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摘 要:本文阐述了电子档案产生及其运用程序;说明电子档案给档案工作带来了新的挑战,指出只有扩大档案的馆藏内容,才能提高档案的服务功能。
关键词:电子档案运用整理管理保护
中图分类号:G712 文献标识码:A 文章编号:1673-9795(2011)08(b)-0228-01
1 电子档案的运用
电子档案这一新生事物越来越被广泛的运用到各个领域当中,作为档案管理者就必须认清电子档案性质,搞好电子档案在档案工作中的运用。
1.1 讲求真实、合法是电子档案运用的前提
从电子档案的可修改性我们不难看到这一点,纸质档案虽能修改但没有电子档案更好修改,一旦修改后不易留下任何痕迹,更难分辨其真伪。针对它的这一特性我们档案工作者在电子档案的运用当中就要更加遵守职业道德,真实、合法的保管电子档案使电子档案具有档案必有的原始性和真实性,真正的成为合法参考的凭证和依据。
1.2 掌握电子档案的操作方法
学习计算机基础知识,从而熟练掌握计算机的基础应用与操作,以便做好电子档案的保存与管理。掌握WORD等文档、表格处理软件的应用以及相关数据编辑与处理软件的应用,便于做好电子档案的原始信息整理与编辑工作。掌握并熟练应用本单位所使用的档案管理系统。学习计算机的病毒防护知识,电子档案的原始信息的采集有时靠各个部门运用邮箱、载体等形式集中传过来,难免会感染一些病毒,那么我们就必须掌握计算机的病毒防护知识,通过对计算机病毒的防护来减免各种病海对我们档案库的感染与侵入,保证电子档案的完好性。
1.3 做好电子档案的初期整理
电子档案整理的好坏,影响电子档案的使用性和考察性,这就要求档案工作者必须务实、认真、仔细地做好电子档案的整理。作为一名档案工作人员不能只停留于以前的工作程序和方式,要不断的加强档案管理知识的学习,扩充档案管理方面的新知识,以便更好的统筹规划档案库,以有利于对电子档案的分层分段与初期编辑与整理。必须对所在的单位,做好各种档案的归类。我们需要注意的是单位的主体人决定文书电子档案的整理与规划。例如:本人所在的单位属于职院,它的主体人是学生和教师,而一般企事业单位的主体人是单位的职工,所以在整理文书档案时一定要搞清单位的主体人。那么我们就以职院学生口的电子档案为例大致作以介绍。学生口电子档案的整理要紧扣三个环节,即学生的入学、在校、毕业。
由此看来,文书电子档案不但要根据年度、文书内容组织机构、保管期限等作好规划分层,而且要根据单位的主体人做好相关内容的初步规划与整理。
2 科技学术电子档案整理
科技电子文件档案种类较多,可以按照基建、设备、科研、房地产、声像档案等分类管理然后再按项目归档。简单介绍以下三种:基建档案;基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的,所以,数据信息整理时就按档案管理要求进行输入,对纸质文件的实体进行扫拊,并按案卷号、图号、序号连接起来,使终端用户直接检索到每一张图纸资料。设备档案单位引进技术和购置各种设备时,商家提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向发展,而且单位的管理也采用了电子化。所以,在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件,如:系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时,应该附E电子文件内容说明和注意事项。科研档案:科研档案要先根据科研项日进行分类,再根据科研项目里的相关内容进行规划分层归档整理。
3 电子档案的保管
电子档案的保管技术对档案管理界来说是一个全新的课题,电子文件虽具有体积小、便于存储、易于共享等优点,但是要想将其长期、完善的保管却需要很多复杂的技术处理进行维护。
3.1 阅读环境的维护
