不同阶段的文件。不仅如此，还颠倒了管理活动与管理对象的关系。先有档案管理活动(人为指定，如“鉴定”、“归档”等)，而后才有管理对象——档案(如“鉴定”、“归档”等的文件)。档案管理对象不明确的现象，在传统载体时代并未引起注意，在信息时代却被放大。由于电子档案的特性，而产生了所谓“前端控制”、“全程管理”、“文件连续体模式”等管理方式，但是对被管理的对象却被模糊得很难说清楚。对于电子文件生命周期理论中的“前端控制”、“全程管理”来说，在这种管理活动中管理的是什么?是文件?如果是文件，那么这种管理活动就不是档案管理活动，而且档案管理活动到哪里了?如果是档案，那么就应该称电子档案生命周期，“前端控制”的提法也是多余的，“全程管理”应该是对电子档案的全程管理，而不是对电子文件的全程管理。“文件连续体模式”中管理的对象是什么?上文已述，更是模糊的难以说清。实际上，在文件是档案的前身的观点下，不论是传统的档案学理论还是电子文件生命周期理论和文件连续体理论是不可能说清的。档案形成在前的观点，明确了档案管理的对象，档案管理的对象就是档案。这对正确开展档案管理活动有着积极的意义。
2．3 厘清了档案与文件的区别
档案与文件有没有本质的区别?肯定有区别，否则就没有必要在“文件”概念之外，再创造一个“档案”概念。文件是档案的前身的观点，也承认文件与档案是有本质区别的。但是，电子文件和电子档案的出现，打破了这种格局，为了管理的需要，提出了“前端控制”、“全程管理”的思想和电子文件生命周期理论、文件连续体理论，而它们却正在抹杀文件与档案的区别。为了区别文件与档案，它们不得不面对“电子文件是从何时开始转化为‘档案’的”问题。为此，何嘉荪先生从世界范围对文件与档案的本质区别进行了研究，他认为：从“文书处理程序完毕”、“历史性”、“原始性”、“具有保存价值的”和“发挥作用是否相同的”等方面都不能作为区别文件与档案的标准。他认为：“档案是人们按照一定规律有意识保存下来的文件有机整体：文件则是‘自然’形成的，这才是两者之间的本质区别。”就是说档案的本质“是人们按照一定规律有意识保存下来的”，但这种本质：第一，并非档案所独有，如图书馆保存的图书、情报部门保存的情报文献，还有某个单位、某个个人保存的资料等，哪一个不是“人们按照一定规律有意识保存下来的”呢?第二，这种本质实质上明明白白告诉我们档案就是人为的指定物，而且是档案工作者的人为指定物：第三，何先生的观点实质上把许多档案都排斥在档案之外，他所指的有这种本质的档案实际上仅存在于档案室和档案馆之中。何先生也认为：“如果有些文件根据人们的总体上的主体需要必须保存，却由于种种原因实际上未能集中保存，这些文件仍然应该是档案”。但是这种档案却没有何先生认为的档案的本质属性，这又如何解释?既然没有档案的本质属性，怎么“仍然应该是档案”呢?这不是自相矛盾吗?从实质上讲何先生观点中的文件与档案并没有本质区别。那么档案与文件的本质区别是什么呢?这就是笔者提出的：档案形成在前，档案是原始的历史记录，文件形成在后，文件是档案的复制件，档案是记忆工具，文件是办事工具。对于电子文件和电子档案来说也是如此。详细论述请参阅拙作《档案形成在前说对电子档案管理的启示》(见《档案管理》2007年第3期)。
2．4 厘清了文件管理和档案管理的区别
按照文件是档案的前身的观 点，文件管理和档案管理是有区别的，区别在于“文件管理与档案管理是文件运动过程中的不同管理阶段”，“文件管理是档案管理的前提”，“档案管理是文件管理的继续和发展”。然而，电子文件和电子档案的出现，使原有的管理方式不再适应新的形势，于是，提出了“前端控制”、“全程管理”等管理模式，认为：“对电子文件必须建立一个完整的管理体系，对其整个生命周期进行全程管理，”“不应再人为地将之区分为‘文件管理’和‘档案管理’两个阶段”。也就是将两者合二为一，实为取消档案管理。虽然这些观点炒得异常火热，只要一谈档案管理，必谈“前端控制”、“全程管理”等，而且干脆只称电子文件管理，而取消电子档案管理的概念。但是，实际情况并没有档案人讨论的那么火热，各产生文件的机构组织并不领情，他们只管进行他们的文件管理，对档案人提出的“前端控制”、“全程管理”基本上置之不理，无论中外基本如此。