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摘 要 独立学院作为高等教育领域迅速崛起的一支生力军,越来越受到教育界和社会的高度关注。教学秘书是独立学院最基层的教学管理人员,是连接教务处与院系之间、教师之间、师生之间教学活动的桥梁和纽带,其工作直接影响到整个教学秩序的稳定。
关键词 独立学院 教学秘书 教学管理 服务
中图分类号:G47 文献标识码:A
一、 独立学院教学秘书的管理职能
独立学院教学秘书是完成学院教学工作目标所不可缺的。为了完成该职位的工作目标,必须赋予它相应的职权,在工作过程中,更多的是院系领导授权,只有具有一定的权力,才可以利用相应的资源去实现组织的目标,同时还要规定其相应的责任,并且做到权责对等。因此,独立学院教学秘书是管理者,归纳起来,主要包括如下两项:
(一)计划职能。
教学秘书的工作就是执行计划的活动,是计划的具体实施者,教学秘书的计划职能主要体现在执行计划上,因为教学秘书80%的工作属于学校组织的例行型活动或者叫做程序型活动或者是常规型活动,教学管理中的计划主要就是这些程序型的活动,例如课程的安排、学籍管理和教学档案的建立、教学计划的制定、协助组织系里教学经验交流会或学术报告会,协助安排学生的实习和毕业论文的撰写或答辩组织学生英语四六级、计算机河北省一级、校内重考等大型考试的报名及准考证、成绩单的发放等。这些程序型的活动都是有章可循的,都有一定的标准,因此它可以提高教学秘书的工作效率,促进教学管理的规范化、标准化。
(二)协调职能。
由于教学秘书在院系各类教学活动中处于中心枢纽位置,能贯穿上下,沟通左右,联系内外, 起着联系“教”与“学”的纽带作用,特别是对独立学院教学秘书,更重要的是保持与其母体大学的联系,这就决定了协调关系是教学秘书工作中必须具备的基本职能。独立学院教学秘书的协调工作具体包括:一是与其母体大学的协调;二是与职能部门之间的协调;三是与其他院系之间的协调;四是行政与教学工作的协调;五是与教师的协调;六是与学生的协调;七是领导之间的协调。教学秘书必须清楚的认识到自己工作的协调职能,协调好各相关利益主体之间的关系,使管理角色体现得更具体、更直接,才能做好本职工作,提高教学管理工作的效率。
二、独立学院教学秘书的秘书职能
从本质上分析,教学秘书从事的工作是秘书职业,是秘书的一种类型。秘书是从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务,为决策及实施提供服务的人员。作为秘书,其工作内容包括文书处理工作、文稿撰拟工作、档案管理工作、会务工作、接待工作、公关工作及日常事务管理工作。独立学院教学秘书具有服务、参谋、信息处理和督导职能。
(一)服务职能。
教学秘书是服务者, 为教学和科研服务, 为教师服务, 为学生服务, 为院、系领导决策服务。教学秘书是学校教学计划的主要执行者,也是系级领导组织教学、管理教学的参与者和助手,而高等学校的主要任务是教学、科研,因此,教学秘书必须围绕学校这一中心工作,为教学、科研服务。教学秘书为院系年度的教学计划的制定, 各项教学管理措施的出台, 当好领导参谋和助手, 及时提供教学工作所需的部分资料和设备, 为教师和学生的学习提供支持与帮助, 将教师和学生反馈的信息及时通报院、系领导与教研室主任等。
(二)参谋职能。
教学秘书虽然不是直接决策者,但可以为院系教学领导科学决策提供必要的准确信息、依据和建议,起到参谋作用,可以协助系教学主任处理具体的教学管理中的事物,当好系教学主任的参谋和助手。教学秘书在当好参谋, 做好帮手的过程中,要以本职工作为核心, 这是为领导提供服务的基础,而有所创新则是更高要求, 这是提高服务质量的条件。现代科技的发展要求秘书工作手段不断开拓与创新, 才能为工作开辟更为广阔的服务领域, 提高服务的质量。
