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摘 要:公文写作是一个集智慧和视野于一体的综合性的脑力活动,它需要文字工作人员有广博的文化知识,深邃的理论素养,高度的敬業精神、勤奋的实践过程、娴熟的写作技巧和创造性的思维。
关键词:公文写作能力 提高 厚积薄发 笔耕不辍
中图分类号:G40-05 文献标识码:A 文章编号:1673-9795(2011)04(b)-0094-02
在当今社会,无论是在行政单位、事业单位或企业团体组织中,秘书职能部门都离不开公文写作。公文是各组织单位实施行政行为和进行公务活动的重要工具,同样,公文写作亦是秘书工作人员的基本功。其职能的履行和素养的表现,主要是通过文字的形式。文字水平的高低,不仅体现了一个秘书的综合素质和工作能力,更体现了一个组织单位的运作和工作水平。
笔者曾在青海省信访局督察办公室担任实习秘书的职务,在为期不长的工作中,笔者深切地感觉到,公文写作是一个集智慧和视野于一体的综合性的脑力活动,它需要文字工作人员有广博的文化知识,深邃的理论素养,高度的敬业精神、勤奋的实践过程、娴熟的写作技巧和创造性的思维。亦由此,公文写作能力的锻炼和提高,成为一个秘书工作者整体素质的提高,这种素质也将使其终身受益匪浅。
结合笔者的工作实践,以及学习、请教和感悟的心得,本文浅谈如何提高公文写作能力,供从事文秘工作的朋友们参考。
1 正确理解,矫正公文写作中的错误倾向
提高公文写作能力,以更好地适应工作的需要,是每一个文秘工作人员对自身的迫切希望,但公文写作水平不高是一个较为普遍存在的现象。究其根源,是对公文写作本质的理解并不正确。
作为表现于文字形式的活动,公文写作却不是单纯的文字工作,它是一项政治性和政策性非常强的工作。做好公文写作工作,既需要深厚的文字功底,也需要有较高的理论和思想水平,同时,还需要具备较强的认识能力、综合分析能力以及解决实际问题的能力等。
通过分析现状可以发现,在提高公文写作能力方面,有些基层的文秘工作者往往不同程度地存在几种认识上的偏颇。试析如下:
过度注重格式的倾向。很多人过度看重公文格式,甚至作为公文写作能力中的根本。诚然,准确地掌握公文格式运用于写作中,确是必要的。但达到这一程度,只是写作能力的浅层,更重要的是公文内容方面的深入学习和训练。
寄望于培训的倾向。公文写作是一个实践出真知的过程,寄希望于培训课的短暂训练来提高写作能力,无疑是不切实际的。公文写作能力的提高,必须通过自身的反复实践才能逐渐形成和巩固。依赖听课而缺乏有效地锻炼和实践的累积,不亚是饮鸩止渴。
依赖于仿造的倾向。遵循本单位发文惯例,进行仿造,有助于熟悉公文规范,了解公文文种模式,是提高公文写作能力的一个有效方法。但时至今日,不了解相关法规、规章的规范性要求,完全依赖遵循惯例进行公文写作,是很容易出现不规范状况的。
2 熟知理论,夯实公文写作的思想基础
前文已经论及,公文写作是一项政治性和政策性非常强的工作,因此提高写作能力,首先就要提高自身的思想水平和理论水平,这是公文写作能力的根源性因素。
思想是一切文字材料的精髓,是人们对问题的深刻认识和解决问题的深刻见解。可以说,思想是公文写作的“灵魂”。增强文字材料的思想性,最重要的是要具有全局的观念、高度的理论性和深刻的思想性,善于运用唯物辩证的方法,观察和分析问题,形成统一、完整和辩证的逻辑关系,以此引起共鸣,并以深刻启示。
夯实公文写作的理论思想基础,需系统地学习有关理论(包括政治理论、组织单位运作发展的理论理论等),打好理论根底。并把理论作为公文写作的指南,把其置于理论的导引和影响之下,并保持公文写作始终具有正确的立场观点和深刻的思想内容。当然,理论的学习是一个艰苦长期的过程,它对公文写作能力的作用也潜移默化的,绝不能指望立竿见影。
体现和增强文字材料的思想性,在写作实践中,要注意把握好以下几个方面。
