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20世纪90年代中期从美国开始，波及全球的信息高速公路也同样波及了图书馆行业，其核心为数字化建设，这就使图书馆研究文献、信息采集等传统的图书馆学，面临新的信息技术的革命，会使图书馆事业呈现出前所未有的崭新面貌。
高校图书馆档案作为一种文献资源，是图书馆一切活动的真实记录，是图书馆工作的重要组成部分。很多高校经历了大学城的搬迁工作，在其他所有的文献和图书资料数字化的同时，也深感图书馆档案管理数字化建设的重要性。因此，需要建立图书馆档案数字化信息管理，使大学城图书馆能有更好的发展前景，也使图书馆员更好地为读者服务。
1大学城图书馆档案管理面临的现状
1.1依旧不“受宠”。多年来，由于决策者和普通馆员的档案意识不强，虽然，许多学校档案室会从图书馆抽取相关材料进行存档，但图书馆本身却没有作档案管理的要求。在实际工作中，学校抽取的只是图书馆工作的一些部分，更多的是图书馆工作、变化、活动等内容的珍贵资料，像普通办公文件一样只是搁浅存储。图书馆的档案多年一直处于“一时使用重要，查询使用次要，平时无用不要”的处境，多年受不到各界领导的重视，工作人员也只是抱着“做好眼前的借、阅、还”等日常工作即可的心态，多年面临这种尴尬的境地。
1.2依旧不”健全”。目前，高校图书馆断档和缺档的情况很普遍，对于在各项业务流程中形成的业务档案收集不够全面，只注重保存一些院校级行政档案，载体形式上的档案也只局限于纸质档案、电子文本、图片等。
而实际上，高校图书馆档案应包括政文、业务、人事、科研、基建设备、党总支建设及其他等方面。这些存储档案存在以下诸多问题：由于制度不健全，档案收集处于被动地位；归档范围不明确：档案资料存在断档或缺档情况，缺乏连续性；没有进行分类立卷、案目登记及归档加工，缺乏规划性的管理，利用起来不方便：没有专职的档案管理人员，等等。
1.3管理水平依旧。管理模式上，许多图书馆没有统一的档案资料室，资料分散在各部门、各个办公室或个人手中，很难体现全面性。管理制度上，很多高校图书馆未建立档案收集和管理制度，单凭个人自觉性，难以保证收集的完整性和档案的连续性。管理标准上，传统的“数字法”、“字母法”难以适应大学城图书馆更多、更复杂的工作需要。因此，图书馆档案数字化网络化建设显得尤为重要。管理形式上，手工方式依旧占据档案管理的主要地位，档案管理的信息化水平落后于图书馆整体的现代化进程，档案查询及利用效率极低。组织机构上，不是未设立档案管理岗位，就是岗位职责不明确：既没有专业的档案管理背景，又缺少专门的培训：一些固有的思想和落后的方法难以适应信息化的趋势。
1.4依旧无分类。图书馆档案作为一类相对独立的专门学科，在管理过程中，缺少依据给图书馆档案完整地分类，很多院校只能采取按时间排序或字母排序归档的办法，查询利用时非常不方便。
2图书馆档案管理数字化建设的实施
当前，很多高校已搬迁到大学城，大学城很多资源已实行信息化的管理，图书馆的档案管理也应及时随之付诸实施。
2.1电子档案的特性。档案是形成者当时直接使用的原始文件的转化物，就是说档案是历史的原始记录。与纸质文档相比，电子文件档案是指人们在社会活动中形成的，以计算机磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸，等等。
电子文件有以下几个特点：电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读和利用；电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递：电子文件的利用是可以共享的，不受时间和距离的影响；电子文件的保存和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。
2.2档案信息利用频率。在大学城搬迁的初始阶段，由于新建数字化档案信息，在此生命周期内，档案信息利用频率高，因此，必须快速响应。基于此，须采用磁盘、光盘等载体保存档案信息，以满足用户快速利用的要求。利用频率有所降低的时候，须采用光盘库等存储介质保存，既可满足较高的响应速度，又具有成本低、便于寻检的优势。如果长期保存，利用频率较低的时候，需重视到数字化档案信息管理的安全性、有效性及可读性。可采取缩微胶片进行存储，发挥其稳定、可靠、长期可读性好的特点，以满足档案信息长期安全保存和有效可读的目的。