如“美国、加拿大、新加坡等电子政务水平较高的国家在分析、评估电子政务实施状况时认为：‘从全球的角度来看，令人担忧和不解的是电子政务的实施怎能忽视文件的管理!’”我国的电子文件管理也处于或“电子文件‘有人办。无人管’”，或“电子文件有保存无管理”，或“自发探究新的管理方法”。其实，上述对电子政务中电子文件管理的看法和评价，都是档案人做出的，而这种评价明显地带有偏差。试想一些电子政务运行了很长时间且水平较高的国家，而忽视电子文件的管理，这些电子政务怎么能运行，试想没有电子文件管理的电子政务还能实施、运行、存在吗?尽管档案人在“担忧和不解”，但是电子政务依旧在迅猛发展且有效运行，是不是该反思我们为什么“担忧和不解”呢?为什么档案人提出“前端控制”、“全程管理”要将档案管理提前到文件管理中而别人并不领情呢?事实上，档案人的这种“担忧和不解”的评估是认识上的偏差造成的，是在文件是档案的前身的观点下，认为“档案管理是文件管理的继续和发展”造成的。档案人说的电子文件管理，实质上指的应是电子档案管理而非电子文件管理。文件是办事的工具，是“信息传递的一种工具”，文件管理是“为国家机关和其他社会组织的科学、正确决策提供文件信息支持，其工作目的是最大限度地满足其职能部门的文件信息需求，如通过文件运转、处理的一系列工作环节，为机关实现自身的职能提供高效优质的信息服务”。也就是说，及时快速地传递文件信息、让文件高效运转是文件管理的主要内容，电子政务中的电子文件管理实质上已经能够满足这些需求。这正是不管档案人如何“担忧和不解”，电子政务照样迅猛发展实施运行的原因。而档案人所说的“电子文件管理”并非如此。国际档案理事会制定的“《电子文件管理指南》中的文件概念是：‘文件是由机构或个人在其活动的开始、进行和结束过程中所产生或接收的记录信息，该记录信息由足以为其活动提供凭证内容、背景和结构而构成，而不管记录的形式或载体如何。’在这里，内容、背景和结构成为构成文件的三种要素，内容指文件中所包含的表达组织意图的信息；背景是指能够证明文件形成过程和文件之间相互关系的信息。包括表示文件来源与传送目的地的信息以及与内容信息相关的其他信息，如发文者、签发人、文件生成日期、收文者等：结构是指文件内容信息的组织表达方式，如文字的段落安排，电子文件所使用的代码、格式以及载体、附件等方面的信息。关于文件是其内容、背景(上下文)与结构的统一体的观点，对于理解和管理电子文件是十分重要的。”这里的“电子文件”概念以及对“电子文件”管理的要求，实际上正是“电子档案”的概念及对其管理的要求。这里对“电子文件”管理对内容、背景和结构的管理要求，应该是针对电子档案管理来说的，这些要求都是为了保证记录其形成全过程的全部信息齐全，使其原始的历史记录真实可靠。而对电子文件管理来说，则并不需要这些。对电子文件的管理只需要快速传递其信息内容就行。在电子政务网中人们无论是了解文件内容信息还是办事运行文件，并不需要了解其背景和结构信息，更无需(也不可能)鉴定其背景和结构信息的真实性和完整性，所以说，关于内容、背景和结构的统一体的观点，应该说对了解和管理电子档案十分重要，而对电子文件的管理和使用则并非如此。造成对电子文件管理和电子档案管理的误读以及对电子文件管理的“担忧和不解”，正是在文件是档案的前身的观点下对文件管理和档案管理的认识造成的。而在这种观点下是理不清两者关系的。档案形成在前的观点能够厘清文件管理与档案管理的区别，档案形成在前，所以，档案管理在前，文件管理在后。对于电子档案的管理可以理直气壮名正言顺地从电子档案的形成开始就对其实行全过程管理，至于对电子文件的管理，那不是档案人要管的。更不必对其“担忧和不解”。
2．5 厘清档案与其他信息记录材料(或称文献)的区别
