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摘要：随着科学技术的发展，政治理论文件也要随着大的社会发展环境而发展，应运而生了电子版的政治理论文件。新兴理论文件形式的 出现必定会对其档案管理工作产生影响，本文就从这个方面进行了显浅的探究。
关键字：政治理论文件 电子化
所谓政治理论电子文件是指针对政治理论工作需要形成的，内容具有一定社会舆论特殊性的文件的电子形式，可以优盘、磁盘和光盘等移动存储设备为载体。它的存在与传播主要是电子文档、电子邮件等等。与纸质文件相比，电子文件有以下几个特点，一是电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；二是电子文件可以直接由计算机及网络等现代办公设备迅速地传播、利用和处理；三是电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响；四是电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高。
一、政治理论文件电子化对档案业务管理工作的影响
1传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子化的政治理论文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接在电脑等设备进行编写，并进行修改，一经形成后，马上课存贮到办公信息数据中，通过在电脑等现代电子设备上对文件的归档处理，为档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已形成了一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷、归档、标记等。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由起草部门根据政治理论文件的时间、内容、主要针对的社会方向收集立卷后，交档案人员管理。而电子文件随时产生，随时更改的特性使它对电脑等现代化电子设备有很强的依赖性。如果归档，可通过移动存储设备或网络发送信息的方式移交，归档范围也涉及到了该文件的读取软件甚至操作系统。
2、由于电子的政治理论文件的信息与载体的可分离性，使得对应的档案实体分类也可能将被政治理论内容，针对的当时的社会主体等概念分类整理所取代，因为按照实体分类只能体现一种属性关联，这种单一定式的方式是手工操作管理档案的需要，但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过电脑和网络系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。
3、由于政治理论文件的保存价值同时取决于其自身学习价值和社会意识形态研究价值，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将随之扩大。其鉴定、管理方法亦无法定论。
三、电子的政治理论文件对档案学理论的影响
1、对档案基本形式的影响
原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容上，另一方面表现在档案的形式上，如亲笔手稿、领导者的亲笔签署等，都表现出真实的原始性。也正是原始性，才使得档案区别于图书、情报、资料等其它信息，而具有法律凭证的作用。在办公自动化系统中，电子版的政治理论文件从起草、修改到印发都在电脑上进行，它便于修改、便于复制的特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。电子版的政治理论文件是通过电脑文字处理的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异，甚至文件与档案之间很难划定严格的界限。人们可以在机器上随时方便地复制电子文件，这样文件是档案的前身，档案是由文件有条件地转化而来这一档案概念就变得难以理解。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定？电子文件能否作为档案？是否具有法律凭证作用？等等便成为档案管理工作的一项新的课题，它赋予档案本质属性新的内涵。
2、对档案根本性质的影响
档案从外部来看是尊重全宗，从内部来看是尊重原始顺序。目前，随着大量电子文件的产生，后者愈益受到普遍关注。传统的观点认为源于来源原则的档案检索系统必须一律建立在文件形成者或信息提供者的组织机构及其文件的基础上。只有根据其来源，从形成者的法律责任和社会服务的角度看问题，才能正确整理和运用档案文件。而电子政治理论文件在形成过程中，不再严格对应于起草于宣传部门，传递于办公室、存档于档案室。各部门各单位可以根据需要随时对文件信息复制、修改和重新组合、打乱或破坏文件的本来顺序。因此，对于这样的情况要确定政治理论文件档案的来源，不可仅局限于寻找一个恰切的定义，或仅要求完整地保护其文件，而必须正确理清政治理论档案的原始联系。
同时这样的档案的产生也将对电子文件的整理排序技术、信息安全保护技术、计算机病毒防治技术等等有更高的要求，也将成为档案学理论研究必不可少的主要内容。
四、行业内的应对策略
1、做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护政治理论文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件或对文件加以密码保护，即只能读不能写的不可更改的文件或有授权才可读取，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。
2、使档案管理向立体化方向发展。以前的档案管理是呈直线状态的，随着人们对利用服务工作的重视，使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况，随着电子文件的介入，档案种类在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。
3、档案人员知识结构的变革迫在眉睫。我国档案人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新，引进、消化、适应信息技术的成果，使档案人员拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。可以肯定，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。
参考文献
1.中国电子文件管理：问题与对策冯惠玲、赵国俊等中国人民大学出版社