2.3技术方面相互融合。数字技术与模拟技术不仅可以在档案管理工作中配合使用，还可以相互融合。譬如，对档案原件进行扫描，存储数字化信息的同时，可以输出模拟信息到缩微胶片上。既可以快速利用，又可长期安全保存，还可以将缩微胶片上的模拟信息数字化后提供利用。这样，既避免了扫描、缩微拍摄的重复工作，也弥补了缩微胶片利用不方便的缺点。
2.4确保数字化档案的真实性。对于档案利用者来讲，数字化档案信息的真实可靠性是十分重要的，因此，确保数字化档案信息真实性是数字化档案信息工作的中心任务之一。为确保数字化档案信息的真实性，就必须详细记录与描述、保存原始档案文件的全部信息，如，正式档案文件的结构、格式、名称、总登记号、分类号、档案编号、时代、作者、数量、用途、来源、尺寸、重量、形状、产生的日期、入藏日期、征集经过、流传经历、修复、装裱、复制记录、现状记录、照片拍照、使用的原始记录，等等。这些特征，对于确保数字化档案信息可靠性都很有帮助。最后，要规范著录这些最原始、最基本的信息，并在此基础上，建立便于档案检索的元数据。
2.5信息的可读可利用性。数字化档案信息长期安全保存的目的是为了提供有效利用。对数字化信息来讲，由于存在非直读性、设备依赖性等特点，要想提供有效利用，不仅需要保证信息载体的安全，还要保证信息内容是可读、可利用的。因此，在数字化过程中，应强调其有效利用性。否则，如果仅仅是保证了载体的安全，而不能提供有效利用，安全保存也是没有意义的。
2.6数字化档案信息的运行保障。要加强网络化机房及网络、数据库和应用系统的安全性、稳定性和可靠性的保护，加强数字化档案灾备措施，要尽可能做到实时备份。如果条件许可，最好能采取异地灾备的方式，还需建立完善的数字化档案信息管理机制，以实现信息数据的真实性、完整性、机密性、可控性，保障数字化档案信息的健康运行。
3大学城档案管理数字化建设的现实意义
在当今社会的各个领域，信息技术的应用越来越广泛，其重要性也越来越突出。在高校图书馆档案工作中，基于网络的档案数字化建设，不仅可以提高工作效率，而且，可以促进图书馆档案资源的有效开发和利用，从而使图书馆档案工作的发展与现今图书馆的发展保持同步。
3.1节约日常开支。高等教育事业的迅速发展，促进了高校图书馆建设的发展，大量的图书馆管理和发展的档案信息资料不断生成。传统的图书馆档案管理模式已经不能适应新时期图书馆档案建设工作，依靠增加档案管理人员和档案管理费来加强图书馆档案建设，不仅增加了图书馆的日常开支，而且，难以达到预期的效果。而图书馆档案数字化建设使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为数字化档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且，避免了因反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。
3.2提高办公效率。图书馆档案数字化建设使资料能及时归档并尽快提供利用，从而提高了办公效率。以办公室档案管理为例，由于办公室日常档案文件很多，而且，比较散乱。要想准确统计、动态了解这些日常档案文件，按以往的传统管理方法，必须归档后才能得知，而数字化档案就能准确地反映当前想要了解的情况。
同时，数字化档案使查询资料变得非常简单，真正让使用人员做到“足不出户”便可知晓想要了解的文件内容。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为超时空档案，高校图书馆档案室也从文件实体的保管基地变成了提供利用信息的控制中心。
3.3为教学科研提供参考。高校图书馆的档案信息资料，是高校图书馆自身发展、建设的第一手资料，翔实可靠。在信息技术和教育事业飞速发展的新形势下，它对图书情报学、图书情报事业以及高校图书馆自身的发展和建设的基础性理论研究及应用性研究，都将变得十分重要。高校图书馆凭借其丰富的现实资料、数据以及新知识，能为图书情报事业和高校图书馆自身的发展研究提供可靠的信息资源保障。同时，搞好图书馆基础数字汇编和图书馆工作专题资料汇编等工作，学校领导和有关部门就可以通过计算机网络查询到数字化的图书馆档案资料，将其作为高校开展科研教学工作的重要参考资料，这也充分地发挥了数字化图书馆档案的作用。
