论文部分内容阅读
摘要:随着高校逐步实行校、院二级管理模式,作为高校二级管理模式下学院的统筹机构——学院办公室的职能也大幅增加,这也客观上要求学院办公室工作人员进一步提升自身素质。
关键词:二级管理;办公室人员;素质;提升
作者简介:王瑞萍(1961-),女,湖南衡阳人,南华大学核资源与核燃料工程学院,副研究员,主要研究方向:大学管理、医学伦理。(湖南 衡阳 421001)
基金项目:本文系2007年南华大学高等教育改革与研究课题(项目编号:07Y22)的研究成果。
随着我国高等教育体制改革的深入,高校招生规模不断扩大,加上为整合高校资源掀起的高校合并浪潮,高校办学规模也空前膨胀,高等学校内部管理体制改革也随之展开并逐步深入,大学的组织结构和管理体制发生了巨大变化。不管是工科大学、理科大学还是综合大学,由于学校规模扩大,下属的系、所、中心等单位过多,原有的校级管理体制已难以有效运行。因此,越来越多的大学开始实行学院制,大学的管理模式由原来的校、系两级管理,逐步向校、院两级管理模式转变,与学院配套的学院办公室也就随之出现。
一、学院办公室职能拓展是实行校、院二级管理模式的必然结果
校、院二级管理不是原有的校、系管理的简单重复。在实行校、院二级管理体制后,各学院成了学校领导下的一级行政管理实体,对属下系、所、中心实行领导。学院行政工作实行院长负责制,学校下属各学院就构成了大学内的一个个管理中心。其职能主要有:(1)协助校长管理校务(行政、教学、科研、学科建设4个方面);(2)平衡院属下各系、所、中心的发展;(3)帮助各系、所、中心争取资源,协调各系、所、中心之间的相关业务;(4)根据决策中心的总体规划、奋斗目标和各项工作部署,制定本学院短、中、长期的发展方向和奋斗目标;(5)规划、协调下属各系、所、中心的学科建设;(6)组织多学科的联合,交叉开展重大科研项目的攻关工作;(7)统筹调配全院的人、财、物,使各种资源得以综合利用;(8)负责学院和属下系、所、中心的主要行政管理工作,使系、所、中心的负责人集中精力抓好教学、科研、学科建设和人才培养工作。[1]
学院办公室已不像原有系办公室职能那么简单。作为学院各项行政工作实施管理的综合办事机构,它不仅拥有与学校办公室相似的基本职能,是承担对内对外的窗口,是各种信息的聚集地和中转站,起着上情下达、下情上报的纽带作用,还统筹承担着学院的教学、科研、师资、人事、总务、财务、外事等各项管理工作。学院办公室工作的好坏,直接影响到学院的建设和发展。另外,为了减少人员编制及办事层次,提高工作效率和服务质量,成立学院办公室后,院属下的系、所、中心行政办公室一般应当撤消,学院办公室工作人员也大部分来自原有的系、所、中心办公室。因此,必须提升学院办公室工作人员的自身素质,适应学院办公室职能拓展后的工作需要。
二、学院办公室职能拓展客观上要求办公室人员提升自身素质
学院是高校开展教学、科研和社会服务活动的直接单位,高校在加强校院两级管理过程中,学院办公室人员素质的高低,直接关系到学院各项工作的完成,提高学院办公室人员的素质显得尤为紧迫和必要。
1.加强政治学习,提高道德修养
政治思想素质主要是学院人员应具有的政治方向、政治立场、政治品质和思想作风,这是高等学校学院办公室人员诸素质中最重要的一项,是搞好行政管理工作的根本保证。高校肩负着培养社会主义建设合格人才的重任,学院行政办公室一方面要对学院的各个部门及学院的教学单位做好服务、综合协调工作,另一方面又要对学院领导做好参谋、咨询工作。这就要求学院办公室人员在政治上必须坚持党的教育方针,认真学习社会主义核心价值体系,切实领会其精神实质,树立全心全意为师生员工服务的思想,不计较名利,忠于职守。在价值观念、人生追求、行为准则等方面受到外界的影响,他们在处理人情与原则得与失、义与利、竞争与公平的过程中需培养仁爱、大度、宽容、厚道的品性,在人与人的交往中坚守诚信原则,在处理日常事务过程中应以诚信为本,以忠诚服务的理念,以关怀友善的态度体现自身的素质。同时,还要自觉培养自尊、自立、自强及自信的个性,做到既正视挑战、参与竞争,又能关心他人、与人合作,力求做到和谐统一,使自己成为一个具有较强法制观念和良好职业道德的管理人员。
