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摘要：人口档案管理是计划生育工作中的重要部分，它在提供计划生育人口统计依据、管理流动人口等当面具有不可替代的作用。文章在简要探讨了计划生育人口档案管理重要性的前提下，分析了当前人口档案管理存在的问题，并针对性的提出了提高计划生育人口档案管理水平的对策。
关键词：计划生育；人口档案管理；问题；对策
计划生育是保证人口低生育水平的重要手段，它对控制全国人口数量，提高社会人群整体收入水平起着非常重要的作用。国家统 计局人口普查结果显示，截至2011年年末，中国人口总数为13.47亿，全年出生人口为160万，与2010年相比，自然增长率为4.79‰，实现了该年的计划生育工作目标。根据人口计生统计结果，2012年的已婚育龄妇女人数呈现上升趋势，达到了27769万，与2010年同期相比增长了442万。可以预见，在今年，计划生育工作的任务还是比较沉重的。人口档案管理作为计划生育工作的必要组成部分，对计划生育工作的开展和效率起着决定性的作用。然而，受多方面因素的影响，计划生育人口档案管理存在一定的缺陷，阻碍了计划生育管理水平的的提高。为了保证计划生育工作的顺利开展，就必须高度重视人口档案管理，规范档案管理流程，充分发挥出人口档案管理在计划生育工作中的作用。
一、计划生育人口档案管理的重要性
计划生育中人口档案管理是利用文字、图表、音像等手段对人口数量进行集中管理，形成具有保存和查考利用价值的文件。它在计划生育中的重要性可以归纳为以下几点：首先，为制定人口计划生育政策提供依据。通过对人口档案统计数据的分析，可以帮助计划生育工作者量化人口计划生育工作目标，为统筹计生工作、明确工作重点提供可靠的数据支持。其次，为育龄妇女提供服务。育龄妇女可以凭借人口档案中《育龄妇女基础信息一览表》登记的信息申请领取《生育证》。再次，能有效的对流动人口进行管理。通过人口档案能随时帮助相关部门掌握人口动向以及流动人口的婚育信息，为流动人口计划生育与生殖健康工作提供信息参考，在基础上建立完整的流动人口计划生育信息交换平台。此外，人口档案管理可以在计划生育工作中建立群众需求信息档案，通过帮助群众解决避孕节育、生殖保健、优生优育、政策法规等方面的疑问来促进计划生育工作在群众的中开展。
二、人口档案管理存在的问题
（一）认识上存在不足
在开展计划生育工作中，很多工作人员甚至领导对人口档案管理的认识都存在不足，认为人口档案管理与计划生育工作没有必然的联系，因此认为没有必要花太多的精力在人口档案管理上，导致人口档案管理工作不严实，人口档案资料不全、归档不及时等问题较为普遍。
（二）档案内容不完全真实
当前的的计划生育采用“一票否决”制度，为此，部分单位在就会隐瞒单位临时工的生育情况，有是甚至都没有对停薪留职和下岗人员生育节育情况进行相应的管理，导致人口档案内容不完整甚至不真实。
（三）档案监督检查制度不完整
在对人口档案进行检查时，由于监督制度的不完整，部分检查组的工作都是迫于形势，没有认真对档案的内容进行核查，导致一些错误信息不断传播。
（四）档案管理团队能力不够
目前的人口档案档案管理工作大多都是由一些年纪比较大的女性同志担任，这类人群总体上都存在文化素质低、实际操作能力差、工作被动性较强等问题。此外，计划生育干部大多都是临时选派的，因此，频繁的人员调动增加了档案管理交接的难度和档案遗失的可能性。这些问题都很大程度上限制了档案管理团队管理能力的提升，导致人口档案管理水平整体较低。
（五）档案管理制度不健全
由于档案管理制度不健全，计生档案的建立任意性较大，并没有按照档案的立卷原则规范计划生育材料的收集，而且工作是大多以手工操作为主，管理手段比较落后。
三、提高计划生育人口档案管理水平的对策
（一）实行人口档案的规范化和科学化管理
1.规范档案管理的工作程序和方法
标准化和规范化的工作流程是提高计生档案管理水平的基础。档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。在对案卷进行进行检查时，要采取全面普查的形式，及时找出存在的错误的信息并予以改正。要将那些组卷过厚、内容混杂的案卷进行重新组卷，实现案卷内容的标准化和规范化管理。此外，还要实行统一分类号，确保检索查全率。
