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摘要：高校档案管理中的接待工作要讲究必要的艺术。档案查档中的接待室担负着档案馆的“窗口”作用。作为高校档案馆最接近民生、服务民生的部门，接待工作就显得格外重要。高校档案管理上的接待工作做得好将带来显著的社会效益和无形的宣传作用。
关键词：高校档案 管理 接待艺术
中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1673-9795（2012）11（a）-0221-01
查档接待室作为高校档案部门的一个有机组成部分，担负着重要的“窗口”作用，它代表着档案部门的形象，是服务者与被服务者直接交流的平台。作为档案馆最接近民生、服务民生的部门，接待查阅者的工作就显得格外重要。在接待上的规范化与有效的人性化服务，将会给高校档案馆带来显著的社会效益。本文尝试在工作中采用一些行之有效的方法，以创新服务模式，以利于促进高校档案管理工作。
1 主动热情，解难答疑
高校档案馆的工作人员要树立牢固的服务意识，热情周到地为查阅者提供一流的服务。当查阅者来到查档室，会面临着一系列的问题，如有的查档者是第一次来到档案馆，对档案馆的工作环境不熟悉，心理上难免有陌生感，产生些许的紧张情绪；有的查档者对自己所要查档的线索掌握不够；有的查档者所要查的内容遍及多个卷宗，工作量相对要大很多；有的查档者查阅了全引目录却得不到自己需要的信息等。
针对查档者存在的诸多问题，接待室在导查的时候要注重工作的方式方法，做到主动热情，利用自身对馆藏熟悉的情况，做好解释工作，主动询问和了解利用者的查档目的和有关线索，如所查档案内容的时间、人物、事件等；然后向对方大致介绍本馆现有查档检索工具及当前利用档案编研资料的种类、内容、查找使用的方法等。在得知对方所查档案的基本内容后，要主动告知对方所要查阅档案的全宗名称、目录号、检索工具所在的位置等所注意事项。当查档者遇到问题时，要及时为对方提供查找资料的有关线索。
2 工作认真，注意排查
查档者在在档案馆查档接待室，不能有效地查阅到相关资料时，心理上难免不会不产生失落感。此时，作为档案工作人员不能简单地向对方表示其所查找的档案资料不存在，而是要利用档案工作者的职业敏感和敬业精神，分析产生问题的原因，积极提出解决问题的思路和办法。首先，做好分析工作，分析利用者所查档案文件之间的有机联系，文件之间的流转关系等；各个文件之间的有机关系，工作总结、讲话稿中充满着全年中的多个信息；文件之间的办理程序关系；档案、资料等信息载体之间的互补关系等。另外需分析档案所在机构的历史沿革情况等。档案工作者还要掌握各级档案馆的工作流程，馆藏内容、功能等。
3 有偿服务，创新服务
高校档案馆的社会公益性，理应在为民生服务上起到模范带头作用。但新的形势需要新的工作方法的创新。有的查档者由于个人方面的原因，如文化程度的个体差异、档案业务水平的不同、身份地位的相配等，可能要求档案馆工作人员代为查找档案信息或线索，实则为一种有偿服务方式。服务方式可分为三种：一是现场服务。由于查档者查阅档案业务上的障碍或因为查档行为上的障碍，需要档案馆工作人员主动代查的服务方。二是委托服务。委托服务即档案馆有为查找档案资料工作的业务时，可采用口头、电话、网络委托等形式，要求档案馆提供的构建了简单劳务合同关系的代查服务方式。三是协议服务。即当政府机关行政机构因为考证重大历史事件、编史修志、其他编研工作等，需要查代大量的档案资料，而自身又不能亲力亲为时，可根据自身所需，向档案馆提出明确的要求，要求档案馆的工作人员代为查找有关的档案史料，而与档案馆签订有关服务的协议。此种服务方式的程序为先接收受理协议、交流利用事项（包括收费项目及标准、完成查档的时间期限等）、签订有关协议，收取相关费用，最后送达所查资料。
4 工作协调，协同业务
