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摘要：档案工作标准化、规范化、结构模型化是实现档案管理科学化的重要环节，在做好文书处理工作的同时，则是实现档案工作规范化的重要基础工作。他们是文档工作管理中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，工作规范化、标准化与档案结构模型化结合的指导思想。
关键词：档案管理；规范化；模型
一、公文制发是推进档案工作规范化的基础
公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。
二、以我为主的立卷归档原则是推进档案工作规范化的重要环节
实现档案工作规范化的根本目标就是实现档案保管利用价值的最大化和完整化。检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化标准化，乃至现代化的一个重要原则。[1]它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工，要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。
三、高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证
案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。
四、档案结构模型
1档案的结构
事物都是以特定的结构形式存在的，每一种事物结构具有结构特性。对于档案结构的认识，档案学教材已有所涉猎，主要从档案的实体构成和档案的构成要素两条途径进行阐述。“文件是档案的因素，档案是文件的组合”[1]属于前者，“档案的信息和载体是构成档案的两个基本要素”属于后者。前者主要的目的在于说明档案馆、室的档案与单份文件的区别，强调档案的实体结构，可以为文件的整理和档案馆(室)藏提供理论依据。后者是对档案或文件自身构成要素的概括，虽然它并不说明文件和档案实体的馆藏意义，但这一认识对档案的信息整理和信息分类提供了理论依据，特别是电子文件的出现，文件信息可以自由地游离于原有的文件载体，使得电子文件的整理几乎完全成为文件的信息整理，所以档案文件的载体和信息的二元划分，为电子文件的整理提供了强有力的理论武器。我国档案学者何嘉荪教授提出主、客体全宗的理论，可以说都是对档案整理理论的探讨。[2]由此可见，F随着档案实践的不断发展和人们对档案实践认识的深化而变化，使之具有新的内涵。文件和档案的整理是档案实践的核心内容，贯穿于文件运动的全过程(单份文件→卷→类→全宗→馆藏)，它使散乱的文件具备了有机的结构特征。所以公式中的F不是档案的结构自身，但它是搭建档案结构的基本原则和方法。
2档案的结构数学模型
档案的结构是比较复杂的问题，随着档案实践的发展日趋复杂电子文件的出现，使得档案信息与载体合二为一，又可一分为二，我们可将其归納为A=F(C+I)，F是一种法则，文件实体和文件信息的有机组合经过F法则变换成为“典型的、科学意义上的”档案。F变换以建立档案文件之间的内在联系、搭建档案文件的有机结构为目的。A=F(C+I)中的C+I对于新的档案实践，尤其是电子文件、档案实践，具有非常重要的意义。在传统的以纸质档案为主导的档案实践活动中，一份文件的载体与信息是不可分的，文件信息相对于它的载体。这一时期，实际上C+I可以用一个字母表示。但自上个世纪80年代中期《中国档案分类法》问世以后，对传统的文件的结构和整理理论提出挑战。《中国档案分类法》虽然名为档案分类法，但它却不能直接用于档案室和档案馆实体的分类，《中国档案分类法》实质上是对档案信息的组织方法，而不是对档案室和档案馆实体档案的分类方法。由此人们第一次认识到，档案实体的整理和档案信息的组织是可以分离的。[3]正是由于这一原因，在上个世纪80年代中后期的档案管理学教材中，提出档案由文件载体和文件信息两大要素构成，顺理成章，将档案的分类也划分为实体分类和信息分类。何嘉荪教授在他主编的教材和与傅荣校博士合作的专著中将档案的实体整理和信息整理称之为“实体控制”和“智能控制”。
A=F(C+I)的异化及其意义。它概括了一般档案室和档案馆的纸质档案的结构关系，它具有普遍的适用性，但它也可以出现以下几种
异化形式，并且与档案工作实践中的特殊情况相对应。其实这一现象在以往的档案学研究中一直没有给予科学解释。在档案学教材中，我们一方面强调文件转化为档案的三个必要条件，必要条件之一就是没有经过整理的文件不是档案，另一方面又认为文件一经归档进入档案室和档案馆就成为档案，那么征集到档案馆、室的零散文件没有经过必要的整理，我们将它称为档案呢，还是文件呢?如果依照必要条件判断，它未经整理是文件，可是它又是档案馆的日常业务之一，而且我们将这项活动不叫做文件征集，而称为档案征集，在档案学教材中也将这部分内容设在档案工作的收集环节讲授，因此形成悖论。我们给出的档案结构模型的异化形式可以给它适当的解释。
近年来，电子文件的大量涌现直接影响到档案的整理理论和技术。电子文件的信息对载体的依赖不比当年，电子文件的信息相对独立，以至于电子文件在线传输时，其载体往往是不被考虑的，非到文件信息脱机保存时文件的载体才被重视。实际上，电子文件的整理过程已经演化为以著录为依托，以检索为手段的情报信息处理过程，它与电子文件脱机以后的实体保存并没有必然的内在联系，它们可以分别独立进行。因此文件C+I的两元表现形式，对于新的档案实践具有特殊的积极意义。对于脱机以前的电子文件的整理可表示为A=F(I)，而脱机以后的实体的分类保管亦可表示为A=F(C)，它们允许遵循不同的整理原则F，而且可以各自具有不同的结构。在目前以纸质文件为主导的档案整理中，实体整理(即档案室、馆的整理)以载体的排列为目的，按照历史原则(即档案文件之间的历史联系)进行，实现由文件一案卷一全宗一馆藏的实体结构；按照《中国档案分类法》对档案信息的分类，则遵循逻辑原则，形成与档案实体不同的档案信息的特殊结构。