档案是一个复杂的事物，如何区别档案与其他信息记录材料(或称文献)是档案学的基本问题之一。随着信息时代的到来，如何区别它们显得尤其复杂。而在文件是档案的前身的观点下是很难厘清的。陈兆祦先生认为：“文件与其他信息记录材料(或称文献)的区别在于制作或形成信息记录材料的目的不同。‘为履行法定职责或处理事务’的目的而制作的信息记录材料，是文件：为市场上出售、传播信息的目的制作的，就是一般的信息记录材料(或称文献)。所以，文件论认为图书、报刊以及其他信息记录材料形成之初，一般也经历了作为文件的过程。”如出版图书，“在出版工作中形成的著作原稿、校样、审稿意见和编辑加工整理记录以及自己留存和送交作者、出版管理部门的样书，都是出版社为出版某一部书的目的而制作或形成的文件(书稿文件)：而发送和出售到书店、图书馆以及读者手里的书，也是一种信息记录材料(或称文献)。但不是文件了。”这种观点有几点疑问：一是出版社出版图书总不是为形成“文件”而出版图书吧?出版图书的目的只有一个就是在市场上出售传播信息。二是像《国务院公报》、《河南政报》、法律法规汇编或单行本等图书、刊物，出版它们的目的除了传播信息外，主要是让它们起到文件的作用，它们实际上就是文件汇编或单份文件，是办事的依据。而非一般的信息记录材料。三是公文一般都要批量印制，少则几份，多则数千份，这些文件要发送和出售(许多文件汇编是要付款的)到有关单位和人员手里，起到传播政务信息的作用，这与图书、报刊的发送和出售没有什么两样，但按陈先生的观点，这些公文就不再是文件而是一般的信息记录材料了，对于文件、档案与其他信 息记录材料的区别还有另一种说法。何嘉荪先生认为：“我们同意陈兆祦等同志的观点，认为图书、报纸、杂志等在形成过程中也经历了文件的阶段，它们的原稿、校样、清样或样本等，应该属于文件范畴并且有可能作为档案保存，”“然而批量印发的图书、报纸、杂志等则与之不同。”“从内容上说，它们是对任何原始信息(包括文件信息)进行汇集、加工、整理而成的：从形式上看，它们是以相应的标准化格式和版面进行规范的，不带有任何原始痕迹，故一般意义上的图书、报纸、杂志等信息记录材料，不具备‘直接形成和使用’的特征。”这种观点同样有疑问：按照经典档案学的理论，一般公文也有原稿、草稿、定稿和文件正本，一般是定稿和文件正本同时归档保存，这种现象与图书、报纸、杂志的原稿、校样、清样或样本一同作为档案保存没有什么两样。同是批量印制后，文件以相应的标准化格式和版面进行规范，具备直接形成和使用的特征，是带有原始痕迹的信息记录材料，而图书、报纸、杂志的相应的标准化格式等，都是“不带有任何原始痕迹”的信息记录材料，为什么同样形式其性质的差别这么大呢?为什么同是“文件”的公文保留了原始痕迹成为档案，而图书、报纸、杂志失去了原始痕迹成为图书、报纸、杂志呢?是什么原因使相同的“文件”最后成为不同的事物呢?事实上，无非是想扩大文件概念把所有的档案都网罗进去，来维持文件是档案的前身的观点，结果是漏洞百出。
档案形成在前的观点，厘清了档案与其他信息记录材料(或称文献)的区别。档案形成在前，是原始的历史记录，档案又是一种信息记录材料(或称文献)，档案是原始的信息记录材料(或称文献)，而其他信息记录材料，如图书、报纸、杂志等，也同文件一样都是档案的复制件。它们这种关系从古至今就没有改变。“人类最早产生的比较完备的记录形式当首推档案了，而其他记录形式则是随着历史的发展，适应社会需要逐步产生的，它们在某些方面取代或发展了档案的功能”，“许多其他记录形式部分地源于或派生于档案”。档案产生之初，只有档案之意，随着社会的发展，档案又有了文件、图书的功能，它们经历了几位一体的阶段，又由于社会发展，办事管理、传播信息的需要，要大量制作复制件才能满足需求，再加上社会分工的细化，文件、图书从档案中分化出来，文件的分化在于它的办事管理功能，图书的分化在于它的传播功能。尽管文件、图书和档案分道了，但并没有改变档案的原始记录的性质，对档案来说，图书、文件只是发展了档案的功能，增加了大量的复制件。至于报纸、杂志等可以说是从图书中分化出来的，它们也是档案的复制件。信息时代的到来，档案与其他信息记录材料(或称文献)的载体形式都有了前所未有的变化，在计算机网络系统中变得不再好区别，又让人们有了几位一体的感觉，但是，档案与文件、图书、报纸、杂志等其他信息记录材料的关系并没有改变，它们仍然是复制与被复制的关系，档案依旧是原始记录，承担着记忆的职能，文件承担着办事管理的职能，图书、报纸、杂志等承担着传播职能。
关键词：档案形成在前档案学 理论 危机 意义
