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人力资源管理系统的定义及特点
HRMS的定义：HRMS（Human Resource Management System）即人力资源管理系统，指的是以信息技术作为手段，将人力资源管理的活动以工作流的形式固化下来，形成人力资源管理信息化的操作模式，将传统的手工操作移植到电脑上来自动进行，将一些以经验和估计为基础的判断分析，通过信息技术的手段抽象提炼出来以量化的技术参数并最终由电脑计算后做出科学的结论。
HRMS的特点：（1）涵盖范围广。HRMS超越了传统的人事信息管理的范畴，将人力资源战略性的规划、研究和开发纳入其中，站在企业战略决策的高度来思考企业的人力资源管理。（2）资料电子化。HRMS将很多手写存档的文件资料放入电子化的数据库系统中，减少了纸张的使用和文档的堆放。（3）工作流化。HRMS通过将许多日常事务以固定的业务流程来操作，可以极大地提高整个HR部门的办事效率，提高员工的满意度。
信息技术在人力资源管理系统中的应用
信息技术在人力资源管理中的切入点
1、信息技术应用于人力资源管理的基础。在人力资源管理引入HRMS，是企业管理的内在需求和信息技术发展的外在驱动。信息处理技术在人力资源管理中主要是作为工具来应用。它可以用来处理所有定量的问题。比如员工考勤、薪资计算等等，较之手工管理，信息技术的应用将大大降低例行性工作占用人力资源管理人员时间的比例，这无疑极大地提高了HR部门的工作效率，从而可以使他们有更多时间思考战略层次的问题。提高工作效率，是许多企业引入HRMS的首要目的之一。
2、典型的HRMS解决方案。一套好的HRMS解决方案应是对人力资源管理的所有领域提供最佳支持的系统，这些领域涵盖从人力资源计划、人才招聘到人事信息管理（包括员工信息管理、合同管理、考勤管理、休假管理、业绩评估和离职管理）、薪资福利管理以及员工的培训与发展管理等各个方面，并提供各种查询统计功能与报表输出功能，能动态直观地反映企业人力资源状况，为人力资源管理提供高效的决策支持。作为HRMS系统功能扩展而提供的经理自助服务与员工自助服务功能，将使得企业所有人员都可以从人力资源管理系统中受益。
一套典型的HRMS系统从功能结构上应分为三个层面：基础数据层、业务处理层和决策支持层。
人力资源系统的内容
1、人力资源信息及报表管理。人力资源信息及报表管理体制是人力资源管理的基础部分，集信信息储存、编辑、计算、查询、统计、分析于一体，可自动生成各种统计报表、花名册、登记表、台帐等。员工的考勤休假处理、每月的工资计算与处理、员工信息管理等业务内容是HR部门最基本的工作。人力资源信息及报表管理是HRMS中最基本的模块。
2、企业工资管理系统。工资管理模块主要包括以下内容：（1）数据录入。考勤数据可以通过考勤机直接读入，也可以人工录入。录入的数据为后续工资、奖金的计算与考评做好准备。（2）处理过程。业务处理过程可以设置转正定级、提职增资和离退休等工资调整业务处理功能，可以根据需要增加新的工资业务处理类型，且相同单位不同的人员可定义不同的工资调整标准，将全部人员的工资调整实现自动化处理，可快速完成批量数据变动。（3）支付处理。系统根据企业发放工资特点，可以按月或自定义时间段的各种工资发放表。
