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随着电子信息技术的发展，自上个世纪九十年代开始，档案信息化和档案信息化建设已经成为档案事业应对迅猛发展的信息社会的必然选择，档案信息化和档案信息化建设也不例外地已经成为高职院校档案建设的重点工程。我们知道，从党和国家明确提出“信息化带动工业化”的要求，到国家档案局也提出了“档案信息化促进档案事业发展的目标”要求，这就清楚地为档案信息服务社会提出了最佳技术手段和实现途径，同时也为高职院校档案服务社会开启了一扇方便之门。由此可见，高职院校传统的档案实体管理体制必须改变，档案信息化和信息化建设势在必行。
但现实中，一些高职院校的档案馆和一些档案管理人员对档案信息化及档案信息化建设知之甚少，学校对相关工作人员的档案信息化意识要求不高，因而高职院校在信息化建设中还存在许多问题，突出表现为以下几个方面。
1 高职院校在信息化建设中还存在许多问题
1.1 应该信息化的档案而没有信息化。
由于高职院校工作人员的计算机技术水平参差不齐，因而存在着一些教师不能把应该电子化的档案电子化；还有的教师对档案电子化认识不足，没有及时把应该电子化的档案电子化，这就给档案馆工作人员加重了工作负担，迟滞了档案信息化的进程，甚至丢失掉珍贵的档集资料。
1.2 档案信息化资源相对分散。
随着高职院校办公自动化系统的建设，产生了大量的电子公文，这些都需要及时、准确、有效地被档案管理系统所接收，但是很多高校档案馆的档案管理系统无法与学校的整体自动化系统兼容，其结果是各部门产生的越来越多的电子文件资源分散在各个部门处室，致使信息化档案接收的任务变得越来越重，那些电子文件资源不能在档案馆保存和共享。
1.3 高职院校档案信息化中的法律问题和上网带来的保密问题。
高职院校档案信息化建设中还存在着知识产权的保护以及如何协调向公众提供其开发的信息资源与维护当事人的合法权益之间的矛盾问题。高职院校档案进入社会服务范围之后，存在着档案信息中凡涉及国家秘密、商业秘密、工作秘密、个人隐私和其他法律规定不得公开的信息的保密问题，信息被窃取、服务器被黑客攻击等诸多泄密的隐患。
1.4 电子文件真实性以及长期保管的问题。
由于电子文件存在易复制、易篡改的特点，在实际工作中我们还是得依靠传统纸质文件作为凭证使用，虽然国家发布了《电子文件签名法》，但是应用到实际工作中还存在很多有待解决的问题，此外，由于电子文件的非直读性、信息与载体分离等特性，存储系统更新换代带来的数据丢失问题将日益严重。
2 高职院校档案信息建设中档案信息化应该注意的问题
2.1 加强对高职院校档案管理人员和相关教师的档案信息化培训，提高其档案信息化建设的意识。
这里首先应该让教师们懂得什么是档案信息化，什么是档案信息化建设。这是提高档案管理人员和教师的首要任务。我们知道，档案信息化是指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息的转变过程，以向社会提供服务。要实现此目的就要实现档案信息的数字化和网络化，即实现档案信息接收、传递、存储和提供利用一体化，实现档案信息共享。这是档案管理模式的重大变革。档案信息化建设就是利用数据库技术、数据压缩技术、扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。这其中有一些是要专业人员去做的，但也必须让广大教师明白懂得，提升他们档案信息化的观念，提高他们档案信息化的技术，从丽实现档案信息化，更好地为档案管理信息化建设做贡献。
2.2 教育档案管理人员和教师将档案信息化时应该注意的问题。
2.2.1 规范性。
