论文部分内容阅读
摘要：该文论述了文书档案管理的重要性，列举了当前档案管理工作中存在的主要问题，提出了对策和措施。
关键词：文书档案；档案管理
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2013）06-0-01
文书档案是单位各项工作的真实记录，是各项事业持续发展的重要依据，既能指导现实工作又能为查考历史提供重要的凭据。如何做好文书档案是管理人员的历史责任。笔者结合自己从事的档案管理工作实际，对如何做好新时期文书档案管理工作，作些探讨以求教业内同行专家。
一、做好文书档案管理工作的重要性
文书档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作。所以，要充分认识到文书档案管理工作的重要性。特别是在新时期水利改革发展中，管好用好文书档案，对水资源开发利用起着重要的作用。一方面，文书档案具有凭证作用。文书档案是历史的真赁实据，具有一定的法律效用，这一点它不同于其他文献。文书档案之所以具有凭证作用，是由其形成的特点和本身的特点所决定的。因为，文书档案是自然形成的，这种形成的自然性，决定了其记录历史情况的客观性。所以，文书档案是令人信服的历史证据。同时，从文书档案自身的物质体态上看，它保留了当事人的历史真迹，如亲笔手稿、印信等。有些文件还保留了当事人的声音、形象等等，这些都反映了文书档案是确凿的真凭实据。另一方面，文书档案具有参考作用。文书档案是国家档案的重要组成部分，作为一种历史记录，不仅具备凭证作用，同样也具有广泛的参考作用。这是因为文书档案不仅真实地记录和反映了人偿社会实践活动的浓度，而且，也反映了实践活动的广度，为人们认识自然、改造自然提供了正反两方面的经验。
二、当前文书档案管理工作中存在的问题
一是文书档案管理不够规范。二是文书档案检索效率不高。三是各级文书档案管理人员专业能力偏低。目前，相关单位虽然有了稳定而发展的档案人员，但文书档案管理队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要，特别是进入信息化时代以来，熟悉档案内容，能进行档案信息深层次研究和开发的专业人才十分匮乏。
三、新时期做好文书档案管理工作的对策和措施
（一）要进一步提高文书档案管理人员的责任意识。文档管理是一项专业性很强的工作，它要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、求真务实的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的专业理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理文档的基本技能。因此，文档管理工作人员只有具备扎实的专业知识，开拓视野、优化知识结构、提高综合素质，才能做好新时期的文档管理工作。要通过各种形式宣传《档案法》、《档案人员职业道德》、《文书学》和国家有关文档工作规定，使文档案管理人员充分认识到搞好文档管理工作是自己应尽的法律责任和义务。同时，要把文件材料的形成、积累、归档、收集、整理、鉴定、统计和开发利用作为档案人员的职责范围，建立一个文档管理组织的领导体系，加强对文档工作的领导、检查和考核，不断提高文档管理工作水平。
（二）要进一步规范文书档案管理工作的程序和方法。首先，要全面普查案卷。要剔除一些无用的文件，才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。这是实现档案管理标准化、规范化的第一步。其次，重新组合案卷，实现案卷规范化。将那些组卷过厚、内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷標题或标题不清楚的案卷进行重新加工填写，以保证案卷更加规范。第三，规范题名，提高检索查准率。档案的分类号保证了检索查全率，而题名准确才能保证检索的查准率。但仅有查全率是不行的，还须同时保证查准，因此，在著录时要统一规范题名。我认为规范题名应掌握的原则与要点是填写题名项要规范机构简称，尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。
（三）应用计算机技术，加快文书档案管理的现代化、信息化进程。随着信息技术的发展，计算机作为一种新的工具已经对档案管理工作产生了深刻的影响，如缩微档案、电子文件档案以及计算机检索，在工程档案管理中的运用。应用计算机建立相应的文书档案管理网络系统，对文档进行程序化、科学化、规范化管理，不但可以快速、有效、自动地储存、起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计及处理大量的文书档案资料，而且可以利用计算机文档网络系统进行文件、资料等文档的快速传递和沟通，实现资源共享。按照新的《归档文件整理规则》，不需要拟定案卷标题，以件为单位，不仅省时省力，而且利用计算机检索达到方便快捷，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又可发挥计算机管理优势，提高了工作效率，文档管理工作者迫切需要掌握和运用计算机文书档案管理技术。
（四）提高文书档案管理人员的综合素质，适应档案管理工作需要。提高文书档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。文档管理人员应具备档案管理岗前培训持证上岗资格。要注意加强干部档案工作队伍建设，选择政治可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事档案管理工作，注意对他们的教育培养，关心他们的工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。要注意引进招聘一些有文化专业知识，有专业技术、技能的人才充实档案队伍。同时，加强现有人员的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务。当前社会和经济生活处于快速发展时期，新的行业和领域不断形成，这些对档案业务的管理、服务等各项工作提出了新的要求和挑战。档案人员应努力学习，拓宽视野，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，提高自身素质，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，实现单一型向多样复合型转变，不断推进文书档案的规范化、现代化、网络化管理进程。
