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【摘要】针对高校在维修项目质量管理中a出现的种种问题。本文提出了如何从组织机制、制度措施、维修项目事前事中事后质量管理的有效措施、管理队伍人员综合素质的培训等方面提出加强维修工程项目质量管理的对策与思考。
【关键词】高校 维修项目 质量管理 问题与对策
【中图分类号】G64 【文献标识码】A 【文章编号】1009-9646(2008)08-0083-02
如何加强高校维修项目质量管理,是后勤管理人员必须深入研究和探索的一项新课题。按科学管理的要求,充分优化后勤管理资源配置,合理组织计划安排好高校的维修经费,保证有限的维修经费能发挥出更大的经济、社会效率。这对后勤管理人员,特别是专业技术人员来讲是一项艰巨的任务。笔者结合多年的实践与体会,就高校维修项目质量管理中的若干问题谈点看法,供同仁们共同商榷。
1 维修项目质量管理中存在的主要问题及原因
1.1 维修项目计划提出的多渠道性、随意性、盲目性造成后勤管理人员无法适时参与前期论证决策,监督介入滞后
高校院、系、所的基础设施是不均衡的,每年涉及需要维修改造的项目很多。各部门不仅要按正常内容及要求编制维修计划,又要按事业发展计划编制新增专业实验室新建或改造的追加计划,还要应付上级各种评估检查编制临时性维修计划。现在高校用于维修经费的来源渠道也很广,有学校专项经费、有科研经费、有社会捐赠的办学资金、也有校企联合办学的经费。因此,院、系、所及学课、课题负责人都有相当一部分经费支配和使用权。所以,用自已的钱进行维修改造,自行选择工程队,按专业所需或兴趣爱好自行进行装饰改造已属普遍现象。
1.2 维修项目管理队伍的文化水平不高,专业针对性不够强
面对学校大量的教室及实验室改造(土建、水电)、校园网络维护改造(弱电)、校区道路维修改造(市政工程)、美化校园环境(园林绿化)等各项建筑工艺和专业,可谓种类复杂。而高校目前参与后勤维修管理的技术力量相对不足。维修管理人员一般都是从各行政管理、后勤服务岗位上转过来的,很少是学工民建的专业人士。因此,在质量管理过程中大多只能停留在施工现场表面层上的管理,而不能参与施工过程中技术面层的质量管理。
1.3 维修项目质量管理不严格,工作力度不强是造成维修项目管理质量不高的直接原因
有的执行维修项目管理制度不规范、过的去就行的思想比较严重,再加维修项目一般都是利用假期赶任务的多,时间短、任务重。因此,在质量管理中,存在抓大放小的现象。重点放在校内组织招标的工程上,而对临时速建的项目,往往采用定向邀标、议标或让投标单位只报下浮率的简单办法选择施工队伍。为赶时间施工中旧料重新利用的少,动辄买新的多。又因高校各学院之间基础设施和教学条件不均衡,因此在维修项目改造和装璜标准的执行上,存在互相攀比,偏面追求大而全,高标准、高档次。而维修工程管理和技术力量配备又相对不足。廉政教育与监督管理制度的执行,也不如基建管理重视。有的甚至认为学校维修项目就是修修补补,出不了大事,思想上存在重基建轻维修的现象。
2 高校维修项目质量管理的思考
结合我校在维修工程质量管理中的做法,就如何加强高校维修项目质量管理谈几点个人的看法:
2.1 建全维修项目规范化、归口化管理的组织机制
高校的维修项目涉及学校教室、实验室、图书馆、体育场地、食堂、超市及学习生活的各个方面,涉及的内容包括土建、水电安装、道路、排污排水、园林绿化等方方面面,因此,要加强后勤维修队伍的管理,学校首先要配备一套强有力有后勤管理组织班子,设置与其他部门同级别的后勤管理机构,在后勤管理处下设置相应的科室,配备足够数量与质量的专业技术人员负责全校的维修项目的管理。同时学校应以发文的形式,规定后勤管理处对全校维修工作管理的职责权限,授权该处负责全校维修项目年度预算的论证、审核、报批、执行、初审的管理程序和职责范围。只有配备强有力的组织措施,才能把每年上百万的维修经费用好,在科学化、规范化、程序化的管理体制下,沿着维修投资经济性,效益性、效果性的目标去实施。
