档案管理利用及信息化建设

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  摘 要 档案管理工作的最终目的,就是输出档案信息.提供给社会利用。因而,通过档案提供利用情况的分析研究,一方面能够反映出社会活动对档案信息的需求状况,另一方面也能够检验出档案信息管理工作的质量状况,对档案管理工作提出切实可靠、具体可行的针对性要求。科学技术的高速发展,给档案工作带来了新的压力和挑战,同时也为档案工作的发展创新带来了机遇。档案管理信息化是一种全新的档案管理模式,其建立于现代计算机和网络技术基础上,并且逐渐实现管理工作智能化、技术化、规范化的发展要求。
  关键词 档案管理 档案利用 档案管理信息化
  中图分类号:G647 文献标识码:A
  一、 概述
   档案信息的定义是传统的国家机构(也可以在社会组织)在社会活动中形成的各种经过鉴定有价值的文件信息与历史一记录,还包括在电子政务环境中产生的各种数字化、电子化的具有保存意义的信息。比如政府部门颁布的一些政策法规或者统计类文件等等。丰富的档案信息,如果仅仅是简单的罗列,那么对政府职能部门的工作帮助甚微。必须经过一定的系统分析和统计挖掘才能真正对政府职能部门的工作起到一定的指导意义与决策支持的作用。所以档案信息在管理方面应该全方位、深层次、多角度地反映政府的基本职能,同时通过分析加工来实现与社会服务职能的有效的结合。总的来说,档案资源的管理应该有如下几点的基本要求:
   (l)提供对存储在不同地点的数据库中的数据和信息查询、调阅等基本的功能;
   (2)决策支持的作用。一旦领导在决策的时候需要提供信息与情报的支持,应该能够很快的得到系统中全面的、有效的信息数据;
   (3)数据挖掘的功能。如何从存储在数据库中的海量数据资源进行有效提取来及时满足需求是在档案信息管理的时候应该重点考虑的;
   (4)对不同格式的数据,如半结构化的、结构化的、非结构化的信息数据都要能提供各种访问操作的功能;
   (5)能够满足档案信息资源有效充分地共享交流的需求。
  二、 档案管理系统
   档案管理系统是利用计算机技术、网络技术,将分布于不同档案机构的信息资源进行集中、处理、加工,确保数字档案信息的长久保存和获取,并向社会广大用户提供便捷、高效的在线服务,最终实现信息资源共享的一种有序的动态信息空间。
   档案管理系统是现代信息技术有机结合的产物,是新型文件和档案管理信息化的必然结果。与传统档案馆相比,档案管理系统具有信息多媒体化、管理计算机化、信息传输网络化和存贮多载体化等一系列特点。数字技术的应用完善并发展了档案馆的职能,妥善解决了各种档案原件保护与利用的矛盾,使珍贵的档案原件能够保存得更加长久;数字档案检索系统方便、快捷,不仅极大地满足了利用要求,而且利用者可以不受时间、地点的局限,随时、随地实现档案的异地查找。利用网络的交互方式,档案管理系统能够向利用者提供更加专业、更具特色的档案咨询服务,改变了档案馆信息“孤岛”的形象,改善了档案服务的落后面貌。
  三、 档案利用
   档案利用工作是档案工作的核心环节,也是档案搜集、整理、保管、鉴定工作的价值实现过程,没有档案的利用也就无所谓档案和档案工作的价值实现。对档案利用工作进行分析,能够反映档案基础工作各个环节的情况,同时也能反映下一步利用者的利用方向。
   从编史修志、学术研究、工作查考、个人待遇、其他几个方面进行档案利用分析。
   编史修志是档案利用的重头戏,利用人次多,利用档案、资料数量也多,但在档案利用中的百分比有下降的趋势,并不是编史修志的数量在减少,而是其他利用档案的数量在增加。近年来的趋势是以组织、单位编史的逐渐减少,而个人编史、个人文集和续写家谱、家人传记的却在不断增加,档案的进一步的开放,更加促进平民化的档案利用。
   学术研究近年来单位个数和人次上在不断提高,其主力是各研究机构学者、各大学教师、博士、硕士、大学生等。撰写毕业论文的学生占到学术研究的85%,而硕士生以上又占撰写毕业论文的85%。本科生查阅亦呈现逐年上升的趋势。利用高峰多集中在每年的1月和7-8月的寒暑假期间,以利用命历史档案、资料居多。