为达到档案资源的互补共享，最大化地利用好国家的档案资源，需建立以国家综合档案馆为主体，其他各级各类档案馆室为一体社会性查阅系统。来自社会各阶层的查档者在查档过程中，遇到了以下问题：一是在查档时由于档案馆的功能分工不同，当查阅某个档案资料时，走错路入错门，白跑一趟；二是有的由于部分专业的档案馆入室查档有一定的门槛限制；三是有的档案馆在有偿服务的收费上存在着不规范现象；四是有的档案馆工作程序不科学，有漏洞。由此可知，各级综合档案馆在现代化目标的过程中，还有很多的工作要做，充分发挥档案馆的作用，还有很大的潜力可挖掘。高校档案馆在发挥自身的主动性与创造性上还有发挥的余地，这就要求档案馆要将馆藏的全部目录集中存放，有利于前来查档者利用导查能尽快掌握馆藏内容，在第一时间内为利用者提供提供有价值的线索。在做到服务民生时不可忽视档案馆自身的主体地位，在服务中做到统一安排，协调调度，做到监管与服务并重。另外，要统一工作流程，统一收费标准，不可因自身的工作不规范，给查档者带来不必要的麻烦。
5 以人为本，“贴身”陪查
随着档案馆开展的档案寄存业务量的不断增加，大量档案入馆，利用者在查档上的问题日渐突出。
5.1 查阅卷宗多，查阅工作量大
针对历史上的重大事件的查阅，可能要涉猎几百卷甚至上千卷的档案史料。这给查阅工作带来了很大的工作量。
5.2 查阅档案的不可分割性
查阅某个基建工程的问题、经济领域中的违法案件等，要查其中的基建档案、文书档案、干部档案、会计档案，在会计档案中又有各类凭证、报表等。
5.3 查档不确定因素大、专业性较强
可按问题、事件的线索顺序入手查阅，有时还要临时查找线索，如当事人的口述、证明人的有关资料等。比如查阅工程档案，就要具备专业的工程专业知识。
此类档案的查阅，需要的人员多，任务重，工作量大，至少需要三名档案人员为其提供服务。库管员调卷时，一天要进出库多次，还不一定让查档利用者满意。单纯依靠库管员调卷和接待人员收卷，难以达到目标。此时，工作人员要主动陪同利用者到库房查找所需的档案。如此，可满足利用者查档的特殊需要，又体现了档案馆以人为本的工作理念。在具体实行中，要实行严格的登记审批手续，以免发生不必要的问题。在陪查过程中，档案馆的人要控制进库房查档的利用者人数，不得超过两人；查阅者不得带包、纸、笔进入库房中，利用者发现有可利用的资料时，可在其中的卷内夹纸条作为标记，以便复印；陪查人员要有随时观察利用者的行为，防止有损档案卷宗的行为发生。
关键词：高校档案 管理 接待艺术
中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1673-9795（2012）11（a）-0221-01
查档接待室作为高校档案部门的一个有机组成部分，担负着重要的“窗口”作用，它代表着档案部门的形象，是服务者与被服务者直接交流的平台。作为档案馆最接近民生、服务民生的部门，接待查阅者的工作就显得格外重要。在接待上的规范化与有效的人性化服务，将会给高校档案馆带来显著的社会效益。本文尝试在工作中采用一些行之有效的方法，以创新服务模式，以利于促进高校档案管理工作。
1 主动热情，解难答疑
高校档案馆的工作人员要树立牢固的服务意识，热情周到地为查阅者提供一流的服务。当查阅者来到查档室，会面临着一系列的问题，如有的查档者是第一次来到档案馆，对档案馆的工作环境不熟悉，心理上难免有陌生感，产生些许的紧张情绪；有的查档者对自己所要查档的线索掌握不够；有的查档者所要查的内容遍及多个卷宗，工作量相对要大很多；有的查档者查阅了全引目录却得不到自己需要的信息等。
针对查档者存在的诸多问题，接待室在导查的时候要注重工作的方式方法，做到主动热情，利用自身对馆藏熟悉的情况，做好解释工作，主动询问和了解利用者的查档目的和有关线索，如所查档案内容的时间、人物、事件等；然后向对方大致介绍本馆现有查档检索工具及当前利用档案编研资料的种类、内容、查找使用的方法等。在得知对方所查档案的基本内容后，要主动告知对方所要查阅档案的全宗名称、目录号、检索工具所在的位置等所注意事项。当查档者遇到问题时，要及时为对方提供查找资料的有关线索。
2 工作认真，注意排查