一是针对性。文字材料的意义,根本在于是否真正抓住了问题的实质。因此,在公文写作时,必须深入地进行调查研究,紧紧抓住主要的或普遍性的突出问题,以此确立行文的主旨。
二是概括性。公文写作,就其意义和质量来说,应该高度概括领导的思想和单位集体智慧,用全面的、整体的、辩证的分析来提炼和升华,总结出来带有规律性的、凝练的语言。
三是深刻性。在公文写作中,要注重了解主要的、本质的东西,挖掘事物的内在联系,把握发展的趋势,同时要有深入地分析。只有具备了深刻性,文字材料才有较强的思想性。
四是独创性。增强文字材料的思想性,根本是要学会独立思考,运用自己的智慧,既不能“盗用”别人的思想,还需创造出自己的表达方式,以此独立地提出自己的见解。
五是逻辑性。逻辑性要求文字材料中,既要有符合上级精神的深刻理解,也要有针对实际的具体分析,且行文注意辩证地、逻辑地阐述,保证语言的准确、生动和透彻。
3 脚踏实地,开展公文写作的实践活动
古人云:纸上得来终觉浅,绝知此事要躬行。归根结底,公文写作能力提高,只有通过不断的实践,才能逐渐形成并得以提高。开展公文写作实践活动,包含了以下几个方面。
3.1 要勤于练笔,在写作实践中提高写作能力
公文的写作才能和技巧是从刻苦实践中锤炼出来的,只有多写常练,坚持不懈,才会熟能生巧,运笔自如。同时要注意:一要正确对待写作过程,杜绝轻视或水平难以提高的想法,把每次写作都当做一个不断提高能力的机会;二要善于总结,每完成一件公文写作,都要总结经验和教训,思考公文写作的正确、合理的方法;三要严格标准,每一次写作,都要充分发挥自己的水平,同时要反复推敲,精于修改;四要加强语言的锤炼,公文应该简洁庄重,平实确切,叙述凝练,不繁琐,避免语言出现文学化。
3.2 培养良好的写作习惯
良好的写作习惯,是应对紧张的公文写作而言的,也是高水平公文写作的表现。良好的写作习惯表现在,一是注重调查研究,二是善于利用各种数据阐述,三是保持冷静平和的头脑,四是把握行文的逻辑性,五是形成严格遵循文种规范的自觉意识,六是不断推敲修改的习惯,七是平实有力的语言风格。
3.3 提高对公文语体的感悟及运用能力
提高对公文语体的感悟能力,恰当、得体地运用公文语言,是公文写作能力的重要组成部分。这种能力,必须在写作实践中反复锻炼才能逐渐形成而熟练运用,因此在实践中需要格外注意,并用心揣摩语言与公文内容间的关系,并逐步掌握使用语言的要求。同时,在锻炼公文语体,使用公文语言时,还应注意按《国家行政机关公文处理办法》的要求“直述不曲”,即不能使用曲笔,并且在语言运用上坚决注意避免口语化和文学化。
3.4 学习公文的写作之道
如何学习公文的写作之道,一是要学习掌握公文的规范,包括不同公文的特点、作用、一般内容和拟制要求,以及公文格式、行文规范等。二是要学习关于现代公文写作理论方面的书籍,了解公文写作确定主题、安排结构、使用材料的方法,以及对比、照应、起承过渡等写作的基本问题,掌握公文的写作技巧。三是学习语法、修辞,学习如何把公文写得语言生动、阐述深刻及语句通顺;四是学习范文,仔细揣摩、体会范文的谋篇布局、语言风格等的,以做借鉴。
3.5 勤于思考工作实践
组织单位运作及工作中会不断出现新情况、新问题,秘书工作人员光靠翻资料、闭门思考是远远不够的。要提高公文写作能力,还必须深入工作实践,注重调查研究,详尽地掌握第一手资料。首先,要突出重点,要结合本行业、本单位、本阶段工作热点、难点和疑点等问题有的放矢进行调研;其次,要深入实践,与不同岗位的人多沟通、交流,了解其工作性质和内容,汲取其智慧,丰富自己;第三,要实事求是,在实践中要有深入细致的探讨,全面辩证地分析,以求能洞察事物的本质,把握事物的内在联系。
4 勇于创造,探索公文写作的创新思路
现实中,一个人经过短暂的学习后,在掌握有关公文的基本知识的基础之上,通过模仿例文,可以写出格式较规范的公文,但不一定写出有水平、高质量的公文。要写出高水平的公文,还要在思想、内容、行文技巧等方面上下工夫,也就是要有所“创造”,这也是提高公文写作能力的重要方面。
