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晓荷是一家企业集团公司的行政助理，负责的一项重要工作就是会议组织，从发送通知到日程安排，她井然有序的工作作风深得同行敬佩。一日，几位同行在“丽人风采”的联欢会间隙向她“取经”。只见她拿出包内的白色“笔记本”拍了拍：“我的工作全靠这个‘一秘’和里面的‘二秘’！尤其是Outlook 2003，会议组织可立了大功。”
“好经验要大家分享！”在大家的强烈要求下，晓荷将工作心得和盘托出：“通知会议并不是一项轻松的工作，要河里洗铁盒—面面俱到。除了会议召开时间、地点以外，还要分配与会人员的角色（召集人、参与者），之后还要了解哪些人能够到会，为安排会议发言顺序等做准备，就说说4月底召开的总经理办公会议吧……”
1．会议通知 考虑周到
撰写和发送通知是会议组织的第一步。如果电话通知或逐个发邮件，效率太低，我要让聪明的Outlook来做这项工作。
打开Outlook 2003，单击左侧“导航窗格”内的“日历”按钮，使其上方显示2006年3月和2006年4月的日历（单击“导航窗格”左上和右上角的按钮可以查看其他月份的日历），接着单击日历中的“2006年4月21日”，使“4月21日星期五”的日历显示在窗口中间。假如会议安排在当天上午10：00至12：00举行，就拖动鼠标,选中日历中的1000至1100区域。
时间确定了之后，该通知参会者了。会议有大小，角色有轻重，选中的区域内右击鼠标，选择快捷菜单中的“新会议要求”（如图1），单击“收件人”按钮，在如图2所示对话框中按住Ctrl键选中与会者的邮件地址。必须参加会议的人员，单击“必选”，视自身情况决定是否与会的人员就单击“可选”，将选中的地址放入对应的框内，会议对每个人是否重要，就标明清楚了。
会议在哪儿召开呢？一定要通知清楚。在对话框的“资源”框输入会议召开地点（例如“公司总部二楼会议室”之类），确定后回到如图1所示窗口。接下来，在“主题”栏内输入会议名称，假如没有输入会议召开地点，可以打开“地点”下拉列表选择以前用过的地点。最后，在窗口下方输入出席会议需要的注意事项，比如“请携带分公司季度财务报表”，重要事项就不会耽误了。
千万别错过了开会时间！还好Outlook 2003提供了“标签”、“提前”和“时间显示为”三种“提醒”方式。打开“标签”下拉列表，可以选择一种说明会议重要性的颜色；选中“提醒”，在“提前”下拉列表中选择出席会议需要提前的时间，届时Outlook 2003会弹出对话框提醒；如果需要以电脑播放音乐的方式提醒用户，可以单击图1中的“小喇叭”图标，打开对话框选择要播放的提醒音乐文件。
好了，开始发送通知！操作上与其他邮件没有别的区别，打开“账户”下拉列表选择代表会议召集人的账户，单击工具栏中的“发送”按钮，就可以将这个会议通知发给要参会的员工了。
2．来不来告诉我
“上周三，我之前和客户约了时间见面，后来又被通知参加季度总结会和市场部的‘头脑风暴’，都不能缺席，真是分身无术。我们安排会议怎么避免参会者的时间撞车呢？”
晓荷笑着说：“冲突是可以避免的，Outlook 2003发送的会议通知可以让与会者反馈信息。”
小提示
当打开如图1所示窗口的“动作”菜单，选中“请求响应”和“允许建议新的时间”以后，接收到的邮件除了“主题”、“发件人”等信息外，日程邮件上方会有“接受”、“暂定”等按钮（如图3）。单击“接受”按钮，就意味着用户决定参加会议，这样不仅会在他的“日历”中安排该会议，他还会在召集人更改会议信息后收到更新邮件。他人查看该用户的“忙/闲”时间，则该时间默认显示为“忙”；如果不能确定是否有时间参加会议，用户可以单击图3所示邮件中的“暂定”。此后会议日程会放入该用户的“日历”，对应的时间对于其他人显示为“暂定不可用”。如果确实没有时间，这个员工会单击“谢绝”，此时会议日程不会加入该用户的“日历”（该段时间空闲），但是他与会议召集人的联系并不会中断。一旦会议日程变更，他仍然会收到通知。只要选择了其中一个按钮，就会弹出如图4所示对话框。不参加的话，给个理由先。选择“发送前编辑响应”（如图5），可以说明自己“暂定”或“谢绝”的原因，完成后单击“发送”即可将结果反馈给会议召集人；选择“现在发送响应”，可以立即把自己的决定发送给召集人；选择“不发送响应”就关闭对话框。
