论文部分内容阅读
引言：教材工作是高校的一项基本工作。传统上，教材管理完全靠人工凭经验，采用的是班级管理模式，由班级课表、教师指定教材和数量、教材科统一订购和管理教材、按班级发放教材、按班级结算教材费的方式进行的，这种模式与目前选课制管理很多环节是矛盾的。同时，由于办学规模的日益扩大，所设专业、课程的不断变化以及提供教材的外部环境的复杂化等因素，也大大增强了教材管理工作的强度和难度，教材管理工作应从传统的事务处理型转向更高层次的信息管理型。因此选取合适的教材计算机管理系统对于教材工作具有非常重要的意义。
我校传统的教材管理方式
1、人工管理阶段。04学年之前，我校教材管理采用的是原始的人工管理模式。从教材计划的制定，到教材订单的生成，从教材入库、出库、零售、发放到教材款的结算和补退，全是纸质记录，手工操作。工作量很大，错误较多，账目非常混乱。
2、自行开发的简单管理系统。04～05学年度秋季，我校教材科自行研制开发了一个教材管理系统，该系统利用VF工具，系统包括批量导入，入库，出库(零售、学生集体领书)，损耗，毕业结算和库存管理(修改、删除和增加)等模块。基本满足了工作中的要求。其缺点是数据库承载的数据量较小，大量处理数据时常出现死机或错误现象。由于教材科从教务科采集选课数据，该数据需要手工二次加工处理，所以不能实现按人结算，选修课程的教材的发放和结算很模糊。所有的账款都是针对班级集体结算。
3、我校传统的教材管理方式小结。经过调研及分析传统的教材管理业务流程，我发现存在的主要问题有：(1)数据采集问题。教材科从教务科采集选课数据，由于两部门对选课数据处理不能同步，所以教材科要对该数据进行手工处理，任务量太大。(2)教材采购问题。该过程需要计划和库存反复核对，工作较繁，容易造成教材错订、漏订或重订等情况。另外，因版次、出版时间等原因，实际到货教材与教材采购单并不完全吻合。为了保持各个管理环节数据的准确性，教材科工作人员必须频繁的更改教材计划、采购清单和征订明细。(3)教材发售问题。教材发售时，通常各班派代表领书，教材科是依据教材征订明细来发售教材的，但是该明细只能统计出每门必修课教材发售总数，没有班级发售选修教材明细清单。要完成发售，不仅统计工作量大，而且极易出现错发、漏发的现象。(4)教材账款问题。要预收每个学生的教材款，这就要求教材科能实时跟踪每个学生教材使用情况及预收款余额，这显然难度较大。能开发或购买一个教材管理系统把上面出现的所有问题都解决或避免，这对于教材管理来说意义十分重大。
现行的管理系统
04～05春季我校采用学分制下的教材管理系统，该管理系统采用C/S结构模式，较好的满足了我校教材管理的实际情况和要求，系统职能主要有教材计划管理、采购管理、库存管理、发售管理、账款结算管理等管理职能组成。计划管理主要是根据每学期学生选课情况、开课情况以及预订教材的信息来确定教材种类和采购数量，并汇总成教材计划；采购管理主要是根据教材计划到教材库存帐中相关教材信息，统计出需要采购的教材清单，并将采购完毕的教材入库；库存管理主要是日常教材的库存管理，报损报废处理等；发售管理的主要内容是依据学生选课数据，确定每个班级发放教材的种类、数量及详细名单并发放教材，还有特殊学生教材的零售处理；账款结算管理主要是把学生预交的教材费录入个人账户，并将每个学生已领购教材的金额从预收款中扣除。并详细记录学生每学期的预交款、实际花费和结余款情况。
(1)系统工作流程。系统管理员根据课程计划进行教材分配，进行教材入库和出库管理到教材库；供书单位对教材库进行接收订单和供货，会计对学生和教师以及供书单位进行款项结算。
(2)系统功能模块。教材管理系统分为两大组成部分：教材数据处理子系统和网上发布子系统，其中教材数据处理子系统包括13个模块，具体是：设置，库存，收订，采购，入库，出库，调拨，付款，收款，退款，退书，损耗和附加功能。网上发布子系统包括网上确认课程对应教材征订和分学年学期领取教材对帐两部分。
(3)系统优缺点和意义：①有利于提高工作效率，减轻劳动强度，使教材管理方便快捷。计算机管理系统下，只需要一次输入基础数据。提高了工作效率。②有利于提高管理质量，减少数据失误，更好地为学校教学工作服务。③有助于教材管理工作迈向新水平，是教材管理更加科学化和行之有效。便于杜绝教材订购、发放过程中的重复现象。④有助于提高教材管理人员的素质，更好的为教材管理服务。还可以使教材管理人员从繁杂重复的手工劳动中解脱出来，搞好教材研究和建设工作。
教材管理系统是典型的进销存管理系统，管理的是大量的日常动态信息，通过多用户共享技术和自动生成技术达到对教材管理的实时、快速处理，实现了信息的共享与综合利用。总之，在教材工作中引进计算机管理，有利于促进教材工作的现代化，更好的为教学服务。
