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摘要：电子档案的独特性决定了电子档案的开发和利用比传统档案更加快捷、方便，更具实用性。要加强档案的开发利用，实现信息资源的共享。 有效的电子档案是实现人类社会原始历史记录在信息时代得以真实、完整、可靠保管的有力保证。
关键词：档案管理电子档案 应用与作用
中图分类号：G271文献标识码： A
引言
随着计算机网络技术的出现和发展 , 带来计算 机发展和应用领域的又一次飞跃 ，网络信息化时代的到来，出现了新的文件方式——电子文件，使 办公自动化、标准化、网络化渐趋完善，政府部门使用办公自动化管理系统代替以往手续繁杂的办公行文、来往函件，许多日常工作可以直接在计算机和网络上办结，文件从产生到处理结案几乎可以不使用纸和笔。随着先进的技术和管理方式而出现了新的文件方式---电子文件。
一、电子档案
电子文件有别于传统的档案文件，它必须通过复杂的编码和解码过程，才能提供利用，与载体没有必然的联系，它可以复制并存储于不同介质之中，利用者只要获得允许，就可以随时随地调出查阅所需的档案信息。面对全新的电子文件管理形式，传统的档案管理方式和方法已经无法适应， 因此，适应现代管理制度是由电子档案部门集中统一管理电子文件，对电子文件采取社会化、自动化、标准化、网络化管理，它不由文件形成部门或其它非专业部门来管理电子文件，也和传统的档案管理方式有所区别。
首先，电子档案的归档时间与传统档案不同。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名封签认证，由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。
二、档案管理
其次，电子文件的归档方式与传统档案不同。电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定， 某些鉴别文件原始凭证性的關键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护， 保证文件在传输、处理过程中不会出现错误， 以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性， 保证电子文件的法律凭证地位。
电子文件查询利用方式和传统档案不同。只有符合一定条件，利用者才能注册、登记成为电子文件中心或电子档案馆的会员，会员就可以通过远程登录等方式，经电子文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后，才可以查询有关的电子档案信息，并要进行借阅登记和缴纳查询费用。
三、应用与作用
1、在办公自动化系统中，电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，它便于修改、便于复制的特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异，甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。另外陈兆祦、和宝荣、王英玮合著的《档案管理学基础》也多次提到档案工作对客观性的要求。
2、电子文件档案化管理对档案部门、对电子文件形成部门都具有现实意义。档案部门在积极参与电子文件档案化管理的同时，应和技术部门、 法律界和文件形成部门等各行各业人士密切配合，增强他们的档案管理、档案法制意识，以确保电子文件档案化管理工作顺利开展。因此 , 为了在信息时代能够 迅速改变着人们的生活和工作方式 , 顺利地开展档案工作 , 完成为人类社会保存原始历史记录的档案使命 , 我们必须及时了解和掌 握各种新兴的信息记录 , 存储技术 , 这是应对信息技术对档案工作挑战的前提和基础 .
3、与传统档案管理工作模式相比，电子文件的管理在档案管理工作中的优势非常明显。经过认真、细致的分析，科学规范档案管理，做好档案的开发和利用工作。档案信息电子化的作用主要有以下几个方面：
3.1、可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。
3.2、缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。
3.3、档案信息电子化，可一次投入，多次产出，可改变信息加工工作受经费限制的局面。
3.4、档案信息电子化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各个部门，就扩大了社会影响，拓宽了服务范围，档案部门的地位自然也就得到了提高。
3.5、档案信息电子化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。
4、结束语
电子档案的开发利用应充分发挥计算机信息采集、综合统计的功能。因此，在原有平面结构基础上，又增加了一项档案信息载体内容，就构成三维空间，形成了立体化的管理结构。 电子档案的独特性决定了电子档案的开发和利用比传统档案更加快捷、方便，更具实用性。做好档案的开发和利用是档案管理自身价值的重要体现，档案开发利用已经成为全社会重要的不可或缺的信息资源。要加强档案的开发利用，实现信息资源的共享。档案人员只有灵活掌握这两种相辅相成的思维模式才能在档案信息的开发中熟练应用。这样才能提高档案信息的社会化、标准化、自动化、网络化管理，加强电子文件的档案管理工作，以确保电子文件档案化管理工作顺利开展， 为电子文件档案信息资源共享做出应有的贡献。
参考文献：
陈兆祦,和宝荣,王英玮.档案管理学基础(第三版)[M].北京:中国人民大学出版社,2005,116-117 唐雪妍.《浅谈电子档案的管理》[J].兰台世界.2006(15). 张文亮.《关于电子档案管理的思考》[J].云南档案 2008(9). 赵晏.《浅谈加强电子档案管理》[J].商业文化(学术版) 2009（12）.
