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摘要:分析了目前高等院校档案管理工作的现状及存在的问题,探讨高等院校档案管理发展的方向和趋势,解析了数字化档案馆的基本特征,并从美学的视角论述了档案管理工作的新要求。
关键词:现状分析 发展趋势 数字化 美学
高校档案是指高等院校在教学、科研、管理等活动中产生的党群、行政、教学、科研、产品、基建、仪器设备、出版、外事、财会、图表等文档资料,包括纸质文档和电子文档。高校档案是高校职能活动的历史记录,是高校发展轨迹的真实记载。随着信息技术的发展和高校校园网络普遍地建立健全,档案信息用户在数量、素质和空间分布上也发生了变化,档案信息需求呈多元化、多层次、多变量的发展态势。正像经济学一般原理所说的那样,需求决定供给,档案信息用户需求层次的提高决定了档案管理工作必须跟上甚至超前于档案信息用户对档案管理工作的要求,只有这样档案管理工作才能体现其存在的意义和价值,否则档案管理工作将会变成高校发展过程中的一块“鸡肋”。
一、高等院校档案管理工作的现状分析
1.传统档案管理模式的局限与弊端
传统档案管理模式指信息技术介入档案管理工作以前的档案管理模式,文档形式多为纸质文档,以人工整理为主,效率较低。随着高等院校体制的改革和深化,高校的合并、扩招等,高校档案信息量每年都在剧增,这种传统的手工管理和单纯的实体管理模式,已不能适应和满足现状,既不科学,效率又低,档案资源得不到充分利用,无论是管理者还是使用者都极不方便。现在,大多数高校也已充分意识到这一点,这种纯粹的旧式档案管理方法已经逐渐被“双轨制”所取代。
2.纸质文档和电子文档并存
信息技术的发展改变了人们的生活方式和思维方式,同时带来了信息存储的革命。磁性介质的发展和完善改变了档案存储的方式方法,电子文档的使用使得大规模地、完整地存储某些信息成为可能,所以高校档案信息容量大大增加,而所占空间却相对缩小,较好地解决了存储空间与信息容量之间的矛盾。此外,电子文件具有可重复使用的特点,允许若干个查询者同步利用一份电子文件,同纸质文件比,信息的利用效率大大提高。
但纸张记录档案材料并不会因为电子文档的广泛使用而消亡。由于纸张是人类相互交流的传统介质,其稳定性、便利性特别突出,在大多数情况下都是电子文档无法比拟的,因此,纸质档案在原始性和真实性方面胜过电子文档。由于电子档案和纸质档案有着各自的优点和缺点,两者将在档案存储中互为补充,长期并存。在档案管理实践中,档案管理部门一方面保存电子档案,同时又对应地保管了大量的纸质载体档案,这就是档案界所讲的“双轨制”,这是因为它们有着不同的作用和用途。
3.管理人员队伍结构需要优化
档案管理是一门高度综合的社会科学,档案管理人员应正确认识高校档案管理工作的重要地位和所能发挥的重大作用,不断学习专业知识,完善自身的知识结构。
但是,由于档案管理人员不在教学和科研的一线,加之有些领导档案意识不高,造成档案管理人员不足。并且在年龄结构以及学历结构上都与档案管理工作的实际需要存在一定的差距。这种状况是由高校决策层对档案管理重要性认识不足造成的,必须在源头上加以修正,否则,提高档案管理队伍素质只能是一句空话。
4.服务意识有待加强
提高档案管理人员的服务意识,可以在现有的档案管理基础上,更大地发挥档案的作用,拓展其功能,更好地为档案信息需求者服务,有效促进高校的教学、科研、建设等工作。
