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［摘 要］ 通过实例分析，指出在ERP系统下只关注自动化控制而忽略手工控制容易导致的不良后果。同时提出内部控制的重要性，并给出相应启示，既要注意对ERP系统应用等方面的细节问题，又要加强企业内部信息沟通和应对例外事项风险的能力。
［关键词］ ERP系统；内部控制
［中图分类号］F239.1［文献标识码］A［文章编号］1673-0194（2008）23-0051-02
一、 案例介绍
某大型高科技公司4年前上线Oracle公司的 ERP系统，运行稳定。因公司的税收优惠政策即将到期，故新成立一家子公司，日常大宗采购业务由以前直接向供应商采购变更为子公司向供应商采购后加价18%转卖给母公司。此决策实施初期，涉及一批正在执行或已执行完未关闭的采购订单，按规定需要取消，另外重新签订三方合同。本案例介绍的采购订单就是其中之一，采购150台台式电脑，金额90多万元，因已收货并已付款，无需改变物流和实际支付，只需取消原订单，同时签订母公司同子公司、子公司同直接供应商之间的交易合同。关键操作是要相应调整ERP系统中的信息。正确做法是：
（1）采购部以工作联络单的形式正式通知财务部和库房，告之需取消的原订单号；
（2）由财务部和库房对原订单做返回操作；
（3）采购员取消原订单；并按原采购申请重新制作以子公司为卖方的新订单；
（4）库房对新订单做入库处理；
（5）子公司财务按新订单总额除以系数1.18后的总值向供应商付款，母公司财务按新订单向子公司付款。
但该公司实际操作却存在出入：
（1）新上岗不久的采购员由于不熟悉ERP系统的操作，直接在系统中取消了已付款的原订单，之后按原采购申请重新制作了两个新订单，一个是母公司对子公司采购（母公司ERP系统），一个是子公司向直接供应商采购（子公司ERP系统）。
（2）库房依采购员的通知、原订单入库单及送货清单复印件在两个系统中对两个新订单分别做了入库处理。
（3）子公司财务向直接供应商支付了新订单的款项。这样，母子公司对直接供应商的同一批货物付款重复。
而母公司财务在入账审核时，发现入库单上的资产编号错误，多次退回库房未果，后来以工作联络单的形式正式询问采购部，才发现了这起重复支付事件，经采购部与供应商协调，要回了款项。
二、 内控分析
作为一个企业健康运行的保健医生，内部控制被公认为由控制环境、风险评估、信息与沟通、控制活动和监督五大要素构成。在控制环境上，本案公司处于加速发展扩张期，招聘用人政策较为激进，员工流动频繁，业务的不熟练加大了出错的几率，采购员因欠缺经验，在取消订单时，竟然没有注意到取消界面中此订单的状态是“已接收、已付款”。简而言之，各操作岗位人员的不稳定导致了整个采购付款流程运行的不稳定。在信息与沟通上，公司规模巨大，层级较多，加大了部门与部门之间沟通的难度，不同部门的工作人员在接受信息时，要么过于谨慎，要么过于草率，影响了流程运行的效率与效果。本案中，采购部与库房之间的沟通明显不规范，应该使用却没有使用工作联络单，库房做新订单的入库仅仅依据采购员的口头通知及原入库单复印件。在风险评估上，取消已付款订单无疑存在较大风险，在决策实施前就应该给予特别考虑和应对，比如，剔除这些已执行完毕未关闭的订单，或各部门指定一名骨干专门负责等。所幸的是，母公司财务人员履行了对前端流程的监督职能，发现了这起重复支付，避免了资金损失。在控制活动上，公司虽然使用的是全球最先进的ERP系统——Oracle ERP，但这一系统的应用控制仍然存在一定的隐性缺陷：①对未退库的甚至已付款的订单还能执行“取消”命令；②对已付款的订单，库房还能做退库手续；③库房接收、入库数量可以不受订购数量的限制，例如，订购100台电脑，却可以入库300甚至1 000台电脑。也就是说，订购→入库→付款过程中，入库数量不受订购数量控制；在回款→退库→取消订单的逆向过程中，退库不受回款限制，取消订单不受退库限制，没有做到一环扣一环。