2.培养自身能力,强化服务意识
能力一般是指完成一定活动的本领。高校学院行政人员应具备以下几个方面的能力:一是独当一面的管理能力。即指独立地完成自己所分管工作的能力。同时在管理工作中要多谋善断,能够从多种主意中选择出最好的主意来,能从多种办法中选择出最佳的办法来,并努力地予以实现。高校行政管理工作门类众多、任务繁重,各部门、各岗位的办公室人员只有充分发挥自己的主观能动作用,人人起到独当一面的作用,才能做好全院的行政管理工作。二是协调能力。是指善于处理上下左右、院内院外、各部门之间等各种关系的能力。三是自我控制能力。它是建立良好人际关系的基础。对于办公室人员来说,正确处理好各方面的人际关系是不可缺少的能力。它要求办公室管理人员在日常工作中要沉着、宽容、耐心、头脑冷静、豁达大度,善于控制自己的感情冲动,学会与人共处、共事,遇事冷静、客观地分析问题,正确处理好工作中的各种矛盾。
人类已进入信息社会,学院办公室人员作为联系院内外的窗口,会接触到各种各样的信息。因此,首先要做好信息的收集、整理、分类等工作。学院办公室人员要深入学院各部门了解实际情况,为决策者掌握第一手材料,保证决策的正确性,还要使决策者了解决策落实的基本进程,修正和完善决策,更好地掌握全局,指导工作。其次,要充分理解决策者的思想、意图,围绕教育改革与发展这一中心,了解高等教育形势及热点问题,及时、准确、全面地了解国内外关于高等教育的各种趋势和动态。既要做好具体工作,又要研究大事,全力以赴为决策服务。学院办公室人员在进行行政管理过程中还要充分强化服务型管理理念,克服命令型的管理方法,不仅要遵循依法行政的原则依法办事,而且要注意坚持以人为本,从办事规则到办事程序,都要尽可能地想群众之所想,急群众之所急,千方百计为群众办实事、办好事,克服衙门作风和官僚作风,这样才能赢得服务对象的满意。
3.健全心理素质,保持良好心态
随着社会的高度发展,生活节奏的日益加快,人们受到各方面压力的不断冲击。繁忙的工作、错综复杂的关系以及名利、健康、待遇、生活等方面的因素都会使人们在心理上产生不同程度的压抑感和威胁感,造成这样或那样的心理偏差,使现代人的心理时常处于紧张不安之中。由于学院办公室人员的特殊角色和地位,身心随时都会受到各方面因素的影响,因此,应该保持一种良好的心态,学会自我调节,而这需要良好健全的心理素质。健全的心理素质表现为充沛的精力、博大的胸怀、敏捷的思维、稳定的情绪、坚强的意志、健康的人格。在工作中不急不躁,不优柔寡断,遇上挫折能吸取教训,胜不骄,败不馁;有了成绩能总结经验;对待上级不卑不亢、对待下级不颐指气使,出现分歧能大度宽容。[2]
社会的贫富差距、职称待遇不公平、家庭的不和谐、同事关系的紧张、工作的繁琐和压力等现象,同样干扰着高校办公室人员的工作和生活。他们的自尊心会受到伤害,心态会受到刺激,原本正常的思维和言行会因此而扭曲、变形。行政管理不仅是静态的总结、数据式管理,更多的是一种动态性的、带有人际关系色彩的过程管理。任何事务性工作归结到底都是和人打交道,而人既有丰富的情感,又有千变万化的性格特征。高校办公室人员工作的最高境界就是既有原则性又不失灵活性;把每一次与人打交道的机会都当成缘分;将看似枯燥的日常工作做得如高山流水般清澈、利索;将形形色色性格各异的同事当成登高望远的同伴。没有不能礼让的事情,没有不能沟通的人物。从心理保健的愿望出发,在日常工作中发挥自己的心理潜能,以稳定的心态迎接周围的一切挑战。
4.培养创新意识,创新管理理念