现在的高校档案主要是为领导决策和学校管理服务。为科研人员、教师和学生提供的服务还不是很普遍。造成这种现象的原因一方面是受传统观念的影响,没有树立为公众服务的意识;另一方面是档案结构的不完善、不合理。大量科研、教学、毕业论文、毕业设计等反映科研、教学实践活动及其成果的档案收集不齐全,很大一部分仍是由当事人个人保管,难以为其它科研人员、教师提供有效的服务。
档案管理工作者要主动加强与其他部门的协作。在建立档案信息库的同时,与其它部门建立密切的联系,尤其是与办公室及信息技术部门的联系,使档案的归类、建立等环节更快捷、更全面。这是档案管理模式本身的自我完善,更是档案管理人员服务意识提高的体现。
二、高等院校档案管理的发展趋势
1.管理体系在不断创新中发展
档案管理技术的革新只是档案管理进步的一个方面,而技术的革新又必然使档案管理的方方面面产生变革,如管理流程、工作机制、服务意识、创新意识等。在新的形势和任务面前,高校档案部门必须开拓新的管理机制,以加强和改进自身的建设。
管理机制不断创新。管理机制的创新要突出重点,抓关键环节。做到档案的收集、整理、保管与开发利用并举。对重点档案和有价值的档案要加强开发利用,提高档案的整体质量。
监督机制不断强化。宏观层面,国家已经先后出台了《档案法》、《保密法》、《计算机信息系统安全保护条例》、《电子文件归档与电子档案管理办法》等,这些法规的出台和施行,有效地保障了档案信息资源的合理开发和利用,促进了档案事业的发展,使档案管理“有法可依”。微观层面,各高校要跟上信息化社会发展的要求,进一步研究出现的新情况、新问题,加强对档案工作领导,提高档案管理的自律意识,以促进档案事业的发展。
竞争机制逐渐引入。长期以来,档案管理工作远离高校的教学和科研第一线,得不到应有的重视,这种现象将随着档案事业的发展和就业竞争力的加剧而不断被改变。高校应积极推行档案管理全员聘任合同制,对现有人员实行公平竞争、择优上岗,真正做到优胜劣汰。建立一些相应的激励机制,如鼓励创新的用人制度、分配制度、奖励制度,营造出一个积极向上的氛围和环境,从而使档案工作出现充满竞争活力、开拓创新的新局面。
服务观念逐渐转变。高校的档案管理工作的目的是为学校的各项工作服务。如今,高校的扩招、扩建、合并、合作等各项工作相当普遍,这对档案管理工作的需求在内容上越来越广,质量上越来越严,使用频率上越来越高。档案开发利用要向深层次服务转化。要由单纯内向型向外向型转变;由封闭、半封闭型向开放型转变;由被动服务型向主动服务型转变;由原件型提供的低层次服务向综合提炼型的高层次服务转变。
2.数字化档案馆是档案事业的必然选择
所谓“数字化档案馆”就是以数字资源为主要采集对象,实施档案的数字化存储、管理与维护,提供数字档案信息的网络传输、利用服务,并架构于一个完整的标准化体系基础之上的档案馆。它是传统档案馆信息化、数字化的产物。高校档案馆作为社会信息资源系统的一个重要组成部分,建设数字化档案馆是当前高校档案工作的迫切任务和必由之路。高校的数字化档案馆应具备如下特征:
管理流程自动化。计算机技术应用于档案管理工作的各个环节,基本实现计算机辅助立卷、档案自动编目和检索、档案自动全文存储与检索及其它辅助管理工作。
馆藏档案数字化。数字档案馆永久性地存储在磁盘、光介质之中。部分开放的信息资源可以在互联网上共享,成为人们共享的数字信息资源库。
档案信息传递网络化。相互合作的档案馆联结成为一个巨大的档案信息网络,档案信息在网络上被传输、检索和利用。档案馆不再是一个单纯保存档案实体的机构,而是一个监控各部门档案信息,面向社会提供服务的开放的档案信息中心或信息系统。
档案信息存储海量化。电子档案的管理需要有海量的存储系统作为技术支撑,目前各档案保管单位,采用光盘、缩微等技术海量存储,技术已经日臻成熟。