三、 启 示
（1）内部控制按实现手段可分为手工控制和自动化控制两种，在当前高速发展的信息经济时代，人们往往较多地关注自动化控制，而容易忽略手工控制。而事实上，这两者紧密联系、相互促进，即便是全球最优秀、最完善的ERP系统，其安全有效的运行依然离不开有序的手工控制。另外，自动化控制是手工控制发展到一定程度的自然替代，手工控制如果混乱、无序，仅依赖ERP系统，借助发达的自动化控制来实现企业现代化，只能是痴人说梦，所以，对已经使用ERP系统管理的企业而言，仍然需要不断地改进制度、流程，完善招聘、培训机制，提升自动化控制的人文环境；对打算使用ERP系统管理的企业而言，注意应以手工控制水平的全面改进和提升为基础和前提，切忌盲目切换ERP。
（2）目前使用ERP系统的企业一般规模不小，面对海量的数据，负责流程审计的人员须对其生成系统的内部控制进行测试评价，一方面应了解这一系统运行的软环境，比如操作人员流动性及熟练程度、识别和应对例外事项风险的能力、部门与部门之间信息沟通的有效性等；另一方面应关注系统的一般控制和应用控制的有效性，目前使用的ERP系统在内部控制设计上存在或多或少、这样或那样的漏洞，即便是普遍使用较为成熟的ERP也不例外，审计人员在测试系统时应全面考虑可能存在的漏洞和风险，比如，对已执行的订单能否做“取消”操作？对已付款订单能否做“退库”操作？付款数量能否大于入库数量，入库数量能否大于订购数量？这些问题往往容易却又不应被忽略和遗忘。
主要参考文献
［1］ 刘锦芳. ERP环境下销售与收款流程的内部控制审计［J］. 财会通讯：综合版，2005（6）.
［2］ 崔松. 采购业务内部控制设计的一些经验体会［J］. 中国注册会计师，2004（4）.
［关键词］ ERP系统；内部控制
［中图分类号］F239.1［文献标识码］A［文章编号］1673-0194（2008）23-0051-02
一、 案例介绍
某大型高科技公司4年前上线Oracle公司的 ERP系统，运行稳定。因公司的税收优惠政策即将到期，故新成立一家子公司，日常大宗采购业务由以前直接向供应商采购变更为子公司向供应商采购后加价18%转卖给母公司。此决策实施初期，涉及一批正在执行或已执行完未关闭的采购订单，按规定需要取消，另外重新签订三方合同。本案例介绍的采购订单就是其中之一，采购150台台式电脑，金额90多万元，因已收货并已付款，无需改变物流和实际支付，只需取消原订单，同时签订母公司同子公司、子公司同直接供应商之间的交易合同。关键操作是要相应调整ERP系统中的信息。正确做法是：
（1）采购部以工作联络单的形式正式通知财务部和库房，告之需取消的原订单号；
（2）由财务部和库房对原订单做返回操作；
（3）采购员取消原订单；并按原采购申请重新制作以子公司为卖方的新订单；
（4）库房对新订单做入库处理；
（5）子公司财务按新订单总额除以系数1.18后的总值向供应商付款，母公司财务按新订单向子公司付款。
但该公司实际操作却存在出入：
（1）新上岗不久的采购员由于不熟悉ERP系统的操作，直接在系统中取消了已付款的原订单，之后按原采购申请重新制作了两个新订单，一个是母公司对子公司采购（母公司ERP系统），一个是子公司向直接供应商采购（子公司ERP系统）。
（2）库房依采购员的通知、原订单入库单及送货清单复印件在两个系统中对两个新订单分别做了入库处理。
