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人事档案管理存在的社会价值
人事档案是在人事管理活动中主要由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的宝贵历史材料，记录个人不同时期、不同阶段的发展历程，一直以来执行的是随人走制度，他比较真实的客观记录和反映了个人经历、德才能绩、社工作表现等方面的材料记录。
在现代劳动关系中，人事档案的作用基本包括以下方面：是考察了解员工的重要手段；是做好组织人事工作不可缺少的依据；是澄清个人问题的凭证；为人才开发提供信息和数据；是编写人物传记和专业史的宝贵材料。
人事档案的社会属性决定了其社会价值，人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历德才等方面的证据而且与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。它具有重要的凭证价值和参考价值。无论在什么样的条件下，只要进行人事管理活动，就会形成相关的人事资料，就需要开展收集、整理、归档、立卷、保管和利用等人事档案工作，人事档案就具有存在和利用的社会价值。在计划经济时期，人事档案是国家机关和企事业单位人员身份的重要凭证，也是办理招工、提干、调动、退休等人事管理工作的重要依据和参考；人事档案工作是组织人事工作的有机组成部分，在组织人事管理体系中占有相当重要的地位。但是，在特定的历史条件下，人事档案的价值作用曾被扭曲和过分地夸大，重档案记载轻现实表现成为人事档案工作的一大弊端。一份档案定终身的现象，更是让不少人一度对人事档案谈虎色变。在市场经济条件下，随着社会进入信息时代，信息已成为重要的社会资源，信息的收集和利用也是一项具有战略意义的社会工程，作为人员信息主要载体的人事档案有了更加广阔的价值空间。市场人力资源的合理配置、企业和从业者之间的沟通和联系、企业自身的人事管理和人才培养、日趋社会化的人事管理和社会保障工作等都需要真实、科学的人员信息为依据、支撑和连接，而这些信息的获取和利用，离不开人事档案工作的有效运转。因此，要正确认识人事档案的社会价值，充分发挥人事档案工作的重要作用。
我国人事档案管理的现状，存在的主要问题及解决措施
·当前人事档案管理中存在的不足
1、部分单位领导对人事档案管理工作不够重视。这种情况由来已久，这些领导总是将人事档案管理工作看成是保管的事务性工作，对人事档案管理的重要性认识不够，在他们看来，人事档案管理是附属性工作而不是单位的主要工作，人事档案管理工作只要做到不丢失，不泄密，同时又能应付外调、查档就可以了。在这种情况下，相当一部分单位忽视人事档案管理工作，具体表现在实际工作中，就会出现档案工作没计划，没安排，而且还会出现在场所、经费、人员等没有保障的现象。
2、部分单位在档案硬件设施上投入不足。档案室本来应是管理规范、环境良好的地方，然而在实际工作中，部分用人单位宁肯在其他工作中完善硬件设施，也不愿在档案室添置新设备，导致大部分档案室设备简陋，更有甚者，在个别单位还会出现没有专用档案室的现象，人事档案管理不规范、不标准，引起档案材料霉变、虫蛀的事情时有发生，从而对档案利用产生了不利影响。
3、档案管理人员管理水平不高，管理手段落后。在实际工作中，由于对档案管理这项工作没有引起足够重视，在档案管理人员配备上从不配备专职人员，而是采取人员兼职这种办法来应付，兼职管档人员工作变动频繁，业务不熟，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，难以适应干部档案管理工作，严重影响了档案管理水平。在管理手段方面，就会体现管理手段较陈旧，由于不懂得人事档案管理，往往在调阅档案时都是采用原始的手工操作方式反复调用原件，这样做的后果就会导致纸张发黄变脆、字迹褪色等现象，直接影响到档案的完整与安全。
4、人事档案收集工作力度不够。要想管理好人事档案，就要有一套完整的收集归档工作管理制度。然而部分单位根本就没有这样的制度。从而导致档案管理人员执行不严格，收集归档工作被动、不及时的现象出现。体现在收集归档的材料方面。就会发现要么材料不全面，要么有些材料在内容和形式上是雷同的，如大部分单位搞的鉴定、考核和评价材料，套话多，费话多，不能准确反映每个人的真实情况，人事档案管理形同虚设。
5、人事档案管理的信息化程度不高。在科学技术飞速发展的今天，计算机得到了普遍应用，在现代化办公中起到了重要作用。然而体现在人事档案管理上，我们就会发现有些先进的技术手段还没有充分挖掘和发挥，计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用，这些不利于人事管理效率的提高，并且造成一定的资源浪费。