档案信息组织标准化。标准化是全国建立档案馆信息一体化网络的先决条件和重要原则之一。标准化是一个体系,包括硬件标准、软件标准、数据标准等。要优先选择国际或国家通用标准,形成数字档案馆所需的严密的规范化管理体系。
档案信息共享化。数字档案馆在充分开发利用自己馆藏资源的同时,还可以充分利用馆外信息资源,以优质、快速地不间断服务满足社会需求,重要的档案可以永久保存与收藏,实现了真正意义上的档案信息共享化。
三、高等院校档案管理的美学要求
高等院校档案管理工作的终极目标是为高校的发展过程服务,为高校发展的决策、教学、科研服务,服务的客体是人。档案管理自身的发展要注重融入美学的元素,要体现以人为本的管理思想,使档案信息用户在利用档案时有一种美的享受,这样才能更好地实现档案管理的服务职能。档案管理与美学的结合应从以下几个方面做起:
1.注重档案的结构美。即注重档案的整体设计与安排,赋予档案内容与形式的和谐统一。例如一个材料汇编,采取层层撰写概况、概述、综述的办法,使内容和形式相协调,内容的编排以何开始,以何结束。既注意从它的内容与形式整体美出发,又经营好各个汇编专栏的位置,使它分割合理,主次分明,参差有序,给人以结构和谐之美感。这样,用户在阅读这些档案材料时,不易感觉疲劳和厌倦。相反,档案材料如果只是一堆纸张的堆砌或文字的积累,杂乱无章,则档案的价值会大打折扣。
2.注重档案的参差美。注重档案的结构美,不能走向另外一个极端,使档案整理只有整齐划一的美而无变化,会使人感到单调乏味。同时,如果只有多样变化而没有统一的约束,又会给人杂乱无章、支离破碎的感觉,同样也不会产生美感。因此要达到高层次的美感,就必须掌握统一与变化相结合的美学规律。例如,对于纸质档案来说,从纸型、排版、字体到汇编目录、数据统计、封面的格式,从档案盒形状到档案柜的颜色,其材质、外形、色彩和摆设排列一致,呈现出整体形式一致有节奏的秩序美;在宏观上整齐划一的基础上,微观上要求变化多样,使档案整体设计不呆板、不凌乱。一致中求变化,使之达到理想的审美效果。对于电子档案、电子文档的页面设置、字体设置、内容存放都应符合人们的审美习惯,参差有致,减少人们的视觉疲劳。应避免过多的链接堆积,使人无所适从。
3.注重档案的构图美与色彩美。档案封面具有强烈的艺术感染力,会引起读者的注意,进而受到感化,激起求知欲。同时档案装帧构图应打破传统稳定单一的格局,以美学原理融入现代新颖的风格来展示新时代的档案作品。电子档案同样存在构图美与色彩美的问题,档案网页的设计应融入构图、色彩等美学效果,达到内容与形式的和谐统一。色彩使用上要注意暖色与冷色、华丽与朴素的搭配。在档案外观设计中要合理地运用色彩的对比与调和规律,合理处置色彩的位置,达到色彩平衡的目的。
在当前新形势下,档案部门应适应时代和社会发展,加快数字化建设的步伐,全方位提升自身品质,提高服务质量。档案资料以其原载体形式,凝结着高等院校在实践中的建设成果、经验教训、思想发展、学术进步等,对高校发展有广泛的参考作用和促进作用。面对现代信息技术和应用技术对档案管理的影响,高校档案管理模式的开拓创新是高校全方位发展不可忽视的重要一环。
参考文献:
[1] 秦建华,《网络环境下高校档案管理问题探讨》[J],《吉林省教育学院学报》,2009
[2] 秦建华,《信息时代高校电子档案与纸质档案关系探讨》[J],《中国科教创新导刊》,2009
[3] 崔玲,《浅谈高等院校档案管理工作》[J],《吉林农业科技学院学报》,2009
[4] 蒋春岗、李凤娥,《高等院校档案管理创新问题探讨》[J],《中州大学学报》,2007
