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摘 要：为了解决企业协同办公系统升迁问题，这里提出了协同办公系统升迁方案及架构。软件系统及数据库分开部署在服务器端，企业基础信息导入升迁后的协同办公系统，信息技术人员通过梳理优化原系统业务流程与调研企业需求来设计系统升迁方案，搭建大协同系统框架，设计制作企业个性化业务流程，最终实现协同办公系统的升迁与应用。
关键词：协同办公系统 升迁 应用
当前，信息社会下，大多数企业的办公事务已纳入到网络协同办公系统管理中，不但通过协同办公系统解决了传统办公方式中无法完成的任务与问题，同时使得办事效率高效快捷。
1.系统升迁方案架构
现阶段的主流协同办公系统以业务流程管理為核心功能，兼顾知识文档管理、资产管理、项目管理及企业信息门户和个人定制管理等协同办公功能。
1.1具体升迁方法
（1）成立专门的升迁实施项目组，统一组织与筹划。
（2）制定企业级总体升迁实施计划，包括实施内容、进度、责任人及所需资源、设备设施等硬件，并以月、周为单位进行分解，滚动更新。
（3）协同办公系统初始化
对协同办公系统升迁来说，初始化的工作非常重要，它直接影响系统后续阶段的建设。其初始化工作与新建系统不同，需要梳理原系统的基础数据、组织架构，包括人员基础信息、角色和权限、部门信息、流程信息、电子印章等相关信息，按照系统模板整理好相应的表格文件，导入新系统中。同时还包括资产管理初始化工作、项目管理初始化工作、企业信息门户初始化工作和个人定制管理初始化设置等。
（4）新老系统同步维护
在升迁过程中，新老系统数据不断变化，此阶段，仍然使用原系统，维护员系统数据同时，同步维护新系统数据，保证系统数据一致。
（5）新老系统同步运行
协同办公新老系统同步运行阶段是一个关键过程。目的在于保证新老系统工作流的连续性和完整性，从而保证新老系统顺利交接过渡。
（6）协同办公系统试运行
协同办公系统试运行阶段是一个较长的磨合过程。目的在于不断优化电子流程和知识协同体系，从而保证系统能够正式上线成功。
（7）协同办公系统正式上线
经过一段时间的系统试运行后，协同办公系统可以正式上线了。在系统正式运行过程中，结合实践应用出现的问题，不断优化，稳步提高协同办公系统的优越性。
（8）协同办公系统的运行和维护
系统的运维管理主要包括以下几个方面：一是硬件平台的运维管理，二是系统平台的运维管理，三是电子流程和知识协同体系的运维管理，四是类似于使用人员的增减修改和相关权限调整等软资源的运维管理。
1.2升迁实施关键技术
（1）BPM 的梳理优化和实施
梳理优化BPM（业务流程），形成原系统在用电子流程目录及流程图表。成立企业信息业化管理部门归口管理、业务部门牵头、软件商协助实施的机制，明确责任主体。
（2）搭建“大协同”框架
即资源协同、信息协同、业务协同。在整个协同系统实施周期，结合企业自身信息化建设实际，预留数据接口，为当下或后期与协同办公系统共享数据做好技术准备。
（3）定制化应用界面
根据企业其他信息系统应用情况及用户需求，允许用户定制功能性的应用界面，同时预留第三方系统数据分析与统计栏目。
（4）数据备份和容错方案
采用合理的备份数据和容错方案，确保协同办公系统能够安全稳定运行，建立完备的安全机制，可以保证系统内外部安全和系统运行安全。
协同办公系统的建立不仅解决了企业审批流程复杂、工作效率低下、人员之间沟通不畅等现实问题，还为领导提供了直观的视图，能够方便地展现企业的各种生产经营信息。
2.协同办公系统在企业中的应用
2.1协同办公系统升迁后的应用结构
目前技术较为先进的企业协同办公系统结构通常分为四层，处于底层的是业务整合，第二层是个体协作，第三层是团队协作，最后一层是决策管理。
2.2系统升迁后的主要应用
（1）首创的多维信息空间