3．看看谁来赴会
大家把时间都反馈过来了，我们来好好查看一下。单击会议邮件中的“建议新时间”按钮（如图6），可以看到其中列出了所有与会者的姓名和邮件地址，它们的右边就是根据上面的反馈列出的忙闲状态。此时可以单击“自动选取下一个”按钮设置建议时间，也可以手工设“会议开始时间”和“会议结束时间”。完成后单击“建议时间”按钮，就可以将邮件发送出去。先征询了大家的时间，撞车的情况就不会出现了！
最后具体有哪些参会者？双击“日历”中的某个会议，打开如图7所示窗口的“计划”选项卡，就能看到被通知参加会议的所有人员列表了。鼠标指向某一时间段下面表示与会人员状态的彩条，就可以在提示框内看到有关会议时间、地点和名称的信息，而对应某个用户的彩条颜色和形状表示他能否参会（其意义显示在选项卡左下角）。“以前一个个地人工问询并记录，现在变得这么自动化，确实神奇！”
4．会议日程大家看
“现在一切都提倡透明化，我近期的会议安排要是能放到一个平台上，让大家方便看到就好了。”
“非常简单”，晓荷说：“收到会议邮件以后，单击‘日历’按钮，就可以把会议的日程放入本地日历，以后只要打开日历就可以方便地查看会议日程。”
小提示
Outlook 2003提供的会议安排查看方式非常灵活。假如需要查看某一段时间内的会议或其他活动，只需要选中“日历”导航窗格中的相应日期，对应的日历就会显示在窗口中间。单击工具栏中的“每天”、“工作周”等按钮，就可以扩大或缩小工作日程的查看范围。
领导发话了，要需要了解会议的详细内容。没问题，只须选中“视图→阅读窗格”子菜单下的“靠右”或“底端”，就可以在指定位置打开“阅读窗格”，更详细地了解其内容。如果需要改变“阅读窗格”的大小，只要把光标放到“阅读窗格”的左侧（“靠右”放置时）或上边（“底端”放置时），就可以按照光标的指示改变其大小了。单击“视图→阅读窗格”子菜单下的“关闭”，便可关闭。
5．有会提醒我
每天早上，准时的闹钟让我们别迟到，而在电脑上，我们也需要一个工具来提醒自己别忘了会议。只要Outlook 2003处于运行状态，就可以根据设置进行会议提醒（如图8）。单击对话框中的“打开项目”按钮，会弹出类似图1所示的窗口，有关会议安排的更多信息就尽在眼前了。
小提示
一遍不够？再来一遍，就像一些人早上需要两个闹钟一样。单击图8所示对话框“暂停”右侧的下拉按钮，可以从中选择再次提醒的时间间隔，单击“暂停”按钮可将对话框关闭。如果这个提醒不再需要查看，单击其中的“消除”按钮可以将其去掉（它在日历中的标签仍保留）。
6．会议记录就地取材
“会议记录是非常重要的，除了录音、录像以及纸张记录，我们还有什么好方法把会议的中心方便记下吗？”
“Outlook里的‘日记本’就不错。”单击“文件→新建→日记条目”，打开新的日记条目编辑窗口，输入主题，选择“条目类型”为“会议”，“单位”里输入主办单位，“开始时间”已自动填好，单击“起动计时器”按钮，在多行文本框中输入会议讨论的主要内容，完成后单击“暂停计时器”按钮，“持续时间”就是会议所持续的时间。
我们还可以在“联系人”选择这次会议的参与者，再点击“类别”按钮，选择“会议记录”。最后，点“保存并关闭”按钮，一个会议记录就编辑好了，非常实用（见图10）。
“我这里介绍的只是Outlook 2003的一部分应用，如果公司局域网用上了Windows SharePoint Services和Exchange Server 2003，会议等工作日程也上了网，Office将有更充分施展才能的空间，发挥更大作用（见图11）。”
“几乎全都自动化了，非常实用！五一放假回来我要一试身手！”
小提示
实用会议模板
大力发扬“拿来主义”精神，借助标准化模板，会议组织将更顺利（见图9）！
会议申请：http://office.microsoft.com/zh-cn/templates/TC100947102052.aspx
会议室使用预约表：http://office.microsoft.com/zh-cn/templates/TC100622522052.aspx如果不借助Outlook，简单的表格，有时候作用也不小。
会议议程：http://office.microsoft.com/zh-cn/templates/TC010785062052.aspx凡事提前安排，顺序清晰，提前让参会者心中有数。