3、系统管理模块。（1）代码管理。代码管理是完成基础数据库设计的前提，代码的设计要易懂、好记、简洁。企业的HRMS中要有自由定义代码的空间。（2）部门设置。部门设置可根据企业部门的实际划分规划设置部门的编码模式，根据编码模式输入单位的部门信息，且以直观的树型结构显示。（3）用户管理。为保证操作的安全性、严谨性及保密性，可对用户、系统库及应用库中的各种功能、数据进行权限设置。用户管理模块为系统提供了严密的权限设置，各用户只能进行属于自己权限之内的相关操作，以利于权力和义务的划分统一，责权分明。（4）日志管理。日志主要记录操作者使用HRMS时的详细情况，包括显示操作员名称、功能名称、进出时间及操作员机器编号，可以随时跟踪操作者的使用情况，在HRMS的安全性防线上再加一道栅栏。同时，HRMS还可对日志记录进行打印、查询、升降排序及删除等操作。（5）数据备份与恢复。在所有的管理信息系统中，数据是开展其他一切功能应用的最基本要素，管理信息系统的应用就是围绕数据展开的，数据的安全性和稳定性是HRMS的重中之重。为保证数据的安全性和稳定性，HRMS必须提供数据的备份与恢复功能。HR管理人员可有选择地进行数据备份或有选择的进行数据恢复；同时系统详细地记录了数据备份、删除、更改的相关信息，包括备份人、备份时间、备份包存储位置等等，方便使用者对数据备份、恢复的管理。
4、HRMS中的决策支持模块。决策支持和单纯的人事信息管理不同，有很多东西是无法用很量化的方法来表现的。从发展趋势上看，企业人力资源运作的重点将从行政事务管理向企业战略伙伴方向发展。HRMS软件应能提供人力资源规划、总经理自助服务、直线经理自助服务、员工自助服务等功能，并能集成招聘技术、人才测评技术、职务分析技术以及绩效考核与评估体系等人力资源管理技术牲比较明显的功能。
5、网络发布模块。在HRMS中引入INTERNET概念，是信息技术发展的新要求，是信息技术在人力资源管理中的新应用。网络发布模块在HRMS中包含两部分内容：外部的INTERNET接入和建立内部的WEB网络。
HRMS的实施与意义
HRMS的实施要求
1、观念的转变是HRMS成功实施的第一前提。HRMS在人力资源管理中的应用，或多或少地会给相关人员的工作方式、工作流程带来陌生感，带来不适应，从而导致部分人的反对或是抵制，不利于HRMS的顺利实施。企业中所有员工都要转变对人力资源管理的看法，只有认识到人力资源管理的重要性，才会想方设法将人力资源去管好，才会更加容易和愿意接受在人力资源管理的过程中应用新的技术和新的方法。 2、目的要明确。HRMS实施的根本目的是提高人力资源管理的效率和水平，使HR部门腾出更多精力和时间来从事企业人力资源的开发、计划、研究，使人力资源的发展适合企业的整体战略发展规划，保障企业的战略决策得以顺利实施，并最终提升企业的整体竞争能力。
3、制定科学的业务管理流程。在实施HRMS时要考虑将HR部门的工作职能完全覆盖并划分清楚，使经过优化的业务流程在HRMS中得以体现。（4）HRMS本身要达到的基本要求。HRMS作为软件本身和管理系统来说，有其基本的要求。好的HRMS应该是一套高效率、多功能及易学易用的解决方案，从实践中判断HRMS的质量与效率。
HRMS实施中应注意的问题
1、技术的追求适可而止。企业在实施HRMS时，要兼顾前瞻性、实用性和可扩充性。企业在选择人力资源管理信息化解决方案时，不能盲目地追求技术的新潮，更要关注其实用性。
2、系统的可扩充性。所谓可扩充性是指很容易在已建成的HRMS的基础上将新的功能扩进去以适应需求的扩大和技术的进步。要求HRMS在实施之初就要考虑好扩充性，以便将来可以增加新的功能，延长HRMS的生命周期，提高在HRMS项目实施上的产出投入比，节约企业的成本。
3、与本单位现行的管理模式相适应。企业在实施HRMS时首先要考虑本单位的人力资源管理处于哪级水平，然后再考虑如何实施。HRMS毕竟只是工具，是手段，是对管理起辅助和支持作用的，只有二者配合良好，才能起到减轻劳动强度，提高工作效率的作用。
4、要考虑本单位管理人员和员工的素质。HRMS是由人来操作使用的，使用HRMS的员工的素质也直接决定软件的价值和作用的大小。特别是人力资源管理水平处于第三或第三层次的企业，其HRMS的使用可能涉及到全部管理者或全体员工。因此，提高相应人员的计算机应用能力是十分重要的。通常需要“系统未用，培训先行”。
