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摘要: 教学秘书在教务管理队伍中占有很重要的位置,在教学管理中起着桥梁的作用,教学秘书做好工作的关键在于不断提高自身各方面的素质,不断加强创新意识,这样才能在教学管理中真正做到高效率与高质量的统一,完善教务管理。
关键词: 教学秘书教学管理创新
教务管理工作全面协调和负责教学的运行,是实施教学的中心。教学秘书在教务管理队伍中占有很重要的位置,在教学管理中起着桥梁的作用,主要沟通协调教务处和各教学单位的相关工作,教务处和上级领导的决策,都是由教学秘书来执行的;日常的教学工作和一些教学信息的反馈也是由教学秘书来完成;还有各教师之间,师生之间,以及各二级学院之间的沟通和联系,也少不了教学秘书的参与和联络。因此,教学秘书的综合素质、能力和观念意识都影响着教学的水平,对于教学质量、教学效果等起着至关重要的作用。
一、教学秘书在教学管理中的作用
教务处是学校教学管理的职能部门,二级学院是教学单位,在教务处的领导下进行各项教学活动。二级学院教学秘书受教务处、二级学院领导的双重领导。教学秘书不仅仅要做好二级学院领导的助手,还要作为教师、学生的沟通“桥梁”,直接参与教学活动的组织管理,具体操作教学行政事务,其工作繁杂又琐碎。在教学过程中教学秘书每时每刻都有可能遇到预想不到的问题,他们解决问题的能力,不仅影响着二级学院的教学管理工作,而且间接影响着教学质量,而教学管理工作是保障教学质量的核心工作之一,因此,我们必须重视教学秘书在教学管理中的作用。
1.协助二级学院领导处理日常教学管理工作的作用
教学秘书的工作量大,涉及面广,如统计教师工作量,排课,调课,学生毕业设计的安排等;检查教学进度,检查教学质量,听取教师的意见和反映;协助召开教师会议,组织教师和学生的教学或学习经验交流;执行教学计划,落实每个学期的教学任务及考务工作,教学档案管理,等等。教学秘书在工作中稍有疏忽就可能发生教学事故,所以只有抓住重要环节,才能保证教学工作的井然有序。教学计划是开展教学活动的主要依据,教学秘书要协助二级学院领导、教研室主任制订教学计划,并且严格按照教学计划要求,协助教学助理将教学任务下达给各教研室,落实到每位教师。同时还要协助教学助理处理解决教学过程中教师和学生发生的各种问题,定期检查教师上课的情况,检查教师是否迟到早退,以及学生的出勤情况等,以维护正常的教学秩序。此外,教学秘书还要做好期末考务工作、补考工作和学生成绩管理。从学期初补考,学期中的各类等级考试和专业技能考试直至学期末的期末考试,考务工作贯穿于整个学期的教学过程,因此,做好考务工作对保证考试正常进行尤为重要。在考试前,教学秘书要加强学生考风、考纪的建设,审查学生的考试资格,学生证、身份证一定要齐全,并办理相关的缓考、免考等手续,以严肃考场纪律;协助教务处制订考试安排表,落实监考老师。在考试结束后,教学秘书要督促教师认真批改试卷,将学生的成绩输入成绩管理系统,并对成绩进行认真审核,最后将各班成绩表进行存档、分析。
2.院长助理(教学助理)的得力助手
教学秘书不但要周密细致地做好日常工作事务,而且要能够为学院领导拾遗补漏,协助领导下达和督促其他人员完成任务,组织好教学检查、教学观摩、优质课件评选、评教评学和学风建设情况,及时收集学生对课堂的意见和要求,做好通报和反馈工作,收集实施工作时的反馈信息,及时客观地向学院领导汇报,为领导作出正确决策提供有参考价值的意见或建议,并要充分发挥承上启下、协调左右的作用,准确地领会领导的要求,及时地传达给各位教师和学生。
3.协调与沟通的作用
教学活动是一个不断变化的动态过程,只有与人有良好的沟通,才能得到他人的理解与支持,得到必要的信息,获得他人的鼎立相助。教学秘书的协调意识体现在工作中是要有良好的人际关系,有为人接受的组织能力和较强的亲和力,要善于营造一个与同事和谐相处、与学生和睦共处的工作环境,为提高教学管理效益创造条件。在工作中,教学秘书既要完成教务处、二级学院领导所布置的各项工作,又要学会借助有效的沟通手段协调与各部门的关系,以及二级学院与二级学院之间的关系,建立起相互了解、相互合作、相互促进的融洽关系,更为重要的是要经常协调本院教师与学生有关教学的事宜,在协调中摆正自己的角色位置,做到到位不越位,沟通、协调各方面的关系,减少、消除不必要的冲突,使大家同心协力、步调一致地完成各项工作。