会议邀请函：http://office.microsoft.com/zh-cn/templates/TC011344892052.aspx邀请贵宾，格式要千万注意，这是关系到企业形象的问题。
会议桌牌：http://office.microsoft.com/zh-cn/templates/TC060860112052.aspx桌面上的姓名标注，三折就能成为立体标牌。
会议签到表：http://office.microsoft.com/zh-cn/templates/TC010175912052.aspx迟到者是否请到迟到席，就由制度而定了。
会议纪要：http://office.microsoft.com/zh-cn/templates/TC010184112052.aspx会议记录格式的优秀范本，要点清晰、布局合理，电子记录或手工记录都非常实用。
会议费支出报销单：http://office.microsoft.com/zh-cn/templates/TC100948532052.aspx会议报销专用，为一堆发票找到合适的落脚点。
小提示
在工作中要善于运用各种武器，联合作战。
用Excel建立联系人和日程简表，用颜色直观地辅助时间管理；用Office 2003群发短信通知重要人员到会，两重保险；邀请函可以到网上下载包括Word、PPT、Publisher等在内的各种美观模板；在文件批量打印之前，注意用Word自带的校对功能查看波浪线上面的错字；对外会议，可以用Visio进行会场设计；别忘了制作一批公司标志，贴于纯净水瓶、笔记本电脑、会议礼品等处，于细微处体现公司的良好形象；用Tablet PC和One Note结合进行电子签到，还可以在入口处拍照最后用照片进行现场抽奖；会上准备一个摄像机通过Windows媒体服务器实时转播，防止后排与会者看不清主席台；最后视情况把会议光盘进行刻录，发给员工或送给尊贵的嘉宾，也是很有意义的事情……
“晓荷一口气说了这么多，看来里面的学问太大了！”
“CFan第7期62页不是介绍了思维导图工具吗？这里刚好可以用上。大家把要点总结成一棵经验树，以后组织会议也可以把工作‘安排’到‘树’上，一切清晰又有条理。”
“谢谢！今天受益匪浅，今后好好修炼，争取成为半个会议专家！”
“好经验要大家分享！”在大家的强烈要求下，晓荷将工作心得和盘托出：“通知会议并不是一项轻松的工作，要河里洗铁盒—面面俱到。除了会议召开时间、地点以外，还要分配与会人员的角色（召集人、参与者），之后还要了解哪些人能够到会，为安排会议发言顺序等做准备，就说说4月底召开的总经理办公会议吧……”
1．会议通知 考虑周到
撰写和发送通知是会议组织的第一步。如果电话通知或逐个发邮件，效率太低，我要让聪明的Outlook来做这项工作。
打开Outlook 2003，单击左侧“导航窗格”内的“日历”按钮，使其上方显示2006年3月和2006年4月的日历（单击“导航窗格”左上和右上角的按钮可以查看其他月份的日历），接着单击日历中的“2006年4月21日”，使“4月21日星期五”的日历显示在窗口中间。假如会议安排在当天上午10：00至12：00举行，就拖动鼠标,选中日历中的1000至1100区域。
时间确定了之后，该通知参会者了。会议有大小，角色有轻重，选中的区域内右击鼠标，选择快捷菜单中的“新会议要求”（如图1），单击“收件人”按钮，在如图2所示对话框中按住Ctrl键选中与会者的邮件地址。必须参加会议的人员，单击“必选”，视自身情况决定是否与会的人员就单击“可选”，将选中的地址放入对应的框内，会议对每个人是否重要，就标明清楚了。
会议在哪儿召开呢？一定要通知清楚。在对话框的“资源”框输入会议召开地点（例如“公司总部二楼会议室”之类），确定后回到如图1所示窗口。接下来，在“主题”栏内输入会议名称，假如没有输入会议召开地点，可以打开“地点”下拉列表选择以前用过的地点。最后，在窗口下方输入出席会议需要的注意事项，比如“请携带分公司季度财务报表”，重要事项就不会耽误了。
