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第十三届国际档案大会，1996年9月在北京举行。我们经历了这次会议，参与承办了这次会议。 承办这次会议，我们做了好些历史上不曾做过的事情，会议也给我们留下了好些档案理论和实践经验以及一些发人深省、令人感悟的理念。
一
历届国际档案大会都在欧美等发达国家召开，惟有第十三届在亚洲在发展中国家召开。我国政府很重视，各级档案部门、档案工作者都为之努过力，做出过贡献，在中国档案史上写下了新的一页。
(一)规格高
这次会议是国际档案理事会(简称ICA)召开的四年一届的会员代表大会。ICA主席瓦洛、全体执行委员、下属组织负责人以及ICA甲类会员(国家和地区的政府档案机构)领导人都出席了会议。
按照ICA的惯例，这次会议有四项主要任务：1、研究决定国际档案事务；2、改选ICA领导机构负责人；3、组织档案学术讨论与交流；4、分别举行ICA各办事机构和专业组织会议，研究部署新一届的工作。
为了筹办这次会议，我国组成了以国务委员、国务院秘书长罗干为主席，中央办公厅、国务院办公厅、北京市政府负责人为副主席，外交部、国家教委、财政部、文化部、新华社以及国家档案局、北京市档案局等有关部委局负责人为委员的中国组委会，领导和组织会议筹办工作。
国务院总理李鹏出席了大会开幕式并讲话。大会组委会成员以及有关部门的负责人出席了开幕式。
(二)规模大
参加这次会议的有130个国家和地区的代表2662名。其中我国代表847名。这是历届国际档案大会所没有的。
大会组委会的办事机构8个部室，30多个工作小组，工作人员达300多人。
大会虽然只开6天，9月2日开幕，9月7日闭幕，但召开了会前研讨会、执委会；会中6次自由论坛，80多次ICA下属机构和专委会，以及会后的新一届执委会等一系列的会议。大会快结束时，ICA同国际图书联合会在北京举行了联席会议，通过了《北京宣言》。
配合这次会议，举办了12个展览，如“中国档案事业成就展”(其中分综合部分和各省、区、市部分)、“中国印章与档案展”、“国际档案图书出版物展”、“国际档案招贴画展”、“ICA文学艺术档案展”、“ICA防灾抢救展”等。
(三)动员广
为了迎接和开好这次会议，我国自上而下，有领导有组织地开展了全国性档案宣传、动员活动。除了国家档案局、中央档案馆发文件，召开会议，编印宣传小册子进行组织动员工作外，大会组委会(政府行为)做了大量的宣传动员工作，发出了《迎接1996年第十三届国际档案大会宣传口号》和《关于做好96国际档案大会宣传工作的通知》。全国上下各级档案部门，以多种方式开展了有声有色的档案宣传活动。中央和地方的宣传媒体，关于这次大会、国际档案理事会以及中国档案事业等进行了前所未有的宣传报道。从1994年3月调整组委会到1996年9月大会闭幕，全国电视台267次、电台150次、报纸300次、刊物548次作了这方面的报道或发表文章。一些县以上政府所在地的大街上档案标语、口号到处可见。社会档案观念、档案意识大为增强。
(四)多个第一次
