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摘要：本文论述了“收文”不是档案。从档案的定义和档案的本质属性、档案的唯一性及档案的形成上看，“收文”不是档案。本文认为“收文”是被作为“档案”保存的，并对“收文”被作为“档案”保存的原因进行了分析。还对是档案、作为“档案”和“归档”保存三个概念进行了辨析，、结论是“收文”可以作为“档案”保存，但它不是档案。
关键词：档案 收文 文件
笔者提出了“档案形成在前”的观点，并以“发文”为例展开论述，对“文件是档案的前身”“档案是由文件转化而来的”观点进行了质疑。认为档案不是由“发文”转化而来的，档案一形成就是档案。但是有一个不容回避的问题是，从表面看“收文”“转化”为“档案”，恰恰符合“文件是档案的前身”“档案是由文件转化而来的”观点。然而，既然“发文”都不可能是档案的前身，那么“收文”就更不可能成为档案的前身了!当然，仅仅这样说并不能说明问题，还需要论证。如果用档案的本质属性和档案的定义来衡量“收文”，“收文”的档案身份显然就很值得怀疑了。这里需要说明的是，本文说的“收文”是指那些在“文件是档案的前身”“档案是由文件转化而来的”观点下，所谓“转化”为“档案”的“收文”。“收文”不是档案指的就是这部分“收文”，本文采用的“收文”概念是《档案学词典》定义的：“亦称‘收来文件’。本机关收到的从外机关发送来的文件。由外机关拟制作为传达制成机关的意图而发送到本机关。有上级机关发来的指示、规定、决定、通知、批示、批复，下级机关送来的请示、报告，以及属公事性质的电报、信函，内部刊物和资料等。”
1 从档案定义和档案本质属性来看“收文”
说“收文”不是档案，这就必然要涉及到档案的定义。档案的定义有一百多种，那么选择哪一种作为本文与同仁交流的平台呢?选用哪一种都不合适。因此，还是简要地把人们对档案不断地加深认识的过程做一下回顾，对有代表性的档案定义做一下梳理，以找出共性的部分来认识档案，来看“收文”。
何鲁成著的《档案管理与整理》(1937年)认为：“档案者乃已办理完毕归档后汇案编制留待参考之文书”，还指出：“文件未必一一归档保存，唯有须长期保存而留待参考者方可作为档案，其中包括机关内所收入及发出公文及其附件。”
《档案工作》杂志1960年第11期社论对档案下的定义是：“档案是本机关在工作和生产中形成的，具有一定的保存价值的，并且经过立卷归档，作为真实的历史记录集中保管起来的各种文书材料(包括技术文件、影片、照片、录音带等等)。”
中国人民大学历史档案系编的《档案管理学》讲义(1962年)中的档案定义是：“档案，是机关(包括企业、事业单位)在工作和生产中形成的、具有查考利用价值的、按照一定归档制度集中保存起来的文件材料(包括技术图纸、影片、照片、录音带等)。”
邓绍兴、陈智为编著的《新编档案管理学》(1986年)认为：“档案是机关、社会组织和个人在社会活动中形成的，作为原始记录保存起来以备查考的文字、图表、声像及其他各种方式和载体的文件材料。”
陈兆祦、和宝荣主编的《档案管理学基础》(1986年，第一版)认为：“档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的，文字、图像、声音及其他各种方式和载体的文件。”1996年第二版修订为：“档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、音像及其他各种方式和载体的历史记录。”简述为：“档案是原始的历史记录。”2005年第三版又修订为：“档案是社会组织或个人在社会活动中直接形成的，保存备查的各种形式和载体的数据、信息和知识的记录。”
吴宝康主编的《档案学概论》(1988年)认为：“档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图表、声音及其各种形式的原始记录。”
1988年实施的《中华人民共和国档案法》规定：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”
中华人民共和国国家标准《档案工作基本术语》(2000年)中的档案定义是：“同家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。”
冯惠玲、张辑哲主编的《档案学概论》(2001年)认为：“档案是社会组织或个人在社会活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息。”2006年第二二版修订为：“档案是社会组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息。”