高校图书馆档案作为一种文献资源，是图书馆一切活动的真实记录，是图书馆工作的重要组成部分。很多高校经历了大学城的搬迁工作，在其他所有的文献和图书资料数字化的同时，也深感图书馆档案管理数字化建设的重要性。因此，需要建立图书馆档案数字化信息管理，使大学城图书馆能有更好的发展前景，也使图书馆员更好地为读者服务。
1大学城图书馆档案管理面临的现状
1.1依旧不“受宠”。多年来，由于决策者和普通馆员的档案意识不强，虽然，许多学校档案室会从图书馆抽取相关材料进行存档，但图书馆本身却没有作档案管理的要求。在实际工作中，学校抽取的只是图书馆工作的一些部分，更多的是图书馆工作、变化、活动等内容的珍贵资料，像普通办公文件一样只是搁浅存储。图书馆的档案多年一直处于“一时使用重要，查询使用次要，平时无用不要”的处境，多年受不到各界领导的重视，工作人员也只是抱着“做好眼前的借、阅、还”等日常工作即可的心态，多年面临这种尴尬的境地。
1.2依旧不”健全”。目前，高校图书馆断档和缺档的情况很普遍，对于在各项业务流程中形成的业务档案收集不够全面，只注重保存一些院校级行政档案，载体形式上的档案也只局限于纸质档案、电子文本、图片等。
而实际上，高校图书馆档案应包括政文、业务、人事、科研、基建设备、党总支建设及其他等方面。这些存储档案存在以下诸多问题：由于制度不健全，档案收集处于被动地位；归档范围不明确：档案资料存在断档或缺档情况，缺乏连续性；没有进行分类立卷、案目登记及归档加工，缺乏规划性的管理，利用起来不方便：没有专职的档案管理人员，等等。
1.3管理水平依旧。管理模式上，许多图书馆没有统一的档案资料室，资料分散在各部门、各个办公室或个人手中，很难体现全面性。管理制度上，很多高校图书馆未建立档案收集和管理制度，单凭个人自觉性，难以保证收集的完整性和档案的连续性。管理标准上，传统的“数字法”、“字母法”难以适应大学城图书馆更多、更复杂的工作需要。因此，图书馆档案数字化网络化建设显得尤为重要。管理形式上，手工方式依旧占据档案管理的主要地位，档案管理的信息化水平落后于图书馆整体的现代化进程，档案查询及利用效率极低。组织机构上，不是未设立档案管理岗位，就是岗位职责不明确：既没有专业的档案管理背景，又缺少专门的培训：一些固有的思想和落后的方法难以适应信息化的趋势。
1.4依旧无分类。图书馆档案作为一类相对独立的专门学科，在管理过程中，缺少依据给图书馆档案完整地分类，很多院校只能采取按时间排序或字母排序归档的办法，查询利用时非常不方便。
2图书馆档案管理数字化建设的实施
当前，很多高校已搬迁到大学城，大学城很多资源已实行信息化的管理，图书馆的档案管理也应及时随之付诸实施。
2.1电子档案的特性。档案是形成者当时直接使用的原始文件的转化物，就是说档案是历史的原始记录。与纸质文档相比，电子文件档案是指人们在社会活动中形成的，以计算机磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸，等等。
电子文件有以下几个特点：电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读和利用；电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递：电子文件的利用是可以共享的，不受时间和距离的影响；电子文件的保存和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。
2.2档案信息利用频率。在大学城搬迁的初始阶段，由于新建数字化档案信息，在此生命周期内，档案信息利用频率高，因此，必须快速响应。基于此，须采用磁盘、光盘等载体保存档案信息，以满足用户快速利用的要求。利用频率有所降低的时候，须采用光盘库等存储介质保存，既可满足较高的响应速度，又具有成本低、便于寻检的优势。如果长期保存，利用频率较低的时候，需重视到数字化档案信息管理的安全性、有效性及可读性。可采取缩微胶片进行存储，发挥其稳定、可靠、长期可读性好的特点，以满足档案信息长期安全保存和有效可读的目的。
