论文部分内容阅读
【摘 要】本文首先介绍企业档案信息化管理模式，分析档案信息化管理工作重点，探讨档案信息化管理面临的问题与对策。
【关键词】档案管理；信息化；文档；纸质档案
引言
档案信息化是在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用的一种方式。随着信息技术的迅猛发展，基于计算机网络技术、多媒体技术和远程通信传输技术等现代信息技术的应用越来越广泛，企业办公自动化、科研规划设计与生产无纸化、信息资源利用网络化的进程也在加快，全面推进档案信息化建设显得越来越迫切和重要。文章就企业档案信息化的管理模式、主要工作重点及出现的问题与对策做初步的研究与探讨。
一、档案信息化管理模式
1.依托企业单位局域网，构建本单位档案信息管理平台
在局域网上，档案管理信息系统与各业务信息应用系统互相联通，资源共享。通过系统间的数据接口，可以解决电子文件及元数据的采集、加工、鉴定、归档、管理和维护问题，对各系统产生的电子文件实施前端控制和全程管理，实现文档一体化管理，可以保障档案信息资源类别的丰富和总量的增加，并保证数据真实、完整、有效； 同时，整合各类档案信息资源，建设一批专题数据库，对其实施统一管理，既可避免出现信息孤岛，又方便信息管理和利用。
2.以档案综合资源管理系统为平台，以目录和全文挂接的方式，管理馆藏传统的各门类档案信息
档案综合资源管理平台建设以档案信息资源共享为目的，以现场技术资料控制为重点。其中工程类档案以项目、子项和专业分类，文书档案以年度、事由、保管期限、密级等分类。档案管理人员对移交的文件、图纸按照分类规划进行分类、立卷、建立树形目录。利用系统提供的模板编制档案目录，并批量导入到系统创建的分类文件夹中，批量录入简化了档案编目和录入流程，与此同时，系统可以抓取图纸图签部分的有效信息，自动生成档案条目，并将与之对应的附件存入服务器中实现挂接。该系统由档案信息发布网页、档案管理系统、文档一体化系统、网上远程检索系统等构成，具备了数据管理、整理编目、检索查询、安全保密、系统维护等基本功能。
3.以综合办公自动化系统（ OA） 为管理平台，对企业政务信息实施全电子化管理、在线归档
综合办公自动化系统对日常工作中的电子文件实施全过程管理，即在文件形成、收集、鉴定、归档、保存和利用的全过程发挥作用。生产设计过程中的文件管理是一个动态的信息管理过程，包括了设计接口文件、专业互提资料、校审单、会议纪要、质量评审文件、图纸、计算书等设计全过程的所有文件及其修改过程，系统必须全面保证面向设计人员的文档在动态过程中保持完整性、正确性、关联性、可追溯性。
二、档案信息化管理工作重点
1.加强电子文件和档案的全生命周期管理
与传统的文件和档案管理相比，电子文件和档案管理具有相关因素增多、各因素之间相关度增高、变量增多、目标复杂化、技术含量更高等新的特点。特别是对元数据和系统具有依赖性，信息内容具有易变性，信息与载体具有可分离性，信息存储具有高密度性，物理结构和逻辑结构关系具有复杂性。所以，必须做到完整收集和安全管理。加强文件档案的归口管理，将档案的信息收集和实体收集嵌入企业的各项活动中，其中要特别注意积极推进电子档案的在线管理； 加强电子文件与电子档案接收与管理，不断完善电子档案接收、保管、利用的技术方法，科学整合各类档案信息资源； 加强对电子档案积累、鉴定、著录、归档等工作环节的监督和指导，以保证电子档案完整、有效、真实； 加强电子档案文件收集、鉴定、验收、案卷整理等传统手工作业技术的升级改造，使得传统技术与现代技术有机地结合起来； 加强电子文件与档案管理模式的研究，即深入研究企业在规划、设计、施工等各个阶段形成的电子文件的类型、内容和格式，电子文件与档案全生命周期内的流程、工作内容、控制内容和方式。
2.做好纸质档案的基础管理工作
