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摘 要：管理职能是总编室的几大职能之一。转企之后，大学出版社不仅要加强内部管理和机制转变，还要与主办单位和主管单位做好沟通、协调。此时，总编室要及时调整和充分发挥自身的管理职能，做好总编辑的助手和参谋。
关键词：总编室；转制；管理；定位；调整
中图分类号：G231 文献标识码：A 文章编号：1673-291X（2011）32-0017-02
在国内的任何一家出版社，总编室（“总编辑办公室”的简称）都是一个不可或缺的重要职能部门。总编室的日常工作主要包括选题管理、发稿管理、书号管理、版权管理、宣传评奖、档案管理等方面。随着我国出版业的不断发展，每个出版社都在相应地调整自己的发展规划，而总编室的职能也随着这些调整发生着变化。例如：很多大学出版社成立了独立的版权贸易部门将总编室的版权管理职能迁移出去；独立的人力资源部门承担起了编辑的业务培训等职能；而事业部制度的建立，更弱化和取消了总编室对选题、流程等的微观调控权力……大学出版社转企后，势必对总编室进行及时调整进一步优化职能，为出版社实现双效最大化提供支持和保障。
一、明确本社发展目标，准确定位
作为“大学的第三势力”，大学出版社具有传播学术和知识的功能；作为出版企业，大学出版社更应该强化自己在市场中的生存能力，实现效益的最大化。为了达到社会效益和经济效益的双丰收，大学出版社需扬弃地学习现代企业的管理方式，促进制度建设、人员管理的进一步完善。在这样的前提下，总编室应重新整合，完全摒弃过去“总编室是养老的地方”的旧有观念，引进先进人才，保证完成总编室的组织、协调、管理、服务的四大职能。组织职能包括：组织选题论证会、组织向上级主管部门申报全年选题和补报选题、组织各种申报奖项等；协调职能包括：出版社与上级主办单位和主管单位的关系协调、出版社内部各部门之间的关系协调等；服务职能包括：分发样书、计算稿酬和字数、申请书号和CIP数据等，这些依旧是总编室的日常工作。做好这些工作，需要总编室的编务人员始终保持稳定的执行力。而管理职能方面，则需要总编室工作人员做出相应的调整和完善。
二、管理职能的调整和完善
（一）合同管理要全方位、多手段
1.审核签字人资格
大学出版社的出版范围一般都包括教材，而教材的编写基本都由总主编、主编和编者等多人组成，甚至还有职务作品。这样，总编室在审核合同签字人的时候就要审慎。一般情况下，责任编辑会约作者到出版社当面签订合同。作者单一且是在出版社签字的情况，责任编辑即尽到了审核和把关的义务，总编室不用再花费时间去核实。对于多人合作或代理公司的作品，除了代理人（公司）签字外，还必须有其他所有著作权人对代理人（公司）的授权书。此外，还应了解代理人（公司）取得授权的范围、使用性质等，以减少在不知情的情况下卷入合同纠纷的风险。了解的方式，可以采用向责任编辑求证、电话访问核实、核对笔迹等方式。
2．确认作品名称、署名方式等信息
签订合同、发稿和正式付印之间必定存在时间差。总编室一定要在正式出版前确认这些信息，若正式出版的信息与合同签订时不符，务必根据实际情况，请责任编辑更正或联络作者签订补充条款。
3．合同到期提醒
责任编辑对合同有效期一般不太予以重视。总编室要定期进行提醒，以便责任编辑联络作者续签合同或对作品做出及时的修订。
4．合同归档管理
对合同进行编号，保存实体的同时，将合同主要信息录入电脑，进行电子化管理，便于查询和统计。
5．对合同中涉及的稿酬、样书进行管理
总编室根据合同中约定的稿酬付酬方式、周期，样书数量、交付时间进行统一处理。样书可以通过作者来社领取、邮寄、责任编辑代领等方式进行。稿酬由总编室统一发放。