（3）子公司财务向直接供应商支付了新订单的款项。这样，母子公司对直接供应商的同一批货物付款重复。
而母公司财务在入账审核时，发现入库单上的资产编号错误，多次退回库房未果，后来以工作联络单的形式正式询问采购部，才发现了这起重复支付事件，经采购部与供应商协调，要回了款项。
二、 内控分析
作为一个企业健康运行的保健医生，内部控制被公认为由控制环境、风险评估、信息与沟通、控制活动和监督五大要素构成。在控制环境上，本案公司处于加速发展扩张期，招聘用人政策较为激进，员工流动频繁，业务的不熟练加大了出错的几率，采购员因欠缺经验，在取消订单时，竟然没有注意到取消界面中此订单的状态是“已接收、已付款”。简而言之，各操作岗位人员的不稳定导致了整个采购付款流程运行的不稳定。在信息与沟通上，公司规模巨大，层级较多，加大了部门与部门之间沟通的难度，不同部门的工作人员在接受信息时，要么过于谨慎，要么过于草率，影响了流程运行的效率与效果。本案中，采购部与库房之间的沟通明显不规范，应该使用却没有使用工作联络单，库房做新订单的入库仅仅依据采购员的口头通知及原入库单复印件。在风险评估上，取消已付款订单无疑存在较大风险，在决策实施前就应该给予特别考虑和应对，比如，剔除这些已执行完毕未关闭的订单，或各部门指定一名骨干专门负责等。所幸的是，母公司财务人员履行了对前端流程的监督职能，发现了这起重复支付，避免了资金损失。在控制活动上，公司虽然使用的是全球最先进的ERP系统——Oracle ERP，但这一系统的应用控制仍然存在一定的隐性缺陷：①对未退库的甚至已付款的订单还能执行“取消”命令；②对已付款的订单，库房还能做退库手续；③库房接收、入库数量可以不受订购数量的限制，例如，订购100台电脑，却可以入库300甚至1 000台电脑。也就是说，订购→入库→付款过程中，入库数量不受订购数量控制；在回款→退库→取消订单的逆向过程中，退库不受回款限制，取消订单不受退库限制，没有做到一环扣一环。
三、 启 示
（1）内部控制按实现手段可分为手工控制和自动化控制两种，在当前高速发展的信息经济时代，人们往往较多地关注自动化控制，而容易忽略手工控制。而事实上，这两者紧密联系、相互促进，即便是全球最优秀、最完善的ERP系统，其安全有效的运行依然离不开有序的手工控制。另外，自动化控制是手工控制发展到一定程度的自然替代，手工控制如果混乱、无序，仅依赖ERP系统，借助发达的自动化控制来实现企业现代化，只能是痴人说梦，所以，对已经使用ERP系统管理的企业而言，仍然需要不断地改进制度、流程，完善招聘、培训机制，提升自动化控制的人文环境；对打算使用ERP系统管理的企业而言，注意应以手工控制水平的全面改进和提升为基础和前提，切忌盲目切换ERP。
（2）目前使用ERP系统的企业一般规模不小，面对海量的数据，负责流程审计的人员须对其生成系统的内部控制进行测试评价，一方面应了解这一系统运行的软环境，比如操作人员流动性及熟练程度、识别和应对例外事项风险的能力、部门与部门之间信息沟通的有效性等；另一方面应关注系统的一般控制和应用控制的有效性，目前使用的ERP系统在内部控制设计上存在或多或少、这样或那样的漏洞，即便是普遍使用较为成熟的ERP也不例外，审计人员在测试系统时应全面考虑可能存在的漏洞和风险，比如，对已执行的订单能否做“取消”操作？对已付款订单能否做“退库”操作？付款数量能否大于入库数量，入库数量能否大于订购数量？这些问题往往容易却又不应被忽略和遗忘。
主要参考文献
［1］ 刘锦芳. ERP环境下销售与收款流程的内部控制审计［J］. 财会通讯：综合版，2005（6）.
［2］ 崔松. 采购业务内部控制设计的一些经验体会［J］. 中国注册会计师，2004（4）.