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【摘要】 职业学校人事制度改革，给人事档案管理工作提出了更高的要求。因此，必须更新观念，改革人事档案中不合理的制约着人事档案工作的发展，推动人事档案工作合理有序向前发展。
【关键词】 职业学校;人事档案;问题;对策
【中图分类号】 G271【文献标识码】 A【文章编号】 1005-1074(2009)04-0098-01
1 前言
人事档案不仅是一个单位人力资源情况的载体,而且也反映和记录了这个单位的历史沿革。职业学校的人事档案管理工作在我国职业教育管理体制的改革中发挥着重要的作用,它有效地促进了我国职业教育结构的完善和教育资源配置的优化。提升人事档案管理工作的效益,有利于提高学校的办学质量。因此,在进一步做好职业学校人事档案管理工作、充分发挥其应有作用的同时，还必须重视人事档案管理工作中的重要环节及难点所在，以便找出相应的思路及解决问题的方法。
2 现阶段职业学校人事档案管理的主要难点
2.1 人事档案工作环节存在困难 档案工作的环节包括：档案材料收集、整理、分类、编目、装订等八个工作程序，目前，学校人事档案中存在着三个环节的难点：一是档案材料难收集。收集是档案工作的第一环节，也是档案管理的基础，难点最大，要将分散在各部门的人事档案资料收集起来，既要求档案管理人员要有耐心负责的精神，又要求各部门的积极配合，但在实际工作中，学校的有些部门由于思想上不够重视、工作繁忙或其它因素，延交和漏交甚至丢失档案材料的现象严重，造成档案材料收集不齐，影响到档案工作后面几项环节的开展；二是档案材料难催补。档案材料的催补工作也存在难点，对由于历史原因而造成缺损的档案材料：如缺页、无公章、无签名、无影像等进行催补，在实际操作中所遇到的困难很多，工作量也非常大，牵制了档案管理人员的精力；三是档案材料难装订。因收集环节的影响，直接给人事档案材料的装订成册带来了困难，许多案卷因缺页等原因，不能按时装订。
2．2 档案信息落后，不能提供有效的服务和利用 职业学校的人事档案工作尚未跟上教学改革的步伐，主要表现在所保管的人事档案的信息化程度及提供服务上，从目前职业学校的人事档案所提供的信息来看，内容过于单一，过于格式化，千篇一律地如学历、履历、职务、职称、工资和政治面貌等基本情况，由于教职人员的人事档案中，不包含业务档案、科研档案，缺乏作为一个生动的人，其所经历的所有活动中的表现、成绩、成果、特长、能力等，所以，人事档案并不能立体显示案卷人物的全貌。由于这种片面、贫乏而且过时的人事信息，很难为用人部门时提供客观、真实和详尽的参考，人们无法了解教职员工的具体业绩，无法考查其在学术上和教学能力上的具体情况，而人事调动所遇到的调档困难，更加深了人事档案服务低下的矛盾，要了解调动人员的具体情况，必须到多个部门调阅有关的教学、科研等资料，降低了人事档案的利用率。
2．3 档案管理手段落后，管理人员技能有等提高 由于档案管理工作的特殊性及管理人员办公自动化技能的不足，造成目前职业学校档案管理现代化程度低下、管理人员劳动强度过大等问题。主要表现在：人事档案的载体仍停留在纸质化，虽配备了现代办公设备，但由于管理人员大多年龄偏大，办公自动化技能不足，因此，人事档案尚未实现电子化和网络化管理，档案管理的每个工作环节，仍停留在手工完成阶段。因此，目前人事档案管理工作的进度已明显落后于职业学校的现代教育的发展速度。
3 人事档案管理的几项策略
3.1 制定严谨的人事档案管理工作制度 鉴于人事档案工作在教学发展中的重要作用，应根据职业学校档案管理的要求，尽早制定出一套严谨的人事档案管理工作制度，将人事档案管理工作纳入学校日常管理的范畴，建立起科学、规范、系统的一系列人事档案管理制度，以档案工作的八个环节为抓手，如收集、整理、归档、分类、编目、立卷、装订、保管等，每个环节设立程序化细则，并相应制订人员分工、责任追究等条款。通过建立健全规章制度，使职业学校的人事档案工作走上现代化和科学化管理的轨道。