通过上述对档案定义的简要梳理，一个人们对档案的认识不断接近档案本质的过程便呈现出来，这一过程也是一个不断去掉人为认为某些特性是档案特性的过程。如去掉了“已办理完毕归档”、“留待参考”、“经过立卷归档”、“作为”、“集中保管”、“按照一定归档制度集中保存起来”、“保存起来以备查考”、“保存备查”等人为认为的特性，增加了更接近档案本质的特性，如由“社会活动中形成的”到“社会活动中直接形成的”，档案的属概念也由“文件”成为“原始记录”。尽管上述的档案定义并不一致，但有两点既表明人们认识档案的趋势，又是基本趋同的，这就是“直接形成的”、“原始记录”。用档案定义中的这两点来看“收文”，问题就出来了。就立档单位来说，“收文”是其在社会活动中“直接形成的”“原始记录”吗?显然不是。既然不是。怎么能是档案呢?如果说用档案定义来说明“收文”不是档案，而由于档案定义的不统一，难有说服力的话，那么采用档案的本质属性来说明应该说是有说服力的。“尽管人们对档案的定义仍在争论，但对档案这一事物的本质特性的认识却是基本一致的，即档案本质上是社会生活的原始记录，换句话说，原始记录性是档案的本质属性。对这一共识，尽管学界也有不同的观点，但这些不同观点至少从目前看，尚不能动摇这一共识的正确性。所以，档案的具体定义表述就应该揭示并确认‘原始记录性’这一档案的本质特性。”我们用档案的本质属性——原始记录性，来看“收文”，“收文”具有原始记录性吗?显然没有，没有原始记录性，还是档案吗?显然不是。从上文对档案定义的梳理中已经看出，原始记录性是档案的本质属性已基本得到认同。所谓“原始记录性”，就是指档案是“直接形成的”、“原始记录”。 硬拽将“受文者”拉入“形成者”之嫌。当然，也许有专家学者对此作出了合理的解释，只是笔者孤陋寡闻。不曾见到。笔者找不到为何要将“收文”作为“档案”来保存的答案，只有推测其原因了。“收文”的归档范围，按照国家档案局2006年12月18日发布的《机关文件材料归档范同和文书档案保管期限规定》是：“机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料：下级机关报送的重要文件材料：”“其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。”也就是说这些“收文”作为“档案”保存是为了本机关工作贯彻执行某文件和工作查考的需要而保存的。然而，这些“收文”的“正本”已经作为“档案”在其形成机关保存了。对于这些“收文”尽管是为了贯彻执行的需要和工作查考的需要，也不必再重新作为“档案”保存，也可以作为资料保存。这也并小影响对其贯彻执行和工作查考的需要。而且，作为上级机关的业务类文件，基本上都是该主管其业务的机关来用，别的机关或人员基本是不用的。比如，省档案局业务文件，对于作为“收文”单位的市、县档案局来说，基本上也就是他们需要贯彻执行和工作查考用的。不管这些“收文”保存多长时间，就是保存到档案馆存放30年后向社会开放，也仍然是档案部门自己利用，其他部门和人员基本上是不用的。当然，也有一些“收文”即便是10-20年移交到档案馆，也会有不是原“收文”单位的人员来利用查找。比如，有关人事等方面的“收文”。再比如，对省、市、县来说，中央、国务院和有关部委下发的一些规定、办法等类的文件，对市、县来说。省委、省政府和有关厅(局)下发的一些规定、办法等类的文件，尤其是一些落实政策、待遇等方面的文件，就是移交到档案馆，也可能有不少人来利用。但是，有人查找利用的并不一定要作为“档案”来保存，作为资料保存也可以，档案馆不是也保存有大量与档案有关的资料吗?而且这些被收文单位以外的人员利用的“收文”，在整个“收文”“转化”为“档案”中还是一少部分，大部分“收文”“转化”为“档案”的，一到相对集中移交到档案馆就变成了大量的重复件，给档案馆的管理带来了很多问题。为什么一方面明知“收文”作为“档案”保存集中到档案馆后会造成大量的重复件，一方面还要将“收文”作为“档案”来保存呢?笔者推测是不是对档案的唯一性的理解不一造成的呢?是不是空间地域的关系造成的呢?档案是原始记录，是直接形成的，应该是唯一的。而有学者认为：档案的唯一性是相对的，“一般情况下，档案是唯一的，”“但它是怎样唯一的，却要相对来看。即它是相对于收存保管单位对其所收存档案的不重复性而言的。如文件制发单位收存的文件稿本自然是唯一的，因为其他机关单位不会也没有必要去收存：文件收受单位收存的来文对其而青也是唯一的，尽管该文件可能也会发往其他机关单位并被作为档案收存，但它毕竟是其他机关单位的档案而非本机关单位的档案，所以对于本单位的档案构成体系而言，它仍然是唯一的。而当我们把不同机关单位的档案汇聚到一个档案馆，作为一个更大、更高层次的档案体系进行保管时，档案馆一般又会注意调控进馆档案的重复问题，以相对保持其所保存档案的唯一性。”笔者认为这种对档案的唯一性进行的相对解释是有问题的。在此解释下，档案在此范围是唯一的，而在此范围就不是档案，就不是唯一的，那么，档案岂不成了任人随意的指定物，档案的唯一性不也就是人为随意指定的吗?不过该学者的解释，对于认识为什么要把“收文”作为“档案”保存提供了思路。实际上，把“收文”作为“档案”保存无形中给“档案”形成增加了附加条件，这就是“空间地域”条件。上述学者对档案唯一性的解释已经说明了这一点。只是未说明这就是档案形成的空间地域条件。“文件收受单位收存的来文对其而言也是唯一的”就是说在收文单位这个空间地域范围内“收文”也是唯一的。这可能就是将“收文”作为“档案”保存的原因吧!但是，对档案形成增加空间地域的附加条件，显然是有问题的。