所谓“创造”,包括两个含义:一是思想的创造性,即对客观事物有新的独特的认识和见解;二是行文的创造性,即在文章的思路条理、表达結构、行文修辞等方面,有新的创造。
公文虽然有各种规范的限定,但并不妨碍公文写作有创造性。在公文写作时,如何把握创造性,写出高水平的公文,具体包括以下三点。
第一,在思想内容上,必须有科学的创见性和客观的指导性。在写作时,一是要紧密联系实际,提出能够正确指导人们行动的创造性的意见、方法或理论;二是要有高度统一思想和行动的作用,能够引起组织单位内部的思想上的共鸣和工作上的统一。
第二,在行文技巧上,有创造性的方式方法。虽然,公文的格式、结构等有非常严格的要求,但是在思考根据具体的主旨如何行文,如何做到说理清楚、论证有力、行文严密的时候,仍然可以发挥独有的智慧,并使公文具有很大的创造性。创造性不因文种的不同而可有可无,它只能因写作能力的大小,而显示出高低之分。
第三,要用历史发展的眼光看待公文。公文是适应组织单位的运作、发展,以及组织内部的生活、工作、学习需要而产生和不断发展的。公文产生发展的动力就是创造性。只有依靠创造性,公文才能具有长久的生命力,才能指导实践活动。从古代的疏、表,到现代的通知、报告,就是一个因不断创造而发展演化的过程。
5 结语
公文写作能力的提高,不是一蹴而就的,它离不开思想理论素养的积淀,知识材料的累积,实践活动的开展,以及创新思路的探索,四位一体,缺一不可。同时,提高公文写作能力的过程,不应是简单地循环往复的过程,而应循序渐进,日积月累,不断有所收获。归结起来,提高公文写作能力,惟有厚积薄发、笔耕不辍一途,没有捷径可走,只要“精诚所至”,注重平时多学、多看、多思、多练、多创造,就能提高自己的写作能力和水平。
参考文献
[1] 洪威雷.应用文写作学新编[M].中华书局,2005.
[2] 张保忠.公文写作格式与技巧[M].经济出版社,2005.
[3] 张德实.应用写作[M].高等教育出版社,2004.
[4] 裴显生.应用写作[M].高等教育出版社,2005.
[5] 向国敏.现代秘书实务[M].首都经济贸易大学出版社,2005.
[6] 陆瑜芳.秘书学概论[M].复旦大学出版社,2006.
关键词:公文写作能力 提高 厚积薄发 笔耕不辍
中图分类号:G40-05 文献标识码:A 文章编号:1673-9795(2011)04(b)-0094-02
在当今社会,无论是在行政单位、事业单位或企业团体组织中,秘书职能部门都离不开公文写作。公文是各组织单位实施行政行为和进行公务活动的重要工具,同样,公文写作亦是秘书工作人员的基本功。其职能的履行和素养的表现,主要是通过文字的形式。文字水平的高低,不仅体现了一个秘书的综合素质和工作能力,更体现了一个组织单位的运作和工作水平。
笔者曾在青海省信访局督察办公室担任实习秘书的职务,在为期不长的工作中,笔者深切地感觉到,公文写作是一个集智慧和视野于一体的综合性的脑力活动,它需要文字工作人员有广博的文化知识,深邃的理论素养,高度的敬业精神、勤奋的实践过程、娴熟的写作技巧和创造性的思维。亦由此,公文写作能力的锻炼和提高,成为一个秘书工作者整体素质的提高,这种素质也将使其终身受益匪浅。
结合笔者的工作实践,以及学习、请教和感悟的心得,本文浅谈如何提高公文写作能力,供从事文秘工作的朋友们参考。
1 正确理解,矫正公文写作中的错误倾向
提高公文写作能力,以更好地适应工作的需要,是每一个文秘工作人员对自身的迫切希望,但公文写作水平不高是一个较为普遍存在的现象。究其根源,是对公文写作本质的理解并不正确。
作为表现于文字形式的活动,公文写作却不是单纯的文字工作,它是一项政治性和政策性非常强的工作。做好公文写作工作,既需要深厚的文字功底,也需要有较高的理论和思想水平,同时,还需要具备较强的认识能力、综合分析能力以及解决实际问题的能力等。
通过分析现状可以发现,在提高公文写作能力方面,有些基层的文秘工作者往往不同程度地存在几种认识上的偏颇。试析如下:
过度注重格式的倾向。很多人过度看重公文格式,甚至作为公文写作能力中的根本。诚然,准确地掌握公文格式运用于写作中,确是必要的。但达到这一程度,只是写作能力的浅层,更重要的是公文内容方面的深入学习和训练。
寄望于培训的倾向。公文写作是一个实践出真知的过程,寄希望于培训课的短暂训练来提高写作能力,无疑是不切实际的。公文写作能力的提高,必须通过自身的反复实践才能逐渐形成和巩固。依赖听课而缺乏有效地锻炼和实践的累积,不亚是饮鸩止渴。
依赖于仿造的倾向。遵循本单位发文惯例,进行仿造,有助于熟悉公文规范,了解公文文种模式,是提高公文写作能力的一个有效方法。但时至今日,不了解相关法规、规章的规范性要求,完全依赖遵循惯例进行公文写作,是很容易出现不规范状况的。
2 熟知理论,夯实公文写作的思想基础
前文已经论及,公文写作是一项政治性和政策性非常强的工作,因此提高写作能力,首先就要提高自身的思想水平和理论水平,这是公文写作能力的根源性因素。
思想是一切文字材料的精髓,是人们对问题的深刻认识和解决问题的深刻见解。可以说,思想是公文写作的“灵魂”。增强文字材料的思想性,最重要的是要具有全局的观念、高度的理论性和深刻的思想性,善于运用唯物辩证的方法,观察和分析问题,形成统一、完整和辩证的逻辑关系,以此引起共鸣,并以深刻启示。
夯实公文写作的理论思想基础,需系统地学习有关理论(包括政治理论、组织单位运作发展的理论理论等),打好理论根底。并把理论作为公文写作的指南,把其置于理论的导引和影响之下,并保持公文写作始终具有正确的立场观点和深刻的思想内容。当然,理论的学习是一个艰苦长期的过程,它对公文写作能力的作用也潜移默化的,绝不能指望立竿见影。
体现和增强文字材料的思想性,在写作实践中,要注意把握好以下几个方面。
一是针对性。文字材料的意义,根本在于是否真正抓住了问题的实质。因此,在公文写作时,必须深入地进行调查研究,紧紧抓住主要的或普遍性的突出问题,以此确立行文的主旨。
二是概括性。公文写作,就其意义和质量来说,应该高度概括领导的思想和单位集体智慧,用全面的、整体的、辩证的分析来提炼和升华,总结出来带有规律性的、凝练的语言。
三是深刻性。在公文写作中,要注重了解主要的、本质的东西,挖掘事物的内在联系,把握发展的趋势,同时要有深入地分析。只有具备了深刻性,文字材料才有较强的思想性。
四是独创性。增强文字材料的思想性,根本是要学会独立思考,运用自己的智慧,既不能“盗用”别人的思想,还需创造出自己的表达方式,以此独立地提出自己的见解。
五是逻辑性。逻辑性要求文字材料中,既要有符合上级精神的深刻理解,也要有针对实际的具体分析,且行文注意辩证地、逻辑地阐述,保证语言的准确、生动和透彻。
3 脚踏实地,开展公文写作的实践活动
古人云:纸上得来终觉浅,绝知此事要躬行。归根结底,公文写作能力提高,只有通过不断的实践,才能逐渐形成并得以提高。开展公文写作实践活动,包含了以下几个方面。
3.1 要勤于练笔,在写作实践中提高写作能力
公文的写作才能和技巧是从刻苦实践中锤炼出来的,只有多写常练,坚持不懈,才会熟能生巧,运笔自如。同时要注意:一要正确对待写作过程,杜绝轻视或水平难以提高的想法,把每次写作都当做一个不断提高能力的机会;二要善于总结,每完成一件公文写作,都要总结经验和教训,思考公文写作的正确、合理的方法;三要严格标准,每一次写作,都要充分发挥自己的水平,同时要反复推敲,精于修改;四要加强语言的锤炼,公文应该简洁庄重,平实确切,叙述凝练,不繁琐,避免语言出现文学化。
3.2 培养良好的写作习惯
良好的写作习惯,是应对紧张的公文写作而言的,也是高水平公文写作的表现。良好的写作习惯表现在,一是注重调查研究,二是善于利用各种数据阐述,三是保持冷静平和的头脑,四是把握行文的逻辑性,五是形成严格遵循文种规范的自觉意识,六是不断推敲修改的习惯,七是平实有力的语言风格。
3.3 提高对公文语体的感悟及运用能力