3．2 完善职校用人制度和政策，减少“弃档”的形成 虽然不能和高校相比，但是职校也是人才聚集的地方，教师进修的机会多，出国深造的机会也多，因发达国家职校、国内名校薪金高，有些教师取得学历、学位证书后不再愿回原单位工作，而单位为他们进修深造支付了工资和培养费，不愿轻易放走，他们就会选择不辞而别，个人档案只好被遗弃在原单位。针对这种情况，笔者建议学校在指定人才引进政策时，应结合本校的实际情况，采取适用本校的人才培养政策，如将出国学习、提高学历看作是个人提高业务水平的事情，这个期间，学校不给工资、奖金和培养费，档案转入人才交流中心，完成学业后愿意回来的，学校根据当年的进人计划选择。这样做一方面有利于人事档案管理，另一方面为职校节约大量的培养经费，保证了职校的主动性，减少人才流动过程中，职校与教师之间的摩擦，减少“弃档”的形成。
3．3 职校人事档案工作必须由现在的分散管理过渡为统一管理 学校应设立专门的人事档案中心，规定人事部门和其他各部门按《档案法》统一标准，统一规范并整理好各类高级人员的档案，送交人事档案中心统一管理。中心必须建立健全人事档案管理制度，确保校内校外人员的有序流动。加强对档案工作人员的现代化技能培训，努力改变手工操作档案管理的方式，积极推进档案工作的电子化、网络化管理，将现存个人档案中能够反映人才基本情况的信息进行数字化处理，建立学校所有人员的人事档案信息库。按照《档案法》的规定，开放人事档案信息网，变人事档案被动服务为主动服务，实现人事档案信息的资源共享。
参考文献
[1] 王云庆，苗 壮.现代档案管理学[M].青岛：青岛出版社，2002
[2] 傅 华.聚焦人事档案.中国档案，2003（4）
[3] 吴建美.高校人事档案管理浅议[J].江苏广播电视大学学报，2006（6）
【关键词】 职业学校;人事档案;问题;对策
【中图分类号】 G271【文献标识码】 A【文章编号】 1005-1074(2009)04-0098-01
1 前言
人事档案不仅是一个单位人力资源情况的载体,而且也反映和记录了这个单位的历史沿革。职业学校的人事档案管理工作在我国职业教育管理体制的改革中发挥着重要的作用,它有效地促进了我国职业教育结构的完善和教育资源配置的优化。提升人事档案管理工作的效益,有利于提高学校的办学质量。因此,在进一步做好职业学校人事档案管理工作、充分发挥其应有作用的同时，还必须重视人事档案管理工作中的重要环节及难点所在，以便找出相应的思路及解决问题的方法。
2 现阶段职业学校人事档案管理的主要难点
2.1 人事档案工作环节存在困难 档案工作的环节包括：档案材料收集、整理、分类、编目、装订等八个工作程序，目前，学校人事档案中存在着三个环节的难点：一是档案材料难收集。收集是档案工作的第一环节，也是档案管理的基础，难点最大，要将分散在各部门的人事档案资料收集起来，既要求档案管理人员要有耐心负责的精神，又要求各部门的积极配合，但在实际工作中，学校的有些部门由于思想上不够重视、工作繁忙或其它因素，延交和漏交甚至丢失档案材料的现象严重，造成档案材料收集不齐，影响到档案工作后面几项环节的开展；二是档案材料难催补。档案材料的催补工作也存在难点，对由于历史原因而造成缺损的档案材料：如缺页、无公章、无签名、无影像等进行催补，在实际操作中所遇到的困难很多，工作量也非常大，牵制了档案管理人员的精力；三是档案材料难装订。因收集环节的影响，直接给人事档案材料的装订成册带来了困难，许多案卷因缺页等原因，不能按时装订。