千万别错过了开会时间！还好Outlook 2003提供了“标签”、“提前”和“时间显示为”三种“提醒”方式。打开“标签”下拉列表，可以选择一种说明会议重要性的颜色；选中“提醒”，在“提前”下拉列表中选择出席会议需要提前的时间，届时Outlook 2003会弹出对话框提醒；如果需要以电脑播放音乐的方式提醒用户，可以单击图1中的“小喇叭”图标，打开对话框选择要播放的提醒音乐文件。
好了，开始发送通知！操作上与其他邮件没有别的区别，打开“账户”下拉列表选择代表会议召集人的账户，单击工具栏中的“发送”按钮，就可以将这个会议通知发给要参会的员工了。
2．来不来告诉我
“上周三，我之前和客户约了时间见面，后来又被通知参加季度总结会和市场部的‘头脑风暴’，都不能缺席，真是分身无术。我们安排会议怎么避免参会者的时间撞车呢？”
晓荷笑着说：“冲突是可以避免的，Outlook 2003发送的会议通知可以让与会者反馈信息。”
小提示
当打开如图1所示窗口的“动作”菜单，选中“请求响应”和“允许建议新的时间”以后，接收到的邮件除了“主题”、“发件人”等信息外，日程邮件上方会有“接受”、“暂定”等按钮（如图3）。单击“接受”按钮，就意味着用户决定参加会议，这样不仅会在他的“日历”中安排该会议，他还会在召集人更改会议信息后收到更新邮件。他人查看该用户的“忙/闲”时间，则该时间默认显示为“忙”；如果不能确定是否有时间参加会议，用户可以单击图3所示邮件中的“暂定”。此后会议日程会放入该用户的“日历”，对应的时间对于其他人显示为“暂定不可用”。如果确实没有时间，这个员工会单击“谢绝”，此时会议日程不会加入该用户的“日历”（该段时间空闲），但是他与会议召集人的联系并不会中断。一旦会议日程变更，他仍然会收到通知。只要选择了其中一个按钮，就会弹出如图4所示对话框。不参加的话，给个理由先。选择“发送前编辑响应”（如图5），可以说明自己“暂定”或“谢绝”的原因，完成后单击“发送”即可将结果反馈给会议召集人；选择“现在发送响应”，可以立即把自己的决定发送给召集人；选择“不发送响应”就关闭对话框。
3．看看谁来赴会
大家把时间都反馈过来了，我们来好好查看一下。单击会议邮件中的“建议新时间”按钮（如图6），可以看到其中列出了所有与会者的姓名和邮件地址，它们的右边就是根据上面的反馈列出的忙闲状态。此时可以单击“自动选取下一个”按钮设置建议时间，也可以手工设“会议开始时间”和“会议结束时间”。完成后单击“建议时间”按钮，就可以将邮件发送出去。先征询了大家的时间，撞车的情况就不会出现了！
最后具体有哪些参会者？双击“日历”中的某个会议，打开如图7所示窗口的“计划”选项卡，就能看到被通知参加会议的所有人员列表了。鼠标指向某一时间段下面表示与会人员状态的彩条，就可以在提示框内看到有关会议时间、地点和名称的信息，而对应某个用户的彩条颜色和形状表示他能否参会（其意义显示在选项卡左下角）。“以前一个个地人工问询并记录，现在变得这么自动化，确实神奇！”
4．会议日程大家看
“现在一切都提倡透明化，我近期的会议安排要是能放到一个平台上，让大家方便看到就好了。”
“非常简单”，晓荷说：“收到会议邮件以后，单击‘日历’按钮，就可以把会议的日程放入本地日历，以后只要打开日历就可以方便地查看会议日程。”
小提示
Outlook 2003提供的会议安排查看方式非常灵活。假如需要查看某一段时间内的会议或其他活动，只需要选中“日历”导航窗格中的相应日期，对应的日历就会显示在窗口中间。单击工具栏中的“每天”、“工作周”等按钮，就可以扩大或缩小工作日程的查看范围。
领导发话了，要需要了解会议的详细内容。没问题，只须选中“视图→阅读窗格”子菜单下的“靠右”或“底端”，就可以在指定位置打开“阅读窗格”，更详细地了解其内容。如果需要改变“阅读窗格”的大小，只要把光标放到“阅读窗格”的左侧（“靠右”放置时）或上边（“底端”放置时），就可以按照光标的指示改变其大小了。单击“视图→阅读窗格”子菜单下的“关闭”，便可关闭。
5．有会提醒我
每天早上，准时的闹钟让我们别迟到，而在电脑上，我们也需要一个工具来提醒自己别忘了会议。只要Outlook 2003处于运行状态，就可以根据设置进行会议提醒（如图8）。单击对话框中的“打开项目”按钮，会弹出类似图1所示的窗口，有关会议安排的更多信息就尽在眼前了。
小提示