创新是人必须具备的素质,既是一种道德品质,也是一种心理品质。创新的意识、创新的激情、创新的意志决定着一个人创新能力的强弱。创新的特征体现在风险、进取、热情、合作、忍耐等方面,是一个人潜在的精神和素质。因此,应重视人的因素,发掘人的潜能,从个体的心理、本性、行为等因素出发,以人性化的、灵活多变的手段进行管理。学院办公室人员应善于调动自身潜能,呼唤内心的真善美,在实施管理的过程中可以充分体验自我实现的乐趣,以投入的、能动的、建设性的、自信的、负责的、接纳的心态来衔接机关和院系之间、教学和科研之间、高校和社会之间的关系,整合来自各方面的信息,提炼高校改革过程中的新的管理经验。
高校是进行知识创新的场所,这种特殊的环境必然对办公室人员提出特殊的要求。因此,高校办公室人员必须具备良好的创新素质,在工作中要有开拓创新的精神。这就要求办公室人员对事物的观察要敏锐、思考问题要周密,善于发现问题,积极创造条件解决问题,善于结合自己的工作不断提出改革措施,有克服困难,为实现工作目标不断进取的能力。学院办公室人员的创新素质主要包括以下方面:一是强烈的创新意识。一个人的创新能力最基本的要素是必须具有创新的激情和欲望。学院办公室人员在工作实践中要及时更新观念,牢固掌握行政管理工作的新思想、新问题、新动态,吸收最新的成果,创造性地将其运用于行政管理之中,能充分体现自己的个性特点,用新的思路、新的方法去解决行政管理中的问题。二是独立思考的能力。充分的自信心,善于独立思考问题,不墨守成规是做好一切工作的重要条件,也是进行创新活动的必要前提。高校办公室人员要使行政管理工作具有新颖性和高效性,就必须具备独立思考的能力,要善于研究新情况,积极创造条件,解决新问题。
总之,在我国高校的快速发展时期,学院办公室人员应该认识到自己所处的位置和历史使命,在实际工作中要努力提高自身的基本素质和修养,不断增强科学创新意识,提高工作能力,这也是提高学院行政管理能力的有效方法和搞好学院行政管理工作的重要保证。
参考文献:
[1]曾令初.大学实行学院制后校、院、系基本职能探讨[J].高等教育研究,1997,(3):44-47.
[2]周平.高校院系办公室主任应具备的基本素质[J].重庆教育学院学报,2008,(1).
(责任编辑:张中)
关键词:二级管理;办公室人员;素质;提升
作者简介:王瑞萍(1961-),女,湖南衡阳人,南华大学核资源与核燃料工程学院,副研究员,主要研究方向:大学管理、医学伦理。(湖南 衡阳 421001)
基金项目:本文系2007年南华大学高等教育改革与研究课题(项目编号:07Y22)的研究成果。
随着我国高等教育体制改革的深入,高校招生规模不断扩大,加上为整合高校资源掀起的高校合并浪潮,高校办学规模也空前膨胀,高等学校内部管理体制改革也随之展开并逐步深入,大学的组织结构和管理体制发生了巨大变化。不管是工科大学、理科大学还是综合大学,由于学校规模扩大,下属的系、所、中心等单位过多,原有的校级管理体制已难以有效运行。因此,越来越多的大学开始实行学院制,大学的管理模式由原来的校、系两级管理,逐步向校、院两级管理模式转变,与学院配套的学院办公室也就随之出现。
一、学院办公室职能拓展是实行校、院二级管理模式的必然结果
校、院二级管理不是原有的校、系管理的简单重复。在实行校、院二级管理体制后,各学院成了学校领导下的一级行政管理实体,对属下系、所、中心实行领导。学院行政工作实行院长负责制,学校下属各学院就构成了大学内的一个个管理中心。其职能主要有:(1)协助校长管理校务(行政、教学、科研、学科建设4个方面);(2)平衡院属下各系、所、中心的发展;(3)帮助各系、所、中心争取资源,协调各系、所、中心之间的相关业务;(4)根据决策中心的总体规划、奋斗目标和各项工作部署,制定本学院短、中、长期的发展方向和奋斗目标;(5)规划、协调下属各系、所、中心的学科建设;(6)组织多学科的联合,交叉开展重大科研项目的攻关工作;(7)统筹调配全院的人、财、物,使各种资源得以综合利用;(8)负责学院和属下系、所、中心的主要行政管理工作,使系、所、中心的负责人集中精力抓好教学、科研、学科建设和人才培养工作。[1]
