论文部分内容阅读
摘要:计算机网络的普及和信息资源的广泛应用促进了各个行业的快速发展,我国高校档案管理工作也在不断适应时代需求,充分利用信息资源,实现档案管理工作的信息化。本文主要从高校档案信息化管理的必要性、高校档案信息化管理的主要内容等方面进行阐述,指出了高校档案信息化管理对档案管理技术与方法革新的促进作用,最大程度地实现档案信息资源有效利用和共享。
关键词:高校档案信息化管理
中图分类号:G647 文献标识码:A 文章编号:1673-9795(2011)02(a)-0214-01
在信息化时代的背景下,计算机管理档案软件系统的开发、利用、升级,以计算机应用技术为主体的档案信息化管理技术已经在全国范围内各层次档案管理部门得到广泛地应用,档案管理已悄然步入信息化时代。
1 我国高校档案信息化管理的必要性
我国高校的档案管理工作要想体现更大的价值,满足信息化时代的发展需要,就必须在管理体系上进行创新。档案信息化管理能够及时的开发和利用档案信息资源,不断创新档案服务机制,满足学校教学、科研等方面需要,更好地为师生提供服务,因此高校进行档案信息化管理是非常必要的。
1.1 信息化管理有助于提高档案管理工作的效率
在高校建立档案室内部局域网,开展网上利用服务,档案管理人员利用内部局域网,积极组织上网数据和信息,实现档案信息的网上检索,学校教师和学生将可以在计算机上查阅档案资料,大大提高了工作效率。实施档案信息化管理,档案管理部门人员将从繁琐的信息录入和档案保管劳动中解脱,部门职能也将从档案的信息录入和保管职能向信息采集、管理和服务职能转变,实现档案信息资源的合理配置、科学管理,提高职能部门的工作效率,为学校提供高效、优质的服务。
1.2 信息化管理有助于提高档案资源的普及率和利用率
高校网络建设信息化的实现,为高校的档案管理工作提供了先进的技术支撑和崭新的网络环境。高校档案信息化管理,便是利用学校现有网络建设信息化条件,对全校繁琐复杂的人员档案、文件资料档案等信息资源进行及时处理和有效管理,并通过校内网络设施建设的互联和利用,达到档案资源共享的目的,从而大大促进档案资源普及率和利用率的提高。
1.3 档案信息化管理是高校档案管理工作发展的必然
现代信息技术的快速发展,社会的全面信息化时刻影响着人们的工作、学习和生活环境,信息化时代的人们更加注重信息获取的时效性、准确性以及信息获取渠道的多样性。档案管理工作是一项实践性、操作性、业务性非常强的工作,随着高校管理全面实现办公自动化,资源信息化、数字化,从而影响文件和档案管理领域的变革,现代信息技术将使档案信息的获取、查询、利用更加方便快捷,大大提高高校档案管理工作的效率,通过信息化手段更好地管理高校档案资源。因此,档案信息化管理将成为档案管理工作发展的必然。
2 我国高校档案信息化管理的主要内容
信息化时代的背景下,我们必须清醒地认识到高校档案信息化管理的必要性和必然性,认真看待档案现代化的进程树立信息化档案管理的意识,明确档案信息化管理的主要内容,从具体内容出发认真落实。
2.1 制定档案信息化管理的标准和制度
档案管理标准化的制定是档案信息化管理工作的关键环节。随着信息化的全面发展,对档案信息化管理工作的影响愈来愈深刻。目前,档案信息化管理工作已引起国家有关部门的高度重视,相关的法律法规正在逐步建设和完善。针对档案信息化管理暂时缺乏统一标准的现实情况,我国高校应根据自己的实际情况,并结合国家相关标准,积极制定适合本校档案信息化管理的标准和制度,以促进档案信息化管理的稳定快速健康发展。
2.2 实现档案信息的数字化,建立档案信息检索,加强档案信息数据库建立和管理
档案信息数字化,其真正目的是将档案全文信息公布在校园网上,发挥档案信息网络的现实意义,排除地域界限,使用户足不出户就能借助网络查阅档案,获得信息。我们应充分利用现代信息技术,对现有的档案实体进行处理和转化,达到计算机可识别的目的。在高校档案信息化管理的过程中,一方面是采用计算机输入档案材料,从而实现纸质档案的信息化。另一方面及时购买先进的档案管理软件,扩大对信息资源的获取、整理及使用。