王向明.档案管理学原理[M].上海:上海大学出版社,2009,9(1):87
关键词：档案管理电子档案 应用与作用
中图分类号：G271文献标识码： A
引言
随着计算机网络技术的出现和发展 , 带来计算 机发展和应用领域的又一次飞跃 ，网络信息化时代的到来，出现了新的文件方式——电子文件，使 办公自动化、标准化、网络化渐趋完善，政府部门使用办公自动化管理系统代替以往手续繁杂的办公行文、来往函件，许多日常工作可以直接在计算机和网络上办结，文件从产生到处理结案几乎可以不使用纸和笔。随着先进的技术和管理方式而出现了新的文件方式---电子文件。
一、电子档案
电子文件有别于传统的档案文件，它必须通过复杂的编码和解码过程，才能提供利用，与载体没有必然的联系，它可以复制并存储于不同介质之中，利用者只要获得允许，就可以随时随地调出查阅所需的档案信息。面对全新的电子文件管理形式，传统的档案管理方式和方法已经无法适应， 因此，适应现代管理制度是由电子档案部门集中统一管理电子文件，对电子文件采取社会化、自动化、标准化、网络化管理，它不由文件形成部门或其它非专业部门来管理电子文件，也和传统的档案管理方式有所区别。
首先，电子档案的归档时间与传统档案不同。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名封签认证，由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。
二、档案管理
其次，电子文件的归档方式与传统档案不同。电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定， 某些鉴别文件原始凭证性的關键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护， 保证文件在传输、处理过程中不会出现错误， 以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性， 保证电子文件的法律凭证地位。
电子文件查询利用方式和传统档案不同。只有符合一定条件，利用者才能注册、登记成为电子文件中心或电子档案馆的会员，会员就可以通过远程登录等方式，经电子文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后，才可以查询有关的电子档案信息，并要进行借阅登记和缴纳查询费用。
三、应用与作用
1、在办公自动化系统中，电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，它便于修改、便于复制的特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异，甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。另外陈兆祦、和宝荣、王英玮合著的《档案管理学基础》也多次提到档案工作对客观性的要求。
2、电子文件档案化管理对档案部门、对电子文件形成部门都具有现实意义。档案部门在积极参与电子文件档案化管理的同时，应和技术部门、 法律界和文件形成部门等各行各业人士密切配合，增强他们的档案管理、档案法制意识，以确保电子文件档案化管理工作顺利开展。因此 , 为了在信息时代能够 迅速改变着人们的生活和工作方式 , 顺利地开展档案工作 , 完成为人类社会保存原始历史记录的档案使命 , 我们必须及时了解和掌 握各种新兴的信息记录 , 存储技术 , 这是应对信息技术对档案工作挑战的前提和基础 .
3、与传统档案管理工作模式相比，电子文件的管理在档案管理工作中的优势非常明显。经过认真、细致的分析，科学规范档案管理，做好档案的开发和利用工作。档案信息电子化的作用主要有以下几个方面：
3.1、可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。
3.2、缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。
3.3、档案信息电子化，可一次投入，多次产出，可改变信息加工工作受经费限制的局面。
3.4、档案信息电子化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各个部门，就扩大了社会影响，拓宽了服务范围，档案部门的地位自然也就得到了提高。
3.5、档案信息电子化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。
4、结束语
电子档案的开发利用应充分发挥计算机信息采集、综合统计的功能。因此，在原有平面结构基础上，又增加了一项档案信息载体内容，就构成三维空间，形成了立体化的管理结构。 电子档案的独特性决定了电子档案的开发和利用比传统档案更加快捷、方便，更具实用性。做好档案的开发和利用是档案管理自身价值的重要体现，档案开发利用已经成为全社会重要的不可或缺的信息资源。要加强档案的开发利用，实现信息资源的共享。档案人员只有灵活掌握这两种相辅相成的思维模式才能在档案信息的开发中熟练应用。这样才能提高档案信息的社会化、标准化、自动化、网络化管理，加强电子文件的档案管理工作，以确保电子文件档案化管理工作顺利开展， 为电子文件档案信息资源共享做出应有的贡献。
参考文献：
陈兆祦,和宝荣,王英玮.档案管理学基础(第三版)[M].北京:中国人民大学出版社,2005,116-117 唐雪妍.《浅谈电子档案的管理》[J].兰台世界.2006(15). 张文亮.《关于电子档案管理的思考》[J].云南档案 2008(9). 赵晏.《浅谈加强电子档案管理》[J].商业文化(学术版) 2009（12）.
王向明.档案管理学原理[M].上海:上海大学出版社,2009,9(1):87