论文部分内容阅读
【摘要】随着我国计算机的不断更新和进步，计算机在多个领域也有了更长足的发展。尤其最近几年，计算机数字化的优势使得计算机在档案管理中也有了较大的用武之地，但是其中也存在了不少的问题。本文就计算机在数字化档案管理中的优缺点以及解决对策论述，希望可以给我部门起到借鉴作用。
【关键词】计算机；数字化；档案管理；优缺点；策略
1、计算机在数字化档案管理中的有利之处
1.1计算机管理档案的必要性
随着计算机行业的发展，计算机几乎成了各行各业工作不可或缺的一部分，在很多工作中也就出现了大量的电子信息，使用计算机来管理档案也就水到渠成，是必然趋势了。为了适应时代的发展，很多单位已实现无纸化办公，而计算机的电子文档、数字化管理后，可使档案人员从繁琐的手工工作中解脱出来，大大减少了人力、物力和财力。进一步缩短了信息的多次加工时间，也达到了资源共享的利用。同时，也使得信息以电子档案的信息保存，时间更为久远，查找更为方便快捷。综上所述可知，计算机数字化管理更能适应社会经济的快速发展，因此计算机在数字化档案管理中的大规模应用，是十分有必要的。
1.2计算机在数字化档案管理中的优越之处
1.2.1使档案以文件的形式归档
数字化档案管理以电子文件的方式归档，保存时间长且及时，可以在事件结束后立即归档，又可在具体工作日内同一时间来归档。数字化档案管理使得单位内的各个部门通过网络的方式联系更加紧密。并使用电子数码来封签，有利于档案管理人员进行接收保存，按事件具体原因对档案进行分类，必要时做好访问权限的设置，即不同工作岗位的人员只能通过一定的密码或口令浏览到一定的档案，这样既保存了档案，又可以保护某些机密文件。而且方便以后查询核对工作的逐级开展。这种以文件方式归档，便捷的同时又可以一定程度上回避档案泄露和流失的可能性，以及被病毒侵犯的危险率，从而提高我局档案的安全系数。
1.2.2有利于以后的信息整理和检索
档案文件被计算机归档就成了电子档案，这种档案的管理方式与以往的手写档案管理方式不同，主要体现在数字化档案管理可以做到文件级别管理。具体流程是这样：档案部门接收到文件后，给接收到的文件命名唯一的文件编号以及相应的分类标志和档案标志，再根据档案的重要性或保密性再次升级一个档案文件号，这样就做到了多重保险。有条件的部门还会进行其他方面的技术处理，如给数字化档案著录、标引等。这样在实际工作中，若需要查阅电子文档，只要输入关键字就可查阅，并且不同级别的工作人员能够查阅到的文件是不一样的，从而保证数字化档案的保密性和安全性。这与传统的档案管理相比，省去了档案管理人员去档案室大量翻阅查找档案的体力劳动。
2、计算机在数字化档案管理中的不足之处
2.1数字化档案的要求较高
随着计算机的发展进步，高端计算机的售价也越来越高，然而我部门不少计算机还属于还是款式较旧的计算机，计算机在硬件和软件配置上满足不了工作的需要，如实现数字化档案管理的重要设备扫描仪，扫描仪的质量是跟不上数字化档案管理的要求的。此外，部门在数字化档案管理的网络建设方面也存在不足之处，如计算机的质量、网络设备落后、安全设备不足等等。这些问题的存在，阻碍了数字化档案管理的进程，也不利于我部门工作的迅速开展。计算机需要跟上信息革命的步伐，因为电子文档只有通过计算机才可以阅读，如果计算机落伍，这就直接影响到数字化文档的阅读和长期保存。
2.2数字化档案管理安全问题受到威胁
计算机也存在很多不稳定因素，比如黑客入侵。有些文件属于内部机密，或者说是国家机密，绝对不允许无关人员浏览或者散播。随着计算机窃密技术的飞速发展，数字化档案管理的安全性也受到了极大威胁。电脑病毒也是较为危险的因素，它可以侵入电脑，修改计算机原有的程序，进而浏览或盗窃文件。
3、计算机在数字化档案管理不足之处的对策
3.1加大设备方面的投入
加大对计算机等设备方面的投入。由于司法部门的特殊性，要落实我国司法行政方面的工作，还要参与拟定地方性的法律法规，信息量极大。此外，还要进行案件登记、在线办证、同步归档等，所以数字化档案管理的应用设备必须质量有保证。应该从长远利益考虑，加大对设备的投入，对设备的购买可以逐渐购买，并达到质量要求。计算机需要更新换代，跟上计算机革命的步伐。而且对于比较重要的文件，可以通过扫描仪输入计算机，以影像的形式保存下来，这样可以较为长久的保存重要信息。这样也是对档案信息进行了备份，以备不时之需。