我校的教材管理系统中，由于采用了管理事务重建思想和面对对象建模的设计技术，使得系统各处理流程较为流畅。同时具有易于维护、扩充、容错性能强，且用户界面友好、操作方便等特点。由于系统采用先进的C/S体系，加强了教材系统的信息共享能力。
我校传统的教材管理方式
1、人工管理阶段。04学年之前，我校教材管理采用的是原始的人工管理模式。从教材计划的制定，到教材订单的生成，从教材入库、出库、零售、发放到教材款的结算和补退，全是纸质记录，手工操作。工作量很大，错误较多，账目非常混乱。
2、自行开发的简单管理系统。04～05学年度秋季，我校教材科自行研制开发了一个教材管理系统，该系统利用VF工具，系统包括批量导入，入库，出库(零售、学生集体领书)，损耗，毕业结算和库存管理(修改、删除和增加)等模块。基本满足了工作中的要求。其缺点是数据库承载的数据量较小，大量处理数据时常出现死机或错误现象。由于教材科从教务科采集选课数据，该数据需要手工二次加工处理，所以不能实现按人结算，选修课程的教材的发放和结算很模糊。所有的账款都是针对班级集体结算。
3、我校传统的教材管理方式小结。经过调研及分析传统的教材管理业务流程，我发现存在的主要问题有：(1)数据采集问题。教材科从教务科采集选课数据，由于两部门对选课数据处理不能同步，所以教材科要对该数据进行手工处理，任务量太大。(2)教材采购问题。该过程需要计划和库存反复核对，工作较繁，容易造成教材错订、漏订或重订等情况。另外，因版次、出版时间等原因，实际到货教材与教材采购单并不完全吻合。为了保持各个管理环节数据的准确性，教材科工作人员必须频繁的更改教材计划、采购清单和征订明细。(3)教材发售问题。教材发售时，通常各班派代表领书，教材科是依据教材征订明细来发售教材的，但是该明细只能统计出每门必修课教材发售总数，没有班级发售选修教材明细清单。要完成发售，不仅统计工作量大，而且极易出现错发、漏发的现象。(4)教材账款问题。要预收每个学生的教材款，这就要求教材科能实时跟踪每个学生教材使用情况及预收款余额，这显然难度较大。能开发或购买一个教材管理系统把上面出现的所有问题都解决或避免，这对于教材管理来说意义十分重大。
现行的管理系统
04～05春季我校采用学分制下的教材管理系统，该管理系统采用C/S结构模式，较好的满足了我校教材管理的实际情况和要求，系统职能主要有教材计划管理、采购管理、库存管理、发售管理、账款结算管理等管理职能组成。计划管理主要是根据每学期学生选课情况、开课情况以及预订教材的信息来确定教材种类和采购数量，并汇总成教材计划；采购管理主要是根据教材计划到教材库存帐中相关教材信息，统计出需要采购的教材清单，并将采购完毕的教材入库；库存管理主要是日常教材的库存管理，报损报废处理等；发售管理的主要内容是依据学生选课数据，确定每个班级发放教材的种类、数量及详细名单并发放教材，还有特殊学生教材的零售处理；账款结算管理主要是把学生预交的教材费录入个人账户，并将每个学生已领购教材的金额从预收款中扣除。并详细记录学生每学期的预交款、实际花费和结余款情况。
(1)系统工作流程。系统管理员根据课程计划进行教材分配，进行教材入库和出库管理到教材库；供书单位对教材库进行接收订单和供货，会计对学生和教师以及供书单位进行款项结算。
(2)系统功能模块。教材管理系统分为两大组成部分：教材数据处理子系统和网上发布子系统，其中教材数据处理子系统包括13个模块，具体是：设置，库存，收订，采购，入库，出库，调拨，付款，收款，退款，退书，损耗和附加功能。网上发布子系统包括网上确认课程对应教材征订和分学年学期领取教材对帐两部分。
(3)系统优缺点和意义：①有利于提高工作效率，减轻劳动强度，使教材管理方便快捷。计算机管理系统下，只需要一次输入基础数据。提高了工作效率。②有利于提高管理质量，减少数据失误，更好地为学校教学工作服务。③有助于教材管理工作迈向新水平，是教材管理更加科学化和行之有效。便于杜绝教材订购、发放过程中的重复现象。④有助于提高教材管理人员的素质，更好的为教材管理服务。还可以使教材管理人员从繁杂重复的手工劳动中解脱出来，搞好教材研究和建设工作。
教材管理系统是典型的进销存管理系统，管理的是大量的日常动态信息，通过多用户共享技术和自动生成技术达到对教材管理的实时、快速处理，实现了信息的共享与综合利用。总之，在教材工作中引进计算机管理，有利于促进教材工作的现代化，更好的为教学服务。
我校的教材管理系统中，由于采用了管理事务重建思想和面对对象建模的设计技术，使得系统各处理流程较为流畅。同时具有易于维护、扩充、容错性能强，且用户界面友好、操作方便等特点。由于系统采用先进的C/S体系，加强了教材系统的信息共享能力。