承办这样的会议我们是第一次，在承办过程中又有好些事情是第一次做，除了上面提到的，还有这样一些：1，设计会徽、纪念币、纪念邮票，摄制电视片；2，用中、英、法3种文字，出版《中国档案事业体系丛书》九本小册子，举办中国档案事业成就展，向世界全面系统地介绍具有中国特色的国家档案事业体系；3，为选调大会外语人员和改善档案人员队伍结构在全国档案系统开展了外语人员普查；4，大会同声传译除了规定的5种语言，增加了汉语；5，世界上惟一的一张档案报——《中国档案报》第一次出版英文版大会专刊；6，我国有关机构同ICA有关组织联合举办了一系列活动；7，我国国家档案局领导人出任ICA主席，ICA所属的项目管理、城建、期刊、教育等多个组织有我国多个档案学者任职，参与工作；8，我国三位学者——戴逸、王德俊、冯惠玲在大会上作学术报告；9，使用计算机为大会注册；10会议全部文件、资料有一套完整的在我国存档。我们编辑出版了《第十三届国际档案大会文件报告集》。
总之，这次会议是成功的。第十二届国际档案理事会主席瓦洛说：“从各个方面讲这届大会都是最为成功的和积极有效的。”国际档案理事会前秘书长凯斯凯姆蒂说：“我在国际档案理事会工作40年，参加过十届国际档案大会，这一届是最成功的。”
二
回顾过去了12年的大会，还有好些值得我们借鉴和思考的理论与实际问题。信息时代档案工作如何面对就是其中之一。
(一)关于“总体档案”
加拿大国家档案馆历史资源司官员T·库克在报告中说：早在20世纪70年代初。加拿大提出了“总体档案”概念。将接收包括官方文件和私人文件的“总体档案”作为其使命的一部分；把各种记录载体的“总体文件”(包括胶片、影片、图片、照片和录像带)接收进馆；重点放在通过建立一个国家档案馆网络来反映“人类事业”和“总体”范围；强调在文件从产生到销毁或作为档案永久保存的“整体”生命中档案管理机构的积极参与。这种“总体档案”反应了更广泛的档案观，即让社会认可档案，让档案充分反应社会活动，而不是根据用户或形成者势力集团的利益来发展。档案更多注意的应是“管理文件”而不是“政府文件”。管理包括公民与国家的相互作用、国家对社会的影响、社会职能和社会管理机构。档案工作的任务是保管政府管理的记录证据，而不仅是保管政府文件。
T·库克说：国家档案馆采用的“新宏观鉴定接收战略”，是一种以职能为基点，以来源为基础，适用于多载体文件的方法。它不是根据预期的研究用途来鉴定文件，而是尽可能在档案文件中反映形成者的职能、计划和活动，反映社会上那些与文件形成者相互作用的机构，并在“总体档案”大伞下，把私人文件作为联邦政府文件的补充进行宏观鉴定和收集。
这里提出的“总体档案”概念以及鉴定和收集，其核心目的就是最大限度地保障一个全宗、一个专题乃至全社会档案的完整、齐全。总体档案就是完整、齐全的档案，它不拘泥于文件档案来源、载体甚至与资料的界限等。只有完整、齐全的档案，才能全面、客观、公正、公平地反映出事物的原委、曲直和本来面目。
这一条对于我们的收集、鉴定工作很有借鉴意义。我们的一些机关单位，在立卷、归档和接收档案时，往往过多地看重外表，忽视内容；注重档案与资料的区分，忽视其完整齐全，缺乏“总体”观念。这必将造成档案的散失。
从历史上看，还有一个沉痛的教训，就是“重撰述，轻记注”，或者叫“重编纂，轻原件”。历史上改朝换代，当政的统治者把被推翻的先朝档案文献收集起来，按照自己的观点编修史志。编修搞完后，就把原来的档案文献销毁 了。加上其他一些原因，造成我国历史档案严重缺失，直到清代才有较为完整齐全的档案。也就是说，五千年的历史，不到四百年的档案。
由于历史档案的散失，造成了一系列的历史问题。以至一些外国人不承认中国有5000年的历史，因为我国过去年代标识始于公元前841年。为此，我国不得不在“九五”期间重点立项“断代工程”，历时三、四年，组成以李学勤为首的200位专家学者重新考证夏、商、周的年代，使年代标识提前1200年。这个教训太深刻了。我们千万不-能重犯历史上的错误。
(二)关于“虚拟档案”、“重新创造档案”和“后保管”模式