档案信息数据库的建立即是对原有馆藏的文字、声像等档案数据存入数据库,同时还要建立目录数据库及其检索功能。因为信息数字化是档案信息数字化的前提,而只有建立目录数据库和发挥计算机的检索功能,才能将数量庞大的数字化档案管理进行有序管理。档案信息数据库的建立和科学管理是档案信息化建设的重要环节,仅仅有了档案信息资源是远远不够的,还必须建立与之相匹配的档案资源数据库。档案信息资料如不及时放入数据库中,那么采集到的档案性信息如同一盘散沙,不利于管理和使用。建立档案信息资源数据库能做到统一管理档案信息资源,并为用户提供方便查询的工作。
2.3 加强档案管理人才队伍建设,提供档案人员的专业素质
在我国高校档案信息化管理过程中,人力资源是最关键的因素,档案工作者是档案管理的主体,实现档案管理的信息化始终离不开高素质的档案管理人才队伍。为了适应档案信息化管理的需要,必须加强档案管理部门的人才引进与储备。一方面引进档案管理专业人才和计算机专业人才,充实到档案信息化管理的队伍中来;另一方面要根据档案管理人员工作的特点,营造一种尊重个性,鼓励创新的良好环境,加强现有档案管理人员的计算机、信息、网络和多媒体等知识技能的培训,努力造就一支政治强、业务精、作风正、工作实、纪律严的专业人员。
3 结语
总之,在科学技术不断飞速发展的今天,信息化建设将成为现代社会档案管理工作发展的主题,而档案作为社会上各行各业重要的信息资料,其信息化的建设也将成为当今社会发展的必然趋势。因此，我们既要认识到高校档案信息化管理的紧迫性和重要性,更要认真面对其信息化管理过程中的的复杂性、系统性,积极寻求档案管理改革的技术和方法。作为我国的高等学校更应该积极的为档案信息化建设创造条件,并采取有力措施适时稳步的推进档案信息化管理的进程,使档案管理紧跟时代进步发展的步伐,真正实现档案管理的现代化、信息化。
参考文献
[1] 关理.试论高校档案管理信息系统教学质量的改进途径[J].网络与信息,2008(5).
[2] 叶昌莲,康清群.试论ISO9001质量标准与高校学生档案管理[J].重庆文理学院学报(社会科学版),2007(3).
[3] 陈迎霞.高校档案质量评估方法与指标设计[J].兰台世界,2008(2).
[4] 刘玉明.档案管理的新挑战[J].档案管理,2003(4).
[5] 秦东.高校档案管理的现代化发展[J].上海档案,2002(3).
关键词:高校档案信息化管理
中图分类号:G647 文献标识码:A 文章编号:1673-9795(2011)02(a)-0214-01
在信息化时代的背景下,计算机管理档案软件系统的开发、利用、升级,以计算机应用技术为主体的档案信息化管理技术已经在全国范围内各层次档案管理部门得到广泛地应用,档案管理已悄然步入信息化时代。
1 我国高校档案信息化管理的必要性
我国高校的档案管理工作要想体现更大的价值,满足信息化时代的发展需要,就必须在管理体系上进行创新。档案信息化管理能够及时的开发和利用档案信息资源,不断创新档案服务机制,满足学校教学、科研等方面需要,更好地为师生提供服务,因此高校进行档案信息化管理是非常必要的。
1.1 信息化管理有助于提高档案管理工作的效率
在高校建立档案室内部局域网,开展网上利用服务,档案管理人员利用内部局域网,积极组织上网数据和信息,实现档案信息的网上检索,学校教师和学生将可以在计算机上查阅档案资料,大大提高了工作效率。实施档案信息化管理,档案管理部门人员将从繁琐的信息录入和档案保管劳动中解脱,部门职能也将从档案的信息录入和保管职能向信息采集、管理和服务职能转变,实现档案信息资源的合理配置、科学管理,提高职能部门的工作效率,为学校提供高效、优质的服务。
1.2 信息化管理有助于提高档案资源的普及率和利用率
高校网络建设信息化的实现,为高校的档案管理工作提供了先进的技术支撑和崭新的网络环境。高校档案信息化管理,便是利用学校现有网络建设信息化条件,对全校繁琐复杂的人员档案、文件资料档案等信息资源进行及时处理和有效管理,并通过校内网络设施建设的互联和利用,达到档案资源共享的目的,从而大大促进档案资源普及率和利用率的提高。
1.3 档案信息化管理是高校档案管理工作发展的必然