这种“档案”空间地域的相对唯一性与档案的原始记录的唯一是大相径庭的，是有悖于档案的原始记录的本质属性，有悖于档案是直接形成的。很明显是对档案形成增加的人为条件。既然如此，为什么人们有意无意地还要将“收文”作为“档案”保存呢?这里是不是还有更深层次的原因呢?笔者认为，这深层次的原因就是在纸质时代，由于无法解决在相对空间地域内查找利用“收文”的问题，而不得不采取的补救措施，，当然，是不是还有一个原因，就是把“收文”作为“档案”保存，最终可以流向档案馆永久保存，而如果作为资料保存就会沉淀在收文单位，最后会不知所终，不利于查找利用。比如，在一个市的空间地域范围内，对收到的国家和省里的文件，就要作为“档案”保存，可以保证其最后流向档案馆，保证以后在尽可能短的时间内、在这个空间地域范围内查到某份“收文”。其实，要查找某份“收文”，同样可以到其发文的国家、省的某发文单位或中央档案馆、省档案馆查。但是，肯定要浪费更多的时间和财力，增加查找利用的成本。而在一个省、一个市、一个县的空间地域范围内保存一份“收文”，就可以减少利用成本，这实际上是纸质时代信息传播形式落后给利用造成诸多不便而采取的无奈之举，并不是“收文”“转化”为“档案”的必然，只是人们并没有关注这个问题罢了。信息时代的到来，给信息传播带来了革命性的变化，计算机技术和网络技术的迅猛发展，给信息的快速传递和快速复制带来了便利。随着政务信息公开的全面开展，电子政务、数字档案室、数字档案馆的建立，将彻底解决异地空间地域内查找利用某“收文”的不便和成本过高的问题。笔者相信这一天的到来，将使人们通过互联网、政务网、内部网等迅速地查到所要找的“收文”。必将使大部分“收文”结束其“转化”为“档案”保存的历史使命。现在我们说的大部分归档范围内的“收文”将不会再列入归档范围而作为“档案”保存。
5是档案、作为“档案”和“归档”保存概念的辨析
是档案、作为“档案”和“归档”保存是三个不同的概念。但是，在以往的档案学理论和实践中并没有把这三个概念厘清。许多争论都是因为没有厘清这三个概念。争论不仅没有结果没有解决问题，实际上有些是没有任何实际意义。
5.1 是档案。所谓是档案，就是凡是符合档案概念定义的都是档案。当然，档案概念定义有许多种，并没有一个大家比较认可的定义。那么怎么办?就如同上述所述，采用大家认识比较一致的档案的本质属性——原始记录性为基准，也就是凡是“直接形成的”“原始记录”都是档案。只要符合 这个标准的就是档案，不符合这个标准的就不是档案。只要是档案，它形成就是档案，而不管是保存一瞬间还是保存一千年，不管是保存备查也好不保存备查也好，不管是“归档”保存还是没有“归档”保存，也不管是经过规范整理还是没有经过规范整理，不管是集中保存还是零散保存，也不管是保存在档案馆(室)还是在社会上各种机构组织和个人手中的都是档案。也就是说只要是符合上述标准的档案不需要另外附加任何条件。但是，在档案学理论研究和工作实践中往往不知为什么就产生了偏差，对档案增加了许多附加条件，增加了诸如“转化”、“保存备查”、“立卷归档”、“归档”、“归档保存”，还有“空间地域”等。这些附加的条件，基本上都是带有“人为”的标签。这些附加条件，实际上都不是档案所特有的属性，而是人们强加在档案之上的。这对于认识档案、研究档案学理论和指导档案工作实践都是不利的。这些附加条件的存在，使人们把一些是档案的东西丢弃了，把一些不是档案的东西拉入了档案之中，使档案的面貌变得模糊不清，使档案成为人们任意指定的东西，
5.2作为“档案”。所谓作为“档案”，就是某事物并不是档案，而把它作为“档案”来看待。是由于人们的某种需要和原因把某些事物作为“档案”来保存来管理。造成把某些事物作为“档案”的原因大致有以下几种：一是为了某一空间地域的人们查找利用的方便。正如上文所述，人们为了方便某一空间地域的人们查找利用某些文件，减少时间和财力上的浪费，而将“收文”作为“档案”来保存，这正是“收文”被作为“档案”保存的主要原因。“收文”也是被作为“档案”来保存的“档案”的主要部分。其实“收文”并不是档案；二是为保持所谓的档案文件之间的历史联系。保持所谓的档案文件之间的历史联系是档案整理工作的原则之一，“档案文件之间的历史联系，一般具体体现在档案文件的来源、内容、时间、形式等几个方面。”“不同的文件形式往往有不同的作用功能，”“并反映一些特定的工作关系。如请示与批复”，“既有不同功能作用，又能反映一种特定的工作关系与程序。”也就是说对于收到请示的单位来说将请示作为“档案”保存，或对于收到批复的单位来说将批复作为“档案”保存，都只不过是为了保持所谓档案文件的历史联系、反映特定的工作关系，才作为“档案”来保存的。对于收到请示的单位来说此请示并不是档案，对于收到批复的单位来说此批复也不是档案。其实，对于请示或批复等这些“收文”作为“档案”保存也有“空间地域”的因素：三是为了更好地保管珍贵的馆藏。一些档案馆保存有珍贵的志书、图书、地图、文献、报刊资料等，为了更好地保管这些珍贵的馆藏，更好地体现它们的价值，更好地发挥它们的作用，而将它们作为“档案”管理。有人就提出：“建国前的地方志应作为档案管理”，并还要为其“正名”。认为“现存于各级档案馆的建国前的志书，完全应该将其由‘资料’正名为‘档案’。”其实不必为其“正名”，作为“档案”保管就可以了。即便是为其“正名”，它们也不是档案。把某些事物作为“档案”的原因和种类还很多，比如，丢失“收文”而将复印件作为“档案”保存的，把某些实物作为“档案”保存的，这里不再一一论述。虽然，“收文”、志书等并不是档案，但是，这并不影响人们为了某些需要而把它们作为“档案”来保存，然而，即便是把它们作为“档案”保存了，它们仍不是档案。