就档案管理而言，档案数字化建设并不牵涉到对任何实体档案的变动，也就不会影响原有实体档案的管理，而纸质文件还将在单位日常档案管理工作中扮演重要角色，电子文件与纸质文件共存，两种版本文件同步随业务流程运转的状态将会持续相当长时间。此外，实体档案又是信息化的对象，当然还关系到信息系统信息可用量的大小，因此，应当不断加强对纸质档案的管理。并且应当以数字化处理为契机，对馆藏档案进行内容、结构、层次、类型上的优化。加快数据库的建立，重视现在馆藏档案的目录数据库和全文数据库建设，除了完成已归档文件数据库的建立外，要做到新项目文件归档与数据库建立同步进行，做到谁归档、谁建库，逐步全面建立起可远程查询的文书档案、技术规范、标准、基建档案、声像档案等数据库。能上网完成的业务尽可能在网上实现，包括实现网上资料查询、成果档案介绍、借出档案和发放资料自动催还、归档通报、借档查询等。加快库存档案数字化进程，能数字化的档案要尽量尽快实行数字化处理，这是必须始终坚持的原则。
3.做好档案信息资源的查询利用工作
目前的实体档案管理部门是随着信息量的日益增多，正在从无序走向有序，从零散走向系统后产生的专门从事信息保管、利用、交流的机构。随着实体档案走向数字化，实现了以计算机检索代替手工检索，以网络查询代替上门查阅，以电子复印拷贝代替人工摘抄、复印，从而提高了档案利用的质量和工作效率。由于企业同时运行着多个生产经营系统，其差异就要求档案管理系统要具有灵活性和扩展性，只有建立灵活的数据库管理功能，才能充分挖掘出档案信息资源的潜力，满足企业不同档案类型的需要，实现最大化的档案信息数据聚集。档案信息化管理系统既能够完成企业各部门随时将形成的有保存价值的文件归档集中存储，又能将库藏的历史档案扫描后存储。当利用者通过身份权限确认，就可以在企业局域网的任何终端检索、浏览到所需的档案信息及其全文，不必到档案部门现场查询。开展互动服务，其实质是征求用户对自己需求的信息资源和档案信息的意见，从根本上解决用户需求信息和档案部门提供信息不对称的问题。 三、档案信息化管理面临的问题与对策
1.完善档案信息化建设标准规范体系建设
企业档案管理部门应根据自身的行业特点，以国家、行业及地方相关标准为基础，加快档案信息化管理的规范、制度和标准体系的制定，由于档案信息的范围和种类处于不断扩展和变化之中，因此，即使在最初阶段也应优先采用适用范围尽可能广泛的标准。
2.建设高质量的档案信息数据库
档案信息数字化后以数据形式集合成数据库，其组织形式发生了本质的变化，高质量的数据库中的数字信息要达到准确、规范、稳定以及数据项目和内容的完整，这是一项长期而持久的工作。作为档案管理部门，首先要做好充分调查研究，在进行用户需要和馆藏档案状况分析的基础上，合理规划，确定要进行哪些数据库建设，哪些建立文件级目录数据库，哪些建立全文数据库，分清轻重缓急，循序渐进，尽量避免短期行为和无效劳动。其次在进行数据库建设时，要狠抓质量，建立健全数据质量控制体系，如数据的准确性检查、著录标引数据的核对检查，确定相应的指标，把错误率控制在最低点，确保数据的准确、规范。
3.档案信息化建设中要注重安全问题
（1）建立数字化文档管理制度。对于已储存在计算机中的信息应进行分类管理，大致应将其分为秘密、机密、绝密与非保密等几种保护类型。另外对于一些相对机密及敏感信息不仅要采取加密措施，还要将其储存在脱机的安全环境中，以免信息被他人非法窃取、破坏或修改。
（2）建立人员安全管理制度。首先要将信息安全管理贯彻落实到实际信息维护中，让管理人员对信息安全管理有一个清晰客观的认识。这样一来，管理人员就会在工作中认真贯彻执行，极力维护数字化档案的安全。信息安全管理部门总负责人应对各个管理人员的工作进行考核，对于一些管理操作不当或管理不够严格的人员应给予相应的警告或处罚，让其从思想上意识到信息安全管理的重要性。其次应对信息安全管理人员进行定期培训，让其及时学习其他企业及国外优秀的信息安全管理方法及理念，为信息安全管理工作注入新的血液。这样一来，不仅能够大大提高信息安全管理的时效性与合理性，同时还能够提升信息安全管理人员的综合素质，对数字化档案信息安全管理工作的有效开展具有一定的积极意义。
四、结束语
在数字化档案信息安全管理中，要想充分发挥管理的作用，全面维护档案信息安全，保障档案信息的完整性，就要结合数字化档案信息系统的实际运行特点，全面考虑信息安全问题，从而有针对性的采取相应的管理策略，实现数字化档案信息的制度化管理。
参考文献：
[1]杨公之.档案信息化建设导论[M].北京： 中国档案出版社，2001.