现代信息技术的快速发展,社会的全面信息化时刻影响着人们的工作、学习和生活环境,信息化时代的人们更加注重信息获取的时效性、准确性以及信息获取渠道的多样性。档案管理工作是一项实践性、操作性、业务性非常强的工作,随着高校管理全面实现办公自动化,资源信息化、数字化,从而影响文件和档案管理领域的变革,现代信息技术将使档案信息的获取、查询、利用更加方便快捷,大大提高高校档案管理工作的效率,通过信息化手段更好地管理高校档案资源。因此,档案信息化管理将成为档案管理工作发展的必然。
2 我国高校档案信息化管理的主要内容
信息化时代的背景下,我们必须清醒地认识到高校档案信息化管理的必要性和必然性,认真看待档案现代化的进程树立信息化档案管理的意识,明确档案信息化管理的主要内容,从具体内容出发认真落实。
2.1 制定档案信息化管理的标准和制度
档案管理标准化的制定是档案信息化管理工作的关键环节。随着信息化的全面发展,对档案信息化管理工作的影响愈来愈深刻。目前,档案信息化管理工作已引起国家有关部门的高度重视,相关的法律法规正在逐步建设和完善。针对档案信息化管理暂时缺乏统一标准的现实情况,我国高校应根据自己的实际情况,并结合国家相关标准,积极制定适合本校档案信息化管理的标准和制度,以促进档案信息化管理的稳定快速健康发展。
2.2 实现档案信息的数字化,建立档案信息检索,加强档案信息数据库建立和管理
档案信息数字化,其真正目的是将档案全文信息公布在校园网上,发挥档案信息网络的现实意义,排除地域界限,使用户足不出户就能借助网络查阅档案,获得信息。我们应充分利用现代信息技术,对现有的档案实体进行处理和转化,达到计算机可识别的目的。在高校档案信息化管理的过程中,一方面是采用计算机输入档案材料,从而实现纸质档案的信息化。另一方面及时购买先进的档案管理软件,扩大对信息资源的获取、整理及使用。
档案信息数据库的建立即是对原有馆藏的文字、声像等档案数据存入数据库,同时还要建立目录数据库及其检索功能。因为信息数字化是档案信息数字化的前提,而只有建立目录数据库和发挥计算机的检索功能,才能将数量庞大的数字化档案管理进行有序管理。档案信息数据库的建立和科学管理是档案信息化建设的重要环节,仅仅有了档案信息资源是远远不够的,还必须建立与之相匹配的档案资源数据库。档案信息资料如不及时放入数据库中,那么采集到的档案性信息如同一盘散沙,不利于管理和使用。建立档案信息资源数据库能做到统一管理档案信息资源,并为用户提供方便查询的工作。
2.3 加强档案管理人才队伍建设,提供档案人员的专业素质
在我国高校档案信息化管理过程中,人力资源是最关键的因素,档案工作者是档案管理的主体,实现档案管理的信息化始终离不开高素质的档案管理人才队伍。为了适应档案信息化管理的需要,必须加强档案管理部门的人才引进与储备。一方面引进档案管理专业人才和计算机专业人才,充实到档案信息化管理的队伍中来;另一方面要根据档案管理人员工作的特点,营造一种尊重个性,鼓励创新的良好环境,加强现有档案管理人员的计算机、信息、网络和多媒体等知识技能的培训,努力造就一支政治强、业务精、作风正、工作实、纪律严的专业人员。
3 结语
总之,在科学技术不断飞速发展的今天,信息化建设将成为现代社会档案管理工作发展的主题,而档案作为社会上各行各业重要的信息资料,其信息化的建设也将成为当今社会发展的必然趋势。因此，我们既要认识到高校档案信息化管理的紧迫性和重要性,更要认真面对其信息化管理过程中的的复杂性、系统性,积极寻求档案管理改革的技术和方法。作为我国的高等学校更应该积极的为档案信息化建设创造条件,并采取有力措施适时稳步的推进档案信息化管理的进程,使档案管理紧跟时代进步发展的步伐,真正实现档案管理的现代化、信息化。
参考文献
[1] 关理.试论高校档案管理信息系统教学质量的改进途径[J].网络与信息,2008(5).
[2] 叶昌莲,康清群.试论ISO9001质量标准与高校学生档案管理[J].重庆文理学院学报(社会科学版),2007(3).
[3] 陈迎霞.高校档案质量评估方法与指标设计[J].兰台世界,2008(2).
[4] 刘玉明.档案管理的新挑战[J].档案管理,2003(4).
[5] 秦东.高校档案管理的现代化发展[J].上海档案,2002(3).