经典的档案学理论认为“文件是档案的前身，档案是由文件转化而来的”，文件与档案是有区别的，与之相适应的是泾渭分明的文件管理和档案管理。然而，随着信息时代的到来，电子文件和电子档案的大量产生打破了这种格局。为了管理的需要，国内外档案界提出了“前端控制”、“全程管理”的思想，并提出“不应再人为地将之区分为‘文件管理’和‘档案管理’两个阶段”。在信息时代，文件与档案真的就没有区别了吗?如果它们没有了区别，那么档案学还有存在的必要吗?面对铺天盖地的电子文件，档案人感到了管理的危机并在积极应对，而对电子文件和电子档案的无区别认知，却并未引起档案人的重视，这正预示着档案学的危机，如果不能化解危机，档案学的消亡可能只是时间的问题。笔者提出的档案形成在前说，对于区别文件与档案，对于化解档案学的危机有着积极的理论意义。
1 档案学的危机
档案学的存在是由于档案的存在而存在的，如果没有了档案的概念，档案学也将随之消亡。信息时代，档案学正面临着消亡的危机，这不是危言耸听，可以看看事实。面对大量的电子档案，档案人感到了前所未有的挑战。提出的“前端控制”，就“是强调将管理措施介入到电子文件形成之初，从源头抓起，确保电子文件真实与完整”：还提出了“全程管理”，就是“根据电子文件的特点和管理要求，建立一个完整的管理体系，对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行全程管理”：国内外档案界还提出了电子文件生命周期理论，认为对电子文件“必须把所有各阶段文件的管理看作是一项综合性的系统工程，档案部门必须自始至终，从头到尾参与电子文件的全程管理”，“不应再人为地将之区分为‘文件管理’和‘档案管理’两个阶段”：国外还提出了文件连续体理论，其定义是：“从文件形成(包括形成前，文件管理系统设计)到文件作为档案保存和利用的管理全过程中连贯一致的管理方式”。从“前端控制”、“全程管理”和电子文件生命周期理论、文件连续体理论可以清晰地看出，它们都在有意无意地抹杀文件与档案的区别，模糊文件与档案的概念，不是有学者提出不应再区分“文件管理”和“档案管理”了吗?我们从中看到的只是对电子文件的管理，电子档案到哪里去了?如何对电子档案管理不得而知。而文件连续体理论中的管理对象就更模糊了，其管理的对象是文件?不是。是档案?也不是。是文件与档案的混合体?似乎也不是!是“文件连续体”?也似乎不是!因为，文件连续体定义既未说明其管理对象是“文件连续体”，也未说明什么是“文件连续体”(指管理对象)，文件连续体理论的管理对象究竟是什么是很难说清楚的。国外还有学者已经提出“模糊文件的分界线：电子文件的标准与实践”的观点，并预示“文件之间的分界线被模糊了，因此文件、文献和信息之间的差别、个人和组织之间的差别、中介机构和档案馆之间的差别也都消失了”。从上述不难看出，档案的概念正在消失，档案管理正在被电子文件管理所代替。在信息时代，没有了电子档案的概念，没有了对电子档案的管理，档案学还能存在吗?档案学还有存在的必要吗?即便是存在，那还是档案学吗?档案学并入文件学也只是时间的问题。而如果如国外学者预示的那样模糊文件分界线，文件、文献和信息之间的差别消失了，那么档案学将会被信息学所替代，而且，事实上在实践中已经有了这种征兆。我们来看看各高校档案专业院系的名称，近几年纷纷易名，不是与图书情报专业合并，就是改为信息资源管理院系，似乎档案概念连安身之地都没有了。再看档案专业教学，原有的档案管理课程“文书学、档案管理学、档案自动化管理，这三门课程呈现一种直线的讲授方式，分别介绍从文件到档案，进而在档案馆里进行档案信息处理的过程。而电子文件管理这门课程，却呈现一刀切、一竿子到底的现象，需要从系统设计说到电子文件的流程、管理及电子信息的永久保管，几乎包括了原先三门课程的主要内容。”也就是说电子档案管理的课程内容已经消失在电子文件管理课程之中了。目前，作为档案专业教材的主要有两种，一种是冯惠玲主编的《电子文件管理教程》，另一种是刘家真主编的《电子文件管理理论与实践》。从其名称上看，已经看不到档案的身影了：从内容上看，档案和电子档案的概念在其中已基本消失。“就国外而言，对电子文件和电子档案一般没有分别定义，甚至根本没有‘电子档案’这个概念”，“在国外‘电子档案’一词极为少见”。
