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基建档案是指在基建管理和基建工程项目活动中直接形成的，有保存价值的文字、图表及声像载体材料等真实记录。随着时间的推移，其利用和参考价值将会越来越大，任何基本建设缺少基建档案，就缺少了使用和改造的依据，它不仅反映了该建筑物的变化和发展，为企业规划、建设、管理工作提供现状和历史依据，也对企业的经济建设发挥着重要作用。
一、影响基建档案收集的主要因素
1．领导对档案工作的重视程度
领导对档案工作重视与否，是能否搞好基建档案工作的主要因素。领导如果不把档案工作放到应有的位置，认为档案是软任务，可有可无，可抓可不抓，必然会出现基建档案无人管、无人抓、无人收的现象。有些领导往往重视生产系统，牢牢抓住工程质量关，而轻视信息系统，忽视档案管理这一关，从而出现基建档案多处存放，无法实行集中统一管理的混乱局面。反之，如果领导实行了硬件、软件一起抓，采取了任务到人，那么不仅工程质量优，而且整个工程项目的归档材料也会齐全、完整。
2．档案资料不准确
一个工程的档案资料从竣工到归档最少需半年的时间，一个工程的建设从立项到设计、施工、竣工，往往都是跨年度的，所以档案资料形成的时间较长，一些在施工中临时发生的变更，由于施工人员对档案重要性认识不足，往往很难反映到竣工资料中。档案人员只懂档案知识，不懂工程技术知识，交来什么，收集什么，难以确定档案的内容是否真实反映工程竣工时的实际情况和建设过程，判断不清是否图物相符，不能有效识别技术数据是否准确可靠。这些原因造成一些工程档案资料的不准确，给以后的提供利用工作带来不利。
3．声像档案收集难
①拍摄难。一方面表现在对工程建设原貌拍摄上难以控制，不少工程没有将开工前原貌拍摄记录下来。另一方面表现在对正在建设中的工程项目拍摄不完全，大多数工程没有从工程的前期、中期和后期等各环节进行拍摄。
②收集难。档案部门一般不负责拍摄工作，所以对拍摄时间、内容及拍摄数量不好掌握，工作往往处于被动，收集上难以控制。这些档案即使交给档案部门了，也是星星点点，很不完整。
二、提高基建档案收集利用的措施
1．加强领导，建立档案组织
抓好基建档案工作，首先要从思想上重视基建档案管理工作，提高认识，从监与管两方面入手，分管档案工作的领导应给以多方面的支持和提供可靠的保障，用规范化、标准化来要求档案的收集、整理、归档、保管和利用工作，建立起“内外”有别而又相互统一的档案管理网络。“内”就是要协调内部各职能部门增强档案意识，注重收集与及时移交，防止档案材料的散失；“外”就是要抓好每一个环节的档案收集，积极与设计、施工、监理等参建单位负责人与档案人员通力协作，以保证归档资料的完整、准确、系统。建立档案管理组织，不仅是行政管理的重要组成部分，而且是必须做好的一项基础性工作，因此，要明确有关人员与部门的职责，用制度管人，用制度办事，将基建档案工作作为硬任务列入工程条款，将基建档案工作以法律文书的形式规定下来，鼓励和支持档案管理人员深入现场收集档案资料。
2．建立科学的基建档案管理制度
企业单位要根据有关法规，按照统一领导、分级管理的原则，遵循档案自然形成规律，制定本单位基建档案收集、整理、保管、利用制度。严格规定归档内容、范围、时间、质量要求和归档手续，确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用。
3．实行基建档案的动态管理
档案人员随着工程建设有序进行，建立跟踪管理框架，加强与勘察单位、设计单位、施工单位的有机联系，形成多方信息反馈网络，以适应工程建设对档案管理的要求。基建档案工作要纳入各相关人员职责范围之中，把相关技术文件材料收集工作落实到人，做到建档工作与基建工作同步进行，工程建设过程中，要做到工程进度到哪个阶段，档案收集和管理工作跟踪到哪个阶段，要加强工程材料的积累、整编与审定。工程竣工验收时，要及时提交一整套合格的竣工图。使档案工作贯穿于工程建设全过程，实行动态管理。
4.提高档案人员素质，加强科学管理
档案工作的职责要求档案工作者必须具有高度的事业心和责任感，这样才能充分发挥其对档案工作的参谋、监督作用，真正提高档案工作的科学管理水平。作为档案工作者一定要积极主动地去收集材料，这样才不会使一些档案长期存放在个人手中，导致档案严重流失。同时也要争取各级人员对档案工作的重视，提高人们的档案意识，对已经收集的文字、图纸、图片、声像等资料，应根据基建档案形成的规律和特点，在便于保管和利用的前提下，进行科学分类整理，设置相应的归档类目，立卷做到格式统一、字迹工整、图像清晰，资料做到文件齐全、分类准确、体系鲜明、方便管理、方便利用，保存其整体功能。
5．挖掘档案潜在价值，提高档案利用效率
随着企业的发展，基建档案的利用越来越多，企业发展中需要提供的基建档案信息量也越来越大。根据基建档案实际提供利用工作情况，可以建筑物为单位，逐一从档案中摘录工程名称、施工单位、监理单位、开工日期、竣工日期、验收日期、合同编号、合同金额、招标编号等内容，建立机读目录数据库，使利用者可以方便、快捷、系统地检索与利用。
基建档案中的竣工图纸材料，是基建档案中利用率最高、查考价值最大、利用者范围最广的核心部分，应作为基建档案的“重中之重”，优先对其进行数字化处理，建成数据库，为自动化检索、提高档案信息利用率和实现档案资源共享服务。