从电子档案的依赖性可以看出,它不僅依赖于计算机的硬件和各种存储介质,还依赖于系统软件、文字处理软件等,那么要使电子档案顺利的服务于梢案工作,就必须先搞好硬件环境与软件环境的维护。
(1)硬件环境的维护。硬件环境的维护也就是我们对计算机及其辅助设备和仔储介质的维护。这方面的维护要依据厂家机器设备的各种维护说明,一般都有温度、湿度、防磁等指标的规定包括正确的操作方法等,我们都要无条件的依据这些硬件说明书正确的去操作来维护电子档案所依赖的硬件环境,尽最大可能的去延长它们的使用寿命。
(2)软件环境的维护。在电子档案软件环境的维护中,首先我们要有一套完善的软件环境备份以便软件环境发生不可修补的问题时能够立即重新安装。其次我们要有一套完善的防病毒体系以防黑客、软件病毒的侵扰。最后就是我们档案管理人员要定期定时的进行软件环境的清查与防护。只有这样电子档案的软件环境才能做到更好的维护。
3.2 及时建立完善的数字化副本做到正副完全一致
(1)定期建立数字化副本。由于我们存储介质有严格的维护保存指标难免在我们保管的期间会有损伤,且这些科技物质也有寿命的界限,所以我们必须定期建立电子档案的数字化副本,以免存储介质在损伤和寿命殆尽之时我们存放的电子档案也无法读取。
(2)软、硬件更新与升级时,更换并备份所有电子档案为最新存档格式。科学技术是不断发展的,我们在工作中难免会遇到过去的电子文件利用现代的软、硬件环境无法读取与打开。这就需要我们审清软、硬件更新与升级形式,涉及电子文档以前不便打开的,要提前做好更换与备份所有电子档案的最新存档格式,便于适应科学技术发展后的电子文档阅读。
(3)定期整理与检查存储介质的保存情况。现在的存储介质是多种的,有:移动的和不能移动的,移动的有移动硬盘、优盘、光盘、磁盘等,我们要根据本单位的存储介质情况定期对其进行规划、整理与检查,使存储介质的利用更加充分与合理,更为妥善的更大限度的服务于电子档案的存放。
(4)定期对照检查电子档案的正本与副本。由于病毒软件有时是无空不入的也包括我们有时的操作疏忽修改了文档的内容自己也未查觉,这样我们定期对电子档案的正本与副本进行对照检查,审清原件进行修复,以利于我们更好的维护电子档案的原始性。
关键词:电子档案运用整理管理保护
中图分类号:G712 文献标识码:A 文章编号:1673-9795(2011)08(b)-0228-01
1 电子档案的运用
电子档案这一新生事物越来越被广泛的运用到各个领域当中,作为档案管理者就必须认清电子档案性质,搞好电子档案在档案工作中的运用。
1.1 讲求真实、合法是电子档案运用的前提
从电子档案的可修改性我们不难看到这一点,纸质档案虽能修改但没有电子档案更好修改,一旦修改后不易留下任何痕迹,更难分辨其真伪。针对它的这一特性我们档案工作者在电子档案的运用当中就要更加遵守职业道德,真实、合法的保管电子档案使电子档案具有档案必有的原始性和真实性,真正的成为合法参考的凭证和依据。
1.2 掌握电子档案的操作方法
学习计算机基础知识,从而熟练掌握计算机的基础应用与操作,以便做好电子档案的保存与管理。掌握WORD等文档、表格处理软件的应用以及相关数据编辑与处理软件的应用,便于做好电子档案的原始信息整理与编辑工作。掌握并熟练应用本单位所使用的档案管理系统。学习计算机的病毒防护知识,电子档案的原始信息的采集有时靠各个部门运用邮箱、载体等形式集中传过来,难免会感染一些病毒,那么我们就必须掌握计算机的病毒防护知识,通过对计算机病毒的防护来减免各种病海对我们档案库的感染与侵入,保证电子档案的完好性。
1.3 做好电子档案的初期整理
电子档案整理的好坏,影响电子档案的使用性和考察性,这就要求档案工作者必须务实、认真、仔细地做好电子档案的整理。作为一名档案工作人员不能只停留于以前的工作程序和方式,要不断的加强档案管理知识的学习,扩充档案管理方面的新知识,以便更好的统筹规划档案库,以有利于对电子档案的分层分段与初期编辑与整理。必须对所在的单位,做好各种档案的归类。我们需要注意的是单位的主体人决定文书电子档案的整理与规划。例如:本人所在的单位属于职院,它的主体人是学生和教师,而一般企事业单位的主体人是单位的职工,所以在整理文书档案时一定要搞清单位的主体人。那么我们就以职院学生口的电子档案为例大致作以介绍。学生口电子档案的整理要紧扣三个环节,即学生的入学、在校、毕业。