这三个概念是美国D·比尔曼和加拿大T·库克文章中提到的。
D·比尔曼说，由于电子文件的存放位置与对它们的使用几乎毫无关系，我们无论在哪里都同样容易地利用任何文件，因此，可以保存实态档案为基础的档案库，作为虚拟档案的联结点，把那些不存放在档案馆的文件控制起来，不再用收集、保管和提供现场检索的办法来管理，而是用控制有关文件信息及其利用的方法来确保它们的保存、处置和利用。这就是“虚拟档案”。
T·库克的文章指出，有一种自动化办公室，在这种办公室，文本、数据、图表和声音都转化成电子形式，结合成“合成型”或“灵巧型”文件。这种文件的形成过程就是“重新创造档案”。由关系数据库、软件联结复合体、办公系统的技能跟踪，超媒体文件和多层次的信息系统构成的领域，就是一个相互联系、相互结合和相互连接的世界。
T·库克的文章最后谈到“后保管时代的档案范例”。所谓“后保管”，就是对传统的实体保管对象——实体文件的关注，转变成对文件、文件形成者及其形成过程的有机联系、目的意图、相互联系、职能和可靠性的关注。所有这些都远远超越了对文件档案进行的传统保管。这种保管模式因此被套称“后保管”模式。
这三种概念，“虚拟档案”主要是档案保存、管理方式的变革；“重新创造档案”是档案整理、整合方式的变革；“后保管模式”是档案管理关注点的变革。三者都是关于档案保护和管理的变革。
(三)关于“信息自由权”
联合国教科文组织综合情报处官员A·普拉瑟在文章中说：“档案利用也是人权的基本表现之一：信息自由权”。“档案开放利用的程度表明了政府准备向公民让与职权的范围”。“在一个民主的社会，档案属于人民，由人民产生并为人民服务。公共文件确定了一个负有责任的政府与人民之间的联系。档案是国家的记忆，档案必须受到保护并向社会提供利用，以支持社会的民主需求”。
荷兰格罗宁根市档案馆馆长J·布鲁克在谈到人类全部档案遗产一体化时指出：“任何一个国家重要文件的损失都是所有国家的损失”。“依靠某一个国家档案资源取得的学术成就一定是片面的、民族主义的。惟一的矫正方法就是自由地利用任何一个国家的所有原始资料，自由地制作和交换照相副本。”
俄罗斯国家档案局的塔拉索夫在文章中说：档案文件，无论其来源、归属和保管地如何，都是属于全世界的；每一个民族的档案都是世界文明记忆的一个有机组成部分，都是与其他民族的档案相互联系在一起的。所有公民都能够为了世界的进步，平等地查阅档案信息和利用回溯性信息。
欧美好些国家都有信息自由法。美国的信息自由法同国家宪法、独立宣言一起作为他们的立国之本，还长期展览在大街上的展厅里，让所有的公民看。无论是民主党或共和党执政，无论是哪一届总统当权，都必须遵守这三个文件。
今年7月26日国际档案理事会年度大会通过的《国际档案理事会2008-2018年战略方向》(中国档案报2008年8月21日)中确立的“核心价值”亦是“平等、多元、信息自由利用、开放以及跨国和跨文化传统间相互尊重等价值”。
我国是一个以人为本的国家，法律规定了开放档案。开放档案的工作早已进行，而且收到了很好的成效。外交部两次开放档案的反响充分说明了这一点。现在的问题是如何进一步按照改革开放的方针和开放档案的法律，制定出适应现实情况的，便于操作的开放实施细则，扎扎实实地做好档案整理、鉴定等工作，把应该开放的档案真正地开放出去，为广大公民所利用。
以上三点，关系到档案的收集、保管和提供利用，是档案工作最基本最重要的工作，也是信息时代我们面临的必须解决的问题。一些发达国家早已这么做或正在这么做了，而我们呢，重温这些论述和建树无疑是必要的和有益的。