2.3技术方面相互融合。数字技术与模拟技术不仅可以在档案管理工作中配合使用，还可以相互融合。譬如，对档案原件进行扫描，存储数字化信息的同时，可以输出模拟信息到缩微胶片上。既可以快速利用，又可长期安全保存，还可以将缩微胶片上的模拟信息数字化后提供利用。这样，既避免了扫描、缩微拍摄的重复工作，也弥补了缩微胶片利用不方便的缺点。
2.4确保数字化档案的真实性。对于档案利用者来讲，数字化档案信息的真实可靠性是十分重要的，因此，确保数字化档案信息真实性是数字化档案信息工作的中心任务之一。为确保数字化档案信息的真实性，就必须详细记录与描述、保存原始档案文件的全部信息，如，正式档案文件的结构、格式、名称、总登记号、分类号、档案编号、时代、作者、数量、用途、来源、尺寸、重量、形状、产生的日期、入藏日期、征集经过、流传经历、修复、装裱、复制记录、现状记录、照片拍照、使用的原始记录，等等。这些特征，对于确保数字化档案信息可靠性都很有帮助。最后，要规范著录这些最原始、最基本的信息，并在此基础上，建立便于档案检索的元数据。
2.5信息的可读可利用性。数字化档案信息长期安全保存的目的是为了提供有效利用。对数字化信息来讲，由于存在非直读性、设备依赖性等特点，要想提供有效利用，不仅需要保证信息载体的安全，还要保证信息内容是可读、可利用的。因此，在数字化过程中，应强调其有效利用性。否则，如果仅仅是保证了载体的安全，而不能提供有效利用，安全保存也是没有意义的。
2.6数字化档案信息的运行保障。要加强网络化机房及网络、数据库和应用系统的安全性、稳定性和可靠性的保护，加强数字化档案灾备措施，要尽可能做到实时备份。如果条件许可，最好能采取异地灾备的方式，还需建立完善的数字化档案信息管理机制，以实现信息数据的真实性、完整性、机密性、可控性，保障数字化档案信息的健康运行。
3大学城档案管理数字化建设的现实意义
在当今社会的各个领域，信息技术的应用越来越广泛，其重要性也越来越突出。在高校图书馆档案工作中，基于网络的档案数字化建设，不仅可以提高工作效率，而且，可以促进图书馆档案资源的有效开发和利用，从而使图书馆档案工作的发展与现今图书馆的发展保持同步。
3.1节约日常开支。高等教育事业的迅速发展，促进了高校图书馆建设的发展，大量的图书馆管理和发展的档案信息资料不断生成。传统的图书馆档案管理模式已经不能适应新时期图书馆档案建设工作，依靠增加档案管理人员和档案管理费来加强图书馆档案建设，不仅增加了图书馆的日常开支，而且，难以达到预期的效果。而图书馆档案数字化建设使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为数字化档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且，避免了因反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。
3.2提高办公效率。图书馆档案数字化建设使资料能及时归档并尽快提供利用，从而提高了办公效率。以办公室档案管理为例，由于办公室日常档案文件很多，而且，比较散乱。要想准确统计、动态了解这些日常档案文件，按以往的传统管理方法，必须归档后才能得知，而数字化档案就能准确地反映当前想要了解的情况。
同时，数字化档案使查询资料变得非常简单，真正让使用人员做到“足不出户”便可知晓想要了解的文件内容。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为超时空档案，高校图书馆档案室也从文件实体的保管基地变成了提供利用信息的控制中心。
3.3为教学科研提供参考。高校图书馆的档案信息资料，是高校图书馆自身发展、建设的第一手资料，翔实可靠。在信息技术和教育事业飞速发展的新形势下，它对图书情报学、图书情报事业以及高校图书馆自身的发展和建设的基础性理论研究及应用性研究，都将变得十分重要。高校图书馆凭借其丰富的现实资料、数据以及新知识，能为图书情报事业和高校图书馆自身的发展研究提供可靠的信息资源保障。同时，搞好图书馆基础数字汇编和图书馆工作专题资料汇编等工作，学校领导和有关部门就可以通过计算机网络查询到数字化的图书馆档案资料，将其作为高校开展科研教学工作的重要参考资料，这也充分地发挥了数字化图书馆档案的作用。