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摘要：国家应把人事档案知识融入基本教育中，可以采取在小学教材中以朗朗上口的儿歌、顺口溜等方式，让小学生从小树立起要正确填写本人真实情况的意识。
关键词：人事档案；管理制度；归档
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2015）009-000-01
我国《企业职工档案管理工作规定》明确：企业职工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。
人事档案对于职工一生的作用如此重要，应怎样去重视它，让它更加完善、更好地发挥作用呢？
一、要让职工全面掌握人事档案包括哪些内容
根据《企业职工档案管理工作规定》和《干部人事档案条例》的规定：人事档案内容有具体的分类，第一类是履历材料，第二类是自传材料，第三类是鉴定、考核、考察材料，第四类是学历和评聘专业技术职务材料，第五类是政治历史情况的审查材料，第六类是参加中国共产党、共青团及民主党派的材料，第七类是奖励材料，第八类是处分材料，第九类是录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料，第十类是其他可供组织上参考的材料。
据本人对多名参加公开招聘考试获入编的职工调查的情况看，其中就有不少人除了不了解人事档案的内容外，也不了解人事档案的作用，在参加工作多年后都不知道跟踪自己的人事档案去处。还有部分职工在工作后参加各种自学考试取得更高学历或参加职称考试获得更高一级技术职称资格，却一直没有把新的学历、技术资格证书拿到人事部门进行登记并补充到人事档案中，等等。所有这些情况，最直接的影响是他们档案中的基本情况不全面，有可能因为工作经历、学历和职称情况不详等原因使其错失了某次调整、提拔的良机呢。
二、要尽早了解人事档案材料的规范要求
（一）小学阶段
国家应把人事档案知识融入基本教育中，可以采取在小学教材中以朗朗上口的儿歌、顺口溜等方式，让小学生从小树立起要正确填写本人真实情况的意识。
（二）中学、大学阶段
中学、大学时期，不少人会发生几件重大事情，如入团、入党、参加高考等。所以，要在表格的明显位置注明“本材料存入人事档案”、“本材料为本人人事档案重要材料”等内容，让学生知道这些表格将会成为本人人事档案的最早材料。
1.特别不能填早或填晚出生年月
在今年进行全国干部人事档案专项审核工作中，中央组织部和相关单位就干部职工出生日期等有关政策问题进行研究并给出答复意见，明确干部职工出生日期执行“原则上不改，造假的纠正”的要求。
2.要尽量全面填写重要的社会关系
当某职工与家人的户口不在同一个户口本上，又由于时间久远并经多次更换户口本，单从户口本上已无法证明其与家人的社会关系。此时，职工人事档案早年登记表中的社会关系内容就成为有力的辅证材料，在结合对原籍调查的情况下，单位才能为其出具相关证明。
（三）工作阶段
工作后形成的归档材料同样重要，如年度考核材料、工资调整材料、在职教育学籍材料、入党材料、职称评定材料等等，一定要全面真实，同样不能敷衍了事。
三、要加强职工人事档案管理工作
（一）要加强领导，高度重视人事档案工作
要把人事档案管理工作列入企业领导的议事日程，要安排专人分管，安排专职人员负责，确保人事档案工作专人抓、专人管、有落实。
（二）要加强宣传，定期进行人事档案材料的收集工作
要定期在年初或年中下发通知集中收集职工在工作中产生的新材料，对调入职工的档案中缺少的材料，要仔细审核并积极沟通、索要，保证职工人事档案系统、完整。
（三）要加强日常管理，完善人事档案日常管理制度
1.严格查阅手续。本单位各部门因工作需要查档，需由人事部门负责人签字同意；外来单位查档，没有介绍信并经本单位人事分管领导签批不予查阅；对涉及本人或亲属的档案不予查阅。
2.严格借出手续。特殊需要借出人事档案必须有分管领导签批，明确归还时间，同样需设立借档台帐；对签批手续不全、亲属档案不予借出。
3.特殊人员的人事档案存放要符合规定。人事档案管理员、人事部门负责人的人事档案要交由本单位机要部门存放，不能留在人事部门存放。