规范性是做好一切事情的基础，没有规范性便没有系统性。因此，制定和实施高校档案工作标准和规范，是高职院校档案信息化建设的需要，是提高工作质量和效率的需要。实现馆（室）藏档案信息化，一方面可以将馆（室）藏的档案通过扫描等信息技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化信息，另一方面可以通过接收电子文件进馆，但不管是通过何种方式，都应该坚持规范性。高职院校档案管理要制定相应的标准、规范和法规，以规范化要求一切人员制作电子档案。规范性内容主要包括字符内部编码标准、数据处理格式标准、信息输出标准及数据交换标准。这需要在继续教育培训中切实落实，只有这样才能使电子文件的归档，传统介质档案数字化，数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现有序、标准和规范，避免互不兼容现象发生，提高资源共享率。
2.2.2 安全性。
安全性是档案信息化的重要内容。但我们知道，随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入，档案信息网络的脆弱性和潜在威胁也越来越重要，特别是电脑病毒，更是档案信息化的重要威胁。因此，一方面，高校档案信息化建设必须加强网络安全技术的研究与开发，采取有力的安全策略：物理安全策略；访问控制策略（如入网访问控制、网络的权限控制、目录级安全控制、属性安全控制、网络服务器安全控制、网络监测和锁定控制、网络端口和节点的安全控制、防火墙控制等）信息加密策略；网络安全管理策略等措施充分保证档案信息的安全性。另一方面，教师在制作电子文件时要养成先杀毒后制作的习惯，以保证制作的电子文件的安全，不致文件对档案系统和文件的安全受到破坏。
2.2.3 效益性。
高职院校档案信息化建设是一项系统工程，要遵守效益性原则，要根据自身的能力，根据高校自身馆（室）藏基础和用户需求，考虑馆（室）藏档案的利用率，因此，选择数字化的内容要“经典”，主题要与社会利用“热点”相结合，把重要的，利用率较高的档案进行数字化。高校档案馆虽然不以盈利为主，但要提高社会化服务水平，就要充分注意档案管理的特色。从某种意义上说，特色就是优势，特色馆藏信息和特色服务往往是赢得用户和创造效益与价值的关键所在。教师在制作电子文件时，同样要注意效益性，重要的、有保存价值的就制作，否则就不制作，以省时省力，不浪费时间和精力。
总之，高职院校档案信息化是一项长期、具体的工作，信息化的实现不是一个部门的工作，也不是几个计算机技术人员就能实现的，它需要所有档案人员和教师积极参与配合，只有这样，高校档案的信息化建设才能与学校同步发展，才能更好地服务社会。
参考文献
［1］ 孟庆双，沈书生．从培训教材看教师教育技术能力结构与层次［J］.现代教育技术，2004，4(19)．
但现实中，一些高职院校的档案馆和一些档案管理人员对档案信息化及档案信息化建设知之甚少，学校对相关工作人员的档案信息化意识要求不高，因而高职院校在信息化建设中还存在许多问题，突出表现为以下几个方面。
1 高职院校在信息化建设中还存在许多问题
1.1 应该信息化的档案而没有信息化。
由于高职院校工作人员的计算机技术水平参差不齐，因而存在着一些教师不能把应该电子化的档案电子化；还有的教师对档案电子化认识不足，没有及时把应该电子化的档案电子化，这就给档案馆工作人员加重了工作负担，迟滞了档案信息化的进程，甚至丢失掉珍贵的档集资料。
1.2 档案信息化资源相对分散。
随着高职院校办公自动化系统的建设，产生了大量的电子公文，这些都需要及时、准确、有效地被档案管理系统所接收，但是很多高校档案馆的档案管理系统无法与学校的整体自动化系统兼容，其结果是各部门产生的越来越多的电子文件资源分散在各个部门处室，致使信息化档案接收的任务变得越来越重，那些电子文件资源不能在档案馆保存和共享。
1.3 高职院校档案信息化中的法律问题和上网带来的保密问题。
高职院校档案信息化建设中还存在着知识产权的保护以及如何协调向公众提供其开发的信息资源与维护当事人的合法权益之间的矛盾问题。高职院校档案进入社会服务范围之后，存在着档案信息中凡涉及国家秘密、商业秘密、工作秘密、个人隐私和其他法律规定不得公开的信息的保密问题，信息被窃取、服务器被黑客攻击等诸多泄密的隐患。
1.4 电子文件真实性以及长期保管的问题。
由于电子文件存在易复制、易篡改的特点，在实际工作中我们还是得依靠传统纸质文件作为凭证使用，虽然国家发布了《电子文件签名法》，但是应用到实际工作中还存在很多有待解决的问题，此外，由于电子文件的非直读性、信息与载体分离等特性，存储系统更新换代带来的数据丢失问题将日益严重。