5.3“归档”保存。所谓“归档”保存，就是将有保存价值的档案等材料，按规定制度整理组卷后交档案室集中保存。“归档”保存是现代档案组织管理和利用上的要求，而不是档案本身所具备的条件。因为，档案本身是处于零散的和无序的状态，人们为了保管和查找利用上的方便才对档案进行“归档”保存。这是“归档”保存的根本出发点。既然“归档”保存是对档案管理的需要，那么，“归档”保存就不是档案形成的必要条件。既然“归档”保存是为了查找利用上的方便，也就有可能把某些不是档案的事物作为“档案”来保存管理。上述把某些事物作为“档案”保存就是例证。也就是说“归档”保存的不一定都是档案，是档案的也不一定都被“归档”保存。应该说“归档”保存的大部分都是档案，而有一部分并不是档案也作为“档案”“归档”保存了。如上文说的“收文”、珍贵的志书、报刊资料等。
厘清是档案、作为“档案”和“归档”保存这几个概念，对于认识档案、研究探索档案学理论和指导档案工作实践都有积极的意义。一是认清了“收文”的本质，“收文”不过是为了查找利用的需要而作为“档案”保存的。这就解释清了为什么同是“收文”“转化”为“档案”而集中到档案馆保存就成了多余的重复件，档案馆就要调控进馆“档案”的重复问题。为什么同是“收文”有些“转化”为“档案”了，有些“转化”为资料了，这只是为了满足人们的不同利用需求，为了管理上的方便。也不必为解释这些现象而制造牵强附会的理论。二是认清作为“档案”保存的“档案”并不是档案，也没有必要为那些作为“档案”保存的所谓“档案”“正名”，更没有必要为它们“正名”“档案”身份寻找所谓的理论根据。比如说，对于建国前的志书。不管它有多么珍贵，它都不是档案。如果非要为它的“档案”：身份“正名”而寻找理论根据的话，只会使档案概念更加混乱。再如前些年的所谓“实物档案”的研究热，其实这些所谓的保存在档案馆(室)的“实物档案”，不过是把一些“实物”作为“档案”来保管而已。而为所谓的“实物档案”“正名”却引起了档案概念的混乱：三是认识到“归档”保存的并不都是档案，有助于认清档案馆(室)保存的“档案”并不一定都是档案，有些是作为“档案”“归档”保存的。同时也有助于认识“收文”“转化”为“档案”以及一些作为“档案”保存现象的本质，也使人们清楚地认识到“归档”保存的人为性。
6结束语
“收文”不是档案观点提出的理论基础是基于档案的本质属性是原始记录性，是建立在我国对档案的基本认识基础之上的，即档案是“直接形成的”“原始记录”。然而，我们知道世界各国的档案概念是不一样的，差别也不小，仅从一国的档案概念出发研究，应该说其研究的基础是比较狭小的。当然，最关键的一点是对于档案本质属性是原始记录性的认识。虽然，这种认识在我国是基本一致的，但是，不知道在世界范围是不是对此也有比较一致的认识。因此，笔者思考所得出的结论在世界范围内是否能正确反映客观规律，还有待于进一步深入探讨。不过，我国著名档案学者何嘉荪教授对世界范围内的档案概念进行了比较研究，这里可以做一下简要的分析。何教授把世界范围内的档案概念分为四种类型，美国型、法国和西班牙型、国际档案理事会英语型及中国型。第一种类型以美国为代表，主张“档案是经鉴定值得永久保存的文件。”显然这种档案是鉴定出来的，谁来鉴定呢?是档案人员来鉴定。所以说美国的档案是由档案人员鉴定出来的。这种档案观明显是人为地认定什么是档案。第二种类型的档案概念以法国和西班牙为代表，主张“任何自然人或法人，任何国家机关或组织，任何私人机构或部门，在自身活动中产生或收到的文件整体，不管其形成日期、形式和制成材料如何，都是档案。”这种档案观并没有反映档案的本质，而是人为地认为某些是档案，更确切地说是认定所有的文件都是档案，也就是说文件等于档案。一个“都是档案”，很明显是档案人认为这些都是档案。第三种类型是国际档案理事会主编的《多语种档案术语词典》提出的。其英语定义则指出：档案是“由形成者或其职能的继承者为自己利用，或由适当的档案馆因其档案价值，而保存的经过挑选或未挑选的非现行文件。”这种档案观同样是人为地认为某些文件是档案，只是由档案人认为扩大到“形成者或其职能的继承者”。其实，这三种类型的档案观都是人为地认为某些文件是卡当案，人为因素很浓。何教授在对这些档案概念进行比较研究后，得出的结论是：“原始的历史记录和有一定保存价值，是档案与文件共有的特性，不能用作两者的区分标准，剩下的只有最后一条，档案是人们按照一定规律有意识保存下来的文件有机整体。”这就是说档案能够区别于其他事物的本质属性是人为指定性，而实际上这种档案只存在于档案馆(室)中。从以上简要分析看，还有许多问题需要深入研究，究竟是档案的本质属性是原始记录性错了?还是档案的本质属性是人为指定性错了?还是笔者对档案本质属性是原始记录性的理解错了?还是笔者在档案本质属性是原始记录性的基础之上得出的“收文”不是档案的观点错了?