（二）信息管理要及时、准确、全面、高效
信息时代的企业竞争，很大程度上争的是获得有效信息的速度。总编室要定期或不定期地向社领导、业务部门提供不同层面的信息汇总和分析报告。
1．每月制作社内选题实现情况报告，提供给社领导和业务部门主管，并提醒业务部门主管对尚未实现的选题进行督促和监管。
2．每月接收和制作开卷信息报告，内容包括本社图书销售排行、上升和下降情况、同类出版社的排行情况等。
3．年底汇总全年选题实现和重印情况，为下社领导和业务部门主管制定下一年度的选题提供有效依据和参考意见；
4．随时提供国家政策等重要媒体信息，进行收集整理，将与己相关的有价值内容进行提炼，按类别与主题分别提供给社领导与相应部门。
5．对出版ERP系统、书号实名申领系统和CIP数据申领系统进行对接，避免信息重复录入，做到图书出版信息社内网络化、公开化、一体化。
6．对于各种评奖信息进行及时发布、组织申报、跟踪进展，并对获得的奖项在适合的媒体上进行及时的报道和宣传。像“国家出版基金”、“十二五规划”等申报时间相对固定的项目，要提前准备。
（三）流程管理要制度化
总编室是制定出版社出版流程并对流程进行监管的部门。根据本社的特点和实际情况，编制切合实际的、科学的、高效的、对出版质量严格把关的管理流程需要考虑到以下几点：
1．覆盖整个出版流程。从选题的建立到最后图书入库和销售，都应该纳入流程的监控中。选题申报流程、发稿流程、印制流程分别对选题的确立、书号的获得和印刷入库进行了监管，包括新书也包括重印书；而每个月的销售排行，则对销售的情况进行了监控。
2．务必切合本社实际。在出版行业内，流程基本是固定的，例如：发稿流程，必须要遵守国家的三审制，只有经过三审合格的稿件才可以申请书号，而且三审人员必须具备相应的资格。但在流程的细节上却要根据本社的实际来进行适当的调整，比如：某大学出版社是一家专业出版社，事业部出版了一本关于印数问题的专著，事业部主任作为该领域的专业人士，可能比发行公司的人更了解它的市场。因此，印数的确定和发行的区域就应该由事业部来确定而非发行公司，当然，要与发行公司进行充分的沟通和配合。
3．顺应时代需求，不断向现代化迈进。ERP出版系统的研发和使用，改变了出版的传统流程。有的出版社已经实现了无纸化办公，有的正处于“半自动”状态。这些新事物的出现，都要求总编室学习新知识、制定新流程，及时跟进管理。
制定了科学合理的制度，还应该严格执行。总编室管理着全社的流程，只有严格把关才能保证质量和时间。
（四）选题管理和书号管理
出版社的选题竞争力是出版社的核心竞争力。不仅要有好选题，还要把选题管理好。在实行事业部制的出版社，选题的确立一般由事业部发起，交由总编室提请选题论证委员会进行论证。论证通过的选题方可进入实施阶段。在选题管理方面，总编室要做好总编辑的参谋和助手。总编室要及时按照规定和程序将本社确定的选题上报主管部门，这样才能在之后的时间里通过书号实名申领系统申领书号。总编室要在申领时严格审查手续，务必在三审后才能申领书号。并在实际操作过程中坚持一书一号，坚决不买卖书号。
（五）质量管理
图书质量管理是总编室管理工作的核心和重点。总编室要根据本社的特点，制定相关的管理规定，并进行严格的检查，确保图书质量。
总之，转企后的大学出版社更应该加强自身的管理，顺应时代发展的需求，兼顾社会效益和经济效益。总编室在大学社中应充分发挥职能作用，为大学社的发展强大保驾护航。
参考文献：
[1] 孙袁华.企业环境下的总编室职能新探[J].中国出版，2010，（6）下.
[2] 韩果.总编室图书出版合同管理新探[J].科技与出版，2010，（1）.
[3] 王安琳，毕海滨.基于总编室功能的数字化管理系统[J].科技与出版，2007，（11）.