   编史修志和学术研究都是利用档案数量、人次较多的。有时一两个利用单位,就可使一种档案的利用数量猛增。如2003年新闻出版局编《新闻出版史》,使得革命历史、旧政权资料使用量超出近几年平均量的3倍。在利用人次上,学术研究通常是一人多次,而编史修志是两人或多人多次,其共同特点是使用档案、资料数量大,查到率高(查到率高并不是所需材料都是齐全完整的,而是所需材料面宽,跨度大,大部分利用者总会或
  健全乡镇基层基础组织 推进社会消防安全管理创新
  ——快速发展中的社会消防安全管理机制研究
  □ 蔡明栋
  摘 要 当前,我国大量发展中的城乡结合部区域消防安全隐患十分突出。建立健全乡镇消防工作站,全面构建网格化社会火灾防控体系,将火灾隐患整改、宣传教育培训职责延伸到乡镇、社区(村)两级,从而为解决发展中的城乡结合部区域消防安全隐患十分突出的问题,探索出了一条卓有成效的消防社会化管理之路。
  关键词 乡镇基层 基础组织 消防安全管理
  中图分类号:C936 文献标识码:A
   当前我国大量的发展中的城乡结合部区域消防安全隐患十分突出。北京市通州区就是典型的发展中的城乡结合部区域之一。在通州区工商部门注册的五万余家企业中,大部分都是中小型、低端粗放型企业,经济扩张期特殊的经济结构导致大量“三合一”“多合一”违章建筑、群租房的存在,加之通州区国际新城建设的稳步推进,大面积拆迁、大量拔地而起的新建工程,这些都给北京市通州区的消防安全带来了十分突出的隐患问题。为构筑社会消防安全“防火墙”工程,贯彻落实刘金国副部长提出的“调动一切力量深入推进清剿火患战役”的指示精神,北京市通州区公安消防支队结合国际新城建设实际,以“创新工作机制、防控关口前移”为工作理念,建立乡镇消防工作站,全面构建网格化社会火灾防控体系,将火灾隐患整改、宣传教育培训职责延伸到乡镇、社区(村)两级,从而为解决发展中的城乡结合部区域消防安全隐患十分突出的问题,探索出了一条卓有成效的消防社会化管理之路。
  一、破解难题,推陈出新,推动政府超常运作
   北京市通州区面积907平方公里,人口129.9万人(其中流动人口约60万),距市中心15公里。作为典型的城乡结合部区域,在工商部门注册的五万余家企业中,大部分都是中小型、低端粗放型企业,经济扩张期特殊的经济结构导致大量“三合一”、“多合一”违章建筑、群租房的存在,加之北京市通州区国际新城建设的稳步推进,大面积拆迁、大量拔地而起的新建工程,也带来了十分突出的消防安全问题:一是各级政府盲目追求经济增长,大量引资,造成许多低端产业落戶,对社会单位的消防安全监管缺失;二是社会单位片面追求经济效益,对消防设施的投入较少,消防安全主体责任落实不到位;三是单位员工、城乡居民、社会群众、外来务工人员消防知识匮乏、消防安全意识淡薄、自防自救能力欠缺。北京市通州区公安消防支队13名防火监督执法人员要担负15个乡镇街道办事处的防火监督检查及各种勤务、宣传、培训任务,警力严重不足,对于政府消防安全工作人员、公安派出所民警、义务消防队、村安全员等消防辅助人员也难以实现经常的、系统的、深入的培训指导,未建立社会化消防大格局、网格化防控体系,导致监督检查不到位,成为制约经济社会发展的瓶颈性问题。
   北京市通州区公安消防支队党委不等不靠、审慎研判,充分发挥党委政府的“参谋助手”作用,大力推进消防社会管理创新,提出了将执法警力下沉到基层一线,建立“乡镇消防工作站”和“乡镇消防站”的构想并及时向区政府汇报,获得了各级政府的大力支持:区政府超常运作,多次召开协调会,对消防工作站制度的可行性进行专题研讨,制定并下发了《关于成立乡镇消防工作站及消防站的通知》(通政办发[2011]48号),对人员构成、人员管理和职能作用做出了硬性规定,在乡镇政府层面搭建支撑基层基础工作的平台;各乡镇充分认识到设立消防工作站对于加强消防监督执法、改善地区消防安全环境的重要作用,在办公地点、执法车辆、人员待遇方面给予了大力支持;通州区区委区政府也对此项工作给予了充分的肯定,并要求各乡镇要充分认识设立乡镇消防工作站的重要作用,发挥消防工作站效能,全面提高消防安全工作管理水平,全镇统筹,条入块、块统条、条块结合,真正把消防监督工作落到基层,确保不发生重大火灾事故。
  二、健全组织,明确责任,健全制度落实保障