关键词：档案 收文 文件
笔者提出了“档案形成在前”的观点，并以“发文”为例展开论述，对“文件是档案的前身”“档案是由文件转化而来的”观点进行了质疑。认为档案不是由“发文”转化而来的，档案一形成就是档案。但是有一个不容回避的问题是，从表面看“收文”“转化”为“档案”，恰恰符合“文件是档案的前身”“档案是由文件转化而来的”观点。然而，既然“发文”都不可能是档案的前身，那么“收文”就更不可能成为档案的前身了!当然，仅仅这样说并不能说明问题，还需要论证。如果用档案的本质属性和档案的定义来衡量“收文”，“收文”的档案身份显然就很值得怀疑了。这里需要说明的是，本文说的“收文”是指那些在“文件是档案的前身”“档案是由文件转化而来的”观点下，所谓“转化”为“档案”的“收文”。“收文”不是档案指的就是这部分“收文”，本文采用的“收文”概念是《档案学词典》定义的：“亦称‘收来文件’。本机关收到的从外机关发送来的文件。由外机关拟制作为传达制成机关的意图而发送到本机关。有上级机关发来的指示、规定、决定、通知、批示、批复，下级机关送来的请示、报告，以及属公事性质的电报、信函，内部刊物和资料等。”
1 从档案定义和档案本质属性来看“收文”
说“收文”不是档案，这就必然要涉及到档案的定义。档案的定义有一百多种，那么选择哪一种作为本文与同仁交流的平台呢?选用哪一种都不合适。因此，还是简要地把人们对档案不断地加深认识的过程做一下回顾，对有代表性的档案定义做一下梳理，以找出共性的部分来认识档案，来看“收文”。
何鲁成著的《档案管理与整理》(1937年)认为：“档案者乃已办理完毕归档后汇案编制留待参考之文书”，还指出：“文件未必一一归档保存，唯有须长期保存而留待参考者方可作为档案，其中包括机关内所收入及发出公文及其附件。”
《档案工作》杂志1960年第11期社论对档案下的定义是：“档案是本机关在工作和生产中形成的，具有一定的保存价值的，并且经过立卷归档，作为真实的历史记录集中保管起来的各种文书材料(包括技术文件、影片、照片、录音带等等)。”
中国人民大学历史档案系编的《档案管理学》讲义(1962年)中的档案定义是：“档案，是机关(包括企业、事业单位)在工作和生产中形成的、具有查考利用价值的、按照一定归档制度集中保存起来的文件材料(包括技术图纸、影片、照片、录音带等)。”
邓绍兴、陈智为编著的《新编档案管理学》(1986年)认为：“档案是机关、社会组织和个人在社会活动中形成的，作为原始记录保存起来以备查考的文字、图表、声像及其他各种方式和载体的文件材料。”
陈兆祦、和宝荣主编的《档案管理学基础》(1986年，第一版)认为：“档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的，文字、图像、声音及其他各种方式和载体的文件。”1996年第二版修订为：“档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、音像及其他各种方式和载体的历史记录。”简述为：“档案是原始的历史记录。”2005年第三版又修订为：“档案是社会组织或个人在社会活动中直接形成的，保存备查的各种形式和载体的数据、信息和知识的记录。”
吴宝康主编的《档案学概论》(1988年)认为：“档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图表、声音及其各种形式的原始记录。”
1988年实施的《中华人民共和国档案法》规定：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”
中华人民共和国国家标准《档案工作基本术语》(2000年)中的档案定义是：“同家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。”
冯惠玲、张辑哲主编的《档案学概论》(2001年)认为：“档案是社会组织或个人在社会活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息。”2006年第二二版修订为：“档案是社会组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息。”
通过上述对档案定义的简要梳理，一个人们对档案的认识不断接近档案本质的过程便呈现出来，这一过程也是一个不断去掉人为认为某些特性是档案特性的过程。如去掉了“已办理完毕归档”、“留待参考”、“经过立卷归档”、“作为”、“集中保管”、“按照一定归档制度集中保存起来”、“保存起来以备查考”、“保存备查”等人为认为的特性，增加了更接近档案本质的特性，如由“社会活动中形成的”到“社会活动中直接形成的”，档案的属概念也由“文件”成为“原始记录”。尽管上述的档案定义并不一致，但有两点既表明人们认识档案的趋势，又是基本趋同的，这就是“直接形成的”、“原始记录”。用档案定义中的这两点来看“收文”，问题就出来了。就立档单位来说，“收文”是其在社会活动中“直接形成的”“原始记录”吗?显然不是。既然不是。怎么能是档案呢?