档案学的这种危机应该引起档案界的重视。但是，这种危机在文件是档案的前身的观点下是无法解决的。因为，“前端控制”、“全程管理”和文件管理与档案管理的合并，就意味着“文件”的后身档案概念和档案管理概念的消失。上述一些国内外档案学者的观点和论述已经说明了这一点。
2 档案形成在前说的理论意义
面对档案学面临的危机，笔者提出了档案形成在前的观点，认为“档案形成在前，是文件的前身，文件则是档案的复制件”。…它对于化解档案学面临的危机有着积极的理论意义，
2．1 明确了档案概念
在文件是档案的前身的观点下的档案概念是不明晰的。被西方档案学家称为现代档案学基本理论的文件生命周期理论认为，“文件从其产生、成长到最终消亡或移交档案馆永久保存”，“是一个不断变化发展的完整的运动过程”，“文件运动到一定阶段便成为档案”。而具体在哪个阶段称档案由各国自己认定。我国著名档案学者何嘉荪先生从世界范围内对档案概念进行研究，把档案概念归为四种类型：第一种以美国为代表，“由于主张‘档案是经鉴定值得永久保存的文件’”，所以认为“文件只有运动到最后阶段”，“才能被称为档案”。第二种以法国和西班牙为代表，“由于主张‘任何自然人或法人，任何国家机关或组织，任何私人机构或部门，在自身活动中产生或收到的文件整体，不管其形成日期，形式和制成材料如何，都是档案’”，故认为“档案阶段开始于文件运动的现行阶段”。第三种是国际档案理事会主编的《多语种档案术语词典》提出的，该词典法语定义与法国一样。其“英语定义则指出，档案是‘由形成者或其职能的 继承者为自己利用，或由适当的档案馆因其档案价值而保存的经过挑选或未经挑选的非现行文件’”，“可以认为它将档案阶段的起始点限定在文件的现行性消失、暂存(休眠)阶段开始的时候”。第四种以中国为代表。“我国一般认为，档案阶段是在文书处理程序完毕归档保存时开始的。”“我国档案阶段的起始点实际上有两个：现行期和暂存(休眠)期开始的时候。”为解释不同国家存在不同档案概念的合理性，何先生认为：“什么样的‘文件，可以并且何时应转化为‘档案’或者应被视作‘档案’，”“是由人们的主体需要或主体意识决定的，”“主要取决于每个国家不同的客观需要。”就按“文件”被视作(“视作”明显带有人为的因素)“档案”是由人们的主体需要或主体意识决定的，但是，这里的“人们的主体需要”不等于某个国家“人们的主体需要”。档案不应该具有国家的属性，它不应该在这个国家是档案，而在另一个国家就不是档案。把“人们的主体需要”变成某个国家“人们的主体需要”，不仅缩小了“人们”的范围，也改变了“人们”的客观性。某个国家“人们的主体需要”其实质是某个国家档案工作者主观意志的放大。各国档案概念的差异不是“取决于每个国家不同的客观需要”，而是由于各国档案工作开展的范围不同造成的。各国的档案工作者没有从世界范围、古今范围去考察研究档案，而是各自把档案在各自开展档案工作以后其所具有的属性作为档案本身所固有的属性，再用以作为根据反过来认识什么是档案，从而把档案概念限制在各自开展的档案工作狭小的范围内，其档案概念深深地打上了各国档案工作者认识自己档案工作范围的印记。同时，不仅使档案成了人们可以任意指定的东西，而且人为地造成了档案概念的混乱。档案形成在前说认为档案一形成就是档案，档案不是文件运动到一定阶段的产物。它明确了档案概念，打破了对档案概念的混乱认识，去掉了某个国家“人们的主体需要”的限制，为人们正确认识档案提供了新的视角。
2．2 明确了档案管理的对象
管理学告诉我们，没有特定的管理对象就不可能产生相应的管理活动。“通常人们将管理看作是管理主体(管理者)为了达到某一预期目的对管理客体(管理对象)进行的一系列有组织、有意识的实践活动。”也就是说先有管理对象，而后有针对管理对象的管理活动。因而，档案是档案管理的对象，先有档案，而后有档案管理活动。这应该是没有异议的。然而，实际情况却并非如此。在文件是档案的前身的观点下，档案管理的对象是不明确的。从上述何先生对档案概念的分析中可看出，“鉴定”(美国型)、“产生或收到的文件整体”“都是档案”(法国和西班牙型)、“保存”(国际档案理事会型)、“归档”(中国型)，都是在人为指定某些东西是档案。这些人为指定的东西不仅是不一致的，而且管理活动与管理对象也是不一致的。