提高对公文语体的感悟能力,恰当、得体地运用公文语言,是公文写作能力的重要组成部分。这种能力,必须在写作实践中反复锻炼才能逐渐形成而熟练运用,因此在实践中需要格外注意,并用心揣摩语言与公文内容间的关系,并逐步掌握使用语言的要求。同时,在锻炼公文语体,使用公文语言时,还应注意按《国家行政机关公文处理办法》的要求“直述不曲”,即不能使用曲笔,并且在语言运用上坚决注意避免口语化和文学化。
3.4 学习公文的写作之道
如何学习公文的写作之道,一是要学习掌握公文的规范,包括不同公文的特点、作用、一般内容和拟制要求,以及公文格式、行文规范等。二是要学习关于现代公文写作理论方面的书籍,了解公文写作确定主题、安排结构、使用材料的方法,以及对比、照应、起承过渡等写作的基本问题,掌握公文的写作技巧。三是学习语法、修辞,学习如何把公文写得语言生动、阐述深刻及语句通顺;四是学习范文,仔细揣摩、体会范文的谋篇布局、语言风格等的,以做借鉴。
3.5 勤于思考工作实践
组织单位运作及工作中会不断出现新情况、新问题,秘书工作人员光靠翻资料、闭门思考是远远不够的。要提高公文写作能力,还必须深入工作实践,注重调查研究,详尽地掌握第一手资料。首先,要突出重点,要结合本行业、本单位、本阶段工作热点、难点和疑点等问题有的放矢进行调研;其次,要深入实践,与不同岗位的人多沟通、交流,了解其工作性质和内容,汲取其智慧,丰富自己;第三,要实事求是,在实践中要有深入细致的探讨,全面辩证地分析,以求能洞察事物的本质,把握事物的内在联系。
4 勇于创造,探索公文写作的创新思路
现实中,一个人经过短暂的学习后,在掌握有关公文的基本知识的基础之上,通过模仿例文,可以写出格式较规范的公文,但不一定写出有水平、高质量的公文。要写出高水平的公文,还要在思想、内容、行文技巧等方面上下工夫,也就是要有所“创造”,这也是提高公文写作能力的重要方面。
所谓“创造”,包括两个含义:一是思想的创造性,即对客观事物有新的独特的认识和见解;二是行文的创造性,即在文章的思路条理、表达結构、行文修辞等方面,有新的创造。
公文虽然有各种规范的限定,但并不妨碍公文写作有创造性。在公文写作时,如何把握创造性,写出高水平的公文,具体包括以下三点。
第一,在思想内容上,必须有科学的创见性和客观的指导性。在写作时,一是要紧密联系实际,提出能够正确指导人们行动的创造性的意见、方法或理论;二是要有高度统一思想和行动的作用,能够引起组织单位内部的思想上的共鸣和工作上的统一。
第二,在行文技巧上,有创造性的方式方法。虽然,公文的格式、结构等有非常严格的要求,但是在思考根据具体的主旨如何行文,如何做到说理清楚、论证有力、行文严密的时候,仍然可以发挥独有的智慧,并使公文具有很大的创造性。创造性不因文种的不同而可有可无,它只能因写作能力的大小,而显示出高低之分。
第三,要用历史发展的眼光看待公文。公文是适应组织单位的运作、发展,以及组织内部的生活、工作、学习需要而产生和不断发展的。公文产生发展的动力就是创造性。只有依靠创造性,公文才能具有长久的生命力,才能指导实践活动。从古代的疏、表,到现代的通知、报告,就是一个因不断创造而发展演化的过程。
5 结语
公文写作能力的提高,不是一蹴而就的,它离不开思想理论素养的积淀,知识材料的累积,实践活动的开展,以及创新思路的探索,四位一体,缺一不可。同时,提高公文写作能力的过程,不应是简单地循环往复的过程,而应循序渐进,日积月累,不断有所收获。归结起来,提高公文写作能力,惟有厚积薄发、笔耕不辍一途,没有捷径可走,只要“精诚所至”,注重平时多学、多看、多思、多练、多创造,就能提高自己的写作能力和水平。
参考文献
[1] 洪威雷.应用文写作学新编[M].中华书局,2005.
[2] 张保忠.公文写作格式与技巧[M].经济出版社,2005.
[3] 张德实.应用写作[M].高等教育出版社,2004.
[4] 裴显生.应用写作[M].高等教育出版社,2005.
[5] 向国敏.现代秘书实务[M].首都经济贸易大学出版社,2005.
[6] 陆瑜芳.秘书学概论[M].复旦大学出版社,2006.