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摘 要
身处大数据时代，社会生活的各个方面，每天都在产生大量的原始数据。这些数据是数量与过去不可同日而语，加之以浩如烟海的原始数据，无论是档案馆还是档案室，都已经达到工作的极限，档案管理者都已經感到力不从心。面对如潮水般涌来的大数据，档案管理的相关从业人员，有必要探讨一下大数据时代下的档案管理。
【关键词】大数据；档案
1 新时代背景下档案管理引入大数据技术的必要性
1.1 档案馆融入智慧城市需要大数据技术
2013年1月29日，住房和城乡建设部公布了第一批智慧试点城市，共90个，智慧城市由国家统一规划施行，正在建设起步。建设智慧城市应当遵循几个基本原则，首先，要少用能源多用信息；其次，多用信息少受灾害；最后，多用信息多利民众。
档案馆作为提供档案服务于社会、永久保存档案的科学事业机构，存储的信息可以用浩如烟海来形容，是信息资源 集合。但由于我们尚未采用科学的档案管理方法，管理方式落后，管理专业人才欠缺，另外，社会对档案管理的认识不足，档案管理意识淡薄。许多信息没有得到利用和开发。建设智慧城市，可以使得现有的数据资源可以被更好地管理、开发、利用。大数据时代的信息处理，是档案管理真正融入城市建设。
智慧城市建设需要依赖各类信息。要想使档案管理真正服务于城市建设，需要将各类信息灵活利用起来，汇聚成建设智慧城市的信息流。信息的科学分类可以为公众服务，可以为决策层服务。要想使档案馆中沉睡的数据信息为公众服务，只靠人力是无法完成的，需要借助科学技术，而大数据技术是不二的选择。
1.2 大数据技术是新时代背景下对电子文件的管理迫切需要
1.2.1 大数据技术可以为电子文件的鉴定问题服务
大数据时代来临以后，电子文件及数据的增长，是以指数级的速度完成的。这些数据的产生，给数据管理带来的挑战是前所未有的。我们很清楚，这些数据如浩瀚的海洋，里面蕴藏着巨大的如金矿一般的财富。但在这些数据中获取有效信息，比在堆积如山的纸质文件中筛选更为困难。
我国一直以来处理海量电子文件的方法是对电子文件从宏观角度进行筛选，因为由文件鉴定管理人员对每一份相关文件进行逐一筛选是不可能的。宏观筛选即从总体上对价值信息就行前期判断，而不是第一时间对文件进行逐一处理。依照这样的思路，在选定一个单位作为单子文件管理的对象后， 首先要对这个单位的数据进行收集和整理。大数据软件可以对机器生成的海量数据建立索引目录，使得对数据的查询与使用更为便捷。这正是档案管理工作需要的先进技术。除以上功能外，大数据技术还能对数据进行按要求分类，对数据的深层次规律进行总结。这些功能可以使档案管理工作更为科学。
1.2.2 处理非结构化电子文件需要大数据技术
大数据包含多项功能，其中包括数据结构化、半结构化和非结构化。在现代互联网应用中，呈现出的特点是非结构化数据的大幅增长。大数据除可以处理大规模数据外，还意味着文件数量庞大，处理文件系统层积累的大量数据，此类数据处理不当将会影响系统的性能和扩展能力。
非结构化文件的快速增长，使得档案管理工作者对电子文件的管理困难重重。现在，有大数据技术的协助，已经可以对空间数据、图像数据、关系数据以及数据流等的非结构化处理。基于存储对象的存储架构，一个系统中可以做以十亿级别数据为基数的数据管理。同时，还不会像其他传统数据存储一样遇到数据管理的困扰。大数据技术带来了档案管理的新气象。为解决管理工作非结构化提供了解决之道。
1.3 大数据服务于新时代背景下档案数据的存储与备份
使用档案管理数据库，极大地提高了档案管理的效率。今年来，使用档案管理数据库的过程中，常常会遇到数据库中无法写入新数据的情况，数据库的存储量达到饱和。档案库中的数据，也同样面临着需要配备大量存储空间的问题。这就要求我们，必须对存储空间进行优化，在节约成本的同时提高效率。
1.4 档案工作从实体管理上升到知识管理需要大数据技术
当今的档案管理用户对仅限于数据或文件的简单利用的管理模式已经不满足。现在人们更希望能够获得数据背后隐藏的信息，以及信息背后所隐藏的知识。由此，档案管理工作也应该由简单的信息转变、数据提供转变为对知识的提供。档案管理技术的核心是技术引擎。新型的知识服务引擎包括了资源及学术搜索引擎、知识服务社区实体、资源服务引擎、用户知识需求、智能分析引擎等。利用大数据技术，可以对新型知识服务引擎进行构建。