2.2 建立健全维修项目质量管理的制度保障措施
有了组织措施的保障,随之我们必须建立一套行之有效的制度措施,后勤管理处应结合本校的办学特点,制定关于维修项目成本控制的一系列管理制度如《维修项目管理制度》、《维修项目经费管理办法》、《维修项目招投标制度》、《维修项目预决算制度》、《维修项目验收结算制度》、《维修项目现场管理办法》、《维修项目转固定资产的结算办法》。规定维修项目从报建、立项论证、授权审批、招投标选择工程队、施工现场管理、变更签证的权限范围、验收、初审、终审、资产结转、交付使用等每道程序,使全校各部门和涉及维修项目的人员对维修项目的报建、审批、结算管理程序了如指掌,也使编审人员有章可循,同时也有利于管理人员主动接受全校教职工监督。严密有效的管理制度也避免有的学院和部门不按学校批准后的维修计划实施,用自有资金,擅自进行维修装饰改造。
2.3 建立健全维修项目事前、事中、事后质量管理的有效措施
2.3.1 事前质量管理涉及维修项目方案的提出、资金来源的确定、项目可行性论证、立项授权审批、招投标甄选施工单位、签订施工合同、与使用部门做好开工前的协调工作。事前控制中:①抓好维修项目立项计划和资金来源的确定,从源头上控制维修项目“谁有钱,谁建设”的现象;②严格报建程序,控制维修项目的预算执行规模,避免盲目攀比,追大求洋,搞大而全,小而精;③后勤管理处是学校维修项目扎口部门,对每年维修预算要进行调研和筛选,形成全校维修项目计划,报经分管校领导批准,由后勤管理处组织实施,不得突破预算搞维修项目,严格制止“拍脑袋项目”;④后勤管理处负责具体招投标文件的起草,与校招标办及时沟通,严肃招标纪律,严格招标程序,公开、公平、公正地择优选择施工单位,及时与中标单位签订施工合同,报校审计处、财务处审签与备案。
2.3.2 事中质量管理涉及从施工开始到竣工验收为止的一切管理工作。维修工程一般都没有正式的施工图纸,而是由需要维修改造的院系提出初步设想或草图,常存在边设计、边建、边改动现象。事中控制中:①重点应放在对工期、质量、变更签证等对造价影响大的具体事件;②要落实甲方项目负责人,对维修项目进行全过程跟踪管理,落实“谁管理,谁负责”的责任制;③对维修拆除部分或水电改造的隐蔽部分要订时组织审计和使用部门做好实物测量或拍照验收,做好结算证据的收集; ④严格按学校的限额审批权限,及时办理变更及点工签证,而不能因维修项目一般都是在利用假期进行,那时教学一线教辅人员多数放假离校,人难找事难办,为了赶工期,赶质量,而采用先做后补的方式,这样容易造成在项目结算时与施工单位发生意见分歧;⑤严格控制维修项目的材料和设备价格,按“三算”控制造价,邀请校审计部门共同参与市场询价,确认材料的规格型号,及时汇签认质认价单,同时,后勤管理处预算人员应依据当地的“建筑市场造价信息”及时做好维修项目材料价格数据库的更新替换,力争对各种规格型号的新型材料的参考价和市场价了如指掌。从全程、多方面做好控制成本、控制工程质量的基础性工作。