开展国际合作与交流，借鉴、吸纳别国的强处和成功的经验，是我们承办这次大会的一个重要目的。与国际接轨是时代的需要，也是我们的一种责任。
一
历届国际档案大会都在欧美等发达国家召开，惟有第十三届在亚洲在发展中国家召开。我国政府很重视，各级档案部门、档案工作者都为之努过力，做出过贡献，在中国档案史上写下了新的一页。
(一)规格高
这次会议是国际档案理事会(简称ICA)召开的四年一届的会员代表大会。ICA主席瓦洛、全体执行委员、下属组织负责人以及ICA甲类会员(国家和地区的政府档案机构)领导人都出席了会议。
按照ICA的惯例，这次会议有四项主要任务：1、研究决定国际档案事务；2、改选ICA领导机构负责人；3、组织档案学术讨论与交流；4、分别举行ICA各办事机构和专业组织会议，研究部署新一届的工作。
为了筹办这次会议，我国组成了以国务委员、国务院秘书长罗干为主席，中央办公厅、国务院办公厅、北京市政府负责人为副主席，外交部、国家教委、财政部、文化部、新华社以及国家档案局、北京市档案局等有关部委局负责人为委员的中国组委会，领导和组织会议筹办工作。
国务院总理李鹏出席了大会开幕式并讲话。大会组委会成员以及有关部门的负责人出席了开幕式。
(二)规模大
参加这次会议的有130个国家和地区的代表2662名。其中我国代表847名。这是历届国际档案大会所没有的。
大会组委会的办事机构8个部室，30多个工作小组，工作人员达300多人。
大会虽然只开6天，9月2日开幕，9月7日闭幕，但召开了会前研讨会、执委会；会中6次自由论坛，80多次ICA下属机构和专委会，以及会后的新一届执委会等一系列的会议。大会快结束时，ICA同国际图书联合会在北京举行了联席会议，通过了《北京宣言》。
配合这次会议，举办了12个展览，如“中国档案事业成就展”(其中分综合部分和各省、区、市部分)、“中国印章与档案展”、“国际档案图书出版物展”、“国际档案招贴画展”、“ICA文学艺术档案展”、“ICA防灾抢救展”等。
(三)动员广
为了迎接和开好这次会议，我国自上而下，有领导有组织地开展了全国性档案宣传、动员活动。除了国家档案局、中央档案馆发文件，召开会议，编印宣传小册子进行组织动员工作外，大会组委会(政府行为)做了大量的宣传动员工作，发出了《迎接1996年第十三届国际档案大会宣传口号》和《关于做好96国际档案大会宣传工作的通知》。全国上下各级档案部门，以多种方式开展了有声有色的档案宣传活动。中央和地方的宣传媒体，关于这次大会、国际档案理事会以及中国档案事业等进行了前所未有的宣传报道。从1994年3月调整组委会到1996年9月大会闭幕，全国电视台267次、电台150次、报纸300次、刊物548次作了这方面的报道或发表文章。一些县以上政府所在地的大街上档案标语、口号到处可见。社会档案观念、档案意识大为增强。
(四)多个第一次
承办这样的会议我们是第一次，在承办过程中又有好些事情是第一次做，除了上面提到的，还有这样一些：1，设计会徽、纪念币、纪念邮票，摄制电视片；2，用中、英、法3种文字，出版《中国档案事业体系丛书》九本小册子，举办中国档案事业成就展，向世界全面系统地介绍具有中国特色的国家档案事业体系；3，为选调大会外语人员和改善档案人员队伍结构在全国档案系统开展了外语人员普查；4，大会同声传译除了规定的5种语言，增加了汉语；5，世界上惟一的一张档案报——《中国档案报》第一次出版英文版大会专刊；6，我国有关机构同ICA有关组织联合举办了一系列活动；7，我国国家档案局领导人出任ICA主席，ICA所属的项目管理、城建、期刊、教育等多个组织有我国多个档案学者任职，参与工作；8，我国三位学者——戴逸、王德俊、冯惠玲在大会上作学术报告；9，使用计算机为大会注册；10会议全部文件、资料有一套完整的在我国存档。我们编辑出版了《第十三届国际档案大会文件报告集》。