随着单位基建规模的不断扩大和修缮事项的增多，基建档案的数量和变化也越来越大，各种新情况、新问题也会不断出现。因此基建档案的收集利用工作，任重而道远，除了档案人员的不断学习，丰富知识，还需要有领导重视、各部门支持等多方面的外部因素。
一、影响基建档案收集的主要因素
1．领导对档案工作的重视程度
领导对档案工作重视与否，是能否搞好基建档案工作的主要因素。领导如果不把档案工作放到应有的位置，认为档案是软任务，可有可无，可抓可不抓，必然会出现基建档案无人管、无人抓、无人收的现象。有些领导往往重视生产系统，牢牢抓住工程质量关，而轻视信息系统，忽视档案管理这一关，从而出现基建档案多处存放，无法实行集中统一管理的混乱局面。反之，如果领导实行了硬件、软件一起抓，采取了任务到人，那么不仅工程质量优，而且整个工程项目的归档材料也会齐全、完整。
2．档案资料不准确
一个工程的档案资料从竣工到归档最少需半年的时间，一个工程的建设从立项到设计、施工、竣工，往往都是跨年度的，所以档案资料形成的时间较长，一些在施工中临时发生的变更，由于施工人员对档案重要性认识不足，往往很难反映到竣工资料中。档案人员只懂档案知识，不懂工程技术知识，交来什么，收集什么，难以确定档案的内容是否真实反映工程竣工时的实际情况和建设过程，判断不清是否图物相符，不能有效识别技术数据是否准确可靠。这些原因造成一些工程档案资料的不准确，给以后的提供利用工作带来不利。
3．声像档案收集难
①拍摄难。一方面表现在对工程建设原貌拍摄上难以控制，不少工程没有将开工前原貌拍摄记录下来。另一方面表现在对正在建设中的工程项目拍摄不完全，大多数工程没有从工程的前期、中期和后期等各环节进行拍摄。
②收集难。档案部门一般不负责拍摄工作，所以对拍摄时间、内容及拍摄数量不好掌握，工作往往处于被动，收集上难以控制。这些档案即使交给档案部门了，也是星星点点，很不完整。
二、提高基建档案收集利用的措施
1．加强领导，建立档案组织
抓好基建档案工作，首先要从思想上重视基建档案管理工作，提高认识，从监与管两方面入手，分管档案工作的领导应给以多方面的支持和提供可靠的保障，用规范化、标准化来要求档案的收集、整理、归档、保管和利用工作，建立起“内外”有别而又相互统一的档案管理网络。“内”就是要协调内部各职能部门增强档案意识，注重收集与及时移交，防止档案材料的散失；“外”就是要抓好每一个环节的档案收集，积极与设计、施工、监理等参建单位负责人与档案人员通力协作，以保证归档资料的完整、准确、系统。建立档案管理组织，不仅是行政管理的重要组成部分，而且是必须做好的一项基础性工作，因此，要明确有关人员与部门的职责，用制度管人，用制度办事，将基建档案工作作为硬任务列入工程条款，将基建档案工作以法律文书的形式规定下来，鼓励和支持档案管理人员深入现场收集档案资料。
2．建立科学的基建档案管理制度
企业单位要根据有关法规，按照统一领导、分级管理的原则，遵循档案自然形成规律，制定本单位基建档案收集、整理、保管、利用制度。严格规定归档内容、范围、时间、质量要求和归档手续，确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用。
3．实行基建档案的动态管理
档案人员随着工程建设有序进行，建立跟踪管理框架，加强与勘察单位、设计单位、施工单位的有机联系，形成多方信息反馈网络，以适应工程建设对档案管理的要求。基建档案工作要纳入各相关人员职责范围之中，把相关技术文件材料收集工作落实到人，做到建档工作与基建工作同步进行，工程建设过程中，要做到工程进度到哪个阶段，档案收集和管理工作跟踪到哪个阶段，要加强工程材料的积累、整编与审定。工程竣工验收时，要及时提交一整套合格的竣工图。使档案工作贯穿于工程建设全过程，实行动态管理。
4.提高档案人员素质，加强科学管理
档案工作的职责要求档案工作者必须具有高度的事业心和责任感，这样才能充分发挥其对档案工作的参谋、监督作用，真正提高档案工作的科学管理水平。作为档案工作者一定要积极主动地去收集材料，这样才不会使一些档案长期存放在个人手中，导致档案严重流失。同时也要争取各级人员对档案工作的重视，提高人们的档案意识，对已经收集的文字、图纸、图片、声像等资料，应根据基建档案形成的规律和特点，在便于保管和利用的前提下，进行科学分类整理，设置相应的归档类目，立卷做到格式统一、字迹工整、图像清晰，资料做到文件齐全、分类准确、体系鲜明、方便管理、方便利用，保存其整体功能。
5．挖掘档案潜在价值，提高档案利用效率
随着企业的发展，基建档案的利用越来越多，企业发展中需要提供的基建档案信息量也越来越大。根据基建档案实际提供利用工作情况，可以建筑物为单位，逐一从档案中摘录工程名称、施工单位、监理单位、开工日期、竣工日期、验收日期、合同编号、合同金额、招标编号等内容，建立机读目录数据库，使利用者可以方便、快捷、系统地检索与利用。
基建档案中的竣工图纸材料，是基建档案中利用率最高、查考价值最大、利用者范围最广的核心部分，应作为基建档案的“重中之重”，优先对其进行数字化处理，建成数据库，为自动化检索、提高档案信息利用率和实现档案资源共享服务。
随着单位基建规模的不断扩大和修缮事项的增多，基建档案的数量和变化也越来越大，各种新情况、新问题也会不断出现。因此基建档案的收集利用工作，任重而道远，除了档案人员的不断学习，丰富知识，还需要有领导重视、各部门支持等多方面的外部因素。