[5] 张清莲,《论高校数字化档案馆建设》[J],《太原师范学院学报》,2009
[6] 张坚君,《基于高校档案管理引入美学的思考与分析》[J],《兰台世界》,2009
关键词:现状分析 发展趋势 数字化 美学
高校档案是指高等院校在教学、科研、管理等活动中产生的党群、行政、教学、科研、产品、基建、仪器设备、出版、外事、财会、图表等文档资料,包括纸质文档和电子文档。高校档案是高校职能活动的历史记录,是高校发展轨迹的真实记载。随着信息技术的发展和高校校园网络普遍地建立健全,档案信息用户在数量、素质和空间分布上也发生了变化,档案信息需求呈多元化、多层次、多变量的发展态势。正像经济学一般原理所说的那样,需求决定供给,档案信息用户需求层次的提高决定了档案管理工作必须跟上甚至超前于档案信息用户对档案管理工作的要求,只有这样档案管理工作才能体现其存在的意义和价值,否则档案管理工作将会变成高校发展过程中的一块“鸡肋”。
一、高等院校档案管理工作的现状分析
1.传统档案管理模式的局限与弊端
传统档案管理模式指信息技术介入档案管理工作以前的档案管理模式,文档形式多为纸质文档,以人工整理为主,效率较低。随着高等院校体制的改革和深化,高校的合并、扩招等,高校档案信息量每年都在剧增,这种传统的手工管理和单纯的实体管理模式,已不能适应和满足现状,既不科学,效率又低,档案资源得不到充分利用,无论是管理者还是使用者都极不方便。现在,大多数高校也已充分意识到这一点,这种纯粹的旧式档案管理方法已经逐渐被“双轨制”所取代。
2.纸质文档和电子文档并存
信息技术的发展改变了人们的生活方式和思维方式,同时带来了信息存储的革命。磁性介质的发展和完善改变了档案存储的方式方法,电子文档的使用使得大规模地、完整地存储某些信息成为可能,所以高校档案信息容量大大增加,而所占空间却相对缩小,较好地解决了存储空间与信息容量之间的矛盾。此外,电子文件具有可重复使用的特点,允许若干个查询者同步利用一份电子文件,同纸质文件比,信息的利用效率大大提高。
但纸张记录档案材料并不会因为电子文档的广泛使用而消亡。由于纸张是人类相互交流的传统介质,其稳定性、便利性特别突出,在大多数情况下都是电子文档无法比拟的,因此,纸质档案在原始性和真实性方面胜过电子文档。由于电子档案和纸质档案有着各自的优点和缺点,两者将在档案存储中互为补充,长期并存。在档案管理实践中,档案管理部门一方面保存电子档案,同时又对应地保管了大量的纸质载体档案,这就是档案界所讲的“双轨制”,这是因为它们有着不同的作用和用途。
3.管理人员队伍结构需要优化
档案管理是一门高度综合的社会科学,档案管理人员应正确认识高校档案管理工作的重要地位和所能发挥的重大作用,不断学习专业知识,完善自身的知识结构。
但是,由于档案管理人员不在教学和科研的一线,加之有些领导档案意识不高,造成档案管理人员不足。并且在年龄结构以及学历结构上都与档案管理工作的实际需要存在一定的差距。这种状况是由高校决策层对档案管理重要性认识不足造成的,必须在源头上加以修正,否则,提高档案管理队伍素质只能是一句空话。
4.服务意识有待加强
提高档案管理人员的服务意识,可以在现有的档案管理基础上,更大地发挥档案的作用,拓展其功能,更好地为档案信息需求者服务,有效促进高校的教学、科研、建设等工作。
现在的高校档案主要是为领导决策和学校管理服务。为科研人员、教师和学生提供的服务还不是很普遍。造成这种现象的原因一方面是受传统观念的影响,没有树立为公众服务的意识;另一方面是档案结构的不完善、不合理。大量科研、教学、毕业论文、毕业设计等反映科研、教学实践活动及其成果的档案收集不齐全,很大一部分仍是由当事人个人保管,难以为其它科研人员、教师提供有效的服务。