3.2提高档案管理人员的防护意识以及防护能力
要加大相关人员的网络安全意识，在档案归档过程中做好安全维护工作，这个工作是巨大的，不是某一个人员就可以完成的，它需要员工的共同参与。因为谁都有疏忽大意的时候，为了避免档案管理人员在工作时以有意无意的方式泄露信息，要加大信息安全的宣传工作，除此之外，还要提高档案管理人员的安全防护能力。加强工作人员这方面的培训，比如，要会熟练操作对需保密文件进行加密，熟练使用防火墙，重视对信息载体的安全防护工作等，在日常工作中，还要定期清理计算机，养成良好的保密文件的计算机工作习惯等等。还要定期学习关于档案管理安全防护、保密方面的知识，以适应新代计算机的发展，卓有成效的做好安全防护工作。
3.3要加强硬件设备的建设以及提高软件问题的兼容性
计算机等硬件设备的设置是实现档案安全的坚实基础。而硬件设备的质量也是比较重要的环节。使用质量合格的硬件可以有效提高档案信息的安全系数，同时有效地减少了因为硬件设施的损坏出现的信息泄露的现象。加大档案管理系统的软件开发力度，在工作中要逐步建立完善的数据库管理系统，并不断更新升级软件和操作系统。同时还要利用主流的办公软件系统，适当利用其中的格式转存方式，把文档转换为电子表格等形式，使得数据库信息在普通软件中得以运用，如此可以提高软件问题的兼容性。
4、结语
综上所述，计算机在数字化档案管理中发挥了巨大的作用，但是它也是一项复杂的庞大的工程。但是要明确数字化档案管理存在一定的风险性，只是相对的方便和安全。所以要针对已经出现的安全问题，提高警惕，从多个方面应对出现的问题，例如，从硬件设施方面，从人员素质方面，实际管理方面等等，建立较为健全的安全防护体系，一定程度上解决数字化管理中的安全隐患，这样才可以较大发挥数字化档案管理的优势，在工作中发挥更大的作用，推动我局在贯彻落实国家政策，宣传法律知识，指导律师机构等方面的工作中，能够顺利的进行和快速的完成。
参考文献
[1]刘敏.浅析电子计算机在档案管理中的应用及重要性研究[J].现代商业，2009，14：197+196.
[2]李南南.计算机在档案管理中的应用[J].办公室业务，2012，24：40-41.
[3]姚海燕.浅谈电子计算机在档案管理中的应用[J].山西档案，2013，S1：70-71.
【关键词】计算机；数字化；档案管理；优缺点；策略
1、计算机在数字化档案管理中的有利之处
1.1计算机管理档案的必要性
随着计算机行业的发展，计算机几乎成了各行各业工作不可或缺的一部分，在很多工作中也就出现了大量的电子信息，使用计算机来管理档案也就水到渠成，是必然趋势了。为了适应时代的发展，很多单位已实现无纸化办公，而计算机的电子文档、数字化管理后，可使档案人员从繁琐的手工工作中解脱出来，大大减少了人力、物力和财力。进一步缩短了信息的多次加工时间，也达到了资源共享的利用。同时，也使得信息以电子档案的信息保存，时间更为久远，查找更为方便快捷。综上所述可知，计算机数字化管理更能适应社会经济的快速发展，因此计算机在数字化档案管理中的大规模应用，是十分有必要的。
1.2计算机在数字化档案管理中的优越之处
1.2.1使档案以文件的形式归档
数字化档案管理以电子文件的方式归档，保存时间长且及时，可以在事件结束后立即归档，又可在具体工作日内同一时间来归档。数字化档案管理使得单位内的各个部门通过网络的方式联系更加紧密。并使用电子数码来封签，有利于档案管理人员进行接收保存，按事件具体原因对档案进行分类，必要时做好访问权限的设置，即不同工作岗位的人员只能通过一定的密码或口令浏览到一定的档案，这样既保存了档案，又可以保护某些机密文件。而且方便以后查询核对工作的逐级开展。这种以文件方式归档，便捷的同时又可以一定程度上回避档案泄露和流失的可能性，以及被病毒侵犯的危险率，从而提高我局档案的安全系数。
1.2.2有利于以后的信息整理和检索
档案文件被计算机归档就成了电子档案，这种档案的管理方式与以往的手写档案管理方式不同，主要体现在数字化档案管理可以做到文件级别管理。具体流程是这样：档案部门接收到文件后，给接收到的文件命名唯一的文件编号以及相应的分类标志和档案标志，再根据档案的重要性或保密性再次升级一个档案文件号，这样就做到了多重保险。有条件的部门还会进行其他方面的技术处理，如给数字化档案著录、标引等。这样在实际工作中，若需要查阅电子文档，只要输入关键字就可查阅，并且不同级别的工作人员能够查阅到的文件是不一样的，从而保证数字化档案的保密性和安全性。这与传统的档案管理相比，省去了档案管理人员去档案室大量翻阅查找档案的体力劳动。