[2]张红霞.保障数字化档案信息安全的措施[J].档案管理，2012，3（31）：101-103.
【关键词】档案管理；信息化；文档；纸质档案
引言
档案信息化是在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用的一种方式。随着信息技术的迅猛发展，基于计算机网络技术、多媒体技术和远程通信传输技术等现代信息技术的应用越来越广泛，企业办公自动化、科研规划设计与生产无纸化、信息资源利用网络化的进程也在加快，全面推进档案信息化建设显得越来越迫切和重要。文章就企业档案信息化的管理模式、主要工作重点及出现的问题与对策做初步的研究与探讨。
一、档案信息化管理模式
1.依托企业单位局域网，构建本单位档案信息管理平台
在局域网上，档案管理信息系统与各业务信息应用系统互相联通，资源共享。通过系统间的数据接口，可以解决电子文件及元数据的采集、加工、鉴定、归档、管理和维护问题，对各系统产生的电子文件实施前端控制和全程管理，实现文档一体化管理，可以保障档案信息资源类别的丰富和总量的增加，并保证数据真实、完整、有效； 同时，整合各类档案信息资源，建设一批专题数据库，对其实施统一管理，既可避免出现信息孤岛，又方便信息管理和利用。
2.以档案综合资源管理系统为平台，以目录和全文挂接的方式，管理馆藏传统的各门类档案信息
档案综合资源管理平台建设以档案信息资源共享为目的，以现场技术资料控制为重点。其中工程类档案以项目、子项和专业分类，文书档案以年度、事由、保管期限、密级等分类。档案管理人员对移交的文件、图纸按照分类规划进行分类、立卷、建立树形目录。利用系统提供的模板编制档案目录，并批量导入到系统创建的分类文件夹中，批量录入简化了档案编目和录入流程，与此同时，系统可以抓取图纸图签部分的有效信息，自动生成档案条目，并将与之对应的附件存入服务器中实现挂接。该系统由档案信息发布网页、档案管理系统、文档一体化系统、网上远程检索系统等构成，具备了数据管理、整理编目、检索查询、安全保密、系统维护等基本功能。
3.以综合办公自动化系统（ OA） 为管理平台，对企业政务信息实施全电子化管理、在线归档
综合办公自动化系统对日常工作中的电子文件实施全过程管理，即在文件形成、收集、鉴定、归档、保存和利用的全过程发挥作用。生产设计过程中的文件管理是一个动态的信息管理过程，包括了设计接口文件、专业互提资料、校审单、会议纪要、质量评审文件、图纸、计算书等设计全过程的所有文件及其修改过程，系统必须全面保证面向设计人员的文档在动态过程中保持完整性、正确性、关联性、可追溯性。
二、档案信息化管理工作重点
1.加强电子文件和档案的全生命周期管理
与传统的文件和档案管理相比，电子文件和档案管理具有相关因素增多、各因素之间相关度增高、变量增多、目标复杂化、技术含量更高等新的特点。特别是对元数据和系统具有依赖性，信息内容具有易变性，信息与载体具有可分离性，信息存储具有高密度性，物理结构和逻辑结构关系具有复杂性。所以，必须做到完整收集和安全管理。加强文件档案的归口管理，将档案的信息收集和实体收集嵌入企业的各项活动中，其中要特别注意积极推进电子档案的在线管理； 加强电子文件与电子档案接收与管理，不断完善电子档案接收、保管、利用的技术方法，科学整合各类档案信息资源； 加强对电子档案积累、鉴定、著录、归档等工作环节的监督和指导，以保证电子档案完整、有效、真实； 加强电子档案文件收集、鉴定、验收、案卷整理等传统手工作业技术的升级改造，使得传统技术与现代技术有机地结合起来； 加强电子文件与档案管理模式的研究，即深入研究企业在规划、设计、施工等各个阶段形成的电子文件的类型、内容和格式，电子文件与档案全生命周期内的流程、工作内容、控制内容和方式。
2.做好纸质档案的基础管理工作
