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摘 要：新经济时代，电子政务的广泛应用促进了档案的数字化管理，目前，档案的数字化管理作为档案管理的一项革新，也成了档案现代化建设的重要组成部分。但我国档案的数字化管理起步较晚，存在很大挑战。
关键字：档案数字化；革新；挑战
中图分类号：G27
档案信息是一种有价值的文献历史记录，含金量高，内容全面而丰富。它的记录载体有文字、视频、数字、影像、表格等，记录了企业、行政机关、政府机关等组织机构以及包括社会个体在学习、生活、工作中的有价值的信息。新时期，计算机技术的发展也带动了电子档案的发展，对档案的数字化管理也是一种必然趋势。档案的数字化管理大大提高了档案信息的搜索效率，它的功能强大已被广泛应用到了社会组织、不同团体领域中。
1.档案的数字化管理的意义
1.1 档案数字化有利于提高办事效率
原始的档案信息的主要功能是为企业、行政机关、政府机构等服务，因此档案馆主要从这些单位、组织采集不同的信息并加以保存，但随着经济全球化、社会文明的全面发展，人民群众对档案信息的需求范文明、需求量成逐渐增长的趋势，对档案信息的服务职能也提出了更高要求，此时，传统的档案信息资料、档案管理方式已不能有效解决这种供需矛盾现状，档案部门只有尽快使档案数字化、信息化才能使档案信息的收集、管理、开发、利用等更加便利，更好的为社会各阶层的企事业单位提供针对性、有效性的数字信息数据，提高广大群众对档案工作满意度。
新时代信息技术的快速发展，使得传统的以文字、声音、影片等为介质的档案信息转化为以计算机多媒体为载体的电子信息资料，有效实现了档案的数字化管理。这样一来，大大减少了档案的管理经费，而且方便所需信息的查阅，而且还可以实现信息资源的共享。如此一来，免去反复复印资料而带来的财力、人力和时间的浪费，提高办事效率；二来，档案数字化管理有效实现了资料的及时归档， 既利于保存有方便再次使用；第三，档案的数字化管理可以实现相关信息的快速传递、流通，让工作人员在自己的办公地点就可以随意查阅所需的信息资料。最后，档案的数字化管理有利于信息资料的管理，利用计算机多媒体保护重要信息的安全，而且也利于对重要信息的控制。
1.2档案数字化加速了档案信息的交流和传递
新时期，电子信息技术的发展，为档案的数字化管理提供了很好的试验平台，也为档案信息面向社会大众服务的工作提供了很好的环境。文件的制作工作与检索工具的编制大体相同，可以使用同一个系统软件对文件制作和档案进行管理，因为档案数字化管理工作的原理是，以文件制作为基本的工作平台，将文件信息中包含的符合信息检索的字节， 如，关键字、主题、作者、期刊、时间等赋予一定的格式加以固定，再与档案管理的编号加以组合， 组成各种不同编制类型的检索工具。计算机作为档案数字化管理的WEB服务器，用于平常的档案部门在网上进行档案查询的主要工具，通过局域网、区域网等展开档案的电子检索工作，并是信息在各部门间传递和交流。
1.3档案数字化是政务发展的必然需求
电子技术新时代，实现档案的数字化管理既是信息技术全面发展的需要，也是企事业等政务部门档案管理的必然需求。原始的档案管理工作是对档案书籍的简单整理和看管，随着信息技术的发展，档案管理工作一步步向信息资源的统一性、综合性管理迈进；档案信息资料的开放度也逐渐扩大，职能也转变为以社会的全面服务为核心；不可忽略的一点是，档案的服务职能由传统的分散性、单独性、区域性日益转变成综合性、系统性、全局性。
1.4档案数字化顺应了市场经济的发展