(三)信息处理职能。
教学秘书是独立学院各院系教学管理的得力助手,是各种教学管理信息上传下达的桥梁, 是联系学校教学管理部门与各院系以及学生的纽带,是学校和各院系常规教务教学管理的重要责任人。他处于一个组织的信息中心位置,不但要为领导的决策提供全方位的信息,而且在整个组织系统中起着信息交换站的作用。他们是教学的管理者和服务者, 更是信息的收集、加工和传递者。教学秘书工作在一定意义上是信息工作,及时地获取信息,迅速的处理信息,大量的储存信息,准确的提供信息,是教学秘书的基本职责。
(四)督导职能。
独立学院教学质量要想不断提高,就必须对日常的教学进行检查和监督, 从而不断发现日常教学中可能存在的问题和不足,并积极查找原因,不断完善。那么,处于教学检查和监督第一线的就应该是教学秘书, 其有责任将日常管理工作中存在的问题和情况及时反映给院系领导,提出自己的看法,必要时主动补缺拾遗,把领导的决策向下传递,把教师和学生的意见向上反馈,使领导全面了解教学情况,作出正确的判断和决定,使问题能够得到及时解决。
总之,作为教学秘书, 要更好地服务教学工作,就要以“立足本职, 开拓创新”为向导。创新是独立学院兴旺发达的不竭动力,教学秘书要紧紧跟上高等教育发展的新形势,解放思想,树立全新的意识和观念,通过学习和研究,在日常工作中提取出有价值的新思想、新方法,不断创新,与时俱进,在工作中发挥主动性、积极性和创造性。因此,教学秘书要具有创新精神,能敏锐地接受新事物、发现新问题,具有较强的判断力和洞察力,有较强的应变能力和适应性。只有这样,才能使教学管理保持旺盛的生命力。
(作者:燕山大学里仁学院教务部研究实习员,燕山大学信息工程学院电子科学与技术专业硕士研究生)
参考文献:
[1]郭兰,刘智群,李玉梅.关于独立学院教学管理的思考.华北煤炭医学院学报.2008(6).
[2] 颜金玲. 教学秘书在高等学校的“教”与“学”中的作用. 科学教育论坛.2006,(3).
[3] 朱烈 提高教学秘书的素质,改善教学管理质量. 教育研究,2008, (2).
关键词 独立学院 教学秘书 教学管理 服务
中图分类号:G47 文献标识码:A
一、 独立学院教学秘书的管理职能
独立学院教学秘书是完成学院教学工作目标所不可缺的。为了完成该职位的工作目标,必须赋予它相应的职权,在工作过程中,更多的是院系领导授权,只有具有一定的权力,才可以利用相应的资源去实现组织的目标,同时还要规定其相应的责任,并且做到权责对等。因此,独立学院教学秘书是管理者,归纳起来,主要包括如下两项:
(一)计划职能。
教学秘书的工作就是执行计划的活动,是计划的具体实施者,教学秘书的计划职能主要体现在执行计划上,因为教学秘书80%的工作属于学校组织的例行型活动或者叫做程序型活动或者是常规型活动,教学管理中的计划主要就是这些程序型的活动,例如课程的安排、学籍管理和教学档案的建立、教学计划的制定、协助组织系里教学经验交流会或学术报告会,协助安排学生的实习和毕业论文的撰写或答辩组织学生英语四六级、计算机河北省一级、校内重考等大型考试的报名及准考证、成绩单的发放等。这些程序型的活动都是有章可循的,都有一定的标准,因此它可以提高教学秘书的工作效率,促进教学管理的规范化、标准化。
(二)协调职能。
由于教学秘书在院系各类教学活动中处于中心枢纽位置,能贯穿上下,沟通左右,联系内外, 起着联系“教”与“学”的纽带作用,特别是对独立学院教学秘书,更重要的是保持与其母体大学的联系,这就决定了协调关系是教学秘书工作中必须具备的基本职能。独立学院教学秘书的协调工作具体包括:一是与其母体大学的协调;二是与职能部门之间的协调;三是与其他院系之间的协调;四是行政与教学工作的协调;五是与教师的协调;六是与学生的协调;七是领导之间的协调。教学秘书必须清楚的认识到自己工作的协调职能,协调好各相关利益主体之间的关系,使管理角色体现得更具体、更直接,才能做好本职工作,提高教学管理工作的效率。