2.电子文件管理：电子文件与证据保留刘家真等科学出版社
3.电子办公环境中文件管理原则与功能要求（中英双语）国际档案理事会、王健中国人民大学出版社
关键字：政治理论文件 电子化
所谓政治理论电子文件是指针对政治理论工作需要形成的，内容具有一定社会舆论特殊性的文件的电子形式，可以优盘、磁盘和光盘等移动存储设备为载体。它的存在与传播主要是电子文档、电子邮件等等。与纸质文件相比，电子文件有以下几个特点，一是电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；二是电子文件可以直接由计算机及网络等现代办公设备迅速地传播、利用和处理；三是电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响；四是电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高。
一、政治理论文件电子化对档案业务管理工作的影响
1传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子化的政治理论文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接在电脑等设备进行编写，并进行修改，一经形成后，马上课存贮到办公信息数据中，通过在电脑等现代电子设备上对文件的归档处理，为档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已形成了一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷、归档、标记等。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由起草部门根据政治理论文件的时间、内容、主要针对的社会方向收集立卷后，交档案人员管理。而电子文件随时产生，随时更改的特性使它对电脑等现代化电子设备有很强的依赖性。如果归档，可通过移动存储设备或网络发送信息的方式移交，归档范围也涉及到了该文件的读取软件甚至操作系统。
2、由于电子的政治理论文件的信息与载体的可分离性，使得对应的档案实体分类也可能将被政治理论内容，针对的当时的社会主体等概念分类整理所取代，因为按照实体分类只能体现一种属性关联，这种单一定式的方式是手工操作管理档案的需要，但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过电脑和网络系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。
3、由于政治理论文件的保存价值同时取决于其自身学习价值和社会意识形态研究价值，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将随之扩大。其鉴定、管理方法亦无法定论。
三、电子的政治理论文件对档案学理论的影响
1、对档案基本形式的影响
原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容上，另一方面表现在档案的形式上，如亲笔手稿、领导者的亲笔签署等，都表现出真实的原始性。也正是原始性，才使得档案区别于图书、情报、资料等其它信息，而具有法律凭证的作用。在办公自动化系统中，电子版的政治理论文件从起草、修改到印发都在电脑上进行，它便于修改、便于复制的特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。电子版的政治理论文件是通过电脑文字处理的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异，甚至文件与档案之间很难划定严格的界限。人们可以在机器上随时方便地复制电子文件，这样文件是档案的前身，档案是由文件有条件地转化而来这一档案概念就变得难以理解。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定？电子文件能否作为档案？是否具有法律凭证作用？等等便成为档案管理工作的一项新的课题，它赋予档案本质属性新的内涵。
2、对档案根本性质的影响
档案从外部来看是尊重全宗，从内部来看是尊重原始顺序。目前，随着大量电子文件的产生，后者愈益受到普遍关注。传统的观点认为源于来源原则的档案检索系统必须一律建立在文件形成者或信息提供者的组织机构及其文件的基础上。只有根据其来源，从形成者的法律责任和社会服务的角度看问题，才能正确整理和运用档案文件。而电子政治理论文件在形成过程中，不再严格对应于起草于宣传部门，传递于办公室、存档于档案室。各部门各单位可以根据需要随时对文件信息复制、修改和重新组合、打乱或破坏文件的本来顺序。因此，对于这样的情况要确定政治理论文件档案的来源，不可仅局限于寻找一个恰切的定义，或仅要求完整地保护其文件，而必须正确理清政治理论档案的原始联系。
同时这样的档案的产生也将对电子文件的整理排序技术、信息安全保护技术、计算机病毒防治技术等等有更高的要求，也将成为档案学理论研究必不可少的主要内容。
四、行业内的应对策略
1、做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护政治理论文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件或对文件加以密码保护，即只能读不能写的不可更改的文件或有授权才可读取，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。
2、使档案管理向立体化方向发展。以前的档案管理是呈直线状态的，随着人们对利用服务工作的重视，使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况，随着电子文件的介入，档案种类在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。
3、档案人员知识结构的变革迫在眉睫。我国档案人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新，引进、消化、适应信息技术的成果，使档案人员拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。可以肯定，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。
参考文献
1.中国电子文件管理：问题与对策冯惠玲、赵国俊等中国人民大学出版社
2.电子文件管理：电子文件与证据保留刘家真等科学出版社
3.电子办公环境中文件管理原则与功能要求（中英双语）国际档案理事会、王健中国人民大学出版社