总之，这次会议是成功的。第十二届国际档案理事会主席瓦洛说：“从各个方面讲这届大会都是最为成功的和积极有效的。”国际档案理事会前秘书长凯斯凯姆蒂说：“我在国际档案理事会工作40年，参加过十届国际档案大会，这一届是最成功的。”
二
回顾过去了12年的大会，还有好些值得我们借鉴和思考的理论与实际问题。信息时代档案工作如何面对就是其中之一。
(一)关于“总体档案”
加拿大国家档案馆历史资源司官员T·库克在报告中说：早在20世纪70年代初。加拿大提出了“总体档案”概念。将接收包括官方文件和私人文件的“总体档案”作为其使命的一部分；把各种记录载体的“总体文件”(包括胶片、影片、图片、照片和录像带)接收进馆；重点放在通过建立一个国家档案馆网络来反映“人类事业”和“总体”范围；强调在文件从产生到销毁或作为档案永久保存的“整体”生命中档案管理机构的积极参与。这种“总体档案”反应了更广泛的档案观，即让社会认可档案，让档案充分反应社会活动，而不是根据用户或形成者势力集团的利益来发展。档案更多注意的应是“管理文件”而不是“政府文件”。管理包括公民与国家的相互作用、国家对社会的影响、社会职能和社会管理机构。档案工作的任务是保管政府管理的记录证据，而不仅是保管政府文件。
T·库克说：国家档案馆采用的“新宏观鉴定接收战略”，是一种以职能为基点，以来源为基础，适用于多载体文件的方法。它不是根据预期的研究用途来鉴定文件，而是尽可能在档案文件中反映形成者的职能、计划和活动，反映社会上那些与文件形成者相互作用的机构，并在“总体档案”大伞下，把私人文件作为联邦政府文件的补充进行宏观鉴定和收集。
这里提出的“总体档案”概念以及鉴定和收集，其核心目的就是最大限度地保障一个全宗、一个专题乃至全社会档案的完整、齐全。总体档案就是完整、齐全的档案，它不拘泥于文件档案来源、载体甚至与资料的界限等。只有完整、齐全的档案，才能全面、客观、公正、公平地反映出事物的原委、曲直和本来面目。
这一条对于我们的收集、鉴定工作很有借鉴意义。我们的一些机关单位，在立卷、归档和接收档案时，往往过多地看重外表，忽视内容；注重档案与资料的区分，忽视其完整齐全，缺乏“总体”观念。这必将造成档案的散失。
从历史上看，还有一个沉痛的教训，就是“重撰述，轻记注”，或者叫“重编纂，轻原件”。历史上改朝换代，当政的统治者把被推翻的先朝档案文献收集起来，按照自己的观点编修史志。编修搞完后，就把原来的档案文献销毁 了。加上其他一些原因，造成我国历史档案严重缺失，直到清代才有较为完整齐全的档案。也就是说，五千年的历史，不到四百年的档案。
由于历史档案的散失，造成了一系列的历史问题。以至一些外国人不承认中国有5000年的历史，因为我国过去年代标识始于公元前841年。为此，我国不得不在“九五”期间重点立项“断代工程”，历时三、四年，组成以李学勤为首的200位专家学者重新考证夏、商、周的年代，使年代标识提前1200年。这个教训太深刻了。我们千万不-能重犯历史上的错误。
(二)关于“虚拟档案”、“重新创造档案”和“后保管”模式
这三个概念是美国D·比尔曼和加拿大T·库克文章中提到的。
