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摘 要：信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。信息技术几乎已经渗透到了社会活动的所有方面，作为现代社会活动的技术基础，正在逐步改变着社会活动的运行方式。而档案作为人类社会活动的产物，必然伴随着社会活动运行方式的转变，在形成、传递、存储和利用等自身运动规律上发生本质的变化。档案工作者应适应信息时代新的节拍，加快档案信息化管理的步伐。
关键词： 档案；档案信息化；管理
一、档案信息化管理的必要性
所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务。
传统的档案数据库中分类信息复杂，需靠手工查询纸张原件，响应速度慢。由于档案量巨大，当需要查询档案时，需花费几个小时，甚至一天的时间在档案室查找。耗时、耗力。由于档案需长期保存，为提高存储环境，避免可能造成文档纸张受潮、虫蚀以及火灾等灾害，每年大量投入文档的保管经费已在所难免，且因无备份而又为每年不得不有的文档损失担忧。 由于档案需反复查阅，不可避免的存在原件受损或遗失，给文档的保管与利用带来管理上的困扰。在已认知的低档平板扫描仪录入的方式下，大量文档的电子化进程是不可想象和解决的，且大量电子化文档如何管理、查阅、应用有待全面解决。信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。计算机技术的快速发展使我们步人了一个信息化的时代，无论是从政治、经济、文化、科技、军事等多个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术无不显示其独特的魅力，成为现代社会和现代牛活不可缺少的工具。可以说，现代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的关键条件。
处于信息化社会的今天，档案人员不再单纯是档案的保管员，还应是档案信息财富的拥有者和提供者；档案馆（室）也不再是单纯的收藏机构，还是档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户。知识经济时代档案馆（室）的改革创新方向就是走信息化道路。
二、档案信息化管理存在的几个问题
1、档案信息化基础建设及规范化工作有待提高。档案管理现代化的理论研究有待进一步增强。档案管理信息化不仅要使用先进设备技术，还是一个系统工程，是由许多方面的因素相互协调、相互制约构成的总体目标，需要各方面的大力支持和各级领导的高度重视，更需要相关部门和人员转变原有观念，通力合作，与时俱进。
2、档案管理信息化的意识不强。档案信息化建设是一个促使由档案管理向档案信息管理的过程。档案信息化建设的目标是最大限度延长档案的寿命，最广泛、最快捷地提供档案信息满足社会各界的需求。当前，由于社会上对“档案”的概念和作用，知之者甚少，档案意识相当薄弱，甚至一些领导对加强档案工作的信息化认识不足，许多单位的档案工作仍然采取传统的工作方法，严重影响了档案管理的信息化进程。
3、信息化人才不足。档案管理信息化的前提是人才现代化。实现档案管理信息化，要求档案人员既要掌握先进的科学技术知识，能够进行新技术、新设备的日常使用、维护和更新，同时要具有先进的管理技能，较高的文化素养。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，还停留在收发、查找的阶段，缺少信息化管理的基本知识，没有掌握现代化设备的操作技能。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息化了。信息化建设人才需要深厚的档案学基础理论，熟悉档案工作的规律，从而创新更科学、更先进的管理方法。
三、加强档案信息化管理的措施
1、加强基础设施建设
电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术。电子计算机具有运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点，在文件的管理上，运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还，以及辨认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。因此要从硬件上及时配备档案信息化所必有的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备，充分利用现代科技在档案管理中的作用，加速实用、通用软件的研制，加快档案信息数字化处理步伐，提高档案信息化水平。
2、增强档案信息化意识。在实现档案管理信息化，发展档案事业的过程中，檔案工作人员要更新与我国现代化建设目标、规模和方法不相适应的思想和观念，尤其要更新依靠科技进步和科学管理的观念。建立与时代合拍的档案意识，切实转变计划经济时代形成的对档案重管理轻利用、封闭保守等思想观念，使档案工作适应知识经济时代的需要，适应社会发展的需要。
3、加强对人才的培养。档案信息化建设是一项系统工程，涉及到档案工作的方方面面，能否与各项档案的全面管理工作相融合，关系到档案信息化建设的成败，推进档案信息化建设要统筹规划，突出重点，整体推进。档案信息化建设的关键是档案工作者队伍素质的全面提高。档案工作人员素质的提高，应包括思想意识、知识结构和操作技能等内容，还要尽快培养既懂专业知识，又懂信息技术，具有综合工作能力的信息专业人才和新型的高层次管理人才，为迎接知识经济的到来做好充分的准备。
参考文献：
[1] 路凤英，衣玉琛；社会信息化的发展和档案工作的对策[J].档案学研究；1999， 第03 期