·人事档案管理的对策与思考
1、收集材料是基础。干部制度的改革、考察、考核、学历、各种培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多，给人事档案材料的收集带来了新的要求。管档人员必须将职工年度考核、学历变化、聘任、晋升等各种材料及时收集齐并及时归档。遇有聘任、晋升需要查档、调档时要及时将抽出的材料归回原位，并按档案工作有关规定，实行全国统一标准整理装订。
2、加强档案工作的基础建设。要将档案工作当做一件大事来抓，高度重视这项工作，并在档案工作中严格按照《干部档案工作条例》第二十七条规定去做，一方面要建立坚固的、防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜、库房面积每千卷需20至25平方米，另一方面还要在库房内应设置空调、去湿、灭火等设备，库房设施要做到“六防”，即防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温，做到“三室分开”，即库房、阅档室、办公室三室分开。
3、提高人事档案管理人员的素质。各级组织人事部门要严格按照《干部档案工作条例》三十八条之规定，加强干部档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事干部档案工作，注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活、充分发挥他们的积极性和创造性。每2—3年对档案管理人员进行组织培训，重点培训档案管理业务知识，通过系统培训，使他们了解管理档案的重要性，增强责任心。 4、采用现代化管理手段，加强人事档案管理现代化和信息化建设。在信息化建设的今天，要想真正搞好人事档案管理工作，就必须充分利用先进技术和手段管理人事档案和人事档案信息，全方位建立适合水文工作特点、统一开发的人事档案信息管理系统，进而实现人事档案管理工作的电子化、科学化，与此同时还要在提高人事档案工作的科学管理水平上下功夫，从而为水文工作的顺利开展奠定良好基础。
5、加快现有人事档案目录数据库的建设。
事业发展至今，各个单位都有着几十年的历史，这期间各单位变化都很大，体现在人事档案管理工作方面尤为明显。一方面表现为人事变动大而且复杂，另一方面表现为现存的档案材料数量大、占据空间大，在管理和使用方面都很不便，这一现状要求我们必须加快信息化建设，将其逐渐转化为数据加以整理和规范，全面提高工作效率。
人事档案管理的新思路
随着社会日新月异的发展，实现人事档案管理工作的新跨越，是当前信息化社会的必然选择。
·人事档案管理电子化
当前，伴随着计算机以及网络技术的迅猛发展，过去传统的人事档案管理模式已经无法适应新形势的需要，改变传统的管理模式，把计算机技术应用在人事档案管理之中，加速人事档案管理电子化进程已经成为了大家的共识。在人事档案电子化管理中正确输入人事档案的相关信息是最关键也是最基础的部分。实现人事档案管理现代化的前提在于首先实现人事档案的电子化，也就是将原有的纸质型档案进行电子型档案的转化，就是把人事档案更多有关信息输入到计算机当中，依托电子手段构建个人信息体系。并以此为基础，建立更加准确和完备的人事信息数据库，依托办公自动化网络系统，快捷准确地为相关部门提供人员基本情况及综合信息服务，实现无纸档案与原始档案的相互协同配合。能够进一步避免因纸质人事档案形式上的非公共性、内容上的信息不充分以及易作假性造成的人为破坏或者磨损破坏，解决当前人事档案中存在的现实难题。人事档案电子化的意义关键在于数据采集真实、管理更加规范，同时可以有效节约成本减少风险。
·人事档案网络化
人事档案网络化是指人事档案电子化的基础上，在遵循档案保密规定的前提下，更好地利用网络的优势，全面实施人事档案信息资源的异地共享。网络化应和人事档案的保密特性统筹考虑，对具有档案保管权利的部门赋予权限，使其能够通过网络调阅查相关人事档案，没有相应权限的单位则无法自行调阅。此外，在采取现代化管理手段提高管理效能的同时，相应人事档案管理者的综合素质也需要与时俱进。有侧重地加强专业人员的培训，使其成为既精通档案业务，又能熟悉运用相应软件的优秀人才，进一步树立创新观念，不断开拓创新，加速数字档案和多媒体档案的建立进程，加强技术处理，确保档案保密，依托现代化手段为人事档案提供更加高效的管理。
·人事档案信息化
首先，以信息化推进档案资源，档案资源有效、科学整合的重要手段是整合信息化，而数据库的整合是信息化资源整合中一种主要方式。其次，以信息化实现人事档案的具体内容。再次，以信息化帮助做好档案查漏工作，使用计算机信息化技术，根据人员信息项为每人定制一份“查漏目录表”，与其人事档案目录进行查漏对比分析，实现查漏工作的自动化、批量化，大大减少档案管理人员重复性的脑力劳动，提高工作效率。