如果说用档案定义来说明“收文”不是档案，而由于档案定义的不统一，难有说服力的话，那么采用档案的本质属性来说明应该说是有说服力的。“尽管人们对档案的定义仍在争论，但对档案这一事物的本质特性的认识却是基本一致的，即档案本质上是社会生活的原始记录，换句话说，原始记录性是档案的本质属性。对这一共识，尽管学界也有不同的观点，但这些不同观点至少从目前看，尚不能动摇这一共识的正确性。所以，档案的具体定义表述就应该揭示并确认‘原始记录性’这一档案的本质特性。”我们用档案的本质属性——原始记录性，来看“收文”，“收文”具有原始记录性吗?显然没有，没有原始记录性，还是档案吗?显然不是。从上文对档案定义的梳理中已经看出，原始记录性是档案的本质属性已基本得到认同。所谓“原始记录性”，就是指档案是“直接形成的”、“原始记录”。 硬拽将“受文者”拉入“形成者”之嫌。当然，也许有专家学者对此作出了合理的解释，只是笔者孤陋寡闻。不曾见到。笔者找不到为何要将“收文”作为“档案”来保存的答案，只有推测其原因了。“收文”的归档范围，按照国家档案局2006年12月18日发布的《机关文件材料归档范同和文书档案保管期限规定》是：“机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料：下级机关报送的重要文件材料：”“其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。”也就是说这些“收文”作为“档案”保存是为了本机关工作贯彻执行某文件和工作查考的需要而保存的。然而，这些“收文”的“正本”已经作为“档案”在其形成机关保存了。对于这些“收文”尽管是为了贯彻执行的需要和工作查考的需要，也不必再重新作为“档案”保存，也可以作为资料保存。这也并小影响对其贯彻执行和工作查考的需要。而且，作为上级机关的业务类文件，基本上都是该主管其业务的机关来用，别的机关或人员基本是不用的。比如，省档案局业务文件，对于作为“收文”单位的市、县档案局来说，基本上也就是他们需要贯彻执行和工作查考用的。不管这些“收文”保存多长时间，就是保存到档案馆存放30年后向社会开放，也仍然是档案部门自己利用，其他部门和人员基本上是不用的。当然，也有一些“收文”即便是10-20年移交到档案馆，也会有不是原“收文”单位的人员来利用查找。比如，有关人事等方面的“收文”。再比如，对省、市、县来说，中央、国务院和有关部委下发的一些规定、办法等类的文件，对市、县来说。省委、省政府和有关厅(局)下发的一些规定、办法等类的文件，尤其是一些落实政策、待遇等方面的文件，就是移交到档案馆，也可能有不少人来利用。但是，有人查找利用的并不一定要作为“档案”来保存，作为资料保存也可以，档案馆不是也保存有大量与档案有关的资料吗?而且这些被收文单位以外的人员利用的“收文”，在整个“收文”“转化”为“档案”中还是一少部分，大部分“收文”“转化”为“档案”的，一到相对集中移交到档案馆就变成了大量的重复件，给档案馆的管理带来了很多问题。为什么一方面明知“收文”作为“档案”保存集中到档案馆后会造成大量的重复件，一方面还要将“收文”作为“档案”来保存呢?笔者推测是不是对档案的唯一性的理解不一造成的呢?是不是空间地域的关系造成的呢?档案是原始记录，是直接形成的，应该是唯一的。而有学者认为：档案的唯一性是相对的，“一般情况下，档案是唯一的，”“但它是怎样唯一的，却要相对来看。即它是相对于收存保管单位对其所收存档案的不重复性而言的。如文件制发单位收存的文件稿本自然是唯一的，因为其他机关单位不会也没有必要去收存：文件收受单位收存的来文对其而青也是唯一的，尽管该文件可能也会发往其他机关单位并被作为档案收存，但它毕竟是其他机关单位的档案而非本机关单位的档案，所以对于本单位的档案构成体系而言，它仍然是唯一的。而当我们把不同机关单位的档案汇聚到一个档案馆，作为一个更大、更高层次的档案体系进行保管时，档案馆一般又会注意调控进馆档案的重复问题，以相对保持其所保存档案的唯一性。”笔者认为这种对档案的唯一性进行的相对解释是有问题的。在此解释下，档案在此范围是唯一的，而在此范围就不是档案，就不是唯一的，那么，档案岂不成了任人随意的指定物，档案的唯一性不也就是人为随意指定的吗?不过该学者的解释，对于认识为什么要把“收文”作为“档案”保存提供了思路。实际上，把“收文”作为“档案”保存无形中给“档案”形成增加了附加条件，这就是“空间地域”条件。上述学者对档案唯一性的解释已经说明了这一点。只是未说明这就是档案形成的空间地域条件。“文件收受单位收存的来文对其而言也是唯一的”就是说在收文单位这个空间地域范围内“收文”也是唯一的。这可能就是将“收文”作为“档案”保存的原因吧!但是，对档案形成增加空间地域的附加条件，显然是有问题的。这种“档案”空间地域的相对唯一性与档案的原始记录的唯一是大相径庭的，是有悖于档案的原始记录的本质属性，有悖于档案是直接形成的。很明显是对档案形成增加的人为条件。既然如此，为什么人们有意无意地还要将“收文”作为“档案”保存呢?这里是不是还有更深层次的原因呢?