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电子文件是指人们在社会活动中形成的,以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料.它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等.与纸质文件比较,电子文件具有需要借助现代办公设备才能阅读利用,可以迅速地处理和传递,可不受时间和距离的最大限度实现共享的,对保存环境要求很高等特点.