（作者单位：安徽大学）
人事档案是在人事管理活动中主要由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的宝贵历史材料，记录个人不同时期、不同阶段的发展历程，一直以来执行的是随人走制度，他比较真实的客观记录和反映了个人经历、德才能绩、社工作表现等方面的材料记录。
在现代劳动关系中，人事档案的作用基本包括以下方面：是考察了解员工的重要手段；是做好组织人事工作不可缺少的依据；是澄清个人问题的凭证；为人才开发提供信息和数据；是编写人物传记和专业史的宝贵材料。
人事档案的社会属性决定了其社会价值，人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历德才等方面的证据而且与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。它具有重要的凭证价值和参考价值。无论在什么样的条件下，只要进行人事管理活动，就会形成相关的人事资料，就需要开展收集、整理、归档、立卷、保管和利用等人事档案工作，人事档案就具有存在和利用的社会价值。在计划经济时期，人事档案是国家机关和企事业单位人员身份的重要凭证，也是办理招工、提干、调动、退休等人事管理工作的重要依据和参考；人事档案工作是组织人事工作的有机组成部分，在组织人事管理体系中占有相当重要的地位。但是，在特定的历史条件下，人事档案的价值作用曾被扭曲和过分地夸大，重档案记载轻现实表现成为人事档案工作的一大弊端。一份档案定终身的现象，更是让不少人一度对人事档案谈虎色变。在市场经济条件下，随着社会进入信息时代，信息已成为重要的社会资源，信息的收集和利用也是一项具有战略意义的社会工程，作为人员信息主要载体的人事档案有了更加广阔的价值空间。市场人力资源的合理配置、企业和从业者之间的沟通和联系、企业自身的人事管理和人才培养、日趋社会化的人事管理和社会保障工作等都需要真实、科学的人员信息为依据、支撑和连接，而这些信息的获取和利用，离不开人事档案工作的有效运转。因此，要正确认识人事档案的社会价值，充分发挥人事档案工作的重要作用。
我国人事档案管理的现状，存在的主要问题及解决措施
·当前人事档案管理中存在的不足
1、部分单位领导对人事档案管理工作不够重视。这种情况由来已久，这些领导总是将人事档案管理工作看成是保管的事务性工作，对人事档案管理的重要性认识不够，在他们看来，人事档案管理是附属性工作而不是单位的主要工作，人事档案管理工作只要做到不丢失，不泄密，同时又能应付外调、查档就可以了。在这种情况下，相当一部分单位忽视人事档案管理工作，具体表现在实际工作中，就会出现档案工作没计划，没安排，而且还会出现在场所、经费、人员等没有保障的现象。
2、部分单位在档案硬件设施上投入不足。档案室本来应是管理规范、环境良好的地方，然而在实际工作中，部分用人单位宁肯在其他工作中完善硬件设施，也不愿在档案室添置新设备，导致大部分档案室设备简陋，更有甚者，在个别单位还会出现没有专用档案室的现象，人事档案管理不规范、不标准，引起档案材料霉变、虫蛀的事情时有发生，从而对档案利用产生了不利影响。
3、档案管理人员管理水平不高，管理手段落后。在实际工作中，由于对档案管理这项工作没有引起足够重视，在档案管理人员配备上从不配备专职人员，而是采取人员兼职这种办法来应付，兼职管档人员工作变动频繁，业务不熟，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，难以适应干部档案管理工作，严重影响了档案管理水平。在管理手段方面，就会体现管理手段较陈旧，由于不懂得人事档案管理，往往在调阅档案时都是采用原始的手工操作方式反复调用原件，这样做的后果就会导致纸张发黄变脆、字迹褪色等现象，直接影响到档案的完整与安全。
4、人事档案收集工作力度不够。要想管理好人事档案，就要有一套完整的收集归档工作管理制度。然而部分单位根本就没有这样的制度。从而导致档案管理人员执行不严格，收集归档工作被动、不及时的现象出现。体现在收集归档的材料方面。就会发现要么材料不全面，要么有些材料在内容和形式上是雷同的，如大部分单位搞的鉴定、考核和评价材料，套话多，费话多，不能准确反映每个人的真实情况，人事档案管理形同虚设。
5、人事档案管理的信息化程度不高。在科学技术飞速发展的今天，计算机得到了普遍应用，在现代化办公中起到了重要作用。然而体现在人事档案管理上，我们就会发现有些先进的技术手段还没有充分挖掘和发挥，计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用，这些不利于人事管理效率的提高，并且造成一定的资源浪费。
·人事档案管理的对策与思考