[4] 邱炯友.大学出版社与学术出版[M].台湾：淡江大学资讯与图书馆学系，2003，（12）.[责任编辑 王 佳]
关键词：总编室；转制；管理；定位；调整
中图分类号：G231 文献标识码：A 文章编号：1673-291X（2011）32-0017-02
在国内的任何一家出版社，总编室（“总编辑办公室”的简称）都是一个不可或缺的重要职能部门。总编室的日常工作主要包括选题管理、发稿管理、书号管理、版权管理、宣传评奖、档案管理等方面。随着我国出版业的不断发展，每个出版社都在相应地调整自己的发展规划，而总编室的职能也随着这些调整发生着变化。例如：很多大学出版社成立了独立的版权贸易部门将总编室的版权管理职能迁移出去；独立的人力资源部门承担起了编辑的业务培训等职能；而事业部制度的建立，更弱化和取消了总编室对选题、流程等的微观调控权力……大学出版社转企后，势必对总编室进行及时调整进一步优化职能，为出版社实现双效最大化提供支持和保障。
一、明确本社发展目标，准确定位
作为“大学的第三势力”，大学出版社具有传播学术和知识的功能；作为出版企业，大学出版社更应该强化自己在市场中的生存能力，实现效益的最大化。为了达到社会效益和经济效益的双丰收，大学出版社需扬弃地学习现代企业的管理方式，促进制度建设、人员管理的进一步完善。在这样的前提下，总编室应重新整合，完全摒弃过去“总编室是养老的地方”的旧有观念，引进先进人才，保证完成总编室的组织、协调、管理、服务的四大职能。组织职能包括：组织选题论证会、组织向上级主管部门申报全年选题和补报选题、组织各种申报奖项等；协调职能包括：出版社与上级主办单位和主管单位的关系协调、出版社内部各部门之间的关系协调等；服务职能包括：分发样书、计算稿酬和字数、申请书号和CIP数据等，这些依旧是总编室的日常工作。做好这些工作，需要总编室的编务人员始终保持稳定的执行力。而管理职能方面，则需要总编室工作人员做出相应的调整和完善。
二、管理职能的调整和完善
（一）合同管理要全方位、多手段
1.审核签字人资格
大学出版社的出版范围一般都包括教材，而教材的编写基本都由总主编、主编和编者等多人组成，甚至还有职务作品。这样，总编室在审核合同签字人的时候就要审慎。一般情况下，责任编辑会约作者到出版社当面签订合同。作者单一且是在出版社签字的情况，责任编辑即尽到了审核和把关的义务，总编室不用再花费时间去核实。对于多人合作或代理公司的作品，除了代理人（公司）签字外，还必须有其他所有著作权人对代理人（公司）的授权书。此外，还应了解代理人（公司）取得授权的范围、使用性质等，以减少在不知情的情况下卷入合同纠纷的风险。了解的方式，可以采用向责任编辑求证、电话访问核实、核对笔迹等方式。
2．确认作品名称、署名方式等信息
签订合同、发稿和正式付印之间必定存在时间差。总编室一定要在正式出版前确认这些信息，若正式出版的信息与合同签订时不符，务必根据实际情况，请责任编辑更正或联络作者签订补充条款。
3．合同到期提醒
责任编辑对合同有效期一般不太予以重视。总编室要定期进行提醒，以便责任编辑联络作者续签合同或对作品做出及时的修订。
4．合同归档管理
对合同进行编号，保存实体的同时，将合同主要信息录入电脑，进行电子化管理，便于查询和统计。
5．对合同中涉及的稿酬、样书进行管理
总编室根据合同中约定的稿酬付酬方式、周期，样书数量、交付时间进行统一处理。样书可以通过作者来社领取、邮寄、责任编辑代领等方式进行。稿酬由总编室统一发放。
（二）信息管理要及时、准确、全面、高效
信息时代的企业竞争，很大程度上争的是获得有效信息的速度。总编室要定期或不定期地向社领导、业务部门提供不同层面的信息汇总和分析报告。