2.3.3 事后质量管理主要是涉及维修项目按期完工后,后勤管理人员要及时组织验收工作组,在施工单位提出的验收期限日,对照原施工要求进行质量和数量的验收。①验收小组必须聘请学校有关专业技术人员、使用部门负责人、财务、审计人员,大型维修改造还需邀请档案室人员共同参与验收;②验收不能向走马灯式的,而是要认真仔细地检查,对需要整改的地方必须限期整改到位;③验收后,后勤管理工作人员要依据维修项目管理办法,组织项目工作组对施工单位报送的工程结算及时进行初审; ④初审中要做到相互牵制,现场管理、工作量测量、预算初审不能为一个人;⑤这期间贯彻资源共享,主动与学校审计部门联系,请审计部门配合一起做测量或抽测工作,避免一个项目初审和终审时反复多次去测量,浪费人力物力,同时也减少使用部门的麻烦;⑥后勤管理处要做好维修项目施工资料的归档工作,做到一事一档,事完档成,为以后年度的维修保养做好资料收存工作。
2.4 强化职业培训,提升高校维修项目管理人员的综合素质
高等教育迅猛发展的形势以及面对知识经济时代的挑战,后勤管理工作的任务愈来愈重,责任愈加重大,提高维修队伍人员素质,是提升维修项目管理质量的内在保证。在队伍建设上,不但要有一定的量,更要注重质的提高,只有做到质和量的有机统一,质量管理才能出成果、上档次、上水平。强化职业培训势在必行,管理人员必须不断地充实、完善自己,不断增强自身的业务及综合素质能力,才能胜任岗位的需要。因此,必须遵循日常工作和后续专业培训并举的管理原则,注重改革培训体制,转变投资观念,增加培训投入,更新培训内容,丰富培训形式,变被动培训为主动培训、超前培训,培训工作应当落实到位。只有配备科学合理的专业结构、人员结构,才能提高维修管理水平和管理监督的力度。维修管理的专业面广,所配人员必须具备相应的工程管理经验与造价审核的能力,要注重管理人员的廉政教育,加强执业的后续教育,重视管理和审计人员专业知识的培训,提高审核人员审核不同类型工程造价的能力,能从日常的维修工程中查出问题,分析原因,纠正错误。要注重培养管理人员的工作协调能力,准确提出质量管理意见和建议,规范监督管理,提高管理效率,防范质量管理过程中各种风险的出现。
参考文献
[1] 时现.建设项目内部控制研究.江西审计与财务,2002年第1期.
[2] 唐慧娟.审计质量存在问题与对策思考.时代金融,2006年第5期.
[3] 季宏高.陈启蕴.合并高校维修工程造价控制浅探.教育审计2008年第1期.
【关键词】高校 维修项目 质量管理 问题与对策
【中图分类号】G64 【文献标识码】A 【文章编号】1009-9646(2008)08-0083-02
如何加强高校维修项目质量管理,是后勤管理人员必须深入研究和探索的一项新课题。按科学管理的要求,充分优化后勤管理资源配置,合理组织计划安排好高校的维修经费,保证有限的维修经费能发挥出更大的经济、社会效率。这对后勤管理人员,特别是专业技术人员来讲是一项艰巨的任务。笔者结合多年的实践与体会,就高校维修项目质量管理中的若干问题谈点看法,供同仁们共同商榷。
1 维修项目质量管理中存在的主要问题及原因
1.1 维修项目计划提出的多渠道性、随意性、盲目性造成后勤管理人员无法适时参与前期论证决策,监督介入滞后
高校院、系、所的基础设施是不均衡的,每年涉及需要维修改造的项目很多。各部门不仅要按正常内容及要求编制维修计划,又要按事业发展计划编制新增专业实验室新建或改造的追加计划,还要应付上级各种评估检查编制临时性维修计划。现在高校用于维修经费的来源渠道也很广,有学校专项经费、有科研经费、有社会捐赠的办学资金、也有校企联合办学的经费。因此,院、系、所及学课、课题负责人都有相当一部分经费支配和使用权。所以,用自已的钱进行维修改造,自行选择工程队,按专业所需或兴趣爱好自行进行装饰改造已属普遍现象。
1.2 维修项目管理队伍的文化水平不高,专业针对性不够强
面对学校大量的教室及实验室改造(土建、水电)、校园网络维护改造(弱电)、校区道路维修改造(市政工程)、美化校园环境(园林绿化)等各项建筑工艺和专业,可谓种类复杂。而高校目前参与后勤维修管理的技术力量相对不足。维修管理人员一般都是从各行政管理、后勤服务岗位上转过来的,很少是学工民建的专业人士。因此,在质量管理过程中大多只能停留在施工现场表面层上的管理,而不能参与施工过程中技术面层的质量管理。