关键词：文书档案；档案管理
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2013）06-0-01
文书档案是单位各项工作的真实记录，是各项事业持续发展的重要依据，既能指导现实工作又能为查考历史提供重要的凭据。如何做好文书档案是管理人员的历史责任。笔者结合自己从事的档案管理工作实际，对如何做好新时期文书档案管理工作，作些探讨以求教业内同行专家。
一、做好文书档案管理工作的重要性
文书档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作。所以，要充分认识到文书档案管理工作的重要性。特别是在新时期水利改革发展中，管好用好文书档案，对水资源开发利用起着重要的作用。一方面，文书档案具有凭证作用。文书档案是历史的真赁实据，具有一定的法律效用，这一点它不同于其他文献。文书档案之所以具有凭证作用，是由其形成的特点和本身的特点所决定的。因为，文书档案是自然形成的，这种形成的自然性，决定了其记录历史情况的客观性。所以，文书档案是令人信服的历史证据。同时，从文书档案自身的物质体态上看，它保留了当事人的历史真迹，如亲笔手稿、印信等。有些文件还保留了当事人的声音、形象等等，这些都反映了文书档案是确凿的真凭实据。另一方面，文书档案具有参考作用。文书档案是国家档案的重要组成部分，作为一种历史记录，不仅具备凭证作用，同样也具有广泛的参考作用。这是因为文书档案不仅真实地记录和反映了人偿社会实践活动的浓度，而且，也反映了实践活动的广度，为人们认识自然、改造自然提供了正反两方面的经验。
二、当前文书档案管理工作中存在的问题
一是文书档案管理不够规范。二是文书档案检索效率不高。三是各级文书档案管理人员专业能力偏低。目前，相关单位虽然有了稳定而发展的档案人员，但文书档案管理队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要，特别是进入信息化时代以来，熟悉档案内容，能进行档案信息深层次研究和开发的专业人才十分匮乏。
三、新时期做好文书档案管理工作的对策和措施
（一）要进一步提高文书档案管理人员的责任意识。文档管理是一项专业性很强的工作，它要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、求真务实的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的专业理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理文档的基本技能。因此，文档管理工作人员只有具备扎实的专业知识，开拓视野、优化知识结构、提高综合素质，才能做好新时期的文档管理工作。要通过各种形式宣传《档案法》、《档案人员职业道德》、《文书学》和国家有关文档工作规定，使文档案管理人员充分认识到搞好文档管理工作是自己应尽的法律责任和义务。同时，要把文件材料的形成、积累、归档、收集、整理、鉴定、统计和开发利用作为档案人员的职责范围，建立一个文档管理组织的领导体系，加强对文档工作的领导、检查和考核，不断提高文档管理工作水平。
（二）要进一步规范文书档案管理工作的程序和方法。首先，要全面普查案卷。要剔除一些无用的文件，才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。这是实现档案管理标准化、规范化的第一步。其次，重新组合案卷，实现案卷规范化。将那些组卷过厚、内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷標题或标题不清楚的案卷进行重新加工填写，以保证案卷更加规范。第三，规范题名，提高检索查准率。档案的分类号保证了检索查全率，而题名准确才能保证检索的查准率。但仅有查全率是不行的，还须同时保证查准，因此，在著录时要统一规范题名。我认为规范题名应掌握的原则与要点是填写题名项要规范机构简称，尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。
（三）应用计算机技术，加快文书档案管理的现代化、信息化进程。随着信息技术的发展，计算机作为一种新的工具已经对档案管理工作产生了深刻的影响，如缩微档案、电子文件档案以及计算机检索，在工程档案管理中的运用。应用计算机建立相应的文书档案管理网络系统，对文档进行程序化、科学化、规范化管理，不但可以快速、有效、自动地储存、起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计及处理大量的文书档案资料，而且可以利用计算机文档网络系统进行文件、资料等文档的快速传递和沟通，实现资源共享。按照新的《归档文件整理规则》，不需要拟定案卷标题，以件为单位，不仅省时省力，而且利用计算机检索达到方便快捷，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又可发挥计算机管理优势，提高了工作效率，文档管理工作者迫切需要掌握和运用计算机文书档案管理技术。
（四）提高文书档案管理人员的综合素质，适应档案管理工作需要。提高文书档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。文档管理人员应具备档案管理岗前培训持证上岗资格。要注意加强干部档案工作队伍建设，选择政治可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事档案管理工作，注意对他们的教育培养，关心他们的工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。要注意引进招聘一些有文化专业知识，有专业技术、技能的人才充实档案队伍。同时，加强现有人员的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务。当前社会和经济生活处于快速发展时期，新的行业和领域不断形成，这些对档案业务的管理、服务等各项工作提出了新的要求和挑战。档案人员应努力学习，拓宽视野，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，提高自身素质，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，实现单一型向多样复合型转变，不断推进文书档案的规范化、现代化、网络化管理进程。