5、要考虑影响本单位人力资源管理的各方面因素。企业在实施HRMS的时候，除了了解掌握本企业内部的情况之外，还要了解与企业经营、发展相关的外部环境。
6、要与本单位信息化建设的总体规划相一致。HRMS的实施，应该与企业的整个信息化的规划相一致，与整个信息化系统相兼容。
HRMS实施的意义
一是提高人力资源管理的效率和水平。二是规范优化人力资源管理流程和方法。在企业实施HRMS的过程中，HR部门可能会发现他们所一直沿用的人力资源管理的方法会有很多值得改进的地方。借着实施HRMS的东风，彻底改变效率低下的人力资源管理流程，将流程科学化、制度化，则是HRMS实施的额外收益。
三是为企业的战略决策提供支持，促进企业战略决策的顺利实施，并最终提高企业的经济效益和社会效益。
HRMS未来的发展趋势
为企业战略提供支持
未来的HRMS除了传统的人事信息管理（即定量的管理工作）之外，许多定性的管理工作也将纳入HRMS的范畴。HRMS会更多的在企业的战略决策上提供支持。HRMS通过对人事方面的许多战略性的基础数据的统计分析、评估，为企业战略的实施配备合适和必要的人选。企业的导向正由市场导向转向人力资源导向，根据人员的配置来更改甚至制订企业的战略决策，HRMS具有无可双拟的优势。
未来的HRMS将向专家系统方向发展
一套好的HRMS就是许多人力资源专家经验和智慧的总和。未来的HRMS将能够给HR管理者提供很多咨询与指导，就如专家亲自指导一样。因为未来的HRMS将会把许多专家的管理思想和管理思路固化在企业的数据库中，这将成为企业一个巨大的宝藏。
HRMS将更加网络化
新的网络传输技术的开发，会大大地提高网络的带宽，增加信息在网络中的传递速度。与此相适应的，HRMS也将通过网络延伸到员工的家里，通过网络来进行人力资源管理。另一方面，某个区域通过网络会组成一个大的人才信息共享系统，企业和其他的企业、协会或者组织共同分享本地区的人力资源，促进互相的发展。
（作者单位：中国电信武汉分公司）
HRMS的定义：HRMS（Human Resource Management System）即人力资源管理系统，指的是以信息技术作为手段，将人力资源管理的活动以工作流的形式固化下来，形成人力资源管理信息化的操作模式，将传统的手工操作移植到电脑上来自动进行，将一些以经验和估计为基础的判断分析，通过信息技术的手段抽象提炼出来以量化的技术参数并最终由电脑计算后做出科学的结论。
HRMS的特点：（1）涵盖范围广。HRMS超越了传统的人事信息管理的范畴，将人力资源战略性的规划、研究和开发纳入其中，站在企业战略决策的高度来思考企业的人力资源管理。（2）资料电子化。HRMS将很多手写存档的文件资料放入电子化的数据库系统中，减少了纸张的使用和文档的堆放。（3）工作流化。HRMS通过将许多日常事务以固定的业务流程来操作，可以极大地提高整个HR部门的办事效率，提高员工的满意度。
信息技术在人力资源管理系统中的应用
信息技术在人力资源管理中的切入点
1、信息技术应用于人力资源管理的基础。在人力资源管理引入HRMS，是企业管理的内在需求和信息技术发展的外在驱动。信息处理技术在人力资源管理中主要是作为工具来应用。它可以用来处理所有定量的问题。比如员工考勤、薪资计算等等，较之手工管理，信息技术的应用将大大降低例行性工作占用人力资源管理人员时间的比例，这无疑极大地提高了HR部门的工作效率，从而可以使他们有更多时间思考战略层次的问题。提高工作效率，是许多企业引入HRMS的首要目的之一。
2、典型的HRMS解决方案。一套好的HRMS解决方案应是对人力资源管理的所有领域提供最佳支持的系统，这些领域涵盖从人力资源计划、人才招聘到人事信息管理（包括员工信息管理、合同管理、考勤管理、休假管理、业绩评估和离职管理）、薪资福利管理以及员工的培训与发展管理等各个方面，并提供各种查询统计功能与报表输出功能，能动态直观地反映企业人力资源状况，为人力资源管理提供高效的决策支持。作为HRMS系统功能扩展而提供的经理自助服务与员工自助服务功能，将使得企业所有人员都可以从人力资源管理系统中受益。