1.3 维修项目质量管理不严格,工作力度不强是造成维修项目管理质量不高的直接原因
有的执行维修项目管理制度不规范、过的去就行的思想比较严重,再加维修项目一般都是利用假期赶任务的多,时间短、任务重。因此,在质量管理中,存在抓大放小的现象。重点放在校内组织招标的工程上,而对临时速建的项目,往往采用定向邀标、议标或让投标单位只报下浮率的简单办法选择施工队伍。为赶时间施工中旧料重新利用的少,动辄买新的多。又因高校各学院之间基础设施和教学条件不均衡,因此在维修项目改造和装璜标准的执行上,存在互相攀比,偏面追求大而全,高标准、高档次。而维修工程管理和技术力量配备又相对不足。廉政教育与监督管理制度的执行,也不如基建管理重视。有的甚至认为学校维修项目就是修修补补,出不了大事,思想上存在重基建轻维修的现象。
2 高校维修项目质量管理的思考
结合我校在维修工程质量管理中的做法,就如何加强高校维修项目质量管理谈几点个人的看法:
2.1 建全维修项目规范化、归口化管理的组织机制
高校的维修项目涉及学校教室、实验室、图书馆、体育场地、食堂、超市及学习生活的各个方面,涉及的内容包括土建、水电安装、道路、排污排水、园林绿化等方方面面,因此,要加强后勤维修队伍的管理,学校首先要配备一套强有力有后勤管理组织班子,设置与其他部门同级别的后勤管理机构,在后勤管理处下设置相应的科室,配备足够数量与质量的专业技术人员负责全校的维修项目的管理。同时学校应以发文的形式,规定后勤管理处对全校维修工作管理的职责权限,授权该处负责全校维修项目年度预算的论证、审核、报批、执行、初审的管理程序和职责范围。只有配备强有力的组织措施,才能把每年上百万的维修经费用好,在科学化、规范化、程序化的管理体制下,沿着维修投资经济性,效益性、效果性的目标去实施。
2.2 建立健全维修项目质量管理的制度保障措施
有了组织措施的保障,随之我们必须建立一套行之有效的制度措施,后勤管理处应结合本校的办学特点,制定关于维修项目成本控制的一系列管理制度如《维修项目管理制度》、《维修项目经费管理办法》、《维修项目招投标制度》、《维修项目预决算制度》、《维修项目验收结算制度》、《维修项目现场管理办法》、《维修项目转固定资产的结算办法》。规定维修项目从报建、立项论证、授权审批、招投标选择工程队、施工现场管理、变更签证的权限范围、验收、初审、终审、资产结转、交付使用等每道程序,使全校各部门和涉及维修项目的人员对维修项目的报建、审批、结算管理程序了如指掌,也使编审人员有章可循,同时也有利于管理人员主动接受全校教职工监督。严密有效的管理制度也避免有的学院和部门不按学校批准后的维修计划实施,用自有资金,擅自进行维修装饰改造。
2.3 建立健全维修项目事前、事中、事后质量管理的有效措施
2.3.1 事前质量管理涉及维修项目方案的提出、资金来源的确定、项目可行性论证、立项授权审批、招投标甄选施工单位、签订施工合同、与使用部门做好开工前的协调工作。事前控制中:①抓好维修项目立项计划和资金来源的确定,从源头上控制维修项目“谁有钱,谁建设”的现象;②严格报建程序,控制维修项目的预算执行规模,避免盲目攀比,追大求洋,搞大而全,小而精;③后勤管理处是学校维修项目扎口部门,对每年维修预算要进行调研和筛选,形成全校维修项目计划,报经分管校领导批准,由后勤管理处组织实施,不得突破预算搞维修项目,严格制止“拍脑袋项目”;④后勤管理处负责具体招投标文件的起草,与校招标办及时沟通,严肃招标纪律,严格招标程序,公开、公平、公正地择优选择施工单位,及时与中标单位签订施工合同,报校审计处、财务处审签与备案。