本来档案管理活动与档案管理对象应该是一致的，档案管理活动管理的是档案，而不是其他。但是，从以上论述中可以看到档案管理活动管理的不是档案，是文件，而且是所谓不同阶段的文件。不仅如此，还颠倒了管理活动与管理对象的关系。先有档案管理活动(人为指定，如“鉴定”、“归档”等)，而后才有管理对象——档案(如“鉴定”、“归档”等的文件)。档案管理对象不明确的现象，在传统载体时代并未引起注意，在信息时代却被放大。由于电子档案的特性，而产生了所谓“前端控制”、“全程管理”、“文件连续体模式”等管理方式，但是对被管理的对象却被模糊得很难说清楚。对于电子文件生命周期理论中的“前端控制”、“全程管理”来说，在这种管理活动中管理的是什么?是文件?如果是文件，那么这种管理活动就不是档案管理活动，而且档案管理活动到哪里了?如果是档案，那么就应该称电子档案生命周期，“前端控制”的提法也是多余的，“全程管理”应该是对电子档案的全程管理，而不是对电子文件的全程管理。“文件连续体模式”中管理的对象是什么?上文已述，更是模糊的难以说清。实际上，在文件是档案的前身的观点下，不论是传统的档案学理论还是电子文件生命周期理论和文件连续体理论是不可能说清的。档案形成在前的观点，明确了档案管理的对象，档案管理的对象就是档案。这对正确开展档案管理活动有着积极的意义。
2．3 厘清了档案与文件的区别
档案与文件有没有本质的区别?肯定有区别，否则就没有必要在“文件”概念之外，再创造一个“档案”概念。文件是档案的前身的观点，也承认文件与档案是有本质区别的。但是，电子文件和电子档案的出现，打破了这种格局，为了管理的需要，提出了“前端控制”、“全程管理”的思想和电子文件生命周期理论、文件连续体理论，而它们却正在抹杀文件与档案的区别。为了区别文件与档案，它们不得不面对“电子文件是从何时开始转化为‘档案’的”问题。为此，何嘉荪先生从世界范围对文件与档案的本质区别进行了研究，他认为：从“文书处理程序完毕”、“历史性”、“原始性”、“具有保存价值的”和“发挥作用是否相同的”等方面都不能作为区别文件与档案的标准。他认为：“档案是人们按照一定规律有意识保存下来的文件有机整体：文件则是‘自然’形成的，这才是两者之间的本质区别。”就是说档案的本质“是人们按照一定规律有意识保存下来的”，但这种本质：第一，并非档案所独有，如图书馆保存的图书、情报部门保存的情报文献，还有某个单位、某个个人保存的资料等，哪一个不是“人们按照一定规律有意识保存下来的”呢?第二，这种本质实质上明明白白告诉我们档案就是人为的指定物，而且是档案工作者的人为指定物：第三，何先生的观点实质上把许多档案都排斥在档案之外，他所指的有这种本质的档案实际上仅存在于档案室和档案馆之中。何先生也认为：“如果有些文件根据人们的总体上的主体需要必须保存，却由于种种原因实际上未能集中保存，这些文件仍然应该是档案”。但是这种档案却没有何先生认为的档案的本质属性，这又如何解释?既然没有档案的本质属性，怎么“仍然应该是档案”呢?这不是自相矛盾吗?从实质上讲何先生观点中的文件与档案并没有本质区别。那么档案与文件的本质区别是什么呢?这就是笔者提出的：档案形成在前，档案是原始的历史记录，文件形成在后，文件是档案的复制件，档案是记忆工具，文件是办事工具。对于电子文件和电子档案来说也是如此。详细论述请参阅拙作《档案形成在前说对电子档案管理的启示》(见《档案管理》2007年第3期)。
2．4 厘清了文件管理和档案管理的区别
按照文件是档案的前身的观 点，文件管理和档案管理是有区别的，区别在于“文件管理与档案管理是文件运动过程中的不同管理阶段”，“文件管理是档案管理的前提”，“档案管理是文件管理的继续和发展”。然而，电子文件和电子档案的出现，使原有的管理方式不再适应新的形势，于是，提出了“前端控制”、“全程管理”等管理模式，认为：“对电子文件必须建立一个完整的管理体系，对其整个生命周期进行全程管理，”“不应再人为地将之区分为‘文件管理’和‘档案管理’两个阶段”。也就是将两者合二为一，实为取消档案管理。虽然这些观点炒得异常火热，只要一谈档案管理，必谈“前端控制”、“全程管理”等，而且干脆只称电子文件管理，而取消电子档案管理的概念。