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摘 要：本文探讨煤炭企业办公用品的管控和制度建设措施，确保管理的有效性及规范性，节约成本，增强办公效率，避免浪费，提高煤炭企业制度建设水平。
关键词：煤炭企业；成本控制；管理
根据煤炭行业实际情况，自各方面提高费用支出管控水平及考核力度，建设合理制度避免办公用品损耗，自成本源头降低成本增加效率，遵循勤俭节约制度并使之能够促进工作效率，对办公用品管理及应用等环节进行合理规范，提高内部潜力发挥力度，避免铺张浪费，实施精打细算原则[1]，降低不必要开支，经全面预算管理措施，在满足办公用品应用需求的同时，加强节能降耗力度，使办公用品在应用过程中更具有合理性，使得内部市场化充分发挥杠杆作用。
1.消耗品管理制度
通常在管理中，消耗性办公用品依照各个部门工作人员使用情况进行定期发放，但某些消耗性办公用品因工作需要在规定期限内提前使用完毕或所发放量无法满足正常办公所需，需再次进行领取的，将对消耗性办公用品实施交旧领新管理措施，设置交旧领新账目，内容包括计算器、订书机、笔芯、鼠标、键盘、墨盒、拖把、胶水瓶、纸篓等[2]，在消耗性办公用品进行领用时，需经领用人进行明确填写使用表，而且使用表需经使用部门负责人进行签字确认后方能进行领取，行政部门需将每月的消耗性办公用品领取表实施详细统计、装订备案，并依据领用表进行下帐处理，方便查看。大头针、曲别针均应回收复用，而非正式性文件及初稿等，可应用废弃稿件背面进行打（复）印，有效推动节约风气的执行。对非生产性支出进行严密控制。
2.设备性办公用品管理制度及维护
制定合理的设备性办公用品管理制度及维护制度，能够促进办公设备有效配置及合理应用，使得各部门工作得到更为良好服务。由于设备性办公用品属于固定资产，因此根据设备性办公用品详细分类实施合理管理制度具有重要作用。办公桌（椅）、文件柜、电话机、传真机、打孔机、复印机、打印机、碎纸机、电脑、空调、投影仪、汽车等物品在应用过程中，均需使用者进行自觉爱护。如办公桌（椅）等受到正常磨损或在工作时出现意外而导致办公设备受损无法维修时，需根据管理办法程序实施合理报废处理，相关报废处理需予以制度化，经所使用部门详细填写报废申请单，需部门主管进行签字确认。经应用部门将设备性办公用品报废申请单报至行政部进行合格审批，得到审批后交到财务部予以审核且入账处理。经主管领导进行审批，获得审批后可继续完成报废手续工作，然后重新领用用品。若出现不正当应用或不合理导致受损则需照价赔付，若不赔付则应按照工资两倍进行工资扣法，若价格过高无法自当月工资内进行扣出赔付，则应顺延，直到将赔款完全扣出。对设备性办公用品进行维护时需要专人负责，实施统一管理且不定期对各个部门进行详细检查，确保公司设备性办公用品得到良好维护，防止因未及时维护而导致的公司物品损失。对公司电脑实施不定期检查制度，若在检查时发现员工未经同意更换配置或私设IP地址导致公司网络受到影响，需根据公司制度对员工予以处理[3]。对打印机和复印机进行不定期维护，因打印机及复印机属于设备性办公用品，在一定程度上也是较为贵重的易受损耗办公用品，对其不定期予以维修维护具有较为重要的作用，每个使用者都应在使用过程中对其爱护，按照正确的使用方法进行合理操作，若在操作过程中出现不合理使用且发生损坏的，应根据员工奖惩办法对使用者进行追究处理，但因出现意外情况导致办公设备受损时除外。员工下班或外出，长时间离开办公室时，应确保电源已经关闭，若因未确认电源关闭而导致公司出现损失的，将根据情节严重程度予以处理。
3.工作作风制度
行政部门应出台合理严格的保密制度。现代网络虽为信息传输提供了便利条件，但同时网络泄密情况也较为严重，因此建立合理网络管理制度具有必要性。而且办公室内传真机也需予以严密注意，由于传真机所接收的资料均对公司利益具有影响作用，因此传真机具有合理管理制定作用明显，需建立传真签收、登记台账制度，且对其立档备案。传真机需不定期的严格检查，注意接收、发放传真是否具有明确详细的记录。接收传真需有独立传真登记记录台账，所接收到每份传真均需明确传真去向，确定其送达至由关领导、部门等，且注意在其送达后是否经相关领导、部门，防止工作出现漏洞，若情况严重极易造成公司损失。对外发传真需建立独立传真登记记录台账，所有对外所发放传真均需经领导签字，防止公司机密外漏产生损失。若情况严重则需移交司法机关处理[4]。
4.结论
在办公用品应用过程中实施合理管理措施，可以避免因粗放式造成不必要浪费，使之管理更具有精细化，更符合企业形势，避免铺张浪费，最大可能减少不必要开支。办公用品在实际应用中与井下采煤设备或材料等存在明显差异，但是实施节约制度依然具有重要意义。明确其节约价值，合理建立有效制度，严格执行，形成“节约光荣、浪费可耻”风气，对于减少浪费提高工作有效性具有重要作用。
参考文献：
[1]李汉伟.国有煤炭企业投资风险管理机制研究及对策[J].煤炭经济研究，2014，34（3）：72-74
[2]岳亚凯.邹议煤炭企业目标成本管理[J].中小企业管理与科技，2013（16）：34-37
[3]王安.煤炭企业集团加强财务管理应实施“六个一工程”[J].煤炭经济研究，2012，32（11）：92-94