笔者认为，这深层次的原因就是在纸质时代，由于无法解决在相对空间地域内查找利用“收文”的问题，而不得不采取的补救措施，，当然，是不是还有一个原因，就是把“收文”作为“档案”保存，最终可以流向档案馆永久保存，而如果作为资料保存就会沉淀在收文单位，最后会不知所终，不利于查找利用。比如，在一个市的空间地域范围内，对收到的国家和省里的文件，就要作为“档案”保存，可以保证其最后流向档案馆，保证以后在尽可能短的时间内、在这个空间地域范围内查到某份“收文”。其实，要查找某份“收文”，同样可以到其发文的国家、省的某发文单位或中央档案馆、省档案馆查。但是，肯定要浪费更多的时间和财力，增加查找利用的成本。而在一个省、一个市、一个县的空间地域范围内保存一份“收文”，就可以减少利用成本，这实际上是纸质时代信息传播形式落后给利用造成诸多不便而采取的无奈之举，并不是“收文”“转化”为“档案”的必然，只是人们并没有关注这个问题罢了。信息时代的到来，给信息传播带来了革命性的变化，计算机技术和网络技术的迅猛发展，给信息的快速传递和快速复制带来了便利。随着政务信息公开的全面开展，电子政务、数字档案室、数字档案馆的建立，将彻底解决异地空间地域内查找利用某“收文”的不便和成本过高的问题。笔者相信这一天的到来，将使人们通过互联网、政务网、内部网等迅速地查到所要找的“收文”。必将使大部分“收文”结束其“转化”为“档案”保存的历史使命。现在我们说的大部分归档范围内的“收文”将不会再列入归档范围而作为“档案”保存。
5是档案、作为“档案”和“归档”保存概念的辨析
是档案、作为“档案”和“归档”保存是三个不同的概念。但是，在以往的档案学理论和实践中并没有把这三个概念厘清。许多争论都是因为没有厘清这三个概念。争论不仅没有结果没有解决问题，实际上有些是没有任何实际意义。
5.1 是档案。所谓是档案，就是凡是符合档案概念定义的都是档案。当然，档案概念定义有许多种，并没有一个大家比较认可的定义。那么怎么办?就如同上述所述，采用大家认识比较一致的档案的本质属性——原始记录性为基准，也就是凡是“直接形成的”“原始记录”都是档案。只要符合 这个标准的就是档案，不符合这个标准的就不是档案。只要是档案，它形成就是档案，而不管是保存一瞬间还是保存一千年，不管是保存备查也好不保存备查也好，不管是“归档”保存还是没有“归档”保存，也不管是经过规范整理还是没有经过规范整理，不管是集中保存还是零散保存，也不管是保存在档案馆(室)还是在社会上各种机构组织和个人手中的都是档案。也就是说只要是符合上述标准的档案不需要另外附加任何条件。但是，在档案学理论研究和工作实践中往往不知为什么就产生了偏差，对档案增加了许多附加条件，增加了诸如“转化”、“保存备查”、“立卷归档”、“归档”、“归档保存”，还有“空间地域”等。这些附加的条件，基本上都是带有“人为”的标签。这些附加条件，实际上都不是档案所特有的属性，而是人们强加在档案之上的。这对于认识档案、研究档案学理论和指导档案工作实践都是不利的。这些附加条件的存在，使人们把一些是档案的东西丢弃了，把一些不是档案的东西拉入了档案之中，使档案的面貌变得模糊不清，使档案成为人们任意指定的东西，
5.2作为“档案”。所谓作为“档案”，就是某事物并不是档案，而把它作为“档案”来看待。是由于人们的某种需要和原因把某些事物作为“档案”来保存来管理。造成把某些事物作为“档案”的原因大致有以下几种：一是为了某一空间地域的人们查找利用的方便。正如上文所述，人们为了方便某一空间地域的人们查找利用某些文件，减少时间和财力上的浪费，而将“收文”作为“档案”来保存，这正是“收文”被作为“档案”保存的主要原因。“收文”也是被作为“档案”来保存的“档案”的主要部分。其实“收文”并不是档案；二是为保持所谓的档案文件之间的历史联系。保持所谓的档案文件之间的历史联系是档案整理工作的原则之一，“档案文件之间的历史联系，一般具体体现在档案文件的来源、内容、时间、形式等几个方面。”“不同的文件形式往往有不同的作用功能，”“并反映一些特定的工作关系。如请示与批复”，“既有不同功能作用，又能反映一种特定的工作关系与程序。”也就是说对于收到请示的单位来说将请示作为“档案”保存，或对于收到批复的单位来说将批复作为“档案”保存，都只不过是为了保持所谓档案文件的历史联系、反映特定的工作关系，才作为“档案”来保存的。对于收到请示的单位来说此请示并不是档案，对于收到批复的单位来说此批复也不是档案。其实，对于请示或批复等这些“收文”作为“档案”保存也有“空间地域”的因素：三是为了更好地保管珍贵的馆藏。一些档案馆保存有珍贵的志书、图书、地图、文献、报刊资料等，为了更好地保管这些珍贵的馆藏，更好地体现它们的价值，更好地发挥它们的作用，而将它们作为“档案”管理。有人就提出：“建国前的地方志应作为档案管理”，并还要为其“正名”。认为“现存于各级档案馆的建国前的志书，完全应该将其由‘资料’正名为‘档案’。”其实不必为其“正名”，作为“档案”保管就可以了。即便是为其“正名”，它们也不是档案。把某些事物作为“档案”的原因和种类还很多，比如，丢失“收文”而将复印件作为“档案”保存的，把某些实物作为“档案”保存的，这里不再一一论述。虽然，“收文”、志书等并不是档案，但是，这并不影响人们为了某些需要而把它们作为“档案”来保存，然而，即便是把它们作为“档案”保存了，它们仍不是档案。