市场经济的快速发展促使人们不断提升办事效率，快节奏的工作使人们有了更加强烈的时间意识。一个企事业单位的全部人员都应如此，如，部门的领导要有果断而准确的决策性，尤其是在面临重要事情、重要变故时，此时会需要调动相关信息并及时查阅；各部门在进行工作考察时，需要速度和信息准确性；民众对档案信息的需要量日益增加；加之，社会信息瞬间万变、错综复杂，信息量极大，这些情况不是原始的档案管理所能对付的，就迫使保管和提供信息的档案馆必须以最快的速度进行档案管理的改革，借助新时代的信息技术实现档案信息的现代化、全方位的服务功能，实现客户信息需求的及时性和便利性。
2.档案数字化工作的发展现状
数字化档案是借助新的科技技术顺应时代而发展起来的新成果，也是我国档案工作者不断创新的结晶。作为新生事物，在充分展示其优势和便利对的同时，其不足之处也展现出来。主要表现有：
2.1硬件设备落后
档案数字化的实施情况关键在于其硬件设备的先进与否，完善、高性能的硬件设备是档案数字化管理实现的基础。而由于受种种条件的限制，许多企事业单位对档案的硬件建设重视度不高、投资不大，导致其硬件设备建设水平低，据有关人士调查，部分单位没及时对机型进行更新，PI系列的老微机还在运行中，部分单位因经费紧张或对档案管理的投资动力不足，及时购买了相关的设备，但会存在数量、质量不达标的现象；也有的单位对档案数字化管理的设备虽为完善，但在机房建设、网络设备、安全设施上仍存在许多不足，导致档案的管理工作不能与时俱进、与现代化技术同步，这在一定程度上影响了档案的数字化管理。
2.2软件质量不一
要实现档案的数字化管理，促进档案工作的现代化建设，先进的档案管理软件也必不可少的。順应时代的号召，多数单位，尤其是事业单位、高校机构为实现本单位档案工作数字化管理的表率，纷纷与明星软件开发公司签约，以开发档案管理系统的软件。但这样一来，因开发公司的技术水平不一、管理目标的不同，导致档案管理系统的质量良莠不齐，有的产品在著录条目上有差异、有的接口不灵活，不同的软件保存的档案数据因类型不一而不能进行信息的转换，导致信息资源不能共享，进而使资源浪费的现象的产生。
2.3工作人员素质不高
在我国计，档案的数字化管理首次提出是在上世纪九十年代。因起步晚，受物质资源、人力资源的影响，档案的数字化管理还不系统。究其原因，主要有，工作人员对档案信息输入速度慢，影响工作效率；档案管理的业务不扎实、岗位调动频繁，且对新生事物接收慢、不能真正掌握计算机技术；三是外语知识水平不高，对英语及其他外国语言不熟悉；这些都会影响计算机在档案管理中的应用。
3.加强档案数字化管理的措施
3.1加大投资，垫好档案数字化的工作的根基
面对新事物，觉悟是基础，落实才是关键。各部门领导要高瞻远瞩，对档案的数字化给以充分重视，有计划并稳妥的进行设备的更新，如在计算机的硬件设施、软件更新、安全设备上。至于软件的开发，应由国家档案行政主管部门出面，尽快建立一套完善的、有关档案数字化管理的软件，加速档案数字化管理的进程。
3.2提高人员素质，引进人才
一个国家、企业，有创新才有活力，才能蒸蒸日上。创新的关键是人才，档案事业的革新，工作人员的素质很重要。素质提高的关键在知识水平的再提高，用新思路引导、新体制鼓励、新方法培训、新知识灌输，在提升档案管理人员工作素质的同时，积极引进国内外先进人才，争取在较短的时间里踏上档案数字化管理的新路子，逐渐实现信息的网络。同时，坚持以人为本，全面提高工作人员乃至全民的素质。
结语：档案管理的数字化建设，不仅能提高政务部门的办事效率，利于档案信息的统一管理、实现档案信息的共享、还可以加快社会信息化的进程档，应当给以充分的支持，以保证档案数字化管理的任务顺利完成。
参考文献：
[1]面向用户的档案数字化”研讨会发言选粹.上海档案工作，2006，（4）.
