佳能uniFLOW:把企业文印管理起来

• 出 处: 中国计算机报
• 发表日期: 2012年15期
• 关键词: 文档 企业 成本 用户 文件 佳能

　　 文件是每个企业每天所必须用到的，但是生成文件的过程却是一个耗费大量资金的过程。不过遗憾的是，很多企业却从来都不重视文件输出所产生的成本，而且没有对个人的输出行为进行管理。一组统计数据显示，彩色输出的成本是黑白输出的2倍；文件输出所产生的成本是企业总成本的3%；大多数企业根本不知道自己有多少台输出设备；企业机密文件信息泄露平均每年给企业造成665万美元的损失。怎样才能将企业的文印管理起来？佳能给出了自己的解决方案。
　　 佳能输出管理解决方案uniFLOW拥有四大功能可以保证企业输出安全、可靠、低成本，uniFLOW可以跟踪打印成本、降低企业输出成本；优化打印资源、减少用户等待时间；IC卡/密码打印、提升打印效率；监控打印内容、保证文档输出安全。
　　跟踪打印成本
　　 uniFLOW可以帮助用户管理文档输出，通过统计数字了解到每个部门的打印量、彩色打印最多的部门、谁需要为高打印成本负责，为企业节约文档输出成本提供依据。通过分析数据，企业管理者可以考虑大量的彩色输出是否是必要的，有哪些可以改成黑白输出或者干脆不输出。企业的管理者还可以让输出量大的部门把一些非正式的文档改成双面输出，从而降低企业的纸张消耗。
　　优化打印资源
　　 uniFLOW拥有基于规则的智能打印重新定向功能，在提升打印成本效益的同时，还可以提高打印设备的可用性。比如：有一份由2页彩色文档和48页黑白文档组成的报告，彩色文档可以被安排在具有彩色输出能力的彩色数码复合机输出，黑白文档则由普通的黑白打印机输出，降低企业的彩色输出成本。还比如：系统会自动将超过5页的打印作业从默认的桌面打印机自动定向到数码复合机上输出。除此以外，uniFLOW还会根据机器的健康状况进行重新定向，把打印作业从故障打印机重新定向到健康的打印机上。
　　IC卡/密码打印
　　 uniFLOW可以让用户在进行敏感文件打印的时候需要凭密码或者IC卡刷卡确认，这样只有当用户本人到打印机前，文件才会被打印出来，从而降低敏感文件被拿走的可能性。除此之外，这个功能还能帮助用户减少不必要的打印量，因为有的用户在发送打印命令之后才发现这个文档可以不打印，通过这一功能，用户可以直接在打印机上删除文档而不用进行打印。值得一提的是，过去只有在数码复合机上才具有的IC卡/密码打印功能，可以通过佳能的microMIND和MiCard V2组件扩展到桌面型打印机上，并可以支持非佳能品牌的打印机。
　　监控打印内容
　　 uniFLOW内置了安全审查模块功能，该功能可以与办公室的文档输出管理系统相结合，全面提升企业文档的安全性。安全审查模块可以让管理者了解输出文件的日期/时间、输出设备、用户ID和部门。安全审查模块还可以监控所有用户的扫描行为，记录用户扫描的图像和文档，并将文档进行OCR成文本数据，查看其中是否有敏感信息。