4.加强档案工作人员管理。选择档案工作人员时，要求必须为党员，要挑选党性强、作风正、责任心强的人员，并注意加强教育，使人事档案工作人员自觉遵守档案管理规定，做好人事档案管理工作。
5.做好档案转递工作。坚持规定调出、调入人事档案手续，对职工个人自己持有的档案、没有调令的职工档案、不全面不完整的职工档案材料均不予转递，
（四）要加强归档工作，确保职工人事档案的完整性
要确实加强人事档案材料的归档工作，对应由企业人事部门组织建立的档案材料必须按照要求开展。如职工从事特殊工种的备案表，如果没有组织或者缺少年份组织从事特殊工种的职工填报备案表，则可能出现因为缺少证明其累计从事特殊工种年限问题影响此类职工审批提前退休。这种情况在过去人事档案工作没有得到足够重视的情况下时有发生，本人所在单位就有多名工勤人员在办理提前退休审批时因人事档案缺少2—5年不等的特殊工种备案表而延迟了审批手续，最后由人事部门、财务部门、营林管理区等部门组成工作组，大费周折地查找30多年前的工资表、砍材登记表、借用工具单等辅助材料，一个月一个月去计算年限，证实他们确实从事砍材工或营林工的年限，才通过了提前退休手续的审批。
（五）要提高档案工作人员的综合素质，实现档案管理信息化
一是要增强档案管理工作人员的思想意识。要加强对档案管理工作者的引导和思想教育，使其增强工作责任感。二是要相对固定人事档案管理人员，不要频繁轮换以至于工作衔接不上。三是要提高档案工作人员的业务素质，增加其运用现代化科技手段和先进管理方法管理档案的基本技能。
（六）要完善基础设施，保证职工人事档案的安全
因为职工人事档案的唯一性，一旦损毁即无法挽救，维护职工人事档案的安全、完整尤为重要。要配备合格的档案库房、阅档室、办公室以及空调、去湿机和防虫药品等，使档案库房符合防火、防潮、防蛀、防盗、防高温、防光等“六防”条件，符合人事档案的保管要求。
综上所述，有了国家层面重视人事档案知识的宣传教育、企业对职工人事档案的规范化管理和职工本人对人事档案重要性的高度重视三方面结合，职工人事档案将能更好地发挥作用，更好地保障职工的切身利益。
参考文献：
[1]劳动部.国家档案局，企业职工档案管理工作规定，1992.
[2] 中共中央组织部，国家档案局，干部人事工作条例，1991.
[3]王云庆，苗壮.现代档案管理学[M].青岛出版社，2002（2）.
关键词：人事档案；管理制度；归档
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2015）009-000-01
我国《企业职工档案管理工作规定》明确：企业职工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。
人事档案对于职工一生的作用如此重要，应怎样去重视它，让它更加完善、更好地发挥作用呢？
一、要让职工全面掌握人事档案包括哪些内容
根据《企业职工档案管理工作规定》和《干部人事档案条例》的规定：人事档案内容有具体的分类，第一类是履历材料，第二类是自传材料，第三类是鉴定、考核、考察材料，第四类是学历和评聘专业技术职务材料，第五类是政治历史情况的审查材料，第六类是参加中国共产党、共青团及民主党派的材料，第七类是奖励材料，第八类是处分材料，第九类是录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料，第十类是其他可供组织上参考的材料。
据本人对多名参加公开招聘考试获入编的职工调查的情况看，其中就有不少人除了不了解人事档案的内容外，也不了解人事档案的作用，在参加工作多年后都不知道跟踪自己的人事档案去处。还有部分职工在工作后参加各种自学考试取得更高学历或参加职称考试获得更高一级技术职称资格，却一直没有把新的学历、技术资格证书拿到人事部门进行登记并补充到人事档案中，等等。所有这些情况，最直接的影响是他们档案中的基本情况不全面，有可能因为工作经历、学历和职称情况不详等原因使其错失了某次调整、提拔的良机呢。
二、要尽早了解人事档案材料的规范要求
（一）小学阶段
国家应把人事档案知识融入基本教育中，可以采取在小学教材中以朗朗上口的儿歌、顺口溜等方式，让小学生从小树立起要正确填写本人真实情况的意识。
（二）中学、大学阶段
