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［摘要］ 医疗设备档案管理是医院管理中的一个重要组成部分，是设备管理的基础，其管理水平直接影响到医院的医疗质量和技术水平，所以加强医疗设备档案管理是极其重要的。
［关键词］ 医院； 设备； 档案； 管理
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2011 . 16. 048
［中图分类号］R197.3； G271 ［文献标识码］A ［文章编号］1673 - 0194（2011）16- 0079- 01
医疗设备档案管理是医院管理中的一个重要组成部分，是设备管理的基础，其管理水平直接影响到医院的医疗质量和技术水平，所以加强医疗设备档案管理是极其重要的。近几年来，我院把医疗设备管理作为医院综合档案管理的一个重要部分，落实措施，重点加强环节管理，使医疗设备档案在医院工作中发挥了较好的作用。
１医疗设备建档的必要性
医疗设备是保证医疗卫生事业发展，开展医疗、护理、防疫、药检、教学等工作的物质基础，医院必须拥有与其功能业务相适应的先进的医疗设备。医疗设备在各自运行过程中产生的文字、图纸、照片等具有参考和保存价值的各种载体材料，称为医疗设备档案。但如何管好用好医疗设备，提高医疗设备的有效使用率，减少医疗设备突发故障和开机率低的状况，则必须建立较为全面的医疗设备科技档案，并辅以科学有效的管理。设备档案的建立是为了在设备的采购、使用、维修及管理等工作中充分利用，更好地发挥其社会效益和经济效益。如通过查看设备档案资料，根据其维修记录，对较为贵重的设备采取预防性维修，充分做好维修前的准备以缩短停机时间，减少修理费用，减少医疗设备对人身的伤残，减少事故隐患的发生率等。管好用好医疗设备档案，可以充分发挥其在医疗、教学、科研工作中的作用，主动、及时、准确地为科室服务，为领导决策提供依据。
２医疗设备档案管理的基本内容
（１） 建立完善管理网络， 广泛深入地宣传《档案法》，强化各级管理人员依法治档的意识，使之自觉接受法规的约束和监督。我院成立由分管院长直接领导的档案管理网络小组，实行医院、科室、操作人员三级管理网络。定期召开有关人员会议，明确工作目标，修订和完善医院档案管理制度。同时明确科室工作管理目标和各自的岗位职责，并将设备档案管理工作作为医院目标管理责任制的一部分，纳入院部对科室目标考核，及时与有关人员的考评、职称晋级、年终评优挂钩；明确设备操作者在负责设备的日常维护保养的同时，做好日常设备记录，每次使用后，要将使用情况认真做好记录，每半年将整理好的记录上报给设备科负责人，经核查后交档案室存档，在全院形成一个有效的管理网络。
（２） 确定医疗设备档案的归档范围 。我们根据医疗设备档案的管理要求，明确了医疗设备档案管理的归档内容。根据国家有关设备档案的管理要求并结合我院的实际情况，规定万元以上用于医疗目的的仪器设备为大型医疗设备。医疗设备档案由两个部分组成：设备申购过程中形成的档案和设备运行过程中形成的档案。设备申购过程中形成的档案主要包括申购单、论证表（记录）、购销合同、协议书、发票复印件（原件保存在财务档案中）、装箱单、运输单据、安装调试及验收报告、设备操作规程、全套随机技术资料等。特大型的设备包括招标的有关材料、卫生资源配置许可的有关资料等。享受国家免税政策做外贸的设备，除了上述材料外，还应包括电机设备进口证明、海关免税证明、报关单、外贸合同、质量保证书、发票、商检报告等。设备运行过程中形成的档案主要包括设备的使用情况记录、操作规程、维修保养情况记录，每年的经济效益分析、使用率与完好率统计等。这些资料一般按年度归入设备档案。随着设备从申购到安装使用，其相应的材料由设备科人员做好档案的收集整理工作，再移交医院档案室。同时将有关材料打印下发有关使用科室，让各科的设备操作者都了解设备档案的归档内容和要求，使之配合档案部门，做好资料的归档工作。
（３） 广泛收集医疗设备档案 。每一种医疗设备都经过购置、安装、转移、报废4个阶段，设备档案管理工作应随着设备的变化跟踪收集相关资料，认真把关。一是在设备开箱验收时，档案管理人员要参与部门设备开箱验收，将有关资料收集整理好。二是在设备的安装和调试阶段随时收集资料，如操作人员需参考操作手册，应当场编码编页，并随时办理借阅手续。三是了解各部门、各阶段设备文件的形成规律，根据各自的归档范围，有目的地进行收集。四是将收集来的资料逐一进行分类整理，尽量将资料收齐，以便于日后的使用，如根据设备维修记录进行效益分析等。