但是，实际情况并没有档案人讨论的那么火热，各产生文件的机构组织并不领情，他们只管进行他们的文件管理，对档案人提出的“前端控制”、“全程管理”基本上置之不理，无论中外基本如此。如“美国、加拿大、新加坡等电子政务水平较高的国家在分析、评估电子政务实施状况时认为：‘从全球的角度来看，令人担忧和不解的是电子政务的实施怎能忽视文件的管理!’”我国的电子文件管理也处于或“电子文件‘有人办。无人管’”，或“电子文件有保存无管理”，或“自发探究新的管理方法”。其实，上述对电子政务中电子文件管理的看法和评价，都是档案人做出的，而这种评价明显地带有偏差。试想一些电子政务运行了很长时间且水平较高的国家，而忽视电子文件的管理，这些电子政务怎么能运行，试想没有电子文件管理的电子政务还能实施、运行、存在吗?尽管档案人在“担忧和不解”，但是电子政务依旧在迅猛发展且有效运行，是不是该反思我们为什么“担忧和不解”呢?为什么档案人提出“前端控制”、“全程管理”要将档案管理提前到文件管理中而别人并不领情呢?事实上，档案人的这种“担忧和不解”的评估是认识上的偏差造成的，是在文件是档案的前身的观点下，认为“档案管理是文件管理的继续和发展”造成的。档案人说的电子文件管理，实质上指的应是电子档案管理而非电子文件管理。文件是办事的工具，是“信息传递的一种工具”，文件管理是“为国家机关和其他社会组织的科学、正确决策提供文件信息支持，其工作目的是最大限度地满足其职能部门的文件信息需求，如通过文件运转、处理的一系列工作环节，为机关实现自身的职能提供高效优质的信息服务”。也就是说，及时快速地传递文件信息、让文件高效运转是文件管理的主要内容，电子政务中的电子文件管理实质上已经能够满足这些需求。这正是不管档案人如何“担忧和不解”，电子政务照样迅猛发展实施运行的原因。而档案人所说的“电子文件管理”并非如此。国际档案理事会制定的“《电子文件管理指南》中的文件概念是：‘文件是由机构或个人在其活动的开始、进行和结束过程中所产生或接收的记录信息，该记录信息由足以为其活动提供凭证内容、背景和结构而构成，而不管记录的形式或载体如何。’在这里，内容、背景和结构成为构成文件的三种要素，内容指文件中所包含的表达组织意图的信息；背景是指能够证明文件形成过程和文件之间相互关系的信息。包括表示文件来源与传送目的地的信息以及与内容信息相关的其他信息，如发文者、签发人、文件生成日期、收文者等：结构是指文件内容信息的组织表达方式，如文字的段落安排，电子文件所使用的代码、格式以及载体、附件等方面的信息。关于文件是其内容、背景(上下文)与结构的统一体的观点，对于理解和管理电子文件是十分重要的。”这里的“电子文件”概念以及对“电子文件”管理的要求，实际上正是“电子档案”的概念及对其管理的要求。这里对“电子文件”管理对内容、背景和结构的管理要求，应该是针对电子档案管理来说的，这些要求都是为了保证记录其形成全过程的全部信息齐全，使其原始的历史记录真实可靠。而对电子文件管理来说，则并不需要这些。对电子文件的管理只需要快速传递其信息内容就行。在电子政务网中人们无论是了解文件内容信息还是办事运行文件，并不需要了解其背景和结构信息，更无需(也不可能)鉴定其背景和结构信息的真实性和完整性，所以说，关于内容、背景和结构的统一体的观点，应该说对了解和管理电子档案十分重要，而对电子文件的管理和使用则并非如此。造成对电子文件管理和电子档案管理的误读以及对电子文件管理的“担忧和不解”，正是在文件是档案的前身的观点下对文件管理和档案管理的认识造成的。而在这种观点下是理不清两者关系的。档案形成在前的观点能够厘清文件管理与档案管理的区别，档案形成在前，所以，档案管理在前，文件管理在后。对于电子档案的管理可以理直气壮名正言顺地从电子档案的形成开始就对其实行全过程管理，至于对电子文件的管理，那不是档案人要管的。更不必对其“担忧和不解”。
2．5 厘清档案与其他信息记录材料(或称文献)的区别