档案管理工作者要主动加强与其他部门的协作。在建立档案信息库的同时,与其它部门建立密切的联系,尤其是与办公室及信息技术部门的联系,使档案的归类、建立等环节更快捷、更全面。这是档案管理模式本身的自我完善,更是档案管理人员服务意识提高的体现。
二、高等院校档案管理的发展趋势
1.管理体系在不断创新中发展
档案管理技术的革新只是档案管理进步的一个方面,而技术的革新又必然使档案管理的方方面面产生变革,如管理流程、工作机制、服务意识、创新意识等。在新的形势和任务面前,高校档案部门必须开拓新的管理机制,以加强和改进自身的建设。
管理机制不断创新。管理机制的创新要突出重点,抓关键环节。做到档案的收集、整理、保管与开发利用并举。对重点档案和有价值的档案要加强开发利用,提高档案的整体质量。
监督机制不断强化。宏观层面,国家已经先后出台了《档案法》、《保密法》、《计算机信息系统安全保护条例》、《电子文件归档与电子档案管理办法》等,这些法规的出台和施行,有效地保障了档案信息资源的合理开发和利用,促进了档案事业的发展,使档案管理“有法可依”。微观层面,各高校要跟上信息化社会发展的要求,进一步研究出现的新情况、新问题,加强对档案工作领导,提高档案管理的自律意识,以促进档案事业的发展。
竞争机制逐渐引入。长期以来,档案管理工作远离高校的教学和科研第一线,得不到应有的重视,这种现象将随着档案事业的发展和就业竞争力的加剧而不断被改变。高校应积极推行档案管理全员聘任合同制,对现有人员实行公平竞争、择优上岗,真正做到优胜劣汰。建立一些相应的激励机制,如鼓励创新的用人制度、分配制度、奖励制度,营造出一个积极向上的氛围和环境,从而使档案工作出现充满竞争活力、开拓创新的新局面。
服务观念逐渐转变。高校的档案管理工作的目的是为学校的各项工作服务。如今,高校的扩招、扩建、合并、合作等各项工作相当普遍,这对档案管理工作的需求在内容上越来越广,质量上越来越严,使用频率上越来越高。档案开发利用要向深层次服务转化。要由单纯内向型向外向型转变;由封闭、半封闭型向开放型转变;由被动服务型向主动服务型转变;由原件型提供的低层次服务向综合提炼型的高层次服务转变。
2.数字化档案馆是档案事业的必然选择
所谓“数字化档案馆”就是以数字资源为主要采集对象,实施档案的数字化存储、管理与维护,提供数字档案信息的网络传输、利用服务,并架构于一个完整的标准化体系基础之上的档案馆。它是传统档案馆信息化、数字化的产物。高校档案馆作为社会信息资源系统的一个重要组成部分,建设数字化档案馆是当前高校档案工作的迫切任务和必由之路。高校的数字化档案馆应具备如下特征:
管理流程自动化。计算机技术应用于档案管理工作的各个环节,基本实现计算机辅助立卷、档案自动编目和检索、档案自动全文存储与检索及其它辅助管理工作。
馆藏档案数字化。数字档案馆永久性地存储在磁盘、光介质之中。部分开放的信息资源可以在互联网上共享,成为人们共享的数字信息资源库。
档案信息传递网络化。相互合作的档案馆联结成为一个巨大的档案信息网络,档案信息在网络上被传输、检索和利用。档案馆不再是一个单纯保存档案实体的机构,而是一个监控各部门档案信息,面向社会提供服务的开放的档案信息中心或信息系统。
档案信息存储海量化。电子档案的管理需要有海量的存储系统作为技术支撑,目前各档案保管单位,采用光盘、缩微等技术海量存储,技术已经日臻成熟。
档案信息组织标准化。标准化是全国建立档案馆信息一体化网络的先决条件和重要原则之一。标准化是一个体系,包括硬件标准、软件标准、数据标准等。要优先选择国际或国家通用标准,形成数字档案馆所需的严密的规范化管理体系。