[4]卢爱红.煤炭企业两化融合建设研究[J].河北能源职业技术学院学报，2013（1）：31-33
关键词：煤炭企业；成本控制；管理
根据煤炭行业实际情况，自各方面提高费用支出管控水平及考核力度，建设合理制度避免办公用品损耗，自成本源头降低成本增加效率，遵循勤俭节约制度并使之能够促进工作效率，对办公用品管理及应用等环节进行合理规范，提高内部潜力发挥力度，避免铺张浪费，实施精打细算原则[1]，降低不必要开支，经全面预算管理措施，在满足办公用品应用需求的同时，加强节能降耗力度，使办公用品在应用过程中更具有合理性，使得内部市场化充分发挥杠杆作用。
1.消耗品管理制度
通常在管理中，消耗性办公用品依照各个部门工作人员使用情况进行定期发放，但某些消耗性办公用品因工作需要在规定期限内提前使用完毕或所发放量无法满足正常办公所需，需再次进行领取的，将对消耗性办公用品实施交旧领新管理措施，设置交旧领新账目，内容包括计算器、订书机、笔芯、鼠标、键盘、墨盒、拖把、胶水瓶、纸篓等[2]，在消耗性办公用品进行领用时，需经领用人进行明确填写使用表，而且使用表需经使用部门负责人进行签字确认后方能进行领取，行政部门需将每月的消耗性办公用品领取表实施详细统计、装订备案，并依据领用表进行下帐处理，方便查看。大头针、曲别针均应回收复用，而非正式性文件及初稿等，可应用废弃稿件背面进行打（复）印，有效推动节约风气的执行。对非生产性支出进行严密控制。
2.设备性办公用品管理制度及维护
制定合理的设备性办公用品管理制度及维护制度，能够促进办公设备有效配置及合理应用，使得各部门工作得到更为良好服务。由于设备性办公用品属于固定资产，因此根据设备性办公用品详细分类实施合理管理制度具有重要作用。办公桌（椅）、文件柜、电话机、传真机、打孔机、复印机、打印机、碎纸机、电脑、空调、投影仪、汽车等物品在应用过程中，均需使用者进行自觉爱护。如办公桌（椅）等受到正常磨损或在工作时出现意外而导致办公设备受损无法维修时，需根据管理办法程序实施合理报废处理，相关报废处理需予以制度化，经所使用部门详细填写报废申请单，需部门主管进行签字确认。经应用部门将设备性办公用品报废申请单报至行政部进行合格审批，得到审批后交到财务部予以审核且入账处理。经主管领导进行审批，获得审批后可继续完成报废手续工作，然后重新领用用品。若出现不正当应用或不合理导致受损则需照价赔付，若不赔付则应按照工资两倍进行工资扣法，若价格过高无法自当月工资内进行扣出赔付，则应顺延，直到将赔款完全扣出。对设备性办公用品进行维护时需要专人负责，实施统一管理且不定期对各个部门进行详细检查，确保公司设备性办公用品得到良好维护，防止因未及时维护而导致的公司物品损失。对公司电脑实施不定期检查制度，若在检查时发现员工未经同意更换配置或私设IP地址导致公司网络受到影响，需根据公司制度对员工予以处理[3]。对打印机和复印机进行不定期维护，因打印机及复印机属于设备性办公用品，在一定程度上也是较为贵重的易受损耗办公用品，对其不定期予以维修维护具有较为重要的作用，每个使用者都应在使用过程中对其爱护，按照正确的使用方法进行合理操作，若在操作过程中出现不合理使用且发生损坏的，应根据员工奖惩办法对使用者进行追究处理，但因出现意外情况导致办公设备受损时除外。员工下班或外出，长时间离开办公室时，应确保电源已经关闭，若因未确认电源关闭而导致公司出现损失的，将根据情节严重程度予以处理。
3.工作作风制度
行政部门应出台合理严格的保密制度。现代网络虽为信息传输提供了便利条件，但同时网络泄密情况也较为严重，因此建立合理网络管理制度具有必要性。而且办公室内传真机也需予以严密注意，由于传真机所接收的资料均对公司利益具有影响作用，因此传真机具有合理管理制定作用明显，需建立传真签收、登记台账制度，且对其立档备案。传真机需不定期的严格检查，注意接收、发放传真是否具有明确详细的记录。接收传真需有独立传真登记记录台账，所接收到每份传真均需明确传真去向，确定其送达至由关领导、部门等，且注意在其送达后是否经相关领导、部门，防止工作出现漏洞，若情况严重极易造成公司损失。对外发传真需建立独立传真登记记录台账，所有对外所发放传真均需经领导签字，防止公司机密外漏产生损失。若情况严重则需移交司法机关处理[4]。
4.结论
在办公用品应用过程中实施合理管理措施，可以避免因粗放式造成不必要浪费，使之管理更具有精细化，更符合企业形势，避免铺张浪费，最大可能减少不必要开支。办公用品在实际应用中与井下采煤设备或材料等存在明显差异，但是实施节约制度依然具有重要意义。明确其节约价值，合理建立有效制度，严格执行，形成“节约光荣、浪费可耻”风气，对于减少浪费提高工作有效性具有重要作用。
参考文献：
[1]李汉伟.国有煤炭企业投资风险管理机制研究及对策[J].煤炭经济研究，2014，34（3）：72-74
[2]岳亚凯.邹议煤炭企业目标成本管理[J].中小企业管理与科技，2013（16）：34-37
[3]王安.煤炭企业集团加强财务管理应实施“六个一工程”[J].煤炭经济研究，2012，32（11）：92-94
[4]卢爱红.煤炭企业两化融合建设研究[J].河北能源职业技术学院学报，2013（1）：31-33