档案是一个复杂的事物，如何区别档案与其他信息记录材料(或称文献)是档案学的基本问题之一。随着信息时代的到来，如何区别它们显得尤其复杂。而在文件是档案的前身的观点下是很难厘清的。陈兆祦先生认为：“文件与其他信息记录材料(或称文献)的区别在于制作或形成信息记录材料的目的不同。‘为履行法定职责或处理事务’的目的而制作的信息记录材料，是文件：为市场上出售、传播信息的目的制作的，就是一般的信息记录材料(或称文献)。所以，文件论认为图书、报刊以及其他信息记录材料形成之初，一般也经历了作为文件的过程。”如出版图书，“在出版工作中形成的著作原稿、校样、审稿意见和编辑加工整理记录以及自己留存和送交作者、出版管理部门的样书，都是出版社为出版某一部书的目的而制作或形成的文件(书稿文件)：而发送和出售到书店、图书馆以及读者手里的书，也是一种信息记录材料(或称文献)。但不是文件了。”这种观点有几点疑问：一是出版社出版图书总不是为形成“文件”而出版图书吧?出版图书的目的只有一个就是在市场上出售传播信息。二是像《国务院公报》、《河南政报》、法律法规汇编或单行本等图书、刊物，出版它们的目的除了传播信息外，主要是让它们起到文件的作用，它们实际上就是文件汇编或单份文件，是办事的依据。而非一般的信息记录材料。三是公文一般都要批量印制，少则几份，多则数千份，这些文件要发送和出售(许多文件汇编是要付款的)到有关单位和人员手里，起到传播政务信息的作用，这与图书、报刊的发送和出售没有什么两样，但按陈先生的观点，这些公文就不再是文件而是一般的信息记录材料了，对于文件、档案与其他信 息记录材料的区别还有另一种说法。何嘉荪先生认为：“我们同意陈兆祦等同志的观点，认为图书、报纸、杂志等在形成过程中也经历了文件的阶段，它们的原稿、校样、清样或样本等，应该属于文件范畴并且有可能作为档案保存，”“然而批量印发的图书、报纸、杂志等则与之不同。”“从内容上说，它们是对任何原始信息(包括文件信息)进行汇集、加工、整理而成的：从形式上看，它们是以相应的标准化格式和版面进行规范的，不带有任何原始痕迹，故一般意义上的图书、报纸、杂志等信息记录材料，不具备‘直接形成和使用’的特征。”这种观点同样有疑问：按照经典档案学的理论，一般公文也有原稿、草稿、定稿和文件正本，一般是定稿和文件正本同时归档保存，这种现象与图书、报纸、杂志的原稿、校样、清样或样本一同作为档案保存没有什么两样。同是批量印制后，文件以相应的标准化格式和版面进行规范，具备直接形成和使用的特征，是带有原始痕迹的信息记录材料，而图书、报纸、杂志的相应的标准化格式等，都是“不带有任何原始痕迹”的信息记录材料，为什么同样形式其性质的差别这么大呢?为什么同是“文件”的公文保留了原始痕迹成为档案，而图书、报纸、杂志失去了原始痕迹成为图书、报纸、杂志呢?是什么原因使相同的“文件”最后成为不同的事物呢?事实上，无非是想扩大文件概念把所有的档案都网罗进去，来维持文件是档案的前身的观点，结果是漏洞百出。
档案形成在前的观点，厘清了档案与其他信息记录材料(或称文献)的区别。档案形成在前，是原始的历史记录，档案又是一种信息记录材料(或称文献)，档案是原始的信息记录材料(或称文献)，而其他信息记录材料，如图书、报纸、杂志等，也同文件一样都是档案的复制件。它们这种关系从古至今就没有改变。“人类最早产生的比较完备的记录形式当首推档案了，而其他记录形式则是随着历史的发展，适应社会需要逐步产生的，它们在某些方面取代或发展了档案的功能”，“许多其他记录形式部分地源于或派生于档案”。档案产生之初，只有档案之意，随着社会的发展，档案又有了文件、图书的功能，它们经历了几位一体的阶段，又由于社会发展，办事管理、传播信息的需要，要大量制作复制件才能满足需求，再加上社会分工的细化，文件、图书从档案中分化出来，文件的分化在于它的办事管理功能，图书的分化在于它的传播功能。尽管文件、图书和档案分道了，但并没有改变档案的原始记录的性质，对档案来说，图书、文件只是发展了档案的功能，增加了大量的复制件。至于报纸、杂志等可以说是从图书中分化出来的，它们也是档案的复制件。信息时代的到来，档案与其他信息记录材料(或称文献)的载体形式都有了前所未有的变化，在计算机网络系统中变得不再好区别，又让人们有了几位一体的感觉，但是，档案与文件、图书、报纸、杂志等其他信息记录材料的关系并没有改变，它们仍然是复制与被复制的关系，档案依旧是原始记录，承担着记忆的职能，文件承担着办事管理的职能，图书、报纸、杂志等承担着传播职能。