档案信息共享化。数字档案馆在充分开发利用自己馆藏资源的同时,还可以充分利用馆外信息资源,以优质、快速地不间断服务满足社会需求,重要的档案可以永久保存与收藏,实现了真正意义上的档案信息共享化。
三、高等院校档案管理的美学要求
高等院校档案管理工作的终极目标是为高校的发展过程服务,为高校发展的决策、教学、科研服务,服务的客体是人。档案管理自身的发展要注重融入美学的元素,要体现以人为本的管理思想,使档案信息用户在利用档案时有一种美的享受,这样才能更好地实现档案管理的服务职能。档案管理与美学的结合应从以下几个方面做起:
1.注重档案的结构美。即注重档案的整体设计与安排,赋予档案内容与形式的和谐统一。例如一个材料汇编,采取层层撰写概况、概述、综述的办法,使内容和形式相协调,内容的编排以何开始,以何结束。既注意从它的内容与形式整体美出发,又经营好各个汇编专栏的位置,使它分割合理,主次分明,参差有序,给人以结构和谐之美感。这样,用户在阅读这些档案材料时,不易感觉疲劳和厌倦。相反,档案材料如果只是一堆纸张的堆砌或文字的积累,杂乱无章,则档案的价值会大打折扣。
2.注重档案的参差美。注重档案的结构美,不能走向另外一个极端,使档案整理只有整齐划一的美而无变化,会使人感到单调乏味。同时,如果只有多样变化而没有统一的约束,又会给人杂乱无章、支离破碎的感觉,同样也不会产生美感。因此要达到高层次的美感,就必须掌握统一与变化相结合的美学规律。例如,对于纸质档案来说,从纸型、排版、字体到汇编目录、数据统计、封面的格式,从档案盒形状到档案柜的颜色,其材质、外形、色彩和摆设排列一致,呈现出整体形式一致有节奏的秩序美;在宏观上整齐划一的基础上,微观上要求变化多样,使档案整体设计不呆板、不凌乱。一致中求变化,使之达到理想的审美效果。对于电子档案、电子文档的页面设置、字体设置、内容存放都应符合人们的审美习惯,参差有致,减少人们的视觉疲劳。应避免过多的链接堆积,使人无所适从。
3.注重档案的构图美与色彩美。档案封面具有强烈的艺术感染力,会引起读者的注意,进而受到感化,激起求知欲。同时档案装帧构图应打破传统稳定单一的格局,以美学原理融入现代新颖的风格来展示新时代的档案作品。电子档案同样存在构图美与色彩美的问题,档案网页的设计应融入构图、色彩等美学效果,达到内容与形式的和谐统一。色彩使用上要注意暖色与冷色、华丽与朴素的搭配。在档案外观设计中要合理地运用色彩的对比与调和规律,合理处置色彩的位置,达到色彩平衡的目的。
在当前新形势下,档案部门应适应时代和社会发展,加快数字化建设的步伐,全方位提升自身品质,提高服务质量。档案资料以其原载体形式,凝结着高等院校在实践中的建设成果、经验教训、思想发展、学术进步等,对高校发展有广泛的参考作用和促进作用。面对现代信息技术和应用技术对档案管理的影响,高校档案管理模式的开拓创新是高校全方位发展不可忽视的重要一环。
参考文献:
[1] 秦建华,《网络环境下高校档案管理问题探讨》[J],《吉林省教育学院学报》,2009
[2] 秦建华,《信息时代高校电子档案与纸质档案关系探讨》[J],《中国科教创新导刊》,2009
[3] 崔玲,《浅谈高等院校档案管理工作》[J],《吉林农业科技学院学报》,2009
[4] 蒋春岗、李凤娥,《高等院校档案管理创新问题探讨》[J],《中州大学学报》,2007
[5] 张清莲,《论高校数字化档案馆建设》[J],《太原师范学院学报》,2009
[6] 张坚君,《基于高校档案管理引入美学的思考与分析》[J],《兰台世界》,2009