D·比尔曼说，由于电子文件的存放位置与对它们的使用几乎毫无关系，我们无论在哪里都同样容易地利用任何文件，因此，可以保存实态档案为基础的档案库，作为虚拟档案的联结点，把那些不存放在档案馆的文件控制起来，不再用收集、保管和提供现场检索的办法来管理，而是用控制有关文件信息及其利用的方法来确保它们的保存、处置和利用。这就是“虚拟档案”。
T·库克的文章指出，有一种自动化办公室，在这种办公室，文本、数据、图表和声音都转化成电子形式，结合成“合成型”或“灵巧型”文件。这种文件的形成过程就是“重新创造档案”。由关系数据库、软件联结复合体、办公系统的技能跟踪，超媒体文件和多层次的信息系统构成的领域，就是一个相互联系、相互结合和相互连接的世界。
T·库克的文章最后谈到“后保管时代的档案范例”。所谓“后保管”，就是对传统的实体保管对象——实体文件的关注，转变成对文件、文件形成者及其形成过程的有机联系、目的意图、相互联系、职能和可靠性的关注。所有这些都远远超越了对文件档案进行的传统保管。这种保管模式因此被套称“后保管”模式。
这三种概念，“虚拟档案”主要是档案保存、管理方式的变革；“重新创造档案”是档案整理、整合方式的变革；“后保管模式”是档案管理关注点的变革。三者都是关于档案保护和管理的变革。
(三)关于“信息自由权”
联合国教科文组织综合情报处官员A·普拉瑟在文章中说：“档案利用也是人权的基本表现之一：信息自由权”。“档案开放利用的程度表明了政府准备向公民让与职权的范围”。“在一个民主的社会，档案属于人民，由人民产生并为人民服务。公共文件确定了一个负有责任的政府与人民之间的联系。档案是国家的记忆，档案必须受到保护并向社会提供利用，以支持社会的民主需求”。
荷兰格罗宁根市档案馆馆长J·布鲁克在谈到人类全部档案遗产一体化时指出：“任何一个国家重要文件的损失都是所有国家的损失”。“依靠某一个国家档案资源取得的学术成就一定是片面的、民族主义的。惟一的矫正方法就是自由地利用任何一个国家的所有原始资料，自由地制作和交换照相副本。”
俄罗斯国家档案局的塔拉索夫在文章中说：档案文件，无论其来源、归属和保管地如何，都是属于全世界的；每一个民族的档案都是世界文明记忆的一个有机组成部分，都是与其他民族的档案相互联系在一起的。所有公民都能够为了世界的进步，平等地查阅档案信息和利用回溯性信息。
欧美好些国家都有信息自由法。美国的信息自由法同国家宪法、独立宣言一起作为他们的立国之本，还长期展览在大街上的展厅里，让所有的公民看。无论是民主党或共和党执政，无论是哪一届总统当权，都必须遵守这三个文件。
今年7月26日国际档案理事会年度大会通过的《国际档案理事会2008-2018年战略方向》(中国档案报2008年8月21日)中确立的“核心价值”亦是“平等、多元、信息自由利用、开放以及跨国和跨文化传统间相互尊重等价值”。
我国是一个以人为本的国家，法律规定了开放档案。开放档案的工作早已进行，而且收到了很好的成效。外交部两次开放档案的反响充分说明了这一点。现在的问题是如何进一步按照改革开放的方针和开放档案的法律，制定出适应现实情况的，便于操作的开放实施细则，扎扎实实地做好档案整理、鉴定等工作，把应该开放的档案真正地开放出去，为广大公民所利用。
以上三点，关系到档案的收集、保管和提供利用，是档案工作最基本最重要的工作，也是信息时代我们面临的必须解决的问题。一些发达国家早已这么做或正在这么做了，而我们呢，重温这些论述和建树无疑是必要的和有益的。
开展国际合作与交流，借鉴、吸纳别国的强处和成功的经验，是我们承办这次大会的一个重要目的。与国际接轨是时代的需要，也是我们的一种责任。