图书馆知识对图书馆管理的创新

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  图书馆管理是指应用现代管理学的原理和方法,通过计划、组织、指挥、协调和控制等行动,合理配置和使用图书馆资源,发挥其最佳效率,达到预定目标和完成图书馆任务的过程。图书馆知识管理创新和发展了图书馆管理。什么是图书馆知识管理?笔者认为,图书馆知识管理,是指应用知识管理理论与方法,合理配置和使用图书馆各种资源,充分地满足用户不断变化的信息与知识需求,并提升现代图书馆的各项职能和更好地发挥其作用的过程。由此看来,图书馆知识管理与图书馆管理有如下不同:①理论基础不同。从上述两个定义可以看出,图书馆管理是以传统的管理学理论为基础,图书馆知识管理则是以知识管理理论为基础。②管理对象不同。图书馆管理对象是由人员、文献信息、建筑、设备、经费、技术方法等要素构成的图书馆系统;图书馆知识管理对象是图书馆知识管理系统,它是由信息与知识资源、人力资源、物资资源、技术与图书馆文化等要素组成。③侧重点不同。尽管图书馆管理的中心思想是以人为本,以读者为中心,但是在实践中,很少有图书馆能够很好地贯彻这一基本管理思想,而只是忙于一般的事务性管理;图书馆知识管理真正体现了以人为本的管理思想,人力资本管理成为图书馆知识管理的核心,知识服务与知识创新成为图书馆知识管理的直接目标。
  
  一、图书馆知识管理对图书馆管理模式的创新
  
  根据工作复杂程度和相互依赖程度的高低,图书馆知识管理模式可以分为事务模式、专家模式、集成模式和协作模式。
  知识管理事务模式的最大特点是“知识的规范”,通过核心业务知识的规范化、标准化,确保核心业务活动持续稳定地开展。它强调知识的系统化、运作的自动化,或工作常规化、操作程序化、员工行为标准化,不需要太多创造性的员工。这种模式在工作复杂程度和相互依赖程度上都比较低。
  知识管理的集成模式着眼于“整体最优”,着重于跨部门的统一协调,通过业务集成的方式促使掌握相关知识的各部门形成统一的运作规则和行动标准,充分发挥共享目标体系和信息反馈体系的作用,使各部门的功能性决策建立在整体运营效率最大化的基础之上。这种模式相互依赖程度相对高,工作复杂程度相对低。
  知识管理的专家模式注重从“专家”的工作中获取核心业务发展的推动力,发挥“明星效应”,要求图、书馆必须采取特别的激励手段吸引具有专门知识的个人,鼓励他们进行价值增值活动,并通过图书馆知识资本的内部运营来培养图书馆内部的业务骨干。这种模式的相互依赖程度相对低,工作复杂程度相对高。
  知识管理的协作模式注重从全局角度来综合各种知识领域,调动各方面的知识储备来解决错综复杂的问题,尤其强调学习型组织“共同超越”理念的挖掘,建立起激励员工们参与知识共享的机制,共同关注个人和集体创新能力的培养。这种模式在工作复杂程度和相互依赖程度上都比较高。
  