中学、大学时期，不少人会发生几件重大事情，如入团、入党、参加高考等。所以，要在表格的明显位置注明“本材料存入人事档案”、“本材料为本人人事档案重要材料”等内容，让学生知道这些表格将会成为本人人事档案的最早材料。
1.特别不能填早或填晚出生年月
在今年进行全国干部人事档案专项审核工作中，中央组织部和相关单位就干部职工出生日期等有关政策问题进行研究并给出答复意见，明确干部职工出生日期执行“原则上不改，造假的纠正”的要求。
2.要尽量全面填写重要的社会关系
当某职工与家人的户口不在同一个户口本上，又由于时间久远并经多次更换户口本，单从户口本上已无法证明其与家人的社会关系。此时，职工人事档案早年登记表中的社会关系内容就成为有力的辅证材料，在结合对原籍调查的情况下，单位才能为其出具相关证明。
（三）工作阶段
工作后形成的归档材料同样重要，如年度考核材料、工资调整材料、在职教育学籍材料、入党材料、职称评定材料等等，一定要全面真实，同样不能敷衍了事。
三、要加强职工人事档案管理工作
（一）要加强领导，高度重视人事档案工作
要把人事档案管理工作列入企业领导的议事日程，要安排专人分管，安排专职人员负责，确保人事档案工作专人抓、专人管、有落实。
（二）要加强宣传，定期进行人事档案材料的收集工作
要定期在年初或年中下发通知集中收集职工在工作中产生的新材料，对调入职工的档案中缺少的材料，要仔细审核并积极沟通、索要，保证职工人事档案系统、完整。
（三）要加强日常管理，完善人事档案日常管理制度
1.严格查阅手续。本单位各部门因工作需要查档，需由人事部门负责人签字同意；外来单位查档，没有介绍信并经本单位人事分管领导签批不予查阅；对涉及本人或亲属的档案不予查阅。
2.严格借出手续。特殊需要借出人事档案必须有分管领导签批，明确归还时间，同样需设立借档台帐；对签批手续不全、亲属档案不予借出。
3.特殊人员的人事档案存放要符合规定。人事档案管理员、人事部门负责人的人事档案要交由本单位机要部门存放，不能留在人事部门存放。
4.加强档案工作人员管理。选择档案工作人员时，要求必须为党员，要挑选党性强、作风正、责任心强的人员，并注意加强教育，使人事档案工作人员自觉遵守档案管理规定，做好人事档案管理工作。
5.做好档案转递工作。坚持规定调出、调入人事档案手续，对职工个人自己持有的档案、没有调令的职工档案、不全面不完整的职工档案材料均不予转递，
（四）要加强归档工作，确保职工人事档案的完整性
要确实加强人事档案材料的归档工作，对应由企业人事部门组织建立的档案材料必须按照要求开展。如职工从事特殊工种的备案表，如果没有组织或者缺少年份组织从事特殊工种的职工填报备案表，则可能出现因为缺少证明其累计从事特殊工种年限问题影响此类职工审批提前退休。这种情况在过去人事档案工作没有得到足够重视的情况下时有发生，本人所在单位就有多名工勤人员在办理提前退休审批时因人事档案缺少2—5年不等的特殊工种备案表而延迟了审批手续，最后由人事部门、财务部门、营林管理区等部门组成工作组，大费周折地查找30多年前的工资表、砍材登记表、借用工具单等辅助材料，一个月一个月去计算年限，证实他们确实从事砍材工或营林工的年限，才通过了提前退休手续的审批。
（五）要提高档案工作人员的综合素质，实现档案管理信息化
一是要增强档案管理工作人员的思想意识。要加强对档案管理工作者的引导和思想教育，使其增强工作责任感。二是要相对固定人事档案管理人员，不要频繁轮换以至于工作衔接不上。三是要提高档案工作人员的业务素质，增加其运用现代化科技手段和先进管理方法管理档案的基本技能。
（六）要完善基础设施，保证职工人事档案的安全
因为职工人事档案的唯一性，一旦损毁即无法挽救，维护职工人事档案的安全、完整尤为重要。要配备合格的档案库房、阅档室、办公室以及空调、去湿机和防虫药品等，使档案库房符合防火、防潮、防蛀、防盗、防高温、防光等“六防”条件，符合人事档案的保管要求。
综上所述，有了国家层面重视人事档案知识的宣传教育、企业对职工人事档案的规范化管理和职工本人对人事档案重要性的高度重视三方面结合，职工人事档案将能更好地发挥作用，更好地保障职工的切身利益。
参考文献：
[1]劳动部.国家档案局，企业职工档案管理工作规定，1992.
[2] 中共中央组织部，国家档案局，干部人事工作条例，1991.
[3]王云庆，苗壮.现代档案管理学[M].青岛出版社，2002（2）.