协同门户是协同系统搭建的统一的工作平台，把日常工作、业务主题应用、日程事件会议、审批数据等的信息和各种应用、数据资源以及关联IT资源等统一展示到多维入口与信息交互门户，而空间则是个人、部门、团队、单位的工作场所，根据每个用户、每个团队和单位的使用特点和角色的不同形成个性化的应用界面，通过对事件和消息的展现与处理把用户有机地联系在一起，带来高效性：可快速部署、所见及所得、循序渐进和无风险的分步打造组织信息资源管控平台行之有效的方案;保值性：使组织投入资金利用率最大化，最高效的支撑组织对决策信息需求;渐进性：可分步进行应用扩展，充分满足组织不同阶段对信息资源管理的要求。
（2）系统集成多应用整合
系统整合平台是将组织中各个分离的业务系统、汇聚在一起，实现各系统间的互联互通，通过标准插件部署、DEE交换引擎配置，从而实现专业集成整合平台、数据整合、流程整合、界面集成。
（3）系统高性能多并发
系统支持多浏览器，提升了系统的易用性;支持跨平台多数据库，降低实施部署总成本;支持服务器分离，服务器集群，云部署等多种部署模式。
（4）移动协同与审批
移动协同应用是组织管理信息化进入到移动时代的必然结果，是集团组织通过移动通信技术延伸其协同应用和信息交流的必要手段，组织成员可以通过移动协同应用向组织领导和其他成员提供实时信息和服务。提高了管理效率，实现企业移动信息化，优化企业竞争力。及时响应和处理客户请求，提高客户满意度。可以充分享受移动办公带来的便捷和快速，支持领导异地便捷地进行重要紧急事项的处理。成为PC 协同应用的重要补充，符合时代变化。
（5）业务生成器
业务生成器为企业提供了一种管理日常各种业务的单据流转、事件管理、过程监控、团队协作和信息共享的基础业务管理平台，是提升组织业务管控和协作质量的利器，实现了基础数据管理、自行搭建管理信息子系统、提供了完整的权限体系控制、支持有流程表单、无流程表单彼此之间关联单据的获取。
3.结束语
尽管目前部分企业协同办公系统没有及时进行升迁实施，应用状况存在着不足。但笔者认为随着系统技术的不断创新与推广应用，一定能够促进更多的企业尽快推行协同办公系统的升迁。让我们共同期待当前信息技术先进的协同办公系统在企业管理中发挥出更大的作用。
参考文献
[1]李枫.协同办公系统在企业的应用.信息通信，2013，126（4）：185-186.
[2]曹义新.协同办公系统在企业中的设计与应用.合肥通用机械研究院，2013.
[3]周康.协同办公系统实施方法.信息通信，2014，138（6）：113-114.
关键词：协同办公系统 升迁 应用
当前，信息社会下，大多数企业的办公事务已纳入到网络协同办公系统管理中，不但通过协同办公系统解决了传统办公方式中无法完成的任务与问题，同时使得办事效率高效快捷。
1.系统升迁方案架构
现阶段的主流协同办公系统以业务流程管理為核心功能，兼顾知识文档管理、资产管理、项目管理及企业信息门户和个人定制管理等协同办公功能。
1.1具体升迁方法
（1）成立专门的升迁实施项目组，统一组织与筹划。
（2）制定企业级总体升迁实施计划，包括实施内容、进度、责任人及所需资源、设备设施等硬件，并以月、周为单位进行分解，滚动更新。
（3）协同办公系统初始化
对协同办公系统升迁来说，初始化的工作非常重要，它直接影响系统后续阶段的建设。其初始化工作与新建系统不同，需要梳理原系统的基础数据、组织架构，包括人员基础信息、角色和权限、部门信息、流程信息、电子印章等相关信息，按照系统模板整理好相应的表格文件，导入新系统中。同时还包括资产管理初始化工作、项目管理初始化工作、企业信息门户初始化工作和个人定制管理初始化设置等。
（4）新老系统同步维护
在升迁过程中，新老系统数据不断变化，此阶段，仍然使用原系统，维护员系统数据同时，同步维护新系统数据，保证系统数据一致。
（5）新老系统同步运行
协同办公新老系统同步运行阶段是一个关键过程。目的在于保证新老系统工作流的连续性和完整性，从而保证新老系统顺利交接过渡。
（6）协同办公系统试运行
协同办公系统试运行阶段是一个较长的磨合过程。目的在于不断优化电子流程和知识协同体系，从而保证系统能够正式上线成功。
（7）协同办公系统正式上线
经过一段时间的系统试运行后，协同办公系统可以正式上线了。在系统正式运行过程中，结合实践应用出现的问题，不断优化，稳步提高协同办公系统的优越性。