学院办公室已不像原有系办公室职能那么简单。作为学院各项行政工作实施管理的综合办事机构,它不仅拥有与学校办公室相似的基本职能,是承担对内对外的窗口,是各种信息的聚集地和中转站,起着上情下达、下情上报的纽带作用,还统筹承担着学院的教学、科研、师资、人事、总务、财务、外事等各项管理工作。学院办公室工作的好坏,直接影响到学院的建设和发展。另外,为了减少人员编制及办事层次,提高工作效率和服务质量,成立学院办公室后,院属下的系、所、中心行政办公室一般应当撤消,学院办公室工作人员也大部分来自原有的系、所、中心办公室。因此,必须提升学院办公室工作人员的自身素质,适应学院办公室职能拓展后的工作需要。
二、学院办公室职能拓展客观上要求办公室人员提升自身素质
学院是高校开展教学、科研和社会服务活动的直接单位,高校在加强校院两级管理过程中,学院办公室人员素质的高低,直接关系到学院各项工作的完成,提高学院办公室人员的素质显得尤为紧迫和必要。
1.加强政治学习,提高道德修养
政治思想素质主要是学院人员应具有的政治方向、政治立场、政治品质和思想作风,这是高等学校学院办公室人员诸素质中最重要的一项,是搞好行政管理工作的根本保证。高校肩负着培养社会主义建设合格人才的重任,学院行政办公室一方面要对学院的各个部门及学院的教学单位做好服务、综合协调工作,另一方面又要对学院领导做好参谋、咨询工作。这就要求学院办公室人员在政治上必须坚持党的教育方针,认真学习社会主义核心价值体系,切实领会其精神实质,树立全心全意为师生员工服务的思想,不计较名利,忠于职守。在价值观念、人生追求、行为准则等方面受到外界的影响,他们在处理人情与原则得与失、义与利、竞争与公平的过程中需培养仁爱、大度、宽容、厚道的品性,在人与人的交往中坚守诚信原则,在处理日常事务过程中应以诚信为本,以忠诚服务的理念,以关怀友善的态度体现自身的素质。同时,还要自觉培养自尊、自立、自强及自信的个性,做到既正视挑战、参与竞争,又能关心他人、与人合作,力求做到和谐统一,使自己成为一个具有较强法制观念和良好职业道德的管理人员。
2.培养自身能力,强化服务意识
能力一般是指完成一定活动的本领。高校学院行政人员应具备以下几个方面的能力:一是独当一面的管理能力。即指独立地完成自己所分管工作的能力。同时在管理工作中要多谋善断,能够从多种主意中选择出最好的主意来,能从多种办法中选择出最佳的办法来,并努力地予以实现。高校行政管理工作门类众多、任务繁重,各部门、各岗位的办公室人员只有充分发挥自己的主观能动作用,人人起到独当一面的作用,才能做好全院的行政管理工作。二是协调能力。是指善于处理上下左右、院内院外、各部门之间等各种关系的能力。三是自我控制能力。它是建立良好人际关系的基础。对于办公室人员来说,正确处理好各方面的人际关系是不可缺少的能力。它要求办公室管理人员在日常工作中要沉着、宽容、耐心、头脑冷静、豁达大度,善于控制自己的感情冲动,学会与人共处、共事,遇事冷静、客观地分析问题,正确处理好工作中的各种矛盾。
人类已进入信息社会,学院办公室人员作为联系院内外的窗口,会接触到各种各样的信息。因此,首先要做好信息的收集、整理、分类等工作。学院办公室人员要深入学院各部门了解实际情况,为决策者掌握第一手材料,保证决策的正确性,还要使决策者了解决策落实的基本进程,修正和完善决策,更好地掌握全局,指导工作。其次,要充分理解决策者的思想、意图,围绕教育改革与发展这一中心,了解高等教育形势及热点问题,及时、准确、全面地了解国内外关于高等教育的各种趋势和动态。既要做好具体工作,又要研究大事,全力以赴为决策服务。学院办公室人员在进行行政管理过程中还要充分强化服务型管理理念,克服命令型的管理方法,不仅要遵循依法行政的原则依法办事,而且要注意坚持以人为本,从办事规则到办事程序,都要尽可能地想群众之所想,急群众之所急,千方百计为群众办实事、办好事,克服衙门作风和官僚作风,这样才能赢得服务对象的满意。