2.推行科学的数据准备模式
随着人口总数的不断增长，档案管理数据准备工作量越来越大。为了响应国家档案现代化管理的号召，就必须利用计算机，结合一套先进的、科学的管理体系来完成数据准备工作。通常做法是采取分轻重缓急， 循序渐进的策略：在推进计算机管理的过程中应先根据各案卷重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有档案进行排队，将那些可以开放的核心档案和利用率较高的档案进行优先加工整理。
（二）提高档案管理管理团队的整体管理水平
优秀的计生档案管理团队是提高档案水平的基础，因此，在选择档案管理人员时，要做到以下几点：首先，优化管理团队人才的结构。要将不同专业、学历、年龄、职称的档案人员进行科学整合，根据各人的优势和擅长，安排合适的工作，形成合理的的人才结构，提高管理团队整体的和谐性。其次，培养高素质复合型人才，选择管理人员时，注重管理能力、创新能力和对新技术的吸纳、整合能力等多方面素质的综合考查。其次，加强档案人员的在职培训，鼓励档案人员不断学习新技术和法律法规，提高管理团队整体的知识结构和整体水平。此外，还要注意培养档案管理人员档案信息观念和提高档案信息服务的能力。
四、结语
综上所述，人口档案管理是做好计划生育工作的基础，是计划生育工作向法制化、规范化、制度化发展的必然前提。人口计划生育部门领导要充分认识到人口档案的重要性，把档案管理工作摆到与宣传教育、政策法规、科技服务、计划生育协会等人口计划生育业务工作同等重要的位置，派遣专业的、综合素质较高的人员对计生档案进行管理，从整体上提高人口档案的管理水平。
参考文献：
[1]陈萍.试论如何加强人口与计划生育档案工作的管理[J].经营管理者，2012（05）.
[2]潘真，何晓君，杨素红.浅谈如何加强流动人口计划生育档案管理[J].湖北档案，2010（03）.
[3]郗晓钢.加强医院档案管理工作的几点思考[J].华北煤炭医学院学报，2011（03）.
（作者单位：西山煤电（集团）有限责任公司钻探分公司）
关键词：计划生育；人口档案管理；问题；对策
计划生育是保证人口低生育水平的重要手段，它对控制全国人口数量，提高社会人群整体收入水平起着非常重要的作用。国家统 计局人口普查结果显示，截至2011年年末，中国人口总数为13.47亿，全年出生人口为160万，与2010年相比，自然增长率为4.79‰，实现了该年的计划生育工作目标。根据人口计生统计结果，2012年的已婚育龄妇女人数呈现上升趋势，达到了27769万，与2010年同期相比增长了442万。可以预见，在今年，计划生育工作的任务还是比较沉重的。人口档案管理作为计划生育工作的必要组成部分，对计划生育工作的开展和效率起着决定性的作用。然而，受多方面因素的影响，计划生育人口档案管理存在一定的缺陷，阻碍了计划生育管理水平的的提高。为了保证计划生育工作的顺利开展，就必须高度重视人口档案管理，规范档案管理流程，充分发挥出人口档案管理在计划生育工作中的作用。
一、计划生育人口档案管理的重要性
计划生育中人口档案管理是利用文字、图表、音像等手段对人口数量进行集中管理，形成具有保存和查考利用价值的文件。它在计划生育中的重要性可以归纳为以下几点：首先，为制定人口计划生育政策提供依据。通过对人口档案统计数据的分析，可以帮助计划生育工作者量化人口计划生育工作目标，为统筹计生工作、明确工作重点提供可靠的数据支持。其次，为育龄妇女提供服务。育龄妇女可以凭借人口档案中《育龄妇女基础信息一览表》登记的信息申请领取《生育证》。再次，能有效的对流动人口进行管理。通过人口档案能随时帮助相关部门掌握人口动向以及流动人口的婚育信息，为流动人口计划生育与生殖健康工作提供信息参考，在基础上建立完整的流动人口计划生育信息交换平台。此外，人口档案管理可以在计划生育工作中建立群众需求信息档案，通过帮助群众解决避孕节育、生殖保健、优生优育、政策法规等方面的疑问来促进计划生育工作在群众的中开展。