（４） 设备档案收集工作贯穿于从设备申购到设备报废的全过程。如参与设备采购申请，可为采购部提供相关参数，参与设备的安装与验收工作，索取相关证件及收集设备资料及时建立档案（如说明书、随机光盘、图纸等），相关手续齐全后方可验收，科室如需要资料可提供相关复印件，并履行借阅手续。监督制定新装设备使用流程及制度，大型设备分管到人，并将信息录入电脑。
（５） 建立严格的贵重设备档案管理制度，并严格执行，借阅人按制度规定办理借阅手续。在使用过程中，保证案卷完整、安全，按期归还，如有损坏、遗失，由借用人负责；精密仪器原版说明书和线路图等重要资料一般不外借，确因工作需要可借复印件；仪器使用科室如需要可保存复印资料，如说明书、操作手册等；设备转入其他单位后资料转入使用单位，并留复印件以备查询；仪器设备在报废3年后，档案予以撤销。
３建立设备档案的作用
建立和完善医疗设备档案的最终目的就是为了更好地为临床服务。先进的医疗设备是保障医院临床、教学、科研等工作的物质基础，医院必须拥有与其功能业务相适应的先进的医疗设备。我院作为一所二甲医院，拥有多台（套）贵重医疗设备，为避免购置设备的盲目性，管好、用好医疗设备，提高医疗设备的有效使用率，减少闲置，降低医疗设备突发故障和开机率低的状况，必须建立和完善医疗设备档案，并辅以科学有效的管理，这是重要的基础工作，设备管理水平直接影响着设备的使用和医院的经济效益。设备档案的建立不是目的，是为了更好地为临床服务和为决策层提供有关依据，以减少设备采购的盲目性。如某设备发生故障时，通过查看设备档案资料，及时与厂家或经销商联系维修，查阅档案中合同规定的保修日期，对保修期内维修发生的费用医院不予承担等；对售后服务差不按合同办事的经销商，向有关领导反映，为领导决策提供有关依据。
４小结
档案的有效利用是档案管理工作发展的基础，对医院管理具有深远意义。档案管理人员要以主动、积极、周到的服务来保证档案资料的有效完整，收集和捕捉有用信息，充分发挥档案的作用，使医院各种医疗设备的效能得到充分发挥，投资得到良好的效益回报，促进医院各项建设的发展。
［关键词］ 医院； 设备； 档案； 管理
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2011 . 16. 048
［中图分类号］R197.3； G271 ［文献标识码］A ［文章编号］1673 - 0194（2011）16- 0079- 01
医疗设备档案管理是医院管理中的一个重要组成部分，是设备管理的基础，其管理水平直接影响到医院的医疗质量和技术水平，所以加强医疗设备档案管理是极其重要的。近几年来，我院把医疗设备管理作为医院综合档案管理的一个重要部分，落实措施，重点加强环节管理，使医疗设备档案在医院工作中发挥了较好的作用。
１医疗设备建档的必要性
医疗设备是保证医疗卫生事业发展，开展医疗、护理、防疫、药检、教学等工作的物质基础，医院必须拥有与其功能业务相适应的先进的医疗设备。医疗设备在各自运行过程中产生的文字、图纸、照片等具有参考和保存价值的各种载体材料，称为医疗设备档案。但如何管好用好医疗设备，提高医疗设备的有效使用率，减少医疗设备突发故障和开机率低的状况，则必须建立较为全面的医疗设备科技档案，并辅以科学有效的管理。设备档案的建立是为了在设备的采购、使用、维修及管理等工作中充分利用，更好地发挥其社会效益和经济效益。如通过查看设备档案资料，根据其维修记录，对较为贵重的设备采取预防性维修，充分做好维修前的准备以缩短停机时间，减少修理费用，减少医疗设备对人身的伤残，减少事故隐患的发生率等。管好用好医疗设备档案，可以充分发挥其在医疗、教学、科研工作中的作用，主动、及时、准确地为科室服务，为领导决策提供依据。
２医疗设备档案管理的基本内容