就档案管理而言，档案数字化建设并不牵涉到对任何实体档案的变动，也就不会影响原有实体档案的管理，而纸质文件还将在单位日常档案管理工作中扮演重要角色，电子文件与纸质文件共存，两种版本文件同步随业务流程运转的状态将会持续相当长时间。此外，实体档案又是信息化的对象，当然还关系到信息系统信息可用量的大小，因此，应当不断加强对纸质档案的管理。并且应当以数字化处理为契机，对馆藏档案进行内容、结构、层次、类型上的优化。加快数据库的建立，重视现在馆藏档案的目录数据库和全文数据库建设，除了完成已归档文件数据库的建立外，要做到新项目文件归档与数据库建立同步进行，做到谁归档、谁建库，逐步全面建立起可远程查询的文书档案、技术规范、标准、基建档案、声像档案等数据库。能上网完成的业务尽可能在网上实现，包括实现网上资料查询、成果档案介绍、借出档案和发放资料自动催还、归档通报、借档查询等。加快库存档案数字化进程，能数字化的档案要尽量尽快实行数字化处理，这是必须始终坚持的原则。
3.做好档案信息资源的查询利用工作
目前的实体档案管理部门是随着信息量的日益增多，正在从无序走向有序，从零散走向系统后产生的专门从事信息保管、利用、交流的机构。随着实体档案走向数字化，实现了以计算机检索代替手工检索，以网络查询代替上门查阅，以电子复印拷贝代替人工摘抄、复印，从而提高了档案利用的质量和工作效率。由于企业同时运行着多个生产经营系统，其差异就要求档案管理系统要具有灵活性和扩展性，只有建立灵活的数据库管理功能，才能充分挖掘出档案信息资源的潜力，满足企业不同档案类型的需要，实现最大化的档案信息数据聚集。档案信息化管理系统既能够完成企业各部门随时将形成的有保存价值的文件归档集中存储，又能将库藏的历史档案扫描后存储。当利用者通过身份权限确认，就可以在企业局域网的任何终端检索、浏览到所需的档案信息及其全文，不必到档案部门现场查询。开展互动服务，其实质是征求用户对自己需求的信息资源和档案信息的意见，从根本上解决用户需求信息和档案部门提供信息不对称的问题。 三、档案信息化管理面临的问题与对策
1.完善档案信息化建设标准规范体系建设
企业档案管理部门应根据自身的行业特点，以国家、行业及地方相关标准为基础，加快档案信息化管理的规范、制度和标准体系的制定，由于档案信息的范围和种类处于不断扩展和变化之中，因此，即使在最初阶段也应优先采用适用范围尽可能广泛的标准。
2.建设高质量的档案信息数据库
档案信息数字化后以数据形式集合成数据库，其组织形式发生了本质的变化，高质量的数据库中的数字信息要达到准确、规范、稳定以及数据项目和内容的完整，这是一项长期而持久的工作。作为档案管理部门，首先要做好充分调查研究，在进行用户需要和馆藏档案状况分析的基础上，合理规划，确定要进行哪些数据库建设，哪些建立文件级目录数据库，哪些建立全文数据库，分清轻重缓急，循序渐进，尽量避免短期行为和无效劳动。其次在进行数据库建设时，要狠抓质量，建立健全数据质量控制体系，如数据的准确性检查、著录标引数据的核对检查，确定相应的指标，把错误率控制在最低点，确保数据的准确、规范。
3.档案信息化建设中要注重安全问题
（1）建立数字化文档管理制度。对于已储存在计算机中的信息应进行分类管理，大致应将其分为秘密、机密、绝密与非保密等几种保护类型。另外对于一些相对机密及敏感信息不仅要采取加密措施，还要将其储存在脱机的安全环境中，以免信息被他人非法窃取、破坏或修改。
（2）建立人员安全管理制度。首先要将信息安全管理贯彻落实到实际信息维护中，让管理人员对信息安全管理有一个清晰客观的认识。这样一来，管理人员就会在工作中认真贯彻执行，极力维护数字化档案的安全。信息安全管理部门总负责人应对各个管理人员的工作进行考核，对于一些管理操作不当或管理不够严格的人员应给予相应的警告或处罚，让其从思想上意识到信息安全管理的重要性。其次应对信息安全管理人员进行定期培训，让其及时学习其他企业及国外优秀的信息安全管理方法及理念，为信息安全管理工作注入新的血液。这样一来，不仅能够大大提高信息安全管理的时效性与合理性，同时还能够提升信息安全管理人员的综合素质，对数字化档案信息安全管理工作的有效开展具有一定的积极意义。
四、结束语
在数字化档案信息安全管理中，要想充分发挥管理的作用，全面维护档案信息安全，保障档案信息的完整性，就要结合数字化档案信息系统的实际运行特点，全面考虑信息安全问题，从而有针对性的采取相应的管理策略，实现数字化档案信息的制度化管理。
参考文献：
[1]杨公之.档案信息化建设导论[M].北京： 中国档案出版社，2001.
[2]张红霞.保障数字化档案信息安全的措施[J].档案管理，2012，3（31）：101-103.