1、收集材料是基础。干部制度的改革、考察、考核、学历、各种培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多，给人事档案材料的收集带来了新的要求。管档人员必须将职工年度考核、学历变化、聘任、晋升等各种材料及时收集齐并及时归档。遇有聘任、晋升需要查档、调档时要及时将抽出的材料归回原位，并按档案工作有关规定，实行全国统一标准整理装订。
2、加强档案工作的基础建设。要将档案工作当做一件大事来抓，高度重视这项工作，并在档案工作中严格按照《干部档案工作条例》第二十七条规定去做，一方面要建立坚固的、防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜、库房面积每千卷需20至25平方米，另一方面还要在库房内应设置空调、去湿、灭火等设备，库房设施要做到“六防”，即防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温，做到“三室分开”，即库房、阅档室、办公室三室分开。
3、提高人事档案管理人员的素质。各级组织人事部门要严格按照《干部档案工作条例》三十八条之规定，加强干部档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事干部档案工作，注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活、充分发挥他们的积极性和创造性。每2—3年对档案管理人员进行组织培训，重点培训档案管理业务知识，通过系统培训，使他们了解管理档案的重要性，增强责任心。 4、采用现代化管理手段，加强人事档案管理现代化和信息化建设。在信息化建设的今天，要想真正搞好人事档案管理工作，就必须充分利用先进技术和手段管理人事档案和人事档案信息，全方位建立适合水文工作特点、统一开发的人事档案信息管理系统，进而实现人事档案管理工作的电子化、科学化，与此同时还要在提高人事档案工作的科学管理水平上下功夫，从而为水文工作的顺利开展奠定良好基础。
5、加快现有人事档案目录数据库的建设。
事业发展至今，各个单位都有着几十年的历史，这期间各单位变化都很大，体现在人事档案管理工作方面尤为明显。一方面表现为人事变动大而且复杂，另一方面表现为现存的档案材料数量大、占据空间大，在管理和使用方面都很不便，这一现状要求我们必须加快信息化建设，将其逐渐转化为数据加以整理和规范，全面提高工作效率。
人事档案管理的新思路
随着社会日新月异的发展，实现人事档案管理工作的新跨越，是当前信息化社会的必然选择。
·人事档案管理电子化
当前，伴随着计算机以及网络技术的迅猛发展，过去传统的人事档案管理模式已经无法适应新形势的需要，改变传统的管理模式，把计算机技术应用在人事档案管理之中，加速人事档案管理电子化进程已经成为了大家的共识。在人事档案电子化管理中正确输入人事档案的相关信息是最关键也是最基础的部分。实现人事档案管理现代化的前提在于首先实现人事档案的电子化，也就是将原有的纸质型档案进行电子型档案的转化，就是把人事档案更多有关信息输入到计算机当中，依托电子手段构建个人信息体系。并以此为基础，建立更加准确和完备的人事信息数据库，依托办公自动化网络系统，快捷准确地为相关部门提供人员基本情况及综合信息服务，实现无纸档案与原始档案的相互协同配合。能够进一步避免因纸质人事档案形式上的非公共性、内容上的信息不充分以及易作假性造成的人为破坏或者磨损破坏，解决当前人事档案中存在的现实难题。人事档案电子化的意义关键在于数据采集真实、管理更加规范，同时可以有效节约成本减少风险。
·人事档案网络化
人事档案网络化是指人事档案电子化的基础上，在遵循档案保密规定的前提下，更好地利用网络的优势，全面实施人事档案信息资源的异地共享。网络化应和人事档案的保密特性统筹考虑，对具有档案保管权利的部门赋予权限，使其能够通过网络调阅查相关人事档案，没有相应权限的单位则无法自行调阅。此外，在采取现代化管理手段提高管理效能的同时，相应人事档案管理者的综合素质也需要与时俱进。有侧重地加强专业人员的培训，使其成为既精通档案业务，又能熟悉运用相应软件的优秀人才，进一步树立创新观念，不断开拓创新，加速数字档案和多媒体档案的建立进程，加强技术处理，确保档案保密，依托现代化手段为人事档案提供更加高效的管理。
·人事档案信息化
首先，以信息化推进档案资源，档案资源有效、科学整合的重要手段是整合信息化，而数据库的整合是信息化资源整合中一种主要方式。其次，以信息化实现人事档案的具体内容。再次，以信息化帮助做好档案查漏工作，使用计算机信息化技术，根据人员信息项为每人定制一份“查漏目录表”，与其人事档案目录进行查漏对比分析，实现查漏工作的自动化、批量化，大大减少档案管理人员重复性的脑力劳动，提高工作效率。
（作者单位：安徽大学）