2 高职院校档案信息建设中档案信息化应该注意的问题
2.1 加强对高职院校档案管理人员和相关教师的档案信息化培训，提高其档案信息化建设的意识。
这里首先应该让教师们懂得什么是档案信息化，什么是档案信息化建设。这是提高档案管理人员和教师的首要任务。我们知道，档案信息化是指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息的转变过程，以向社会提供服务。要实现此目的就要实现档案信息的数字化和网络化，即实现档案信息接收、传递、存储和提供利用一体化，实现档案信息共享。这是档案管理模式的重大变革。档案信息化建设就是利用数据库技术、数据压缩技术、扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。这其中有一些是要专业人员去做的，但也必须让广大教师明白懂得，提升他们档案信息化的观念，提高他们档案信息化的技术，从丽实现档案信息化，更好地为档案管理信息化建设做贡献。
2.2 教育档案管理人员和教师将档案信息化时应该注意的问题。
2.2.1 规范性。
规范性是做好一切事情的基础，没有规范性便没有系统性。因此，制定和实施高校档案工作标准和规范，是高职院校档案信息化建设的需要，是提高工作质量和效率的需要。实现馆（室）藏档案信息化，一方面可以将馆（室）藏的档案通过扫描等信息技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化信息，另一方面可以通过接收电子文件进馆，但不管是通过何种方式，都应该坚持规范性。高职院校档案管理要制定相应的标准、规范和法规，以规范化要求一切人员制作电子档案。规范性内容主要包括字符内部编码标准、数据处理格式标准、信息输出标准及数据交换标准。这需要在继续教育培训中切实落实，只有这样才能使电子文件的归档，传统介质档案数字化，数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现有序、标准和规范，避免互不兼容现象发生，提高资源共享率。
2.2.2 安全性。
安全性是档案信息化的重要内容。但我们知道，随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入，档案信息网络的脆弱性和潜在威胁也越来越重要，特别是电脑病毒，更是档案信息化的重要威胁。因此，一方面，高校档案信息化建设必须加强网络安全技术的研究与开发，采取有力的安全策略：物理安全策略；访问控制策略（如入网访问控制、网络的权限控制、目录级安全控制、属性安全控制、网络服务器安全控制、网络监测和锁定控制、网络端口和节点的安全控制、防火墙控制等）信息加密策略；网络安全管理策略等措施充分保证档案信息的安全性。另一方面，教师在制作电子文件时要养成先杀毒后制作的习惯，以保证制作的电子文件的安全，不致文件对档案系统和文件的安全受到破坏。
2.2.3 效益性。
高职院校档案信息化建设是一项系统工程，要遵守效益性原则，要根据自身的能力，根据高校自身馆（室）藏基础和用户需求，考虑馆（室）藏档案的利用率，因此，选择数字化的内容要“经典”，主题要与社会利用“热点”相结合，把重要的，利用率较高的档案进行数字化。高校档案馆虽然不以盈利为主，但要提高社会化服务水平，就要充分注意档案管理的特色。从某种意义上说，特色就是优势，特色馆藏信息和特色服务往往是赢得用户和创造效益与价值的关键所在。教师在制作电子文件时，同样要注意效益性，重要的、有保存价值的就制作，否则就不制作，以省时省力，不浪费时间和精力。
总之，高职院校档案信息化是一项长期、具体的工作，信息化的实现不是一个部门的工作，也不是几个计算机技术人员就能实现的，它需要所有档案人员和教师积极参与配合，只有这样，高校档案的信息化建设才能与学校同步发展，才能更好地服务社会。
参考文献
［1］ 孟庆双，沈书生．从培训教材看教师教育技术能力结构与层次［J］.现代教育技术，2004，4(19)．