2．2 档案信息落后，不能提供有效的服务和利用 职业学校的人事档案工作尚未跟上教学改革的步伐，主要表现在所保管的人事档案的信息化程度及提供服务上，从目前职业学校的人事档案所提供的信息来看，内容过于单一，过于格式化，千篇一律地如学历、履历、职务、职称、工资和政治面貌等基本情况，由于教职人员的人事档案中，不包含业务档案、科研档案，缺乏作为一个生动的人，其所经历的所有活动中的表现、成绩、成果、特长、能力等，所以，人事档案并不能立体显示案卷人物的全貌。由于这种片面、贫乏而且过时的人事信息，很难为用人部门时提供客观、真实和详尽的参考，人们无法了解教职员工的具体业绩，无法考查其在学术上和教学能力上的具体情况，而人事调动所遇到的调档困难，更加深了人事档案服务低下的矛盾，要了解调动人员的具体情况，必须到多个部门调阅有关的教学、科研等资料，降低了人事档案的利用率。
2．3 档案管理手段落后，管理人员技能有等提高 由于档案管理工作的特殊性及管理人员办公自动化技能的不足，造成目前职业学校档案管理现代化程度低下、管理人员劳动强度过大等问题。主要表现在：人事档案的载体仍停留在纸质化，虽配备了现代办公设备，但由于管理人员大多年龄偏大，办公自动化技能不足，因此，人事档案尚未实现电子化和网络化管理，档案管理的每个工作环节，仍停留在手工完成阶段。因此，目前人事档案管理工作的进度已明显落后于职业学校的现代教育的发展速度。
3 人事档案管理的几项策略
3.1 制定严谨的人事档案管理工作制度 鉴于人事档案工作在教学发展中的重要作用，应根据职业学校档案管理的要求，尽早制定出一套严谨的人事档案管理工作制度，将人事档案管理工作纳入学校日常管理的范畴，建立起科学、规范、系统的一系列人事档案管理制度，以档案工作的八个环节为抓手，如收集、整理、归档、分类、编目、立卷、装订、保管等，每个环节设立程序化细则，并相应制订人员分工、责任追究等条款。通过建立健全规章制度，使职业学校的人事档案工作走上现代化和科学化管理的轨道。
3．2 完善职校用人制度和政策，减少“弃档”的形成 虽然不能和高校相比，但是职校也是人才聚集的地方，教师进修的机会多，出国深造的机会也多，因发达国家职校、国内名校薪金高，有些教师取得学历、学位证书后不再愿回原单位工作，而单位为他们进修深造支付了工资和培养费，不愿轻易放走，他们就会选择不辞而别，个人档案只好被遗弃在原单位。针对这种情况，笔者建议学校在指定人才引进政策时，应结合本校的实际情况，采取适用本校的人才培养政策，如将出国学习、提高学历看作是个人提高业务水平的事情，这个期间，学校不给工资、奖金和培养费，档案转入人才交流中心，完成学业后愿意回来的，学校根据当年的进人计划选择。这样做一方面有利于人事档案管理，另一方面为职校节约大量的培养经费，保证了职校的主动性，减少人才流动过程中，职校与教师之间的摩擦，减少“弃档”的形成。
3．3 职校人事档案工作必须由现在的分散管理过渡为统一管理 学校应设立专门的人事档案中心，规定人事部门和其他各部门按《档案法》统一标准，统一规范并整理好各类高级人员的档案，送交人事档案中心统一管理。中心必须建立健全人事档案管理制度，确保校内校外人员的有序流动。加强对档案工作人员的现代化技能培训，努力改变手工操作档案管理的方式，积极推进档案工作的电子化、网络化管理，将现存个人档案中能够反映人才基本情况的信息进行数字化处理，建立学校所有人员的人事档案信息库。按照《档案法》的规定，开放人事档案信息网，变人事档案被动服务为主动服务，实现人事档案信息的资源共享。
参考文献
[1] 王云庆，苗 壮.现代档案管理学[M].青岛：青岛出版社，2002
[2] 傅 华.聚焦人事档案.中国档案，2003（4）
[3] 吴建美.高校人事档案管理浅议[J].江苏广播电视大学学报，2006（6）