3.健全心理素质,保持良好心态
随着社会的高度发展,生活节奏的日益加快,人们受到各方面压力的不断冲击。繁忙的工作、错综复杂的关系以及名利、健康、待遇、生活等方面的因素都会使人们在心理上产生不同程度的压抑感和威胁感,造成这样或那样的心理偏差,使现代人的心理时常处于紧张不安之中。由于学院办公室人员的特殊角色和地位,身心随时都会受到各方面因素的影响,因此,应该保持一种良好的心态,学会自我调节,而这需要良好健全的心理素质。健全的心理素质表现为充沛的精力、博大的胸怀、敏捷的思维、稳定的情绪、坚强的意志、健康的人格。在工作中不急不躁,不优柔寡断,遇上挫折能吸取教训,胜不骄,败不馁;有了成绩能总结经验;对待上级不卑不亢、对待下级不颐指气使,出现分歧能大度宽容。[2]
社会的贫富差距、职称待遇不公平、家庭的不和谐、同事关系的紧张、工作的繁琐和压力等现象,同样干扰着高校办公室人员的工作和生活。他们的自尊心会受到伤害,心态会受到刺激,原本正常的思维和言行会因此而扭曲、变形。行政管理不仅是静态的总结、数据式管理,更多的是一种动态性的、带有人际关系色彩的过程管理。任何事务性工作归结到底都是和人打交道,而人既有丰富的情感,又有千变万化的性格特征。高校办公室人员工作的最高境界就是既有原则性又不失灵活性;把每一次与人打交道的机会都当成缘分;将看似枯燥的日常工作做得如高山流水般清澈、利索;将形形色色性格各异的同事当成登高望远的同伴。没有不能礼让的事情,没有不能沟通的人物。从心理保健的愿望出发,在日常工作中发挥自己的心理潜能,以稳定的心态迎接周围的一切挑战。
4.培养创新意识,创新管理理念
创新是人必须具备的素质,既是一种道德品质,也是一种心理品质。创新的意识、创新的激情、创新的意志决定着一个人创新能力的强弱。创新的特征体现在风险、进取、热情、合作、忍耐等方面,是一个人潜在的精神和素质。因此,应重视人的因素,发掘人的潜能,从个体的心理、本性、行为等因素出发,以人性化的、灵活多变的手段进行管理。学院办公室人员应善于调动自身潜能,呼唤内心的真善美,在实施管理的过程中可以充分体验自我实现的乐趣,以投入的、能动的、建设性的、自信的、负责的、接纳的心态来衔接机关和院系之间、教学和科研之间、高校和社会之间的关系,整合来自各方面的信息,提炼高校改革过程中的新的管理经验。
高校是进行知识创新的场所,这种特殊的环境必然对办公室人员提出特殊的要求。因此,高校办公室人员必须具备良好的创新素质,在工作中要有开拓创新的精神。这就要求办公室人员对事物的观察要敏锐、思考问题要周密,善于发现问题,积极创造条件解决问题,善于结合自己的工作不断提出改革措施,有克服困难,为实现工作目标不断进取的能力。学院办公室人员的创新素质主要包括以下方面:一是强烈的创新意识。一个人的创新能力最基本的要素是必须具有创新的激情和欲望。学院办公室人员在工作实践中要及时更新观念,牢固掌握行政管理工作的新思想、新问题、新动态,吸收最新的成果,创造性地将其运用于行政管理之中,能充分体现自己的个性特点,用新的思路、新的方法去解决行政管理中的问题。二是独立思考的能力。充分的自信心,善于独立思考问题,不墨守成规是做好一切工作的重要条件,也是进行创新活动的必要前提。高校办公室人员要使行政管理工作具有新颖性和高效性,就必须具备独立思考的能力,要善于研究新情况,积极创造条件,解决新问题。
总之,在我国高校的快速发展时期,学院办公室人员应该认识到自己所处的位置和历史使命,在实际工作中要努力提高自身的基本素质和修养,不断增强科学创新意识,提高工作能力,这也是提高学院行政管理能力的有效方法和搞好学院行政管理工作的重要保证。
参考文献:
[1]曾令初.大学实行学院制后校、院、系基本职能探讨[J].高等教育研究,1997,(3):44-47.
[2]周平.高校院系办公室主任应具备的基本素质[J].重庆教育学院学报,2008,(1).
(责任编辑:张中)