2、计算机在数字化档案管理中的不足之处
2.1数字化档案的要求较高
随着计算机的发展进步，高端计算机的售价也越来越高，然而我部门不少计算机还属于还是款式较旧的计算机，计算机在硬件和软件配置上满足不了工作的需要，如实现数字化档案管理的重要设备扫描仪，扫描仪的质量是跟不上数字化档案管理的要求的。此外，部门在数字化档案管理的网络建设方面也存在不足之处，如计算机的质量、网络设备落后、安全设备不足等等。这些问题的存在，阻碍了数字化档案管理的进程，也不利于我部门工作的迅速开展。计算机需要跟上信息革命的步伐，因为电子文档只有通过计算机才可以阅读，如果计算机落伍，这就直接影响到数字化文档的阅读和长期保存。
2.2数字化档案管理安全问题受到威胁
计算机也存在很多不稳定因素，比如黑客入侵。有些文件属于内部机密，或者说是国家机密，绝对不允许无关人员浏览或者散播。随着计算机窃密技术的飞速发展，数字化档案管理的安全性也受到了极大威胁。电脑病毒也是较为危险的因素，它可以侵入电脑，修改计算机原有的程序，进而浏览或盗窃文件。
3、计算机在数字化档案管理不足之处的对策
3.1加大设备方面的投入
加大对计算机等设备方面的投入。由于司法部门的特殊性，要落实我国司法行政方面的工作，还要参与拟定地方性的法律法规，信息量极大。此外，还要进行案件登记、在线办证、同步归档等，所以数字化档案管理的应用设备必须质量有保证。应该从长远利益考虑，加大对设备的投入，对设备的购买可以逐渐购买，并达到质量要求。计算机需要更新换代，跟上计算机革命的步伐。而且对于比较重要的文件，可以通过扫描仪输入计算机，以影像的形式保存下来，这样可以较为长久的保存重要信息。这样也是对档案信息进行了备份，以备不时之需。
3.2提高档案管理人员的防护意识以及防护能力
要加大相关人员的网络安全意识，在档案归档过程中做好安全维护工作，这个工作是巨大的，不是某一个人员就可以完成的，它需要员工的共同参与。因为谁都有疏忽大意的时候，为了避免档案管理人员在工作时以有意无意的方式泄露信息，要加大信息安全的宣传工作，除此之外，还要提高档案管理人员的安全防护能力。加强工作人员这方面的培训，比如，要会熟练操作对需保密文件进行加密，熟练使用防火墙，重视对信息载体的安全防护工作等，在日常工作中，还要定期清理计算机，养成良好的保密文件的计算机工作习惯等等。还要定期学习关于档案管理安全防护、保密方面的知识，以适应新代计算机的发展，卓有成效的做好安全防护工作。
3.3要加强硬件设备的建设以及提高软件问题的兼容性
计算机等硬件设备的设置是实现档案安全的坚实基础。而硬件设备的质量也是比较重要的环节。使用质量合格的硬件可以有效提高档案信息的安全系数，同时有效地减少了因为硬件设施的损坏出现的信息泄露的现象。加大档案管理系统的软件开发力度，在工作中要逐步建立完善的数据库管理系统，并不断更新升级软件和操作系统。同时还要利用主流的办公软件系统，适当利用其中的格式转存方式，把文档转换为电子表格等形式，使得数据库信息在普通软件中得以运用，如此可以提高软件问题的兼容性。
4、结语
综上所述，计算机在数字化档案管理中发挥了巨大的作用，但是它也是一项复杂的庞大的工程。但是要明确数字化档案管理存在一定的风险性，只是相对的方便和安全。所以要针对已经出现的安全问题，提高警惕，从多个方面应对出现的问题，例如，从硬件设施方面，从人员素质方面，实际管理方面等等，建立较为健全的安全防护体系，一定程度上解决数字化管理中的安全隐患，这样才可以较大发挥数字化档案管理的优势，在工作中发挥更大的作用，推动我局在贯彻落实国家政策，宣传法律知识，指导律师机构等方面的工作中，能够顺利的进行和快速的完成。
参考文献
[1]刘敏.浅析电子计算机在档案管理中的应用及重要性研究[J].现代商业，2009，14：197+196.
[2]李南南.计算机在档案管理中的应用[J].办公室业务，2012，24：40-41.
[3]姚海燕.浅谈电子计算机在档案管理中的应用[J].山西档案，2013，S1：70-71.