（8）协同办公系统的运行和维护
系统的运维管理主要包括以下几个方面：一是硬件平台的运维管理，二是系统平台的运维管理，三是电子流程和知识协同体系的运维管理，四是类似于使用人员的增减修改和相关权限调整等软资源的运维管理。
1.2升迁实施关键技术
（1）BPM 的梳理优化和实施
梳理优化BPM（业务流程），形成原系统在用电子流程目录及流程图表。成立企业信息业化管理部门归口管理、业务部门牵头、软件商协助实施的机制，明确责任主体。
（2）搭建“大协同”框架
即资源协同、信息协同、业务协同。在整个协同系统实施周期，结合企业自身信息化建设实际，预留数据接口，为当下或后期与协同办公系统共享数据做好技术准备。
（3）定制化应用界面
根据企业其他信息系统应用情况及用户需求，允许用户定制功能性的应用界面，同时预留第三方系统数据分析与统计栏目。
（4）数据备份和容错方案
采用合理的备份数据和容错方案，确保协同办公系统能够安全稳定运行，建立完备的安全机制，可以保证系统内外部安全和系统运行安全。
协同办公系统的建立不仅解决了企业审批流程复杂、工作效率低下、人员之间沟通不畅等现实问题，还为领导提供了直观的视图，能够方便地展现企业的各种生产经营信息。
2.协同办公系统在企业中的应用
2.1协同办公系统升迁后的应用结构
目前技术较为先进的企业协同办公系统结构通常分为四层，处于底层的是业务整合，第二层是个体协作，第三层是团队协作，最后一层是决策管理。
2.2系统升迁后的主要应用
（1）首创的多维信息空间
协同门户是协同系统搭建的统一的工作平台，把日常工作、业务主题应用、日程事件会议、审批数据等的信息和各种应用、数据资源以及关联IT资源等统一展示到多维入口与信息交互门户，而空间则是个人、部门、团队、单位的工作场所，根据每个用户、每个团队和单位的使用特点和角色的不同形成个性化的应用界面，通过对事件和消息的展现与处理把用户有机地联系在一起，带来高效性：可快速部署、所见及所得、循序渐进和无风险的分步打造组织信息资源管控平台行之有效的方案;保值性：使组织投入资金利用率最大化，最高效的支撑组织对决策信息需求;渐进性：可分步进行应用扩展，充分满足组织不同阶段对信息资源管理的要求。
（2）系统集成多应用整合
系统整合平台是将组织中各个分离的业务系统、汇聚在一起，实现各系统间的互联互通，通过标准插件部署、DEE交换引擎配置，从而实现专业集成整合平台、数据整合、流程整合、界面集成。
（3）系统高性能多并发
系统支持多浏览器，提升了系统的易用性;支持跨平台多数据库，降低实施部署总成本;支持服务器分离，服务器集群，云部署等多种部署模式。
（4）移动协同与审批
移动协同应用是组织管理信息化进入到移动时代的必然结果，是集团组织通过移动通信技术延伸其协同应用和信息交流的必要手段，组织成员可以通过移动协同应用向组织领导和其他成员提供实时信息和服务。提高了管理效率，实现企业移动信息化，优化企业竞争力。及时响应和处理客户请求，提高客户满意度。可以充分享受移动办公带来的便捷和快速，支持领导异地便捷地进行重要紧急事项的处理。成为PC 协同应用的重要补充，符合时代变化。
（5）业务生成器
业务生成器为企业提供了一种管理日常各种业务的单据流转、事件管理、过程监控、团队协作和信息共享的基础业务管理平台，是提升组织业务管控和协作质量的利器，实现了基础数据管理、自行搭建管理信息子系统、提供了完整的权限体系控制、支持有流程表单、无流程表单彼此之间关联单据的获取。
3.结束语
尽管目前部分企业协同办公系统没有及时进行升迁实施，应用状况存在着不足。但笔者认为随着系统技术的不断创新与推广应用，一定能够促进更多的企业尽快推行协同办公系统的升迁。让我们共同期待当前信息技术先进的协同办公系统在企业管理中发挥出更大的作用。
参考文献
[1]李枫.协同办公系统在企业的应用.信息通信，2013，126（4）：185-186.
[2]曹义新.协同办公系统在企业中的设计与应用.合肥通用机械研究院，2013.
[3]周康.协同办公系统实施方法.信息通信，2014，138（6）：113-114.