查档者在在档案馆查档接待室，不能有效地查阅到相关资料时，心理上难免不会不产生失落感。此时，作为档案工作人员不能简单地向对方表示其所查找的档案资料不存在，而是要利用档案工作者的职业敏感和敬业精神，分析产生问题的原因，积极提出解决问题的思路和办法。首先，做好分析工作，分析利用者所查档案文件之间的有机联系，文件之间的流转关系等；各个文件之间的有机关系，工作总结、讲话稿中充满着全年中的多个信息；文件之间的办理程序关系；档案、资料等信息载体之间的互补关系等。另外需分析档案所在机构的历史沿革情况等。档案工作者还要掌握各级档案馆的工作流程，馆藏内容、功能等。
3 有偿服务，创新服务
高校档案馆的社会公益性，理应在为民生服务上起到模范带头作用。但新的形势需要新的工作方法的创新。有的查档者由于个人方面的原因，如文化程度的个体差异、档案业务水平的不同、身份地位的相配等，可能要求档案馆工作人员代为查找档案信息或线索，实则为一种有偿服务方式。服务方式可分为三种：一是现场服务。由于查档者查阅档案业务上的障碍或因为查档行为上的障碍，需要档案馆工作人员主动代查的服务方。二是委托服务。委托服务即档案馆有为查找档案资料工作的业务时，可采用口头、电话、网络委托等形式，要求档案馆提供的构建了简单劳务合同关系的代查服务方式。三是协议服务。即当政府机关行政机构因为考证重大历史事件、编史修志、其他编研工作等，需要查代大量的档案资料，而自身又不能亲力亲为时，可根据自身所需，向档案馆提出明确的要求，要求档案馆的工作人员代为查找有关的档案史料，而与档案馆签订有关服务的协议。此种服务方式的程序为先接收受理协议、交流利用事项（包括收费项目及标准、完成查档的时间期限等）、签订有关协议，收取相关费用，最后送达所查资料。
4 工作协调，协同业务
为达到档案资源的互补共享，最大化地利用好国家的档案资源，需建立以国家综合档案馆为主体，其他各级各类档案馆室为一体社会性查阅系统。来自社会各阶层的查档者在查档过程中，遇到了以下问题：一是在查档时由于档案馆的功能分工不同，当查阅某个档案资料时，走错路入错门，白跑一趟；二是有的由于部分专业的档案馆入室查档有一定的门槛限制；三是有的档案馆在有偿服务的收费上存在着不规范现象；四是有的档案馆工作程序不科学，有漏洞。由此可知，各级综合档案馆在现代化目标的过程中，还有很多的工作要做，充分发挥档案馆的作用，还有很大的潜力可挖掘。高校档案馆在发挥自身的主动性与创造性上还有发挥的余地，这就要求档案馆要将馆藏的全部目录集中存放，有利于前来查档者利用导查能尽快掌握馆藏内容，在第一时间内为利用者提供提供有价值的线索。在做到服务民生时不可忽视档案馆自身的主体地位，在服务中做到统一安排，协调调度，做到监管与服务并重。另外，要统一工作流程，统一收费标准，不可因自身的工作不规范，给查档者带来不必要的麻烦。
5 以人为本，“贴身”陪查
随着档案馆开展的档案寄存业务量的不断增加，大量档案入馆，利用者在查档上的问题日渐突出。
5.1 查阅卷宗多，查阅工作量大
针对历史上的重大事件的查阅，可能要涉猎几百卷甚至上千卷的档案史料。这给查阅工作带来了很大的工作量。
5.2 查阅档案的不可分割性
查阅某个基建工程的问题、经济领域中的违法案件等，要查其中的基建档案、文书档案、干部档案、会计档案，在会计档案中又有各类凭证、报表等。
5.3 查档不确定因素大、专业性较强
可按问题、事件的线索顺序入手查阅，有时还要临时查找线索，如当事人的口述、证明人的有关资料等。比如查阅工程档案，就要具备专业的工程专业知识。
此类档案的查阅，需要的人员多，任务重，工作量大，至少需要三名档案人员为其提供服务。库管员调卷时，一天要进出库多次，还不一定让查档利用者满意。单纯依靠库管员调卷和接待人员收卷，难以达到目标。此时，工作人员要主动陪同利用者到库房查找所需的档案。如此，可满足利用者查档的特殊需要，又体现了档案馆以人为本的工作理念。在具体实行中，要实行严格的登记审批手续，以免发生不必要的问题。在陪查过程中，档案馆的人要控制进库房查档的利用者人数，不得超过两人；查阅者不得带包、纸、笔进入库房中，利用者发现有可利用的资料时，可在其中的卷内夹纸条作为标记，以便复印；陪查人员要有随时观察利用者的行为，防止有损档案卷宗的行为发生。