一套典型的HRMS系统从功能结构上应分为三个层面：基础数据层、业务处理层和决策支持层。
人力资源系统的内容
1、人力资源信息及报表管理。人力资源信息及报表管理体制是人力资源管理的基础部分，集信信息储存、编辑、计算、查询、统计、分析于一体，可自动生成各种统计报表、花名册、登记表、台帐等。员工的考勤休假处理、每月的工资计算与处理、员工信息管理等业务内容是HR部门最基本的工作。人力资源信息及报表管理是HRMS中最基本的模块。
2、企业工资管理系统。工资管理模块主要包括以下内容：（1）数据录入。考勤数据可以通过考勤机直接读入，也可以人工录入。录入的数据为后续工资、奖金的计算与考评做好准备。（2）处理过程。业务处理过程可以设置转正定级、提职增资和离退休等工资调整业务处理功能，可以根据需要增加新的工资业务处理类型，且相同单位不同的人员可定义不同的工资调整标准，将全部人员的工资调整实现自动化处理，可快速完成批量数据变动。（3）支付处理。系统根据企业发放工资特点，可以按月或自定义时间段的各种工资发放表。
3、系统管理模块。（1）代码管理。代码管理是完成基础数据库设计的前提，代码的设计要易懂、好记、简洁。企业的HRMS中要有自由定义代码的空间。（2）部门设置。部门设置可根据企业部门的实际划分规划设置部门的编码模式，根据编码模式输入单位的部门信息，且以直观的树型结构显示。（3）用户管理。为保证操作的安全性、严谨性及保密性，可对用户、系统库及应用库中的各种功能、数据进行权限设置。用户管理模块为系统提供了严密的权限设置，各用户只能进行属于自己权限之内的相关操作，以利于权力和义务的划分统一，责权分明。（4）日志管理。日志主要记录操作者使用HRMS时的详细情况，包括显示操作员名称、功能名称、进出时间及操作员机器编号，可以随时跟踪操作者的使用情况，在HRMS的安全性防线上再加一道栅栏。同时，HRMS还可对日志记录进行打印、查询、升降排序及删除等操作。（5）数据备份与恢复。在所有的管理信息系统中，数据是开展其他一切功能应用的最基本要素，管理信息系统的应用就是围绕数据展开的，数据的安全性和稳定性是HRMS的重中之重。为保证数据的安全性和稳定性，HRMS必须提供数据的备份与恢复功能。HR管理人员可有选择地进行数据备份或有选择的进行数据恢复；同时系统详细地记录了数据备份、删除、更改的相关信息，包括备份人、备份时间、备份包存储位置等等，方便使用者对数据备份、恢复的管理。
4、HRMS中的决策支持模块。决策支持和单纯的人事信息管理不同，有很多东西是无法用很量化的方法来表现的。从发展趋势上看，企业人力资源运作的重点将从行政事务管理向企业战略伙伴方向发展。HRMS软件应能提供人力资源规划、总经理自助服务、直线经理自助服务、员工自助服务等功能，并能集成招聘技术、人才测评技术、职务分析技术以及绩效考核与评估体系等人力资源管理技术牲比较明显的功能。
5、网络发布模块。在HRMS中引入INTERNET概念，是信息技术发展的新要求，是信息技术在人力资源管理中的新应用。网络发布模块在HRMS中包含两部分内容：外部的INTERNET接入和建立内部的WEB网络。
HRMS的实施与意义
HRMS的实施要求
1、观念的转变是HRMS成功实施的第一前提。HRMS在人力资源管理中的应用，或多或少地会给相关人员的工作方式、工作流程带来陌生感，带来不适应，从而导致部分人的反对或是抵制，不利于HRMS的顺利实施。企业中所有员工都要转变对人力资源管理的看法，只有认识到人力资源管理的重要性，才会想方设法将人力资源去管好，才会更加容易和愿意接受在人力资源管理的过程中应用新的技术和新的方法。 2、目的要明确。HRMS实施的根本目的是提高人力资源管理的效率和水平，使HR部门腾出更多精力和时间来从事企业人力资源的开发、计划、研究，使人力资源的发展适合企业的整体战略发展规划，保障企业的战略决策得以顺利实施，并最终提升企业的整体竞争能力。