二、独立学院教学秘书的秘书职能
从本质上分析,教学秘书从事的工作是秘书职业,是秘书的一种类型。秘书是从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务,为决策及实施提供服务的人员。作为秘书,其工作内容包括文书处理工作、文稿撰拟工作、档案管理工作、会务工作、接待工作、公关工作及日常事务管理工作。独立学院教学秘书具有服务、参谋、信息处理和督导职能。
(一)服务职能。
教学秘书是服务者, 为教学和科研服务, 为教师服务, 为学生服务, 为院、系领导决策服务。教学秘书是学校教学计划的主要执行者,也是系级领导组织教学、管理教学的参与者和助手,而高等学校的主要任务是教学、科研,因此,教学秘书必须围绕学校这一中心工作,为教学、科研服务。教学秘书为院系年度的教学计划的制定, 各项教学管理措施的出台, 当好领导参谋和助手, 及时提供教学工作所需的部分资料和设备, 为教师和学生的学习提供支持与帮助, 将教师和学生反馈的信息及时通报院、系领导与教研室主任等。
(二)参谋职能。
教学秘书虽然不是直接决策者,但可以为院系教学领导科学决策提供必要的准确信息、依据和建议,起到参谋作用,可以协助系教学主任处理具体的教学管理中的事物,当好系教学主任的参谋和助手。教学秘书在当好参谋, 做好帮手的过程中,要以本职工作为核心, 这是为领导提供服务的基础,而有所创新则是更高要求, 这是提高服务质量的条件。现代科技的发展要求秘书工作手段不断开拓与创新, 才能为工作开辟更为广阔的服务领域, 提高服务的质量。
(三)信息处理职能。
教学秘书是独立学院各院系教学管理的得力助手,是各种教学管理信息上传下达的桥梁, 是联系学校教学管理部门与各院系以及学生的纽带,是学校和各院系常规教务教学管理的重要责任人。他处于一个组织的信息中心位置,不但要为领导的决策提供全方位的信息,而且在整个组织系统中起着信息交换站的作用。他们是教学的管理者和服务者, 更是信息的收集、加工和传递者。教学秘书工作在一定意义上是信息工作,及时地获取信息,迅速的处理信息,大量的储存信息,准确的提供信息,是教学秘书的基本职责。
(四)督导职能。
独立学院教学质量要想不断提高,就必须对日常的教学进行检查和监督, 从而不断发现日常教学中可能存在的问题和不足,并积极查找原因,不断完善。那么,处于教学检查和监督第一线的就应该是教学秘书, 其有责任将日常管理工作中存在的问题和情况及时反映给院系领导,提出自己的看法,必要时主动补缺拾遗,把领导的决策向下传递,把教师和学生的意见向上反馈,使领导全面了解教学情况,作出正确的判断和决定,使问题能够得到及时解决。
总之,作为教学秘书, 要更好地服务教学工作,就要以“立足本职, 开拓创新”为向导。创新是独立学院兴旺发达的不竭动力,教学秘书要紧紧跟上高等教育发展的新形势,解放思想,树立全新的意识和观念,通过学习和研究,在日常工作中提取出有价值的新思想、新方法,不断创新,与时俱进,在工作中发挥主动性、积极性和创造性。因此,教学秘书要具有创新精神,能敏锐地接受新事物、发现新问题,具有较强的判断力和洞察力,有较强的应变能力和适应性。只有这样,才能使教学管理保持旺盛的生命力。
(作者:燕山大学里仁学院教务部研究实习员,燕山大学信息工程学院电子科学与技术专业硕士研究生)
参考文献:
[1]郭兰,刘智群,李玉梅.关于独立学院教学管理的思考.华北煤炭医学院学报.2008(6).
[2] 颜金玲. 教学秘书在高等学校的“教”与“学”中的作用. 科学教育论坛.2006,(3).
[3] 朱烈 提高教学秘书的素质,改善教学管理质量. 教育研究,2008, (2).