二、教学秘书要注重自身素质的提高
对于保证教务工作的顺利开展,提高整个教学的教学管理水平,教学秘书肩负着重要的责任。因此,教学秘书提高自身素质有着必然性和重要性。
1.应努力提高自身的业务水平
教学秘书工作是一项专业性很强的工作,它要求教学秘书要掌握很多基础教学和管理材料,分析教学管理中的问题,研究其规律,增强理论研究能力,所以教学秘书除了努力提高教学管理水平外,还应该熟悉本学院开设专业的专业知识,因为教学秘书要安排课程,安排实验,会涉及一些科研、精品课程的建设的资料整理等,还经常与学生干部接触交流,所以熟悉本学院开设专业的专业知识,会使教务工作做得更好,而且对与学生沟通也会起到一定的作用。例如我院是机械类的,学生在实习或平时的上课过程中会到工厂里去实训,有时他们会提出一些疑问,如为何某课程的知识在实训或实习的过程中都用不上,或者某课程开设的课时太少等,教学信息员(学习委员)就会反馈给教学秘书,如果教学秘书对机械类专业的知识有所了解,就可以直接与学生进行沟通解释,与学生有一个良好的交流。
2.应不断学习计算机的应用知识
21世纪是现代信息技术突飞猛进的时代,掌握计算机及网络技术成为现代办公人员最基本的能力,高校教学管理也不例外,我院也实行信息化教学管理,以教务管理为中心,将教学计划管理,课程管理、学籍管理、学生网上选课、评教,排课、调课等都纳入教务管理系统。利用计算来进行教务管理,方便快捷,提高了工作的效率。教学管理的信息化、网络化对教学秘书综合素质提出了更高的要求,除了简单的文字处理外,教学秘书还应熟练地使用计算机技术,特别是要提高Excel软件的应用能力。利用Excel表进行成绩管理、数据的分析等,教学秘书要能从繁琐的工作中解放出来,不仅提高工作的效率,而且分析数据的结果准确。在日常的工作中,教学秘书经常要分析师生比例,教师各层次的占有率,考证通过率、平均分等,使用了Excel表,数据很容易得出来,而且不会花很多的时间。教学秘书往往负责本学院教学资料的整理归档等,很多时候要利用计算机,使用计算机的能力反映了教学秘书的工作的能力,所以教学秘书必须努力提高计算机的使用水平,并将它应用于教务管理工作中。
3.应提高思想品德素质
教学秘书面对繁杂的事物性工作,应具有强烈的事业心和责任感,有爱岗敬业的精神。在工作中,教学秘书应本着为教师、学生服务的宗旨,不计较个人得失,兢兢业业、踏踏实实地工作,这是做好教学秘书的关键。教学秘书只有具备良好的思想品德素质、高度的责任心和乐于奉献的精神,才能在工作中不怕苦、不怕累,任劳任怨地做好每项工作。
三、要加强创新意识,完善教务管理
创新是一个学校的灵魂,也是工作可持续发展的需求,加强自身的创新意识,提高创新能力,使教务管理工作达到一个更新更高的层次,是教学秘书面临的一个刻不容缓的课题。提高创新意识和能力是以对事物有清晰的、正确的认识为基础的。因此,教学秘书应该从教务管理的深刻认识中寻找突破点。首先,高校的教学是一个动态发展的过程,如培养计划每年都要更新,更新的信息来源于教学过程,这就要求教学秘书要不断、及时、准确地获取教学过程中的瞬时信息,根据信息反馈,及时调整各方面的工作关系。其次,高校的教学具有连续性,每个阶段每个环节的管理要连续进行,不可中断,不可脱节。因此,教学工作的计划性与教学秩序的稳定性对促进教学的连续性有重要意义,但并不意味着不能创新,创新可以出现在某个阶段或某个环节。如:如何利用电子系统检查毕业设计论文的规范性与档案管理,如何高效率地、正确地进行考试安排与通知、成绩整理与归档,等等。保持教学的连续性与发挥教务的创新性是统一的,是可以相互促进的,教学秘书要在这些连续性的工作中创新。教学秘书只有不断加强创新意识,才能在日常教学管理中真正做到高效率与高质量的统一,完善教务管理。
参考文献:
[1]朱云飞.高校教学秘书素质之我见[J].辽宁行政学院学报,2008,(1):215.
[2]张晓梅,赖剑明.高校院系教学秘书的素质和能力探讨[J].教育与职业,2007,(6):191.