2 档案管理运用大数据的策略
2.1 对档案资源进行统一管理或统一备份
大数据技术可以支持数据的处理与存储。使得档案统一管理和备份成为一种可能。国内已经有地区开始对大数据产业园区进行建设，这对档案管理部门以及档案管理者都是很好的启发。为了对档案的安全进行维护及可以对档案的综合资源进行管理，档案备份十分有必要。
目前，档案馆一般都用电子文档对档案进行备份。档案管理部门能否在大数据的处理园区建立一个规范的数据备份呢？通过科学的规划与严密的验证，这一举措完全可行。如果能将尽量完整的数据进行归类总结统一管理，那么，利用大数据对档案进行开发管理的理想指日可见。
2.2 开发适合档案行业的大数据分析工具，寻求与大数据开发公司合作。
大数据技术涵盖的范围十分广泛。某一个行业如果想要引入大数据技术，就需要寻求与专业的大数据公司合作，打破专业限制，避免数据不掌握在懂得数据分析的人手中。通过与熟悉档案管理工作以及专业的数据分析公司合作，才能真正开发出具有档案管理行业的大数据分析工具。
3 档案管理运用大数据需注意的问题
3.1 要有明确的目标和标准
在运用大数据技术对档案数据进行分析的时候，首先应该明确我们对数据进行分析的目的。否则，分析数据将耗费大量的时间与精力。档案资料浩如烟海，如果目标不明确，则很容易陷入迷茫。确定了大数据分析的目标，就可以利用大数据解决问题。
3.2 要注意潜在的风险
开发和利用档案信息，会有信息泄漏的风险，也可能导致档案信息的丢失或篡改；亦或是导致隐私权被侵犯等问题。在档案管理中国运用大数据技术时，需要规避这些风险。
4 结语
大数据时代的来临，给档案管理工作提供了机会，也使档案管理工作面临挑战。档案管理从业者可以抓住机遇，勇于面对挑战。但数据技术会在实践中得到发展与完善，充满广阔的应用前景。档案管理工作将在大数据时代获得巨大的突破。我们将真正开发出信息资源中巨大的知识宝藏。
作者单位
中共白城市委党校 吉林省白城市 137000
身处大数据时代，社会生活的各个方面，每天都在产生大量的原始数据。这些数据是数量与过去不可同日而语，加之以浩如烟海的原始数据，无论是档案馆还是档案室，都已经达到工作的极限，档案管理者都已經感到力不从心。面对如潮水般涌来的大数据，档案管理的相关从业人员，有必要探讨一下大数据时代下的档案管理。
【关键词】大数据；档案
1 新时代背景下档案管理引入大数据技术的必要性
1.1 档案馆融入智慧城市需要大数据技术
2013年1月29日，住房和城乡建设部公布了第一批智慧试点城市，共90个，智慧城市由国家统一规划施行，正在建设起步。建设智慧城市应当遵循几个基本原则，首先，要少用能源多用信息；其次，多用信息少受灾害；最后，多用信息多利民众。
档案馆作为提供档案服务于社会、永久保存档案的科学事业机构，存储的信息可以用浩如烟海来形容，是信息资源 集合。但由于我们尚未采用科学的档案管理方法，管理方式落后，管理专业人才欠缺，另外，社会对档案管理的认识不足，档案管理意识淡薄。许多信息没有得到利用和开发。建设智慧城市，可以使得现有的数据资源可以被更好地管理、开发、利用。大数据时代的信息处理，是档案管理真正融入城市建设。
智慧城市建设需要依赖各类信息。要想使档案管理真正服务于城市建设，需要将各类信息灵活利用起来，汇聚成建设智慧城市的信息流。信息的科学分类可以为公众服务，可以为决策层服务。要想使档案馆中沉睡的数据信息为公众服务，只靠人力是无法完成的，需要借助科学技术，而大数据技术是不二的选择。
1.2 大数据技术是新时代背景下对电子文件的管理迫切需要
1.2.1 大数据技术可以为电子文件的鉴定问题服务
大数据时代来临以后，电子文件及数据的增长，是以指数级的速度完成的。这些数据的产生，给数据管理带来的挑战是前所未有的。我们很清楚，这些数据如浩瀚的海洋，里面蕴藏着巨大的如金矿一般的财富。但在这些数据中获取有效信息，比在堆积如山的纸质文件中筛选更为困难。