[2]王 萍.企业档案的数字化管理与应用初探[J].江西行政学院学报， 2007，（9）. [3]董宝庆.推进国家信息资源与档案信息资源开发利用.中国档案，2005，（6）.
关键字：档案数字化；革新；挑战
中图分类号：G27
档案信息是一种有价值的文献历史记录，含金量高，内容全面而丰富。它的记录载体有文字、视频、数字、影像、表格等，记录了企业、行政机关、政府机关等组织机构以及包括社会个体在学习、生活、工作中的有价值的信息。新时期，计算机技术的发展也带动了电子档案的发展，对档案的数字化管理也是一种必然趋势。档案的数字化管理大大提高了档案信息的搜索效率，它的功能强大已被广泛应用到了社会组织、不同团体领域中。
1.档案的数字化管理的意义
1.1 档案数字化有利于提高办事效率
原始的档案信息的主要功能是为企业、行政机关、政府机构等服务，因此档案馆主要从这些单位、组织采集不同的信息并加以保存，但随着经济全球化、社会文明的全面发展，人民群众对档案信息的需求范文明、需求量成逐渐增长的趋势，对档案信息的服务职能也提出了更高要求，此时，传统的档案信息资料、档案管理方式已不能有效解决这种供需矛盾现状，档案部门只有尽快使档案数字化、信息化才能使档案信息的收集、管理、开发、利用等更加便利，更好的为社会各阶层的企事业单位提供针对性、有效性的数字信息数据，提高广大群众对档案工作满意度。
新时代信息技术的快速发展，使得传统的以文字、声音、影片等为介质的档案信息转化为以计算机多媒体为载体的电子信息资料，有效实现了档案的数字化管理。这样一来，大大减少了档案的管理经费，而且方便所需信息的查阅，而且还可以实现信息资源的共享。如此一来，免去反复复印资料而带来的财力、人力和时间的浪费，提高办事效率；二来，档案数字化管理有效实现了资料的及时归档， 既利于保存有方便再次使用；第三，档案的数字化管理可以实现相关信息的快速传递、流通，让工作人员在自己的办公地点就可以随意查阅所需的信息资料。最后，档案的数字化管理有利于信息资料的管理，利用计算机多媒体保护重要信息的安全，而且也利于对重要信息的控制。
1.2档案数字化加速了档案信息的交流和传递
新时期，电子信息技术的发展，为档案的数字化管理提供了很好的试验平台，也为档案信息面向社会大众服务的工作提供了很好的环境。文件的制作工作与检索工具的编制大体相同，可以使用同一个系统软件对文件制作和档案进行管理，因为档案数字化管理工作的原理是，以文件制作为基本的工作平台，将文件信息中包含的符合信息检索的字节， 如，关键字、主题、作者、期刊、时间等赋予一定的格式加以固定，再与档案管理的编号加以组合， 组成各种不同编制类型的检索工具。计算机作为档案数字化管理的WEB服务器，用于平常的档案部门在网上进行档案查询的主要工具，通过局域网、区域网等展开档案的电子检索工作，并是信息在各部门间传递和交流。
1.3档案数字化是政务发展的必然需求
电子技术新时代，实现档案的数字化管理既是信息技术全面发展的需要，也是企事业等政务部门档案管理的必然需求。原始的档案管理工作是对档案书籍的简单整理和看管，随着信息技术的发展，档案管理工作一步步向信息资源的统一性、综合性管理迈进；档案信息资料的开放度也逐渐扩大，职能也转变为以社会的全面服务为核心；不可忽略的一点是，档案的服务职能由传统的分散性、单独性、区域性日益转变成综合性、系统性、全局性。
1.4档案数字化顺应了市场经济的发展