  二、图书馆知识管理对图书馆管理工作的创新
  
  图书馆知识管理对图书馆管理工作的创新集中体现在如下三个方面:
  1、以“知识型团队”创新图书馆组织模式
  图书馆知识管理要打破传统的组织结构,建立柔性的、灵活的知识型团队组织。知识型团队是一种以知识的创建、传播与应用为基本出发点的由相互协作的个体所组成的正式群体。各个体具体负责各种信息资源的收集、整理、数字化转换、描述和加工;图书馆服务项目的设计与创新,为用户提供各种各样的信息服务与知识服务,如包括外借阅览、参考咨询、网络导航、用户培训等在内的信息服务和包含知识发现、知识挖掘、知识创新等在内的知识服务;图书馆新理论、新技术、新工具、新标准的研究与开发,系统设备的更新与维护,数据处理系统的升级与维护,数据的长期保存与安全保护以及负责规划、组织和控制本馆发展与建设的目标、步骤与进度,构建图书馆知识管理平台,促进馆员之间的相互交流和学习,协调本馆部门间、馆际间的相互关系,进行人事管理和财务管理,组织学术交流等。这里,团队是由多个部门的具有互补能力和知识的人参加的以任务为导向的充分自治的工作单元,是一个相对独立的工作模块。内部网与互联网成为团队进行协调与沟通的桥梁,通过它们实现团队成员的知识共享。
  2、用知识管理思想指导图书馆服务
  ①在服务取向上,坚持“以用户为中心”。
  以前图书馆更多地是关注信息对象(馆藏)而不是信息用户(读者),即是“以馆藏为中心”开展服务,导致一些弊端,如馆藏重复建设、馆藏结构单一、利用率低、服务范围小、服务层次低、经济效益差等。图书馆知识管理能贯彻“以用户为中心”,紧密地将信息用户、信息资源和信息技术结合起来,针对用户结构、阅读倾向、各群体数量及比例、利用图书馆的频率和方式、对服务的需求层次和满足程度、将来可能的发展变化等参数,连续地收集用户数据,深入研究用户信息需求,建立明确有序的用户信息反馈渠道和科学、可行、系统化的评测指标,借以客观、准确地反映和评价图书馆服务运行的状态和效率,指明需要改进的环节和项目,有针对性地调整服务对策,从而扩大和提升图书馆信息服务与知识服务。
  ②在服务内容上,强化知识性。
  知识经济对图书馆服务提出了较高的知识性要求,图书馆知识管理服务不再是简单的资料收集、贮存和传递,而是基于知识的开发、创新与利用。首先,在服务内容的深度上,应特别注意扩充知识内涵,实施知识挖掘与知识发现,使原有信息和知识得到系统化、综合化:深入化,产生针对性和适用性更强的再生知识,实现知识资本的更新、整合和增值;其次,在服务内容的广度上,应尽量扩展相关问题的知识涵盖面,充分利用图书馆现有各种实体资源和网上虚拟资源(包括知识导航系统),依靠现代信息技术为图书馆提供知识面很广的信息服务和知识服务。
  ③在服务方式上,实行知识服务。
  图书馆应在信息服务的基础上,开展知识服务。知识服务是建立在图书馆服务功能和专门知识基础上的一种价值取向,不再是以规范化的信息资源收藏和组织为标志,而是以灵活的服务模式充分利用和调动知识工作者的智慧进行的特定问题的分析、诊断、解决为标志。知识服务方式多种多样,包括基于分析和基于内容的参考咨询服务、专业化信息服务、个人化信息服务、团队化信息服务、知识管理服务等。需要指出的是,知识服务并不排斥以藏书建设、文献编目、文献检索、文献流通阅览为基础的传统服务,只不过这些服务将不再体现图书馆的核心能力、专业取向和标志性内容,将主要作为辅助性的后台服务来支持知识服务。
  ④运用人力资本理论培养能胜任知识管理的知识型馆员。
  二十一世纪现代图书馆工作重心将“从‘书本位’向‘人本位’转移,业务重心从第二线向第一线转移,服务重心从一般服务向参考服务转移”。图书馆员是实现这些转移的关键。但怎样提高馆员知识和技能呢?笔者认为应加强人力资本管理,培养能胜任 知识管理的知识型馆员。所培养的知识型馆员应该具备胜任知识管理的如下基本素质:①具有了解知识和信息的特征、结构、媒体的知识;②具有收集、组织、保存、利用知识和信息的能力;③拥有信息技术知识(IT literacy),即知道怎样运用合适的技术为目标用户捕获、分类和传播信息与知识,以及怎样把知识转化成集中化的员工数据库来存取;④具有敏锐的和善于分析的头脑,能从多种角度了解用户需求:⑤具有很强的自学能力、概括能力、理解能力、语言表达能力、写作能力和创新能力。
  
  三、图书馆知识管理对图书馆文化的创新
  
  图书馆知识管理要求建立一种与之相适应的知识共享文化。它的核心价值观如下:一是相互信任。领导与员工间、员工之间、员工与用户间要建立相互信赖关系,因为它是图书馆实施知识管理的基础,如果双方互不信任,双方只考虑自己的利益,员工或用户就不可能将自己的隐性知识贡献出来与大家共享。而这种相互信任关系是建立在管理过程的开放和透明,管理决策的公开、公正和民主,以及员工对管理目标和价值观的认同上。二是开放式交流。由于任何组织90%的知识都存在于员工的头脑中,释放这些隐性知识是知识管理的一个重大挑战。员工可以通过使用类推、暗喻和讲故事等多种方式来进行充分交流,共享他们的经验与知识。三是互动式学习。图书馆可以利用Internet和Internet构造学习平台或专用知识网络,并通过这个学习平台把员工和用户联系起来,使他们能随时随地接受来自图书馆或员工/用户间的信息与知识。四是知识共享。图书馆应该吸收那些愿意并有能力参与合作与共享的员工、用户来组建图书馆的知识库,通过该知识库实现知识共享,使知识共享成为图书馆内部结构的一部分。五是鼓励创新。图书馆不仅要建立知识创新的激励机制,而且要容忍创新失败,允许奇思妙想付诸实施。这种知识共享文化必将全面创新图书馆文化,同时也为图书馆实施知识管理提供了一种氛围。建设这种知识共享文化的措施包括:
  ·培养员工的知识共享意识。图书馆可通过多种方式培养员工的知识共享意识,如通过人员培训传送知识共享信息,通过一系列的庆典礼仪等创建知识共享氛围等。
  ·建立知识共享的技术基础,如建立图书馆网站及Intranet来快捷地进行知识交流。
  ·建立知识库。在图书馆的Intranet上建立知识库是实现知识共享必不可少的,其内容至少包括图书馆的人力资源、主要用户资源、先进的工作经验与技术、图书馆工作职位需要的技能和评价方法等。
  ·发挥高层管理者的示范作用。图书馆高层管理者可通过自身行为来强化员工的知识共享意识,如高层管理者同员工进行网上业务交流与指导。
  ·制定知识共享原则,如允许每位员工都能通过便捷的方式访问知识库、鼓励每位员工对相关问题提出意见和建议、提供24小时的上网服务、确保每个关键词都能在知识库中搜索、及时更换知识库中陈旧的知识、提供多种语言服务等。
  ·建立知识共享的激励机制,通过一系列奖励政策促进知识共享文化的构建。
  综上所述,由于图书馆知识管理的运用,使图书馆管理得到创新,图书馆功能得以更充分地发挥。当然图书馆管理工作是一个系统工程,其内容不在本文讨论范围之内。如何进一步做好图书馆知识管理,促进图书馆管理工作,还需要大家做进一步的探讨。
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