[3]郑丽霞.高校系级教学管理研究[J].教育研究,2007,(5):18.
关键词: 教学秘书教学管理创新
教务管理工作全面协调和负责教学的运行,是实施教学的中心。教学秘书在教务管理队伍中占有很重要的位置,在教学管理中起着桥梁的作用,主要沟通协调教务处和各教学单位的相关工作,教务处和上级领导的决策,都是由教学秘书来执行的;日常的教学工作和一些教学信息的反馈也是由教学秘书来完成;还有各教师之间,师生之间,以及各二级学院之间的沟通和联系,也少不了教学秘书的参与和联络。因此,教学秘书的综合素质、能力和观念意识都影响着教学的水平,对于教学质量、教学效果等起着至关重要的作用。
一、教学秘书在教学管理中的作用
教务处是学校教学管理的职能部门,二级学院是教学单位,在教务处的领导下进行各项教学活动。二级学院教学秘书受教务处、二级学院领导的双重领导。教学秘书不仅仅要做好二级学院领导的助手,还要作为教师、学生的沟通“桥梁”,直接参与教学活动的组织管理,具体操作教学行政事务,其工作繁杂又琐碎。在教学过程中教学秘书每时每刻都有可能遇到预想不到的问题,他们解决问题的能力,不仅影响着二级学院的教学管理工作,而且间接影响着教学质量,而教学管理工作是保障教学质量的核心工作之一,因此,我们必须重视教学秘书在教学管理中的作用。
1.协助二级学院领导处理日常教学管理工作的作用
教学秘书的工作量大,涉及面广,如统计教师工作量,排课,调课,学生毕业设计的安排等;检查教学进度,检查教学质量,听取教师的意见和反映;协助召开教师会议,组织教师和学生的教学或学习经验交流;执行教学计划,落实每个学期的教学任务及考务工作,教学档案管理,等等。教学秘书在工作中稍有疏忽就可能发生教学事故,所以只有抓住重要环节,才能保证教学工作的井然有序。教学计划是开展教学活动的主要依据,教学秘书要协助二级学院领导、教研室主任制订教学计划,并且严格按照教学计划要求,协助教学助理将教学任务下达给各教研室,落实到每位教师。同时还要协助教学助理处理解决教学过程中教师和学生发生的各种问题,定期检查教师上课的情况,检查教师是否迟到早退,以及学生的出勤情况等,以维护正常的教学秩序。此外,教学秘书还要做好期末考务工作、补考工作和学生成绩管理。从学期初补考,学期中的各类等级考试和专业技能考试直至学期末的期末考试,考务工作贯穿于整个学期的教学过程,因此,做好考务工作对保证考试正常进行尤为重要。在考试前,教学秘书要加强学生考风、考纪的建设,审查学生的考试资格,学生证、身份证一定要齐全,并办理相关的缓考、免考等手续,以严肃考场纪律;协助教务处制订考试安排表,落实监考老师。在考试结束后,教学秘书要督促教师认真批改试卷,将学生的成绩输入成绩管理系统,并对成绩进行认真审核,最后将各班成绩表进行存档、分析。
2.院长助理(教学助理)的得力助手
教学秘书不但要周密细致地做好日常工作事务,而且要能够为学院领导拾遗补漏,协助领导下达和督促其他人员完成任务,组织好教学检查、教学观摩、优质课件评选、评教评学和学风建设情况,及时收集学生对课堂的意见和要求,做好通报和反馈工作,收集实施工作时的反馈信息,及时客观地向学院领导汇报,为领导作出正确决策提供有参考价值的意见或建议,并要充分发挥承上启下、协调左右的作用,准确地领会领导的要求,及时地传达给各位教师和学生。
3.协调与沟通的作用
教学活动是一个不断变化的动态过程,只有与人有良好的沟通,才能得到他人的理解与支持,得到必要的信息,获得他人的鼎立相助。教学秘书的协调意识体现在工作中是要有良好的人际关系,有为人接受的组织能力和较强的亲和力,要善于营造一个与同事和谐相处、与学生和睦共处的工作环境,为提高教学管理效益创造条件。在工作中,教学秘书既要完成教务处、二级学院领导所布置的各项工作,又要学会借助有效的沟通手段协调与各部门的关系,以及二级学院与二级学院之间的关系,建立起相互了解、相互合作、相互促进的融洽关系,更为重要的是要经常协调本院教师与学生有关教学的事宜,在协调中摆正自己的角色位置,做到到位不越位,沟通、协调各方面的关系,减少、消除不必要的冲突,使大家同心协力、步调一致地完成各项工作。