3、制定科学的业务管理流程。在实施HRMS时要考虑将HR部门的工作职能完全覆盖并划分清楚，使经过优化的业务流程在HRMS中得以体现。（4）HRMS本身要达到的基本要求。HRMS作为软件本身和管理系统来说，有其基本的要求。好的HRMS应该是一套高效率、多功能及易学易用的解决方案，从实践中判断HRMS的质量与效率。
HRMS实施中应注意的问题
1、技术的追求适可而止。企业在实施HRMS时，要兼顾前瞻性、实用性和可扩充性。企业在选择人力资源管理信息化解决方案时，不能盲目地追求技术的新潮，更要关注其实用性。
2、系统的可扩充性。所谓可扩充性是指很容易在已建成的HRMS的基础上将新的功能扩进去以适应需求的扩大和技术的进步。要求HRMS在实施之初就要考虑好扩充性，以便将来可以增加新的功能，延长HRMS的生命周期，提高在HRMS项目实施上的产出投入比，节约企业的成本。
3、与本单位现行的管理模式相适应。企业在实施HRMS时首先要考虑本单位的人力资源管理处于哪级水平，然后再考虑如何实施。HRMS毕竟只是工具，是手段，是对管理起辅助和支持作用的，只有二者配合良好，才能起到减轻劳动强度，提高工作效率的作用。
4、要考虑本单位管理人员和员工的素质。HRMS是由人来操作使用的，使用HRMS的员工的素质也直接决定软件的价值和作用的大小。特别是人力资源管理水平处于第三或第三层次的企业，其HRMS的使用可能涉及到全部管理者或全体员工。因此，提高相应人员的计算机应用能力是十分重要的。通常需要“系统未用，培训先行”。
5、要考虑影响本单位人力资源管理的各方面因素。企业在实施HRMS的时候，除了了解掌握本企业内部的情况之外，还要了解与企业经营、发展相关的外部环境。
6、要与本单位信息化建设的总体规划相一致。HRMS的实施，应该与企业的整个信息化的规划相一致，与整个信息化系统相兼容。
HRMS实施的意义
一是提高人力资源管理的效率和水平。二是规范优化人力资源管理流程和方法。在企业实施HRMS的过程中，HR部门可能会发现他们所一直沿用的人力资源管理的方法会有很多值得改进的地方。借着实施HRMS的东风，彻底改变效率低下的人力资源管理流程，将流程科学化、制度化，则是HRMS实施的额外收益。
三是为企业的战略决策提供支持，促进企业战略决策的顺利实施，并最终提高企业的经济效益和社会效益。
HRMS未来的发展趋势
为企业战略提供支持
未来的HRMS除了传统的人事信息管理（即定量的管理工作）之外，许多定性的管理工作也将纳入HRMS的范畴。HRMS会更多的在企业的战略决策上提供支持。HRMS通过对人事方面的许多战略性的基础数据的统计分析、评估，为企业战略的实施配备合适和必要的人选。企业的导向正由市场导向转向人力资源导向，根据人员的配置来更改甚至制订企业的战略决策，HRMS具有无可双拟的优势。
未来的HRMS将向专家系统方向发展
一套好的HRMS就是许多人力资源专家经验和智慧的总和。未来的HRMS将能够给HR管理者提供很多咨询与指导，就如专家亲自指导一样。因为未来的HRMS将会把许多专家的管理思想和管理思路固化在企业的数据库中，这将成为企业一个巨大的宝藏。
HRMS将更加网络化
新的网络传输技术的开发，会大大地提高网络的带宽，增加信息在网络中的传递速度。与此相适应的，HRMS也将通过网络延伸到员工的家里，通过网络来进行人力资源管理。另一方面，某个区域通过网络会组成一个大的人才信息共享系统，企业和其他的企业、协会或者组织共同分享本地区的人力资源，促进互相的发展。
（作者单位：中国电信武汉分公司）