我国一直以来处理海量电子文件的方法是对电子文件从宏观角度进行筛选，因为由文件鉴定管理人员对每一份相关文件进行逐一筛选是不可能的。宏观筛选即从总体上对价值信息就行前期判断，而不是第一时间对文件进行逐一处理。依照这样的思路，在选定一个单位作为单子文件管理的对象后， 首先要对这个单位的数据进行收集和整理。大数据软件可以对机器生成的海量数据建立索引目录，使得对数据的查询与使用更为便捷。这正是档案管理工作需要的先进技术。除以上功能外，大数据技术还能对数据进行按要求分类，对数据的深层次规律进行总结。这些功能可以使档案管理工作更为科学。
1.2.2 处理非结构化电子文件需要大数据技术
大数据包含多项功能，其中包括数据结构化、半结构化和非结构化。在现代互联网应用中，呈现出的特点是非结构化数据的大幅增长。大数据除可以处理大规模数据外，还意味着文件数量庞大，处理文件系统层积累的大量数据，此类数据处理不当将会影响系统的性能和扩展能力。
非结构化文件的快速增长，使得档案管理工作者对电子文件的管理困难重重。现在，有大数据技术的协助，已经可以对空间数据、图像数据、关系数据以及数据流等的非结构化处理。基于存储对象的存储架构，一个系统中可以做以十亿级别数据为基数的数据管理。同时，还不会像其他传统数据存储一样遇到数据管理的困扰。大数据技术带来了档案管理的新气象。为解决管理工作非结构化提供了解决之道。
1.3 大数据服务于新时代背景下档案数据的存储与备份
使用档案管理数据库，极大地提高了档案管理的效率。今年来，使用档案管理数据库的过程中，常常会遇到数据库中无法写入新数据的情况，数据库的存储量达到饱和。档案库中的数据，也同样面临着需要配备大量存储空间的问题。这就要求我们，必须对存储空间进行优化，在节约成本的同时提高效率。
1.4 档案工作从实体管理上升到知识管理需要大数据技术
当今的档案管理用户对仅限于数据或文件的简单利用的管理模式已经不满足。现在人们更希望能够获得数据背后隐藏的信息，以及信息背后所隐藏的知识。由此，档案管理工作也应该由简单的信息转变、数据提供转变为对知识的提供。档案管理技术的核心是技术引擎。新型的知识服务引擎包括了资源及学术搜索引擎、知识服务社区实体、资源服务引擎、用户知识需求、智能分析引擎等。利用大数据技术，可以对新型知识服务引擎进行构建。
2 档案管理运用大数据的策略
2.1 对档案资源进行统一管理或统一备份
大数据技术可以支持数据的处理与存储。使得档案统一管理和备份成为一种可能。国内已经有地区开始对大数据产业园区进行建设，这对档案管理部门以及档案管理者都是很好的启发。为了对档案的安全进行维护及可以对档案的综合资源进行管理，档案备份十分有必要。
目前，档案馆一般都用电子文档对档案进行备份。档案管理部门能否在大数据的处理园区建立一个规范的数据备份呢？通过科学的规划与严密的验证，这一举措完全可行。如果能将尽量完整的数据进行归类总结统一管理，那么，利用大数据对档案进行开发管理的理想指日可见。
2.2 开发适合档案行业的大数据分析工具，寻求与大数据开发公司合作。
大数据技术涵盖的范围十分广泛。某一个行业如果想要引入大数据技术，就需要寻求与专业的大数据公司合作，打破专业限制，避免数据不掌握在懂得数据分析的人手中。通过与熟悉档案管理工作以及专业的数据分析公司合作，才能真正开发出具有档案管理行业的大数据分析工具。
3 档案管理运用大数据需注意的问题
3.1 要有明确的目标和标准
在运用大数据技术对档案数据进行分析的时候，首先应该明确我们对数据进行分析的目的。否则，分析数据将耗费大量的时间与精力。档案资料浩如烟海，如果目标不明确，则很容易陷入迷茫。确定了大数据分析的目标，就可以利用大数据解决问题。
3.2 要注意潜在的风险
开发和利用档案信息，会有信息泄漏的风险，也可能导致档案信息的丢失或篡改；亦或是导致隐私权被侵犯等问题。在档案管理中国运用大数据技术时，需要规避这些风险。
4 结语
大数据时代的来临，给档案管理工作提供了机会，也使档案管理工作面临挑战。档案管理从业者可以抓住机遇，勇于面对挑战。但数据技术会在实践中得到发展与完善，充满广阔的应用前景。档案管理工作将在大数据时代获得巨大的突破。我们将真正开发出信息资源中巨大的知识宝藏。
作者单位
中共白城市委党校 吉林省白城市 137000