二、教学秘书要注重自身素质的提高
对于保证教务工作的顺利开展,提高整个教学的教学管理水平,教学秘书肩负着重要的责任。因此,教学秘书提高自身素质有着必然性和重要性。
1.应努力提高自身的业务水平
教学秘书工作是一项专业性很强的工作,它要求教学秘书要掌握很多基础教学和管理材料,分析教学管理中的问题,研究其规律,增强理论研究能力,所以教学秘书除了努力提高教学管理水平外,还应该熟悉本学院开设专业的专业知识,因为教学秘书要安排课程,安排实验,会涉及一些科研、精品课程的建设的资料整理等,还经常与学生干部接触交流,所以熟悉本学院开设专业的专业知识,会使教务工作做得更好,而且对与学生沟通也会起到一定的作用。例如我院是机械类的,学生在实习或平时的上课过程中会到工厂里去实训,有时他们会提出一些疑问,如为何某课程的知识在实训或实习的过程中都用不上,或者某课程开设的课时太少等,教学信息员(学习委员)就会反馈给教学秘书,如果教学秘书对机械类专业的知识有所了解,就可以直接与学生进行沟通解释,与学生有一个良好的交流。
2.应不断学习计算机的应用知识
21世纪是现代信息技术突飞猛进的时代,掌握计算机及网络技术成为现代办公人员最基本的能力,高校教学管理也不例外,我院也实行信息化教学管理,以教务管理为中心,将教学计划管理,课程管理、学籍管理、学生网上选课、评教,排课、调课等都纳入教务管理系统。利用计算来进行教务管理,方便快捷,提高了工作的效率。教学管理的信息化、网络化对教学秘书综合素质提出了更高的要求,除了简单的文字处理外,教学秘书还应熟练地使用计算机技术,特别是要提高Excel软件的应用能力。利用Excel表进行成绩管理、数据的分析等,教学秘书要能从繁琐的工作中解放出来,不仅提高工作的效率,而且分析数据的结果准确。在日常的工作中,教学秘书经常要分析师生比例,教师各层次的占有率,考证通过率、平均分等,使用了Excel表,数据很容易得出来,而且不会花很多的时间。教学秘书往往负责本学院教学资料的整理归档等,很多时候要利用计算机,使用计算机的能力反映了教学秘书的工作的能力,所以教学秘书必须努力提高计算机的使用水平,并将它应用于教务管理工作中。
3.应提高思想品德素质
教学秘书面对繁杂的事物性工作,应具有强烈的事业心和责任感,有爱岗敬业的精神。在工作中,教学秘书应本着为教师、学生服务的宗旨,不计较个人得失,兢兢业业、踏踏实实地工作,这是做好教学秘书的关键。教学秘书只有具备良好的思想品德素质、高度的责任心和乐于奉献的精神,才能在工作中不怕苦、不怕累,任劳任怨地做好每项工作。
三、要加强创新意识,完善教务管理
创新是一个学校的灵魂,也是工作可持续发展的需求,加强自身的创新意识,提高创新能力,使教务管理工作达到一个更新更高的层次,是教学秘书面临的一个刻不容缓的课题。提高创新意识和能力是以对事物有清晰的、正确的认识为基础的。因此,教学秘书应该从教务管理的深刻认识中寻找突破点。首先,高校的教学是一个动态发展的过程,如培养计划每年都要更新,更新的信息来源于教学过程,这就要求教学秘书要不断、及时、准确地获取教学过程中的瞬时信息,根据信息反馈,及时调整各方面的工作关系。其次,高校的教学具有连续性,每个阶段每个环节的管理要连续进行,不可中断,不可脱节。因此,教学工作的计划性与教学秩序的稳定性对促进教学的连续性有重要意义,但并不意味着不能创新,创新可以出现在某个阶段或某个环节。如:如何利用电子系统检查毕业设计论文的规范性与档案管理,如何高效率地、正确地进行考试安排与通知、成绩整理与归档,等等。保持教学的连续性与发挥教务的创新性是统一的,是可以相互促进的,教学秘书要在这些连续性的工作中创新。教学秘书只有不断加强创新意识,才能在日常教学管理中真正做到高效率与高质量的统一,完善教务管理。
参考文献:
[1]朱云飞.高校教学秘书素质之我见[J].辽宁行政学院学报,2008,(1):215.
[2]张晓梅,赖剑明.高校院系教学秘书的素质和能力探讨[J].教育与职业,2007,(6):191.
[3]郑丽霞.高校系级教学管理研究[J].教育研究,2007,(5):18.