（１） 建立完善管理网络， 广泛深入地宣传《档案法》，强化各级管理人员依法治档的意识，使之自觉接受法规的约束和监督。我院成立由分管院长直接领导的档案管理网络小组，实行医院、科室、操作人员三级管理网络。定期召开有关人员会议，明确工作目标，修订和完善医院档案管理制度。同时明确科室工作管理目标和各自的岗位职责，并将设备档案管理工作作为医院目标管理责任制的一部分，纳入院部对科室目标考核，及时与有关人员的考评、职称晋级、年终评优挂钩；明确设备操作者在负责设备的日常维护保养的同时，做好日常设备记录，每次使用后，要将使用情况认真做好记录，每半年将整理好的记录上报给设备科负责人，经核查后交档案室存档，在全院形成一个有效的管理网络。
（２） 确定医疗设备档案的归档范围 。我们根据医疗设备档案的管理要求，明确了医疗设备档案管理的归档内容。根据国家有关设备档案的管理要求并结合我院的实际情况，规定万元以上用于医疗目的的仪器设备为大型医疗设备。医疗设备档案由两个部分组成：设备申购过程中形成的档案和设备运行过程中形成的档案。设备申购过程中形成的档案主要包括申购单、论证表（记录）、购销合同、协议书、发票复印件（原件保存在财务档案中）、装箱单、运输单据、安装调试及验收报告、设备操作规程、全套随机技术资料等。特大型的设备包括招标的有关材料、卫生资源配置许可的有关资料等。享受国家免税政策做外贸的设备，除了上述材料外，还应包括电机设备进口证明、海关免税证明、报关单、外贸合同、质量保证书、发票、商检报告等。设备运行过程中形成的档案主要包括设备的使用情况记录、操作规程、维修保养情况记录，每年的经济效益分析、使用率与完好率统计等。这些资料一般按年度归入设备档案。随着设备从申购到安装使用，其相应的材料由设备科人员做好档案的收集整理工作，再移交医院档案室。同时将有关材料打印下发有关使用科室，让各科的设备操作者都了解设备档案的归档内容和要求，使之配合档案部门，做好资料的归档工作。
（３） 广泛收集医疗设备档案 。每一种医疗设备都经过购置、安装、转移、报废4个阶段，设备档案管理工作应随着设备的变化跟踪收集相关资料，认真把关。一是在设备开箱验收时，档案管理人员要参与部门设备开箱验收，将有关资料收集整理好。二是在设备的安装和调试阶段随时收集资料，如操作人员需参考操作手册，应当场编码编页，并随时办理借阅手续。三是了解各部门、各阶段设备文件的形成规律，根据各自的归档范围，有目的地进行收集。四是将收集来的资料逐一进行分类整理，尽量将资料收齐，以便于日后的使用，如根据设备维修记录进行效益分析等。
（４） 设备档案收集工作贯穿于从设备申购到设备报废的全过程。如参与设备采购申请，可为采购部提供相关参数，参与设备的安装与验收工作，索取相关证件及收集设备资料及时建立档案（如说明书、随机光盘、图纸等），相关手续齐全后方可验收，科室如需要资料可提供相关复印件，并履行借阅手续。监督制定新装设备使用流程及制度，大型设备分管到人，并将信息录入电脑。
（５） 建立严格的贵重设备档案管理制度，并严格执行，借阅人按制度规定办理借阅手续。在使用过程中，保证案卷完整、安全，按期归还，如有损坏、遗失，由借用人负责；精密仪器原版说明书和线路图等重要资料一般不外借，确因工作需要可借复印件；仪器使用科室如需要可保存复印资料，如说明书、操作手册等；设备转入其他单位后资料转入使用单位，并留复印件以备查询；仪器设备在报废3年后，档案予以撤销。
３建立设备档案的作用
建立和完善医疗设备档案的最终目的就是为了更好地为临床服务。先进的医疗设备是保障医院临床、教学、科研等工作的物质基础，医院必须拥有与其功能业务相适应的先进的医疗设备。我院作为一所二甲医院，拥有多台（套）贵重医疗设备，为避免购置设备的盲目性，管好、用好医疗设备，提高医疗设备的有效使用率，减少闲置，降低医疗设备突发故障和开机率低的状况，必须建立和完善医疗设备档案，并辅以科学有效的管理，这是重要的基础工作，设备管理水平直接影响着设备的使用和医院的经济效益。设备档案的建立不是目的，是为了更好地为临床服务和为决策层提供有关依据，以减少设备采购的盲目性。如某设备发生故障时，通过查看设备档案资料，及时与厂家或经销商联系维修，查阅档案中合同规定的保修日期，对保修期内维修发生的费用医院不予承担等；对售后服务差不按合同办事的经销商，向有关领导反映，为领导决策提供有关依据。
４小结
档案的有效利用是档案管理工作发展的基础，对医院管理具有深远意义。档案管理人员要以主动、积极、周到的服务来保证档案资料的有效完整，收集和捕捉有用信息，充分发挥档案的作用，使医院各种医疗设备的效能得到充分发挥，投资得到良好的效益回报，促进医院各项建设的发展。