市场经济的快速发展促使人们不断提升办事效率，快节奏的工作使人们有了更加强烈的时间意识。一个企事业单位的全部人员都应如此，如，部门的领导要有果断而准确的决策性，尤其是在面临重要事情、重要变故时，此时会需要调动相关信息并及时查阅；各部门在进行工作考察时，需要速度和信息准确性；民众对档案信息的需要量日益增加；加之，社会信息瞬间万变、错综复杂，信息量极大，这些情况不是原始的档案管理所能对付的，就迫使保管和提供信息的档案馆必须以最快的速度进行档案管理的改革，借助新时代的信息技术实现档案信息的现代化、全方位的服务功能，实现客户信息需求的及时性和便利性。
2.档案数字化工作的发展现状
数字化档案是借助新的科技技术顺应时代而发展起来的新成果，也是我国档案工作者不断创新的结晶。作为新生事物，在充分展示其优势和便利对的同时，其不足之处也展现出来。主要表现有：
2.1硬件设备落后
档案数字化的实施情况关键在于其硬件设备的先进与否，完善、高性能的硬件设备是档案数字化管理实现的基础。而由于受种种条件的限制，许多企事业单位对档案的硬件建设重视度不高、投资不大，导致其硬件设备建设水平低，据有关人士调查，部分单位没及时对机型进行更新，PI系列的老微机还在运行中，部分单位因经费紧张或对档案管理的投资动力不足，及时购买了相关的设备，但会存在数量、质量不达标的现象；也有的单位对档案数字化管理的设备虽为完善，但在机房建设、网络设备、安全设施上仍存在许多不足，导致档案的管理工作不能与时俱进、与现代化技术同步，这在一定程度上影响了档案的数字化管理。
2.2软件质量不一
要实现档案的数字化管理，促进档案工作的现代化建设，先进的档案管理软件也必不可少的。順应时代的号召，多数单位，尤其是事业单位、高校机构为实现本单位档案工作数字化管理的表率，纷纷与明星软件开发公司签约，以开发档案管理系统的软件。但这样一来，因开发公司的技术水平不一、管理目标的不同，导致档案管理系统的质量良莠不齐，有的产品在著录条目上有差异、有的接口不灵活，不同的软件保存的档案数据因类型不一而不能进行信息的转换，导致信息资源不能共享，进而使资源浪费的现象的产生。
2.3工作人员素质不高
在我国计，档案的数字化管理首次提出是在上世纪九十年代。因起步晚，受物质资源、人力资源的影响，档案的数字化管理还不系统。究其原因，主要有，工作人员对档案信息输入速度慢，影响工作效率；档案管理的业务不扎实、岗位调动频繁，且对新生事物接收慢、不能真正掌握计算机技术；三是外语知识水平不高，对英语及其他外国语言不熟悉；这些都会影响计算机在档案管理中的应用。
3.加强档案数字化管理的措施
3.1加大投资，垫好档案数字化的工作的根基
面对新事物，觉悟是基础，落实才是关键。各部门领导要高瞻远瞩，对档案的数字化给以充分重视，有计划并稳妥的进行设备的更新，如在计算机的硬件设施、软件更新、安全设备上。至于软件的开发，应由国家档案行政主管部门出面，尽快建立一套完善的、有关档案数字化管理的软件，加速档案数字化管理的进程。
3.2提高人员素质，引进人才
一个国家、企业，有创新才有活力，才能蒸蒸日上。创新的关键是人才，档案事业的革新，工作人员的素质很重要。素质提高的关键在知识水平的再提高，用新思路引导、新体制鼓励、新方法培训、新知识灌输，在提升档案管理人员工作素质的同时，积极引进国内外先进人才，争取在较短的时间里踏上档案数字化管理的新路子，逐渐实现信息的网络。同时，坚持以人为本，全面提高工作人员乃至全民的素质。
结语：档案管理的数字化建设，不仅能提高政务部门的办事效率，利于档案信息的统一管理、实现档案信息的共享、还可以加快社会信息化的进程档，应当给以充分的支持，以保证档案数字化管理的任务顺利完成。
参考文献：
[1]面向用户的档案数字化”研讨会发言选粹.上海档案工作，2006，（4）.
[2]王 萍.企业档案的数字化管理与应用初探[J].江西行政学院学报， 2007，（9）. [3]董宝庆.推进国家信息资源与档案信息资源开发利用.中国档案，2005，（6）.