   通州区公安消防支队在综合考虑乡镇规模、人员数量、火灾形势的基础上,按照网格化社会火灾防控体系,在马驹桥、台湖、宋庄、永顺、梨园、漷县、永乐店7个乡镇设立了消防工作站,在张家湾镇成立乡镇消防站。消防工作站由2名消防支队监督员、1名派出所消防专职民警及2至5名乡镇工作人员组成;消防站由3名消防支队干部、4名士兵、2名派出所专职民警、2至5名乡镇工作人员及所在乡镇专职消防队队员组成;通州区公安消防支队派驻干部和通州区公安分局各个派出所民警每周至少四天在消防工作站开展工作。消防工作站在消防支队、属地乡镇政府和防火安全委员会的共同指导下,围绕属地乡镇中心任务和工作实际开展消防工作,解决基层“千条线穿一根针”的问题,即线跟着针走:一是全面掌握辖区情况,进行网格划分,完善业务基础工作和消防业务档案,并在此基础上定期组织召开会议,分析本地区消防安全形势,提出消防工作建议,为属地政府决策当好参谋;二是结合辖区消防工作实际,开展消防监督检查、火灾隐患排查整治、消防宣传教育培训及属地政府部署的其他消防工作,做到一线执法、一线防范、一线宣传,全面提升社会单位消防安全的“四个能力”;三是负责对本级公安派出所、社区民警、政府专职消防队及村安全员的培训指导。乡镇消防站还将乡镇义务消防队纳入管辖范围,把灭火工作与防火工作集于一体,整体运行,做到第一时间有力施救、有效控制火灾形势,确保人员生命财产安全。
   为保证消防工作站制度得到有效落实,通州区公安消防支队制定并下发了《北京市通州区各街道办事处乡镇消防工作站管理规范》,对消防工作站组织建设、办公设施、工作制度、工作职责、业务培训等进行了规范;建立健全乡镇消防安全工作会议和消防工作站联席会议制度,乡镇消防安全工作会议每周一次,由消防支队派驻干部联系辖区政府主管领导组织,根据本时期消防工作的整体安排及辖区消防工作安排部署相关工作,消防工作站工作联席会每季度召开一次,由区防火安全委员组织,主要听取各乡镇(街道)消防工作站工作开展情况,分析研究本地区突出火灾隐患整改等方面存在的问题,协调解决消防工作中的难点问题,总结经验、部署下一阶段重点工作、研究表彰、奖励消防安全工作先进集体和先进个人等等;为工作站配发了现场执法记录仪,要求消防工作站人员对执法工作情况进行全程录音录像,从而保障了对其工作时间、工作内容、执法质量进行全面的跟踪记录和监督管理,并借助派出所办公平台,实现火灾隐患的及时录入和处理;积极协调区政府和属地乡镇,做好办公场所、办公设备、执法车辆、饮食住宿的配置和辅助人员的配备工作,并在执法车辆上装载GPS设备,对车辆使用情况进行实时监控。
  三、整合资源,密切协同,确保良好效果
   消防工作站制度调动一切力量,整合各方资源,加强部门联动,推动了各级消防工作责任的落实,提高了社会消防管理的效能:一是作为连接消防支队与乡镇政府的纽带,密切了双方的沟通交流和协同配合,将消防工作切实融入到属地党委政府的中心工作之中 ;二是实现了消防监督检查的前移,使消防监督从原来的面延伸到线、点,从整个乡镇延伸到村、大队;三是实现火灾原因调查的前移,火灾发生后属地监督员可第一时间到达现场,开展调查取证工作,改变因到达现场时间过长造成对现场情况的不清和取证难的问题;四是实现施工现场消防管理的前移,通过与施工现场投资方、施工方、监理方的合作,以及辖区属地监管改变因施工现场管理人员少,监管不到位的问题;五是实现公共聚集场所开业前消防安全检查的前移,从被动的检查改变为从设计、施工、竣工、验收、开业整个过程的监管,杜绝因施工过程中的缺欠导致永久性影响消防安全问题的出现;六是实现了对政府职能部门、公安派出所民警、乡镇专职义务消防队、村安全员“面对面”的经常性培训指导,提高了相关人员的专业素质、工作能力和参与热情,使公安派出所按照“一警双职”的消防三级管理模式開展消防工作,最大限度的发挥乡镇派出所民警的组织优势和基层群防群治组织的作用,形成齐抓共管的良好局面。
   乡镇消防工作站的成立和运行,促使消防监督执法人员确实深入基层,协助各乡镇开展好火灾隐患防控和消防宣传培训工作,积极落实各级政府的工作要求,将有效改变我国大量发展中的城乡结合部区域消防安全隐患突出的局面。□
   (作者单位:北京市通州区公安消防支队)
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