1．每月制作社内选题实现情况报告，提供给社领导和业务部门主管，并提醒业务部门主管对尚未实现的选题进行督促和监管。
2．每月接收和制作开卷信息报告，内容包括本社图书销售排行、上升和下降情况、同类出版社的排行情况等。
3．年底汇总全年选题实现和重印情况，为下社领导和业务部门主管制定下一年度的选题提供有效依据和参考意见；
4．随时提供国家政策等重要媒体信息，进行收集整理，将与己相关的有价值内容进行提炼，按类别与主题分别提供给社领导与相应部门。
5．对出版ERP系统、书号实名申领系统和CIP数据申领系统进行对接，避免信息重复录入，做到图书出版信息社内网络化、公开化、一体化。
6．对于各种评奖信息进行及时发布、组织申报、跟踪进展，并对获得的奖项在适合的媒体上进行及时的报道和宣传。像“国家出版基金”、“十二五规划”等申报时间相对固定的项目，要提前准备。
（三）流程管理要制度化
总编室是制定出版社出版流程并对流程进行监管的部门。根据本社的特点和实际情况，编制切合实际的、科学的、高效的、对出版质量严格把关的管理流程需要考虑到以下几点：
1．覆盖整个出版流程。从选题的建立到最后图书入库和销售，都应该纳入流程的监控中。选题申报流程、发稿流程、印制流程分别对选题的确立、书号的获得和印刷入库进行了监管，包括新书也包括重印书；而每个月的销售排行，则对销售的情况进行了监控。
2．务必切合本社实际。在出版行业内，流程基本是固定的，例如：发稿流程，必须要遵守国家的三审制，只有经过三审合格的稿件才可以申请书号，而且三审人员必须具备相应的资格。但在流程的细节上却要根据本社的实际来进行适当的调整，比如：某大学出版社是一家专业出版社，事业部出版了一本关于印数问题的专著，事业部主任作为该领域的专业人士，可能比发行公司的人更了解它的市场。因此，印数的确定和发行的区域就应该由事业部来确定而非发行公司，当然，要与发行公司进行充分的沟通和配合。
3．顺应时代需求，不断向现代化迈进。ERP出版系统的研发和使用，改变了出版的传统流程。有的出版社已经实现了无纸化办公，有的正处于“半自动”状态。这些新事物的出现，都要求总编室学习新知识、制定新流程，及时跟进管理。
制定了科学合理的制度，还应该严格执行。总编室管理着全社的流程，只有严格把关才能保证质量和时间。
（四）选题管理和书号管理
出版社的选题竞争力是出版社的核心竞争力。不仅要有好选题，还要把选题管理好。在实行事业部制的出版社，选题的确立一般由事业部发起，交由总编室提请选题论证委员会进行论证。论证通过的选题方可进入实施阶段。在选题管理方面，总编室要做好总编辑的参谋和助手。总编室要及时按照规定和程序将本社确定的选题上报主管部门，这样才能在之后的时间里通过书号实名申领系统申领书号。总编室要在申领时严格审查手续，务必在三审后才能申领书号。并在实际操作过程中坚持一书一号，坚决不买卖书号。
（五）质量管理
图书质量管理是总编室管理工作的核心和重点。总编室要根据本社的特点，制定相关的管理规定，并进行严格的检查，确保图书质量。
总之，转企后的大学出版社更应该加强自身的管理，顺应时代发展的需求，兼顾社会效益和经济效益。总编室在大学社中应充分发挥职能作用，为大学社的发展强大保驾护航。
参考文献：
[1] 孙袁华.企业环境下的总编室职能新探[J].中国出版，2010，（6）下.
[2] 韩果.总编室图书出版合同管理新探[J].科技与出版，2010，（1）.
[3] 王安琳，毕海滨.基于总编室功能的数字化管理系统[J].科技与出版，2007，（11）.
[4] 邱炯友.大学出版社与学术出版[M].台湾：淡江大学资讯与图书馆学系，2003，（12）.[责任编辑 王 佳]