2.3.2 事中质量管理涉及从施工开始到竣工验收为止的一切管理工作。维修工程一般都没有正式的施工图纸,而是由需要维修改造的院系提出初步设想或草图,常存在边设计、边建、边改动现象。事中控制中:①重点应放在对工期、质量、变更签证等对造价影响大的具体事件;②要落实甲方项目负责人,对维修项目进行全过程跟踪管理,落实“谁管理,谁负责”的责任制;③对维修拆除部分或水电改造的隐蔽部分要订时组织审计和使用部门做好实物测量或拍照验收,做好结算证据的收集; ④严格按学校的限额审批权限,及时办理变更及点工签证,而不能因维修项目一般都是在利用假期进行,那时教学一线教辅人员多数放假离校,人难找事难办,为了赶工期,赶质量,而采用先做后补的方式,这样容易造成在项目结算时与施工单位发生意见分歧;⑤严格控制维修项目的材料和设备价格,按“三算”控制造价,邀请校审计部门共同参与市场询价,确认材料的规格型号,及时汇签认质认价单,同时,后勤管理处预算人员应依据当地的“建筑市场造价信息”及时做好维修项目材料价格数据库的更新替换,力争对各种规格型号的新型材料的参考价和市场价了如指掌。从全程、多方面做好控制成本、控制工程质量的基础性工作。
2.3.3 事后质量管理主要是涉及维修项目按期完工后,后勤管理人员要及时组织验收工作组,在施工单位提出的验收期限日,对照原施工要求进行质量和数量的验收。①验收小组必须聘请学校有关专业技术人员、使用部门负责人、财务、审计人员,大型维修改造还需邀请档案室人员共同参与验收;②验收不能向走马灯式的,而是要认真仔细地检查,对需要整改的地方必须限期整改到位;③验收后,后勤管理工作人员要依据维修项目管理办法,组织项目工作组对施工单位报送的工程结算及时进行初审; ④初审中要做到相互牵制,现场管理、工作量测量、预算初审不能为一个人;⑤这期间贯彻资源共享,主动与学校审计部门联系,请审计部门配合一起做测量或抽测工作,避免一个项目初审和终审时反复多次去测量,浪费人力物力,同时也减少使用部门的麻烦;⑥后勤管理处要做好维修项目施工资料的归档工作,做到一事一档,事完档成,为以后年度的维修保养做好资料收存工作。
2.4 强化职业培训,提升高校维修项目管理人员的综合素质
高等教育迅猛发展的形势以及面对知识经济时代的挑战,后勤管理工作的任务愈来愈重,责任愈加重大,提高维修队伍人员素质,是提升维修项目管理质量的内在保证。在队伍建设上,不但要有一定的量,更要注重质的提高,只有做到质和量的有机统一,质量管理才能出成果、上档次、上水平。强化职业培训势在必行,管理人员必须不断地充实、完善自己,不断增强自身的业务及综合素质能力,才能胜任岗位的需要。因此,必须遵循日常工作和后续专业培训并举的管理原则,注重改革培训体制,转变投资观念,增加培训投入,更新培训内容,丰富培训形式,变被动培训为主动培训、超前培训,培训工作应当落实到位。只有配备科学合理的专业结构、人员结构,才能提高维修管理水平和管理监督的力度。维修管理的专业面广,所配人员必须具备相应的工程管理经验与造价审核的能力,要注重管理人员的廉政教育,加强执业的后续教育,重视管理和审计人员专业知识的培训,提高审核人员审核不同类型工程造价的能力,能从日常的维修工程中查出问题,分析原因,纠正错误。要注重培养管理人员的工作协调能力,准确提出质量管理意见和建议,规范监督管理,提高管理效率,防范质量管理过程中各种风险的出现。
参考文献
[1] 时现.建设项目内部控制研究.江西审计与财务,2002年第1期.
[2] 唐慧娟.审计质量存在问题与对策思考.时代金融,2006年第5期.
[3] 季宏高.陈启蕴.合并高校维修工程造价控制浅探.教育审计2008年第1期.