5.3“归档”保存。所谓“归档”保存，就是将有保存价值的档案等材料，按规定制度整理组卷后交档案室集中保存。“归档”保存是现代档案组织管理和利用上的要求，而不是档案本身所具备的条件。因为，档案本身是处于零散的和无序的状态，人们为了保管和查找利用上的方便才对档案进行“归档”保存。这是“归档”保存的根本出发点。既然“归档”保存是对档案管理的需要，那么，“归档”保存就不是档案形成的必要条件。既然“归档”保存是为了查找利用上的方便，也就有可能把某些不是档案的事物作为“档案”来保存管理。上述把某些事物作为“档案”保存就是例证。也就是说“归档”保存的不一定都是档案，是档案的也不一定都被“归档”保存。应该说“归档”保存的大部分都是档案，而有一部分并不是档案也作为“档案”“归档”保存了。如上文说的“收文”、珍贵的志书、报刊资料等。
厘清是档案、作为“档案”和“归档”保存这几个概念，对于认识档案、研究探索档案学理论和指导档案工作实践都有积极的意义。一是认清了“收文”的本质，“收文”不过是为了查找利用的需要而作为“档案”保存的。这就解释清了为什么同是“收文”“转化”为“档案”而集中到档案馆保存就成了多余的重复件，档案馆就要调控进馆“档案”的重复问题。为什么同是“收文”有些“转化”为“档案”了，有些“转化”为资料了，这只是为了满足人们的不同利用需求，为了管理上的方便。也不必为解释这些现象而制造牵强附会的理论。二是认清作为“档案”保存的“档案”并不是档案，也没有必要为那些作为“档案”保存的所谓“档案”“正名”，更没有必要为它们“正名”“档案”身份寻找所谓的理论根据。比如说，对于建国前的志书。不管它有多么珍贵，它都不是档案。如果非要为它的“档案”：身份“正名”而寻找理论根据的话，只会使档案概念更加混乱。再如前些年的所谓“实物档案”的研究热，其实这些所谓的保存在档案馆(室)的“实物档案”，不过是把一些“实物”作为“档案”来保管而已。而为所谓的“实物档案”“正名”却引起了档案概念的混乱：三是认识到“归档”保存的并不都是档案，有助于认清档案馆(室)保存的“档案”并不一定都是档案，有些是作为“档案”“归档”保存的。同时也有助于认识“收文”“转化”为“档案”以及一些作为“档案”保存现象的本质，也使人们清楚地认识到“归档”保存的人为性。
6结束语
“收文”不是档案观点提出的理论基础是基于档案的本质属性是原始记录性，是建立在我国对档案的基本认识基础之上的，即档案是“直接形成的”“原始记录”。然而，我们知道世界各国的档案概念是不一样的，差别也不小，仅从一国的档案概念出发研究，应该说其研究的基础是比较狭小的。当然，最关键的一点是对于档案本质属性是原始记录性的认识。虽然，这种认识在我国是基本一致的，但是，不知道在世界范围是不是对此也有比较一致的认识。因此，笔者思考所得出的结论在世界范围内是否能正确反映客观规律，还有待于进一步深入探讨。不过，我国著名档案学者何嘉荪教授对世界范围内的档案概念进行了比较研究，这里可以做一下简要的分析。何教授把世界范围内的档案概念分为四种类型，美国型、法国和西班牙型、国际档案理事会英语型及中国型。第一种类型以美国为代表，主张“档案是经鉴定值得永久保存的文件。”显然这种档案是鉴定出来的，谁来鉴定呢?是档案人员来鉴定。所以说美国的档案是由档案人员鉴定出来的。这种档案观明显是人为地认定什么是档案。第二种类型的档案概念以法国和西班牙为代表，主张“任何自然人或法人，任何国家机关或组织，任何私人机构或部门，在自身活动中产生或收到的文件整体，不管其形成日期、形式和制成材料如何，都是档案。”这种档案观并没有反映档案的本质，而是人为地认为某些是档案，更确切地说是认定所有的文件都是档案，也就是说文件等于档案。一个“都是档案”，很明显是档案人认为这些都是档案。第三种类型是国际档案理事会主编的《多语种档案术语词典》提出的。其英语定义则指出：档案是“由形成者或其职能的继承者为自己利用，或由适当的档案馆因其档案价值，而保存的经过挑选或未挑选的非现行文件。”这种档案观同样是人为地认为某些文件是档案，只是由档案人认为扩大到“形成者或其职能的继承者”。其实，这三种类型的档案观都是人为地认为某些文件是卡当案，人为因素很浓。何教授在对这些档案概念进行比较研究后，得出的结论是：“原始的历史记录和有一定保存价值，是档案与文件共有的特性，不能用作两者的区分标准，剩下的只有最后一条，档案是人们按照一定规律有意识保存下来的文件有机整体。”这就是说档案能够区别于其他事物的本质属性是人为指定性，而实际上这种档案只存在于档案馆(室)中。从以上简要分析看，还有许多问题需要深入研究，究竟是档案的本质属性是原始记录性错了?还是档案的本质属性是人为指定性错了?还是笔者对档案本质属性是原始记录性的理解错了?还是笔者在档案本质属性是原始记录性的基础之上得出的“收文”不是档案的观点错了?