由此看来,文书电子档案不但要根据年度、文书内容组织机构、保管期限等作好规划分层,而且要根据单位的主体人做好相关内容的初步规划与整理。
2 科技学术电子档案整理
科技电子文件档案种类较多,可以按照基建、设备、科研、房地产、声像档案等分类管理然后再按项目归档。简单介绍以下三种:基建档案;基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的,所以,数据信息整理时就按档案管理要求进行输入,对纸质文件的实体进行扫拊,并按案卷号、图号、序号连接起来,使终端用户直接检索到每一张图纸资料。设备档案单位引进技术和购置各种设备时,商家提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向发展,而且单位的管理也采用了电子化。所以,在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件,如:系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时,应该附E电子文件内容说明和注意事项。科研档案:科研档案要先根据科研项日进行分类,再根据科研项目里的相关内容进行规划分层归档整理。
3 电子档案的保管
电子档案的保管技术对档案管理界来说是一个全新的课题,电子文件虽具有体积小、便于存储、易于共享等优点,但是要想将其长期、完善的保管却需要很多复杂的技术处理进行维护。
3.1 阅读环境的维护
从电子档案的依赖性可以看出,它不僅依赖于计算机的硬件和各种存储介质,还依赖于系统软件、文字处理软件等,那么要使电子档案顺利的服务于梢案工作,就必须先搞好硬件环境与软件环境的维护。
(1)硬件环境的维护。硬件环境的维护也就是我们对计算机及其辅助设备和仔储介质的维护。这方面的维护要依据厂家机器设备的各种维护说明,一般都有温度、湿度、防磁等指标的规定包括正确的操作方法等,我们都要无条件的依据这些硬件说明书正确的去操作来维护电子档案所依赖的硬件环境,尽最大可能的去延长它们的使用寿命。
(2)软件环境的维护。在电子档案软件环境的维护中,首先我们要有一套完善的软件环境备份以便软件环境发生不可修补的问题时能够立即重新安装。其次我们要有一套完善的防病毒体系以防黑客、软件病毒的侵扰。最后就是我们档案管理人员要定期定时的进行软件环境的清查与防护。只有这样电子档案的软件环境才能做到更好的维护。
3.2 及时建立完善的数字化副本做到正副完全一致
(1)定期建立数字化副本。由于我们存储介质有严格的维护保存指标难免在我们保管的期间会有损伤,且这些科技物质也有寿命的界限,所以我们必须定期建立电子档案的数字化副本,以免存储介质在损伤和寿命殆尽之时我们存放的电子档案也无法读取。
(2)软、硬件更新与升级时,更换并备份所有电子档案为最新存档格式。科学技术是不断发展的,我们在工作中难免会遇到过去的电子文件利用现代的软、硬件环境无法读取与打开。这就需要我们审清软、硬件更新与升级形式,涉及电子文档以前不便打开的,要提前做好更换与备份所有电子档案的最新存档格式,便于适应科学技术发展后的电子文档阅读。
(3)定期整理与检查存储介质的保存情况。现在的存储介质是多种的,有:移动的和不能移动的,移动的有移动硬盘、优盘、光盘、磁盘等,我们要根据本单位的存储介质情况定期对其进行规划、整理与检查,使存储介质的利用更加充分与合理,更为妥善的更大限度的服务于电子档案的存放。
(4)定期对照检查电子档案的正本与副本。由于病毒软件有时是无空不入的也包括我们有时的操作疏忽修改了文档的内容自己也未查觉,这样我们定期对电子档案的正本与副本进行对照检查,审清原件进行修复,以利于我们更好的维护电子档案的原始性。