论文部分内容阅读
看了《电脑爱好者》2007年第1期办公栏目《众里寻她只一步Excel数据查找与引用函数种种》一文后，真是一步就找到了我一直想制作的会自动书写成绩证明的好方法。在普通高中学校教务处，常常是不知何时要为已毕业学生和在校学生转学时所需书写一张“普通高中会考成绩证明”。书写时要打开Excel的“会考成绩档案”和Word“成绩证明”模板两个文本，真是麻烦。现在，我用Excel来自动书写成绩证明，只用了两个函数，四个步骤就敲定，其方法很简单。
第1步设置“成绩证明”模板
学生每次会考的成绩都放在“会考成绩档案”表中，为了输函数公式时方便易懂，表中只用了10名学生的会考成绩数据（见图1）。
在学生“会考成绩档案”表旁的空白表Sheet2中，设置好“普通高中会考成绩证明”的基本格式和文字内容，并插入一张本校的图片，页面设置为A4纸，底纹可设置为所喜爱的颜色，这里我设置的底纹是白色，会考证号下方A11单元格底纹设为粉红色，并输入“在此输考号”5个汉字，打印设为单色打印，模板设置好后表名改为“成绩证明”（见图2）。
第2步 插入“查询函数”公式
在“成绩证明”表的窗口中，在姓名单元格下方B11单元格输入函数公式“=VLOOKUP(A11,会考成绩档案!A3:R12,2,FALSE)”（见图3），在“同学你的会考成绩”8个汉字旁的左边A7单元格也输入函数公式“=VLOOKUP(A11,会考成绩档案!A3:R12,2,FALSE)”。此公式的意思是：用VLOOKUP查询函数，是根据A11单元格的内容，在“会考成绩档案”表A3至R12单元格中进行查询，把查询到相同内容的这一行的第2个单元格的内容提取在B11、A7单元格上。在C11单元格输入函数公式“=VLOOKUP(A11,会考成绩档案!A3:R12,3,FALSE)”，领会了B11和C11单元格公式的意思后，在D11——R11单元格也如法输入函数公式就行了。
第3步 插入“自动更新”函数
在K16单元格输入公式“=TODAY（）”后回车，日期就显示为当前日期，但日期格式不太令人满意。为了美观，再选择菜单“格式→单元格格式”命令，在“数字”列表框中选择日期，“类型”列表框中选择与成绩证明文字匹配的格式即可。但K16单元格的宽度不够显示日期文字，就把K16至P16单元格合并，这样就足够显示日期文字了。
第4步 书写“学生成绩”证明
在会考证号下方粉红色A11单元格“在此输考号”5个汉字处，输入所查学生的会考证号后回车，需查询成绩学生的会考成绩就会自动书写在各单元格上。轻点打印，一张美观的成绩证明就呈现在眼前。在打印时，还可不再设置页面纸型，直接选择所需打印纸的纸型进行打印，实在是方便又简单。效果见图4。
创新度：★★☆
实用度：★★☆
分类：新型方案
小编手记：在Excel中不能输入0开头的数字，比如说01,09,010等。问果果编辑才知道，在前面加'即可（单引号），'00和'000显示出来的就是00和000。也可以进行设置，点击“工具→选项”命令，打开“选项”对话框后选择“视图”标签，勾选“窗口选项”中的“零值”就OK了，因为之前把“零值”设置为不显示了，所以看不到输入的0。
额外奖：40元
第1步设置“成绩证明”模板
学生每次会考的成绩都放在“会考成绩档案”表中，为了输函数公式时方便易懂，表中只用了10名学生的会考成绩数据（见图1）。
在学生“会考成绩档案”表旁的空白表Sheet2中，设置好“普通高中会考成绩证明”的基本格式和文字内容，并插入一张本校的图片，页面设置为A4纸，底纹可设置为所喜爱的颜色，这里我设置的底纹是白色，会考证号下方A11单元格底纹设为粉红色，并输入“在此输考号”5个汉字，打印设为单色打印，模板设置好后表名改为“成绩证明”（见图2）。
第2步 插入“查询函数”公式
在“成绩证明”表的窗口中，在姓名单元格下方B11单元格输入函数公式“=VLOOKUP(A11,会考成绩档案!A3:R12,2,FALSE)”（见图3），在“同学你的会考成绩”8个汉字旁的左边A7单元格也输入函数公式“=VLOOKUP(A11,会考成绩档案!A3:R12,2,FALSE)”。此公式的意思是：用VLOOKUP查询函数，是根据A11单元格的内容，在“会考成绩档案”表A3至R12单元格中进行查询，把查询到相同内容的这一行的第2个单元格的内容提取在B11、A7单元格上。在C11单元格输入函数公式“=VLOOKUP(A11,会考成绩档案!A3:R12,3,FALSE)”，领会了B11和C11单元格公式的意思后，在D11——R11单元格也如法输入函数公式就行了。
第3步 插入“自动更新”函数
在K16单元格输入公式“=TODAY（）”后回车，日期就显示为当前日期，但日期格式不太令人满意。为了美观，再选择菜单“格式→单元格格式”命令，在“数字”列表框中选择日期，“类型”列表框中选择与成绩证明文字匹配的格式即可。但K16单元格的宽度不够显示日期文字，就把K16至P16单元格合并，这样就足够显示日期文字了。
第4步 书写“学生成绩”证明
在会考证号下方粉红色A11单元格“在此输考号”5个汉字处，输入所查学生的会考证号后回车，需查询成绩学生的会考成绩就会自动书写在各单元格上。轻点打印，一张美观的成绩证明就呈现在眼前。在打印时，还可不再设置页面纸型，直接选择所需打印纸的纸型进行打印，实在是方便又简单。效果见图4。
创新度：★★☆
实用度：★★☆
分类：新型方案
小编手记：在Excel中不能输入0开头的数字，比如说01,09,010等。问果果编辑才知道，在前面加'即可（单引号），'00和'000显示出来的就是00和000。也可以进行设置，点击“工具→选项”命令，打开“选项”对话框后选择“视图”标签，勾选“窗口选项”中的“零值”就OK了，因为之前把“零值”设置为不显示了，所以看不到输入的0。
额外奖：40元