一遍不够？再来一遍，就像一些人早上需要两个闹钟一样。单击图8所示对话框“暂停”右侧的下拉按钮，可以从中选择再次提醒的时间间隔，单击“暂停”按钮可将对话框关闭。如果这个提醒不再需要查看，单击其中的“消除”按钮可以将其去掉（它在日历中的标签仍保留）。
6．会议记录就地取材
“会议记录是非常重要的，除了录音、录像以及纸张记录，我们还有什么好方法把会议的中心方便记下吗？”
“Outlook里的‘日记本’就不错。”单击“文件→新建→日记条目”，打开新的日记条目编辑窗口，输入主题，选择“条目类型”为“会议”，“单位”里输入主办单位，“开始时间”已自动填好，单击“起动计时器”按钮，在多行文本框中输入会议讨论的主要内容，完成后单击“暂停计时器”按钮，“持续时间”就是会议所持续的时间。
我们还可以在“联系人”选择这次会议的参与者，再点击“类别”按钮，选择“会议记录”。最后，点“保存并关闭”按钮，一个会议记录就编辑好了，非常实用（见图10）。
“我这里介绍的只是Outlook 2003的一部分应用，如果公司局域网用上了Windows SharePoint Services和Exchange Server 2003，会议等工作日程也上了网，Office将有更充分施展才能的空间，发挥更大作用（见图11）。”
“几乎全都自动化了，非常实用！五一放假回来我要一试身手！”
小提示
实用会议模板
大力发扬“拿来主义”精神，借助标准化模板，会议组织将更顺利（见图9）！
会议申请：http://office.microsoft.com/zh-cn/templates/TC100947102052.aspx
会议室使用预约表：http://office.microsoft.com/zh-cn/templates/TC100622522052.aspx如果不借助Outlook，简单的表格，有时候作用也不小。
会议议程：http://office.microsoft.com/zh-cn/templates/TC010785062052.aspx凡事提前安排，顺序清晰，提前让参会者心中有数。
会议邀请函：http://office.microsoft.com/zh-cn/templates/TC011344892052.aspx邀请贵宾，格式要千万注意，这是关系到企业形象的问题。
会议桌牌：http://office.microsoft.com/zh-cn/templates/TC060860112052.aspx桌面上的姓名标注，三折就能成为立体标牌。
会议签到表：http://office.microsoft.com/zh-cn/templates/TC010175912052.aspx迟到者是否请到迟到席，就由制度而定了。
会议纪要：http://office.microsoft.com/zh-cn/templates/TC010184112052.aspx会议记录格式的优秀范本，要点清晰、布局合理，电子记录或手工记录都非常实用。
会议费支出报销单：http://office.microsoft.com/zh-cn/templates/TC100948532052.aspx会议报销专用，为一堆发票找到合适的落脚点。
小提示
在工作中要善于运用各种武器，联合作战。
用Excel建立联系人和日程简表，用颜色直观地辅助时间管理；用Office 2003群发短信通知重要人员到会，两重保险；邀请函可以到网上下载包括Word、PPT、Publisher等在内的各种美观模板；在文件批量打印之前，注意用Word自带的校对功能查看波浪线上面的错字；对外会议，可以用Visio进行会场设计；别忘了制作一批公司标志，贴于纯净水瓶、笔记本电脑、会议礼品等处，于细微处体现公司的良好形象；用Tablet PC和One Note结合进行电子签到，还可以在入口处拍照最后用照片进行现场抽奖；会上准备一个摄像机通过Windows媒体服务器实时转播，防止后排与会者看不清主席台；最后视情况把会议光盘进行刻录，发给员工或送给尊贵的嘉宾，也是很有意义的事情……
“晓荷一口气说了这么多，看来里面的学问太大了！”
“CFan第7期62页不是介绍了思维导图工具吗？这里刚好可以用上。大家把要点总结成一棵经验树，以后组织会议也可以把工作‘安排’到‘树’上，一切清晰又有条理。”
“谢谢！今天受益匪浅，今后好好修炼，争取成为半个会议专家！”