二、人口档案管理存在的问题
（一）认识上存在不足
在开展计划生育工作中，很多工作人员甚至领导对人口档案管理的认识都存在不足，认为人口档案管理与计划生育工作没有必然的联系，因此认为没有必要花太多的精力在人口档案管理上，导致人口档案管理工作不严实，人口档案资料不全、归档不及时等问题较为普遍。
（二）档案内容不完全真实
当前的的计划生育采用“一票否决”制度，为此，部分单位在就会隐瞒单位临时工的生育情况，有是甚至都没有对停薪留职和下岗人员生育节育情况进行相应的管理，导致人口档案内容不完整甚至不真实。
（三）档案监督检查制度不完整
在对人口档案进行检查时，由于监督制度的不完整，部分检查组的工作都是迫于形势，没有认真对档案的内容进行核查，导致一些错误信息不断传播。
（四）档案管理团队能力不够
目前的人口档案档案管理工作大多都是由一些年纪比较大的女性同志担任，这类人群总体上都存在文化素质低、实际操作能力差、工作被动性较强等问题。此外，计划生育干部大多都是临时选派的，因此，频繁的人员调动增加了档案管理交接的难度和档案遗失的可能性。这些问题都很大程度上限制了档案管理团队管理能力的提升，导致人口档案管理水平整体较低。
（五）档案管理制度不健全
由于档案管理制度不健全，计生档案的建立任意性较大，并没有按照档案的立卷原则规范计划生育材料的收集，而且工作是大多以手工操作为主，管理手段比较落后。
三、提高计划生育人口档案管理水平的对策
（一）实行人口档案的规范化和科学化管理
1.规范档案管理的工作程序和方法
标准化和规范化的工作流程是提高计生档案管理水平的基础。档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。在对案卷进行进行检查时，要采取全面普查的形式，及时找出存在的错误的信息并予以改正。要将那些组卷过厚、内容混杂的案卷进行重新组卷，实现案卷内容的标准化和规范化管理。此外，还要实行统一分类号，确保检索查全率。
2.推行科学的数据准备模式
随着人口总数的不断增长，档案管理数据准备工作量越来越大。为了响应国家档案现代化管理的号召，就必须利用计算机，结合一套先进的、科学的管理体系来完成数据准备工作。通常做法是采取分轻重缓急， 循序渐进的策略：在推进计算机管理的过程中应先根据各案卷重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有档案进行排队，将那些可以开放的核心档案和利用率较高的档案进行优先加工整理。
（二）提高档案管理管理团队的整体管理水平
优秀的计生档案管理团队是提高档案水平的基础，因此，在选择档案管理人员时，要做到以下几点：首先，优化管理团队人才的结构。要将不同专业、学历、年龄、职称的档案人员进行科学整合，根据各人的优势和擅长，安排合适的工作，形成合理的的人才结构，提高管理团队整体的和谐性。其次，培养高素质复合型人才，选择管理人员时，注重管理能力、创新能力和对新技术的吸纳、整合能力等多方面素质的综合考查。其次，加强档案人员的在职培训，鼓励档案人员不断学习新技术和法律法规，提高管理团队整体的知识结构和整体水平。此外，还要注意培养档案管理人员档案信息观念和提高档案信息服务的能力。
四、结语
综上所述，人口档案管理是做好计划生育工作的基础，是计划生育工作向法制化、规范化、制度化发展的必然前提。人口计划生育部门领导要充分认识到人口档案的重要性，把档案管理工作摆到与宣传教育、政策法规、科技服务、计划生育协会等人口计划生育业务工作同等重要的位置，派遣专业的、综合素质较高的人员对计生档案进行管理，从整体上提高人口档案的管理水平。
参考文献：
[1]陈萍.试论如何加强人口与计划生育档案工作的管理[J].经营管理者，2012（05）.
[2]潘真，何晓君，杨素红.浅谈如何加强流动人口计划生育档案管理[J].湖北档案，2010（03）.
[3]郗晓钢.加强医院档案管理工作的几点思考[J].华北煤炭医学院学报，2011（03）.
（作者单位：西山煤电（集团）有限责任公司钻探分公司）