关键词：档案管理；规范化；模型
一、公文制发是推进档案工作规范化的基础
公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。
二、以我为主的立卷归档原则是推进档案工作规范化的重要环节
实现档案工作规范化的根本目标就是实现档案保管利用价值的最大化和完整化。检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化标准化，乃至现代化的一个重要原则。[1]它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工，要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。
三、高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证
案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。
四、档案结构模型
1档案的结构
事物都是以特定的结构形式存在的，每一种事物结构具有结构特性。对于档案结构的认识，档案学教材已有所涉猎，主要从档案的实体构成和档案的构成要素两条途径进行阐述。“文件是档案的因素，档案是文件的组合”[1]属于前者，“档案的信息和载体是构成档案的两个基本要素”属于后者。前者主要的目的在于说明档案馆、室的档案与单份文件的区别，强调档案的实体结构，可以为文件的整理和档案馆(室)藏提供理论依据。后者是对档案或文件自身构成要素的概括，虽然它并不说明文件和档案实体的馆藏意义，但这一认识对档案的信息整理和信息分类提供了理论依据，特别是电子文件的出现，文件信息可以自由地游离于原有的文件载体，使得电子文件的整理几乎完全成为文件的信息整理，所以档案文件的载体和信息的二元划分，为电子文件的整理提供了强有力的理论武器。我国档案学者何嘉荪教授提出主、客体全宗的理论，可以说都是对档案整理理论的探讨。[2]由此可见，F随着档案实践的不断发展和人们对档案实践认识的深化而变化，使之具有新的内涵。文件和档案的整理是档案实践的核心内容，贯穿于文件运动的全过程(单份文件→卷→类→全宗→馆藏)，它使散乱的文件具备了有机的结构特征。所以公式中的F不是档案的结构自身，但它是搭建档案结构的基本原则和方法。
2档案的结构数学模型
档案的结构是比较复杂的问题，随着档案实践的发展日趋复杂电子文件的出现，使得档案信息与载体合二为一，又可一分为二，我们可将其归納为A=F(C+I)，F是一种法则，文件实体和文件信息的有机组合经过F法则变换成为“典型的、科学意义上的”档案。F变换以建立档案文件之间的内在联系、搭建档案文件的有机结构为目的。A=F(C+I)中的C+I对于新的档案实践，尤其是电子文件、档案实践，具有非常重要的意义。在传统的以纸质档案为主导的档案实践活动中，一份文件的载体与信息是不可分的，文件信息相对于它的载体。这一时期，实际上C+I可以用一个字母表示。但自上个世纪80年代中期《中国档案分类法》问世以后，对传统的文件的结构和整理理论提出挑战。《中国档案分类法》虽然名为档案分类法，但它却不能直接用于档案室和档案馆实体的分类，《中国档案分类法》实质上是对档案信息的组织方法，而不是对档案室和档案馆实体档案的分类方法。由此人们第一次认识到，档案实体的整理和档案信息的组织是可以分离的。[3]正是由于这一原因，在上个世纪80年代中后期的档案管理学教材中，提出档案由文件载体和文件信息两大要素构成，顺理成章，将档案的分类也划分为实体分类和信息分类。何嘉荪教授在他主编的教材和与傅荣校博士合作的专著中将档案的实体整理和信息整理称之为“实体控制”和“智能控制”。
A=F(C+I)的异化及其意义。它概括了一般档案室和档案馆的纸质档案的结构关系，它具有普遍的适用性，但它也可以出现以下几种
异化形式，并且与档案工作实践中的特殊情况相对应。其实这一现象在以往的档案学研究中一直没有给予科学解释。在档案学教材中，我们一方面强调文件转化为档案的三个必要条件，必要条件之一就是没有经过整理的文件不是档案，另一方面又认为文件一经归档进入档案室和档案馆就成为档案，那么征集到档案馆、室的零散文件没有经过必要的整理，我们将它称为档案呢，还是文件呢?如果依照必要条件判断，它未经整理是文件，可是它又是档案馆的日常业务之一，而且我们将这项活动不叫做文件征集，而称为档案征集，在档案学教材中也将这部分内容设在档案工作的收集环节讲授，因此形成悖论。我们给出的档案结构模型的异化形式可以给它适当的解释。
近年来，电子文件的大量涌现直接影响到档案的整理理论和技术。电子文件的信息对载体的依赖不比当年，电子文件的信息相对独立，以至于电子文件在线传输时，其载体往往是不被考虑的，非到文件信息脱机保存时文件的载体才被重视。实际上，电子文件的整理过程已经演化为以著录为依托，以检索为手段的情报信息处理过程，它与电子文件脱机以后的实体保存并没有必然的内在联系，它们可以分别独立进行。因此文件C+I的两元表现形式，对于新的档案实践具有特殊的积极意义。对于脱机以前的电子文件的整理可表示为A=F(I)，而脱机以后的实体的分类保管亦可表示为A=F(C)，它们允许遵循不同的整理原则F，而且可以各自具有不同的结构。在目前以纸质文件为主导的档案整理中，实体整理(即档案室、馆的整理)以载体的排列为目的，按照历史原则(即档案文件之间的历史联系)进行，实现由文件一案卷一全宗一馆藏的实体结构；按照《中国档案分类法》对档案信息的分类，则遵循逻辑原则，形成与档案实体不同的档案信息的特殊结构。