[2] 张峰，姜兴美；息化对档案工作的挑战及对策[J].山东档案；2000， 第06 期
作者简介：宋真（1992.2—），女，河南平顶山人，毕业于平顶山职业技术学院，现就职于平顶山天安煤业股份有限公司二矿办公室。
关键词： 档案；档案信息化；管理
一、档案信息化管理的必要性
所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务。
传统的档案数据库中分类信息复杂，需靠手工查询纸张原件，响应速度慢。由于档案量巨大，当需要查询档案时，需花费几个小时，甚至一天的时间在档案室查找。耗时、耗力。由于档案需长期保存，为提高存储环境，避免可能造成文档纸张受潮、虫蚀以及火灾等灾害，每年大量投入文档的保管经费已在所难免，且因无备份而又为每年不得不有的文档损失担忧。 由于档案需反复查阅，不可避免的存在原件受损或遗失，给文档的保管与利用带来管理上的困扰。在已认知的低档平板扫描仪录入的方式下，大量文档的电子化进程是不可想象和解决的，且大量电子化文档如何管理、查阅、应用有待全面解决。信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。计算机技术的快速发展使我们步人了一个信息化的时代，无论是从政治、经济、文化、科技、军事等多个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术无不显示其独特的魅力，成为现代社会和现代牛活不可缺少的工具。可以说，现代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的关键条件。
处于信息化社会的今天，档案人员不再单纯是档案的保管员，还应是档案信息财富的拥有者和提供者；档案馆（室）也不再是单纯的收藏机构，还是档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户。知识经济时代档案馆（室）的改革创新方向就是走信息化道路。
二、档案信息化管理存在的几个问题
1、档案信息化基础建设及规范化工作有待提高。档案管理现代化的理论研究有待进一步增强。档案管理信息化不仅要使用先进设备技术，还是一个系统工程，是由许多方面的因素相互协调、相互制约构成的总体目标，需要各方面的大力支持和各级领导的高度重视，更需要相关部门和人员转变原有观念，通力合作，与时俱进。
2、档案管理信息化的意识不强。档案信息化建设是一个促使由档案管理向档案信息管理的过程。档案信息化建设的目标是最大限度延长档案的寿命，最广泛、最快捷地提供档案信息满足社会各界的需求。当前，由于社会上对“档案”的概念和作用，知之者甚少，档案意识相当薄弱，甚至一些领导对加强档案工作的信息化认识不足，许多单位的档案工作仍然采取传统的工作方法，严重影响了档案管理的信息化进程。
3、信息化人才不足。档案管理信息化的前提是人才现代化。实现档案管理信息化，要求档案人员既要掌握先进的科学技术知识，能够进行新技术、新设备的日常使用、维护和更新，同时要具有先进的管理技能，较高的文化素养。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，还停留在收发、查找的阶段，缺少信息化管理的基本知识，没有掌握现代化设备的操作技能。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息化了。信息化建设人才需要深厚的档案学基础理论，熟悉档案工作的规律，从而创新更科学、更先进的管理方法。
三、加强档案信息化管理的措施
1、加强基础设施建设
电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术。电子计算机具有运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点，在文件的管理上，运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还，以及辨认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。因此要从硬件上及时配备档案信息化所必有的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备，充分利用现代科技在档案管理中的作用，加速实用、通用软件的研制，加快档案信息数字化处理步伐，提高档案信息化水平。
2、增强档案信息化意识。在实现档案管理信息化，发展档案事业的过程中，檔案工作人员要更新与我国现代化建设目标、规模和方法不相适应的思想和观念，尤其要更新依靠科技进步和科学管理的观念。建立与时代合拍的档案意识，切实转变计划经济时代形成的对档案重管理轻利用、封闭保守等思想观念，使档案工作适应知识经济时代的需要，适应社会发展的需要。
3、加强对人才的培养。档案信息化建设是一项系统工程，涉及到档案工作的方方面面，能否与各项档案的全面管理工作相融合，关系到档案信息化建设的成败，推进档案信息化建设要统筹规划，突出重点，整体推进。档案信息化建设的关键是档案工作者队伍素质的全面提高。档案工作人员素质的提高，应包括思想意识、知识结构和操作技能等内容，还要尽快培养既懂专业知识，又懂信息技术，具有综合工作能力的信息专业人才和新型的高层次管理人才，为迎接知识经济的到来做好充分的准备。
参考文献：
[1] 路凤英，衣玉琛；社会信息化的发展和档案工作的对策[J].档案学研究；1999， 第03 期
[2] 张峰，姜兴美；息化对档案工作的挑战及对策[J].山东档案；2000， 第06 期
作者简介：宋真（1992.2—），女，河南平顶山人，毕业于平顶山职业技术学院，现就职于平顶山天安煤业股份有限公司二矿办公室。