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当出现传染病爆发、自然灾害或者任何其他类型的大规模紧急事件时，IT部门员工可能需要在家中或者其他安全的地方开展工作，直到恢复正常的业务运维。
保持工作效率不变并确保必要的IT服务在整个紧急时期不间断地继续运行，这对IT领导和员工来说都是一项挑战。本文介绍的7个建议可以帮助企业即使在最坏的情况下，也能保持关键运维和活动正常进行。
1.组织起来
只要任务不涉及与企业物理资产的实际交互，大部分IT工作都可以远程进行。总部位于丹佛的定制软件开发公司Volare Systems的大部分员工都是远程工作，该公司老板Joe Wilson说，“设计和规划会议最好还是当面进行，但即使是这些会议也可以在家里通过屏幕共享和在线白板工具来很好地完成。”
卡内基梅隆大学泰珀商学院组织行为与理论副教授Anita Williams Woolley指出，任何一家拥有一套严格规范和操作程序的企业，都应该能够迅速组建可以远程工作的IT部门，或者转型为远程工作的IT部门。
医疗费用分担项目提供商OneShareHealth的IT主管Patrick Costa表示，成功组建一个远程部门的挑战更多的是在于领导方面，而不是技术。他回想起曾经出现过一次数据损坏问题，迫使他不得不从位于3个不同地点的员工那里尽快获得信息。Costa认为电话会议是处理这种情况的最好办法。他回忆说：“我们做出决定后，只用了不到五分钟的时间。如果你是一位与员工关系不错的IT领导，那么就会尽快召集远程员工，就像召集现场员工一样。”
2.选一个强有力的领导
取决于IT部门，远程员工所在部门的一个或者多个领导负责向首席信息官或者高级IT经理报告。远程工作指导和支持提供商远程领导项目（Remote leader Project）的联合创始人兼首席学习官Allison St.John提醒说，不管部门的规模多大，都不应仅根据技术专长来选择部门领导。她解释说：“最重要的是，部门领导必须具备很好的人际交往能力，这样才能使高技术和最熟练的员工能持续发挥自己的技术力量。”
Woolley指出，任何一个部门领导都应该具备较高的社交智慧和较强的协作能力，当所有或者大多数部门成员都在远程工作时，这一点便显得尤其重要了。
Woolley说：“研究表明，一个部门被分为远程工作和本地工作两部分时，最大的问题便出现了。那些身处本地的领导经常忘记向远程员工详细说明关键细节，不了解远程员工知道或者不知道什么。”
3.創建职能策略
Woolley将面临生存威胁的IT企业比作响应“蓝色代码”警报的医院员工。她解释说：“当医院员工们进入病房时，他们有一套既定的规则，确定谁负责、还需要哪些其他角色以及需要执行哪些关键步骤。”类似地，IT领导希望有人站出来去主动协调和促进远程工作。
保险计划比较网站运营商Zebra的首席技术官Meetesh Karia强调说，要给远程部门创造良好的环境，给他们自主权和权限，以便他们能够快速有效地执行任务。他说：“要让他们承担责任，就像让部门中其他成员承担责任一样。”与部门员工商定范围、时间和质量，并确保至少每周收到更新。
一个结构良好的远程部门应该能够处理几乎所有任务。Woolley指出，衡量成功的标准通常是确定哪些类型的工作需要在高度协作的情况下同步完成，哪些工作可以分解，以更独立、更异步的方式去完成。无论是哪种情况，重要的是各方都要围绕同一目标而团结一致。当目标不明确或者相互冲突时，协同工作就很难富有成效。Woolley警告说：“在远程工作中，很少有机会去发现并纠正不明确的目标。”
4.紧密协调
当组建远程部门时，可以通过创建一个与现场相应部门非常相似的层次结构来最大程度地保持工作畅通。Woolley建议：“确保你的部门中有合适的人选和合适的专业知识，知道谁有什么样的专业知识，以便在需要时加以应用。”
远程部门还应该有一套明确的目标，所有各方都要理解并支持。Woolley说：“如果员工们对目标和优先事项有着不同的理解，或者因为部门领导希望他们去做某件事，而老板希望他们做别的事，导致目标冲突，这些都是很大的问题。”
远程部门应协调他们的关注点，确定他们共同开展哪些工作，需要分解哪些工作并分别完成，以及在必要时怎样齐心协力地解决意外问题。Woolley说，研究表明，最有成效的部门的特点是“勤奋”——在这段时间里，参与者独立工作，也有共同工作的时候。这样的部门通常表现出更好的响应能力。
Woolley指出：“当有人发信息时，其他人会立即回复。相比之下，效率较低的部门可能会交换相同数量的消息，但相互间的响应很慢。”
5.使用通用协作平台
对于大多数IT员工来说，远程操作的过程通常就像将家用台式机或者笔记本电脑可靠地连接到互联网一样简单。Wilson说：“你可能需要运行VPN来访问自己公司的网络，这一点是应该做到的。”
最大的挑战在于选好能满足部门成员需求并鼓励积极互动的协作平台。Wilson认为，Zoom和Slack是最流行的远程协作工具。还有很多在线任务板和项目管理工具可供选择。他指出：“对于开发人员来说，代码通常存储在GitHub、GitLab或者Bitbucket中。”
好消息是，很多（即使不是大多数）IT企业已经在办公室经常使用几种协作工具。Wilson说：“在家工作时，就可以不必更换工具。”
6.不要忽视安全
在将员工转为全职远程工作时，要保证每个人都能可靠、安全地访问他们高效工作所需的企业系统和资源。外包呼叫中心和直接面向消费者的技术支持提供商Support.com的首席技术官Kevin Ruthen建议，重要的第一步是部署常规的远程访问保护措施，例如把关键系统和数据放在VPN的后面。
Ruthen还建议使用多重身份验证功能来验证员工身份，防止未经授权的访问。他说：“同样重要的是，任何连接到公司网络的设备都必须具备最新的防病毒、防间谍软件和恶意软件保护措施。这包括员工在远程工作时可能使用的任何个人设备。”
7.良好的沟通
当部门员工孤立地工作时，总有一种风险，即错误的假设和误解会逐渐失控，从而影响绩效和工作效率。在家工作的人不会知道员工们在午餐室或者饮水机周围经常交流的所见所得、见解和最新情况。Wooley解释说，对于远程工作的员工来说，经常会高估在另一个地方的同事所知道的东西，或者假设他们看到的东西是完全一样的。她补充说：“在没有充分沟通的情况下远程工作，肯定会在理解上留下很多空白。”
实时电话会议虽然不能创造出办公室里欢快的气氛，但仍然可以在很大程度上消除谣言，帮助部门员工掌握项目和当前开发的最新动态。Wilson说：“远程部门犯的最大错误是不使用网络摄像头。如果你和同事长时间不能见面，关系就不会那么紧密了。”
然而，Woolley不太认为视频能增强部门合作的能力。她指出：“事实证明，视频会议并没有一些人想象的那么重要。我和我的同事进行了一项研究，发现只通过音频进行交流的部门和使用视频会议的部门一样具有集体智慧，在某些方面，视频还降低了合作的质量。”
John Edwards是一位资深的商业技术记者。他的文章发表在《纽约时报》、《华盛顿邮报》以及很多商业和技术出版物上，包括CIO、ComputerWorld、《网络世界》、CFO杂志、IBM数据管理杂志、RFID杂志和《电子设计》等。
原文网址